投資有限公司行政管理制度匯編

編號：GYHA-ZD-011青島國譽鴻安投資有限公司行政治理制度目錄第一部分行政治理制度和作業(yè)指引 2行政辦公治理規(guī)定 2一. 印章治理規(guī)定 3二. 公文治理規(guī)定 7三. 信息化治理規(guī)定 12四. 車輛治理規(guī)定 14五. 出差治理規(guī)定 17六. 會議室治理規(guī)定 19七. 檔案治理規(guī)定 21八. 固定資產(chǎn)治理 30九. 接待治理規(guī)定 33十、大型會務(wù)操作指引 37十一.治理文件編號作業(yè)指引 40第二部分行政治理相關(guān)表格清單 附：行政治理相關(guān)表格清單第一部分行政治理制度和作業(yè)指引行政辦公治理規(guī)定目的規(guī)范日常辦公行為，提高工作效率，營造良好的辦公環(huán)境，提高辦公效率。適用范圍適用于項目公司對辦公時刻、職業(yè)禮儀、辦公環(huán)境、辦公設(shè)備和辦公用品等的治理。職責3.1各部門嚴格遵守公司的辦公治理方法，對部門職員辦公行為進行日常監(jiān)督。3.2綜合部1）落實集團行政辦公相關(guān)要求；2）制定項目公司/都市公司行政辦公治理方法，對公司制度執(zhí)行情況的落實和檢查。4工作程序4.1辦公時刻治理1）依照青島公司實際情況，辦公時刻夏令時為上午8:30-12:00，下午14:00-17:30；冬令時為上午8:30-12:00，下午13:30-17:00。2）法定節(jié)假日按國家規(guī)定休息，如臨時調(diào)整工作時刻或休假日，以公司通知為準。4.2職業(yè)禮儀治理1）周一至周五：綜合部人員應(yīng)著職業(yè)裝。工程現(xiàn)場辦公人員依照實際需要著裝；2）周六：可著與工作場所相適應(yīng)的輕便服裝，但不得穿著短褲、拖鞋、無領(lǐng)T恤、無袖裝、超短裙、奇裝異服等。4.3辦公環(huán)境治理1）綜合部負責安排公司辦公環(huán)境，外地辦公如租賃綜合部，需提出書面租賃方案，講明辦公環(huán)境配置、租賃周期、租賃及裝修費用情況等，報總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。2）辦公區(qū)域的分配由綜合部提出方案，總經(jīng)理審批執(zhí)行；3）保持辦公臺面整潔，辦公文具、紙張應(yīng)擺放整齊。不在桌面上遺留非公開資料。秘密資料應(yīng)入柜上鎖。離開辦公位應(yīng)及時將座椅歸位。長時刻離開辦公桌前應(yīng)主動鎖定電腦屏幕；4）辦公區(qū)域內(nèi)不得大聲喧嘩，禁止吸煙，吃零食。印章治理規(guī)定目的為加強公司印章治理，規(guī)范印章的刻制、發(fā)放、保管、使用以及停用和廢止。適用范圍適用于項目公司與都市公司各類印章的刻制、發(fā)放、保管、使用及廢止等治理。術(shù)語與定義公司印章的分類：公章、企業(yè)法人章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人印鑒章、簽字章、部門業(yè)務(wù)章。職責各部門依照業(yè)務(wù)需要，提出印章使用需求，并按規(guī)定合理使用印章；按規(guī)定保管業(yè)務(wù)印章及部門印章。綜合部負責保管公司公章、法人代表私章、合同專用章；負責審核部門的刻章需求并報公司審批；負責公司公章的治理及用印治理。財務(wù)部審核財務(wù)專用章、發(fā)票專用章的刻制需求；負責保管財務(wù)用章；負責公司財務(wù)專用章、法定代表人財務(wù)印章、私章的合理使用和治理。5工作程序印章的刻制1）除部門業(yè)務(wù)章外，其它所有企業(yè)印章（企業(yè)法人章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人印鑒章和簽字章）由綜合部申請刻制，填寫《印章刻制申請表》，報總經(jīng)理審核，由綜合部按照法律規(guī)定程序到工商行政治理部門注冊登記和到公安機關(guān)核準，然后托付指定的專營單位刻制；2）部門需要使用部門業(yè)務(wù)章時，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，部門分管領(lǐng)導審核，綜合部審核，總經(jīng)理審批后，綜合部負責辦理刻制。辦理刻制完成后移交到使用部門時應(yīng)填寫《印章留樣備案表》并辦理交接手續(xù)。印章的保管1）企業(yè)印章實行專人保管制度：1.1）企業(yè)公章、企業(yè)法人章、合同專用章、法定代表人簽字章由公司綜合部保管；1.2）財務(wù)專用章和發(fā)票專用章由財務(wù)部保管，法定代表人印鑒章由財務(wù)部指定的出納員保管；1.3）部門業(yè)務(wù)章由使用部門指定人員保管。2）綜合部負責所有企業(yè)印章的登記留樣和建立印鑒檔案；印章保管人因事、病、休假等緣故離崗時，其直線上級領(lǐng)導應(yīng)指定他人代管，并監(jiān)督辦理代管交接手續(xù)和工作交底；3)印章保管人調(diào)職或離職時，須辦理移交手續(xù)，按規(guī)定填寫《印章交接單》，移交人應(yīng)當將其治理的印章及印鑒檔案一并移交給接收人，監(jiān)交人監(jiān)督移交工作全過程，《印章交接單》一式三份，移交人、接收人各存一份，綜合部存檔一份。印章的使用范圍1）企業(yè)對外簽發(fā)的文件；2）企業(yè)與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件；3）由企業(yè)出具的證明及有關(guān)材料；4）企業(yè)對外提供的財務(wù)報告；5）公司章程、協(xié)議；6）職員調(diào)動、任免、聘用；7）協(xié)議（合同）資金擔保承諾書；8）對外投資、合資、合作協(xié)議；9）各類經(jīng)濟合同等。印章的使用治理1）因業(yè)務(wù)對外文書需加蓋企業(yè)印章的，需填寫《用章申請表》，講明蓋章事由，經(jīng)綜合部負責人審核、總經(jīng)理審批簽字后方可用章；2）以企業(yè)名義印發(fā)的公文（包括紅頭文件和非紅頭文件），不論上報上級機關(guān)，依舊下發(fā)各部門，依照公文格式要求加蓋印章的，依照總經(jīng)理在發(fā)文稿紙或文件審批簽發(fā)流程表上的簽字用??；3）以企業(yè)名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購單等，需由法定代表人或授權(quán)簽約人簽字并注明年月日后，方可蓋章；4）因售樓簽訂的房屋買賣合同，按揭貸款合同及國土局備案所需資料等，可免逐一填寫《用章申請表》，但需事先提交蓋章合同清單，由印章治理人核對合同后蓋章。該合同清單作為蓋章登記表存檔；5）綜合部、財務(wù)部在其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的例行性工作文件，如辦理各公司證照的年審變更、社保及住房公基金業(yè)務(wù)、對外報送的各類業(yè)務(wù)報表、開戶資料、貸款資料、申購/代開發(fā)票等，由印章治理人批閱并在《用章登記表》上登記后蓋章；6）嚴禁職員私自將企業(yè)印章帶出公司使用。若因工作需要，確需攜印章外出使用，需填寫《印章借出使用申請表》，由綜合部審核、總經(jīng)理簽批后方可借出。印章借出期間，借用人只可將印章用于所申請事由，并對印章的使用后果承擔一切責任。印章治理人工作職責1）印章治理人在蓋章前應(yīng)對所需蓋章的文件進行批閱，如在文書的內(nèi)容、手續(xù)、格式等方面發(fā)覺問題或疑問，應(yīng)請示直線上級領(lǐng)導。重要文件的用印，更要加強批閱工作，具體要求如下：1.1)批閱《用章申請表》與用印材料的主題是否一致；1.2)批閱差不多審批的用印材料是否有涂改；1.3)批閱文本的空白處是否全部填寫完畢或已劃去；1.4)批閱一式多份的材料，每份的內(nèi)容是否一致；1.5)批閱其他須特不審核的事項。2）印章一律不得用于手寫文件、空白紙張、證明、證件、合同、協(xié)議、單據(jù)等文件的蓋章。如因?qū)ｉT情況需要蓋章時，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理書面批準；3）印章治理人應(yīng)設(shè)立印章使用登記臺賬，以備日后核查。印章的廢止1）企業(yè)印章如遇丟失、損壞或被盜時，保管人應(yīng)及時向直線上級領(lǐng)導匯報和書面?zhèn)浒?，并及時辦理作廢聲明和補刻手續(xù)；2）印章如因廢舊、企業(yè)撤銷等緣故需廢止，由綜合部負責辦理相關(guān)的廢止手續(xù)。

公文治理規(guī)定目的為規(guī)范、細化公司公文治理，提高公文處理質(zhì)量和效率。適用范圍適用于項目公司與都市公司的公文起草、公布等治理工作。術(shù)語與定義公文：是指公司或下屬部門與政府部門、外界單位往來行文的外部文件，及公司內(nèi)部的各類文件的總稱，但不包括治理文書與合同文件；治理文書是指流程、指引、制度、細則、方法、規(guī)定、手冊、程序、標準等治理性文件，治理文書由綜合部公布治理；合同文件：包括公司與外部單位間訂立的具有法律效力的合同、協(xié)議及其附屬文件，其治理規(guī)范遵循合同治理相關(guān)要求執(zhí)行。職責各部門1）負責本部門的公文協(xié)調(diào)處理工作；2）行使權(quán)限內(nèi)的收發(fā)文。綜合部1）負責公司的公文的收發(fā)、流轉(zhuǎn)工作；2）負責公文所涉及到相關(guān)事項的跟進工作。5工作程序公文分類公文種類要緊有：1）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項；2）通知：適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和互相隸屬單位的公文；公布規(guī)章；傳達要求下級單位辦理和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項；任免人員；3）通報：適用于表彰先進，批判錯誤，傳達重要精神或者情況；4）報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問；5）請示：適用于向上級單位請求指示、批準；6）批復：適用于答復下級單位的請示事項；7）意見：適用于對重要問題提出見解和處理方法；8）函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題；請求批準和答復審批事項；9）會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。發(fā)文治理1）公文的編寫方法：公文一般由緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。行文格式與規(guī)則要求如下：1.1）下發(fā)各部門的公文，主送單位一般為“各部門”；1.2）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當采納中文大寫格式，寫明具體的年、月、日；1.3）文內(nèi)公司名稱為XXX有限公司，對內(nèi)發(fā)文能夠使用“XX公司”或“公司”；文內(nèi)使用其他簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。2）草擬公文應(yīng)當做到：2.1）公文的文種應(yīng)當依照行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的關(guān)系確定；2.2）行文關(guān)系依照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，不得越級請示和報告；2.3）“請示”應(yīng)當一文一事，“報告”中不得夾帶請示事項；2.4）擬制緊急公文，應(yīng)當體現(xiàn)緊急的緣故，并依照實際需要確定緊急程度。3）公文送負責人簽發(fā)前，應(yīng)當由綜合部進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本方法的規(guī)定等。4）文件簽發(fā)權(quán)限：4.1）公司發(fā)文統(tǒng)一由綜合部發(fā)文；4.2）紅頭文件：由經(jīng)辦部門相關(guān)人員起草，部門負責人審核后，綜合部審核，總經(jīng)理審批；4.3）行政或會議通知：公司級的會議由總經(jīng)理簽發(fā)，跨部門的部門會議通知由牽頭部門的分管領(lǐng)導簽發(fā)；4.4）會議紀要：公司級會議紀要由總經(jīng)理簽發(fā)，跨部門的部門級會議紀要由會議牽頭部門的分管領(lǐng)導簽發(fā)；4.5）經(jīng)審核，對符合本方法規(guī)定的公文，綜合部應(yīng)當及時提出擬辦意見送相關(guān)部門會簽、領(lǐng)導審批；4.6）公文正式印制或公布前，綜合部應(yīng)當進行復核；4.7）相關(guān)部門收到交辦的公文后應(yīng)當按照時效制度的要求及時處理，不得延誤、推諉；4.8）公文審核、審批中各個環(huán)節(jié)都必須出具明確的意見。任一環(huán)節(jié)出具的“同意”、“已閱”及類似意見，一般情況下視為同意前一環(huán)節(jié)的意見。假如該環(huán)節(jié)存在并行的主審核部門，則視為同意主審核部門的意見；4.9）公文公布日期以簽發(fā)日期為準，公布前應(yīng)明確發(fā)放范圍，公布時做好公文流轉(zhuǎn)登記記錄，綜合部及時整理（立卷）、歸檔。收文治理收文治理要緊指對內(nèi)、外部公文的接收和傳閱環(huán)節(jié)進行治理，外部來文一般由綜合部先簽收，再轉(zhuǎn)交；各部門負責各自權(quán)限內(nèi)的收文工作。1）內(nèi)部收文包括：1.1）各類通知、會議紀要；1.2）總經(jīng)理批示的文件；1.3）部門提交的請示、報告；1.4）其他部門提交流轉(zhuǎn)的文件資料；1.5）職員參加外部會議或通過其他渠道獵取的重要文件、資料。2）外部收文包括：2.1）政府部門（黨、政、工、團）文件；2.2）行業(yè)主管部門文件；2.3）外單位或個人重要函件；2.4）重要接待信息；2.5）其他外部重要信息。3）外部收文處理包括簽收及登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序；4）公司收文中，注明總經(jīng)理接收的函件及政策性文件直接轉(zhuǎn)達；注明公司接收或未注明接收對象的函件綜合部負責處理；注明個人接收的函件直接轉(zhuǎn)送相關(guān)負責人或收件人處理；5）審核：綜合部對收到的函件進行審核，須相關(guān)領(lǐng)導處理的進入擬辦程序，其他函件簽署處理意見后交由專人處理；6）擬辦：綜合部填寫《文件呈批處理單》，提出擬辦意見，需要多個部門處理的，須指明主責部門，再依照文件內(nèi)容報送相關(guān)領(lǐng)導批閱、處理；7）批辦：相關(guān)領(lǐng)導對收文及擬辦意見進行批閱，閱畢的文件由綜合部依照領(lǐng)導批示，作直接歸檔或轉(zhuǎn)承辦部門處理；8）承辦：關(guān)于領(lǐng)導批示辦理的文件，承辦部門應(yīng)抓緊時刻處理，有限時要求的按限時要求辦，無限時要求的原則上2個工作日內(nèi)辦理完畢；9）催辦：綜合部承辦部門的收文處理過程進行催辦，緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦；10）內(nèi)部收文處理程序：內(nèi)部發(fā)文，原則上直接送達。需總經(jīng)理直接批閱、審批的文件，報總經(jīng)理批示后直接歸檔轉(zhuǎn)承辦部門處理。公文歸檔治理1）綜合部在公文辦理完畢后及時整理（立卷）、歸檔；2）歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當依照其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映要緊工作情況，便于保管和使用；3）應(yīng)對公文按編號進行分類登記，并將公文的編號、時刻、內(nèi)容、處理情況等輸入電腦以便查證；4）單位合并時，全部公文應(yīng)當合并治理；撤銷時，需要歸檔的公文整理后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門；工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當將本人暫存、借用的公文按照相關(guān)規(guī)定清退；5）對外公開發(fā)文，必須經(jīng)總經(jīng)理批準。經(jīng)批準公開公布的公文，同正式印發(fā)的公文具有同等效力；6）不具備歸檔和保存價值的公文，通過鑒不由相應(yīng)領(lǐng)導批準后能夠銷毀。授權(quán)與保密1）公文批示人、會簽人、簽發(fā)人可針對特定業(yè)務(wù)的實際情況，授權(quán)相關(guān)人員代其履行相應(yīng)授權(quán)，并將有關(guān)授權(quán)證明送綜合部備案；2）做好公文保密工作，屬于公司機密的相關(guān)公文，僅傳閱至相關(guān)涉及人員，相關(guān)涉及人由簽發(fā)人確定。

信息化治理規(guī)定目的規(guī)范公司電腦網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)的維護治理。適用范圍適用于項目公司與都市公司電腦和網(wǎng)絡(luò)日常維護、維修、數(shù)據(jù)備份、病毒防范等。職責3.1綜合部 貫徹集團的信息化治理要求，負責公司信息化系統(tǒng)的運作及維護，包括電腦、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、視頻會議、電話會議、網(wǎng)絡(luò)信息更新、數(shù)據(jù)庫、OA系統(tǒng)等的治理和維護。3.2各部門1）按要求使用信息化軟硬件系統(tǒng)，做好日常維護；2）出現(xiàn)故障時向綜合部報告故障，并配合維修。工作程序信息治理人員要高度重視信息安全與治理工作，加強信息安全治理，從治理和技術(shù)兩個方面確保信息系統(tǒng)持續(xù)安全穩(wěn)定的運行。5設(shè)備治理5.1電腦、打印機等辦公設(shè)備治理1）信息治理員進行電腦維護時，若牽涉到硬盤數(shù)據(jù)的改變，此前應(yīng)做好硬盤數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失；2）在維護過程中，如發(fā)覺電腦設(shè)備（配件）因老舊等緣故無法維修，需要更換（或需要請第三方電腦公司維修，會產(chǎn)生額外維護費用），應(yīng)及時報告綜合部經(jīng)理批準后方可進行；3）信息治理員負責不定期對檢查防病毒軟件運行情況進行抽查，對運行不正常的做好記錄，并及時解決；4）信息治理員要做好電腦、打印機等設(shè)備的編號入冊、維護記錄、固定資產(chǎn)登記工作。5.2信息系統(tǒng)建設(shè)與維護1）公司必須按集團統(tǒng)一要求建立OA辦公系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等辦公平臺；2）軟件系統(tǒng)賬號權(quán)限的開通必須通過正規(guī)的審批流程。如發(fā)覺網(wǎng)絡(luò)中有非法信息出現(xiàn)，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導或有關(guān)部門報告，以便作出妥善處理；6緊急故障處理關(guān)于出現(xiàn)的緊急情況，如停電、高溫、水浸等，應(yīng)停止一切設(shè)備工作，并通知公司全體職員，采取措施解決。

車輛治理規(guī)定目的結(jié)合公司實際，為減少經(jīng)費開支，規(guī)范車輛的使用和治理。適用范圍適用于項目公司與都市公司車輛的購置、使用、維修保養(yǎng)等的治理。職責3.1綜合部1）負責駕駛員、車輛的治理及調(diào)配；2）負責車輛的安全治理及事故處理；3）負責行駛證的年審工作。工作程序4.1公務(wù)車輛購置綜綜合部應(yīng)評估業(yè)務(wù)用車量，依照業(yè)務(wù)用車量提出車輛購置申請，報總經(jīng)理審核。4.2公務(wù)車輛使用治理1）公司所有公務(wù)用車全部由綜合部統(tǒng)一治理、調(diào)配、使用；2）各部門公務(wù)用車，須提早向綜合部負責人口頭或書面申請預約用車，車輛治理員依重要性順序派車，不按規(guī)定辦理申請，不得派車；私車公用的職員，市區(qū)內(nèi)不安排車輛；3）公務(wù)用車設(shè)置《車輛行駛記錄表》，使用前應(yīng)核對車輛里程表與記錄表上前一次用車的記錄是否相符。使用后應(yīng)記錄行駛里程、時刻、地點、用途等。綜合部每月抽查一次；4）每車設(shè)置《車輛費用登記表》、《車輛養(yǎng)護登記表》，記錄車輛使用過程產(chǎn)生的費用和車輛養(yǎng)護情況。每月初連同《車輛行駛記錄表》一并由部門分管領(lǐng)導審核；5）外單位借車，需經(jīng)綜合部分管領(lǐng)導或以上領(lǐng)導批準后方可安排；6）車輛駕駛實行專人專車，專車專管，司機未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得將自己保管的車輛隨便交給他人駕駛，車輛在下班后必須停放于公司停車場內(nèi)，并采取必要的防盜措施；7）用車人要認真履行職責。出車前，司機要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常，發(fā)覺不正常時，要立即加補或調(diào)整。出車回來，要檢查存油量，發(fā)覺存油不足一半時，應(yīng)立即加油。4.3公務(wù)車輛油料治理1）車輛在外加油須經(jīng)綜合部審批，否則不予報銷；2）綜合部每月對車輛燃油費、維修費等進行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計報表上報分管領(lǐng)導。4.4公務(wù)車輛交通違章、車輛維修、保養(yǎng)、年審和保險治理1）司機駕駛車輛違章行駛，違章罰款由個人負責，綜合部在收到罰款通知時將《車輛違章處罰通知》轉(zhuǎn)交駕車當事人，由其本人負責繳納違章罰款費用；2）車輛在行駛途中發(fā)生故障和交通事故，駕駛?cè)藛T應(yīng)將情況及時通知公司綜合部，綜合部指派人員到現(xiàn)場進行處理，協(xié)助交警部門確認事故責任，并落實車輛保險理賠事宜，聯(lián)系車輛維修廠進行檢修，并做好相關(guān)費用及事故的登記；3）司機負責對其保管車輛落實公司車輛保養(yǎng)、維修事宜，要不定期的對所有車輛進行安全檢查，并對檢查情況進行登記；車輛實行定點保養(yǎng)、維修、清洗，需維修的項目由駕駛員列出清單，經(jīng)詢價后，填寫《車輛維修審批表》，報綜合部審核，經(jīng)總經(jīng)理審批后，方可維修；4）車輛治理員負責辦理公司所有車輛年審、保險、車船使用稅等工作。4.5公務(wù)車輛事故處理及責任追究1）事故發(fā)生后迅速以電話通知公司并二天內(nèi)以書面請求理賠及填寫汽車肇事報告表呈報部門經(jīng)理；2）車輛治理員接獲事故通知時，應(yīng)立即向綜合部負責人報告，并迅速往事故地點查勘處理；3）應(yīng)先采取積極有效措施急救傷患者，而后查勘現(xiàn)場，不要擅自離開現(xiàn)場，盡量查找目睹肇事的第三者作證，并記明姓名住址；4）經(jīng)交警部門認定我公司職員應(yīng)負肇事要緊責任者按其肇事理賠次數(shù)，依規(guī)定予以追究責任；5）事故后經(jīng)法院判處刑罰者，自判決之日起予以解聘，并按法院判決令其賠償事故應(yīng)付的金額；6）肇事逃逸者，除請司法機關(guān)查辦外，即予解聘。5職員私車公用相關(guān)規(guī)定5.1凡符合私車公用享有用車補償?shù)穆殕T，綜合部將依照職務(wù)等級、工作繁忙程度核定補償形式及補償標準，報總經(jīng)理核準，確定職員的用車補償標準，按月核銷；5.2每年綜合部將依照上一年度職員車輛使用情況，核定補償標準，并按程序報總經(jīng)理核準、董事會審批；5.3每月費用核算方法1）定額包干車補：職員按月憑票核銷。每月15-20日報綜合部登記，由綜合部核定個人結(jié)余金額，結(jié)余金額隨次月工資發(fā)放；2）限量油補：公司實行定點加油，按月核算，超量部分的費用抵扣包干額度，或在次月工資中扣回；3）凡由公司定點加油、洗車、維修保養(yǎng)及預充魯通卡等車輛運行費用支出的，由綜合部每月核算，超量部分的費用在次月工資中扣回；結(jié)余部分的費用隨次月工資發(fā)放；4）綜合部負責在指定地點統(tǒng)一辦理油卡。

出差治理規(guī)定目的規(guī)范公司職員出差行為，促進職員出差圓滿完成工作任務(wù)。適用范圍適用于項目公司與都市公司全體職員的出差治理。職責3.1綜合部1)負責訂票、訂酒店和安排交通工具。4工作程序4.1出差審批1)由公司派遣到常駐工作地以外的地區(qū)或都市超過24小時的工作或培訓時，職員須填寫《出差申請單》，部門經(jīng)理簽字確認后報分管領(lǐng)導審核，由總經(jīng)理審核批準后生效；2)申請人持申請單至綜合部，由綜合部依照審批結(jié)果以及各部門的具體要求，安排相關(guān)的票務(wù)和交通工具。4.2出差的交通、住宿、餐費報銷標準職務(wù)交通工具住宿標準用餐標準外埠市內(nèi)交通費用部門經(jīng)理以下職員高鐵二等座、飛機經(jīng)濟艙原則上經(jīng)濟型連鎖酒店標準，兩人一間，房間費用不超200元據(jù)實報銷，不超過40元/天據(jù)實報銷，不超過60元/天總監(jiān)、部門經(jīng)理高鐵二等座、飛機經(jīng)濟艙原則上三星級酒店標準，標準間，實報實銷據(jù)實報銷，不超過60元/天據(jù)實報銷，不超過60元/天副總經(jīng)理、總經(jīng)理高鐵二等座、飛機經(jīng)濟艙原則上四星級酒店標準，標準間，實報實銷實報實銷實報實銷注：如公司不同職級職員一同出差，可按級不最高的職員報銷交通費及住宿費。出差到項目公司的，盡量安排到項目公司食堂就餐。4.3差旅登記與報銷規(guī)定1)住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，實報實銷，超出住宿標準部分原則上由職員自行承擔；2)實際出差天數(shù)的計算以所乘交通工具動身時刻到返回時刻為準；3)伙食標準、交通費用標準實行包干制，依據(jù)實際出差天數(shù)結(jié)算，原則上采納額度內(nèi)據(jù)實報銷形式，專門情況由總經(jīng)理審批；4)宴請客戶需請示分管領(lǐng)導批準后方可報銷招待費，報銷招待費后不再另行報銷餐飲費；5)出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具的將不予報銷相關(guān)費用；6)除經(jīng)總經(jīng)理特批，任何人不得托付其他單位或個人代訂票務(wù)和酒店，均由綜合部辦理；7)如陪同公司重要客人外出或參會，帶隊人員應(yīng)提早申報行程和費用預算，經(jīng)分管領(lǐng)導審核、總經(jīng)理審批后作為報銷依據(jù)；8)領(lǐng)導班子成員出差及費用報銷需總經(jīng)理審批。

會議室治理規(guī)定目的加強會議室治理，提高各部門會議效率，保證公司各會議室合理有序的使用。適用范圍適用于各部門。職責3.1綜合部1)負責會議室環(huán)境治理；2)接收會議室的預定，并對會議室進行統(tǒng)一安排；3)負責會議室的設(shè)備和器材的日常維護和治理；4)負責會議前設(shè)備調(diào)試，保證會議期間設(shè)備的正常運行。3.2各部門1)執(zhí)行會議室使用治理規(guī)定，會前預定會議室。4工作程序4.1會議室的日常維護1）每天下班前，會議室治理人員巡視公司各會議室，對會議設(shè)備進行清理和保管；2）會議室治理員應(yīng)定時檢查設(shè)備運行情況，對會議室的環(huán)境衛(wèi)生進行監(jiān)督治理；3）會議室治理員應(yīng)保持會議室茶水、紙筆等資料完備，不足的話予以補充。4.2會議室使用治理1）會議開始前20分鐘抵達會議室，開啟空調(diào)；2）檢查會議室環(huán)境和衛(wèi)生情況；3）依照會議要求預備相關(guān)設(shè)備；4）預備會議茶水；5）依照會議人數(shù)預備充足的座位。4.3其他1）依照公司領(lǐng)導和職員對會議室使用問題的反饋和投訴進行工作改進。2）會議室設(shè)施和器材等出現(xiàn)問題，應(yīng)及時上報到部門治理人員解決。

檔案治理規(guī)定目的規(guī)范公司檔案治理，有效地收集、妥善保管和高效利用公司檔案，為公司的各項工作服務(wù)。適用范圍適用于包括合同文本及其他各類檔案的收集、整理、分類、歸檔、利用和處置。術(shù)語與定義1）檔案：公司經(jīng)營治理工作中形成的具有保存和利用價值的文件資料總稱；2）立卷：亦稱“組卷”，將辦理完畢、具有保存價值的文件材料，按形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系分門不類組成差不多保管單位；3）歸檔：專職人員將工作活動中處理完畢的有保存價值的文件材料，按規(guī)定搜集整理后，定期向檔案室集中移交的過程。職責4.1綜合部1）組織擬定檔案治理制度；2）負責集中統(tǒng)一保管公司各類檔案以及檔案室治理；3）接收各部門整理完畢移交的檔案；4）對已歸檔檔案編制目錄并定期檢查；5）完成檔案統(tǒng)計工作并執(zhí)行檔案保密規(guī)定；6）對公司各部門檔案治理工作進行監(jiān)督和指導。4.2各部門1）對部門生成的文件及時進行歸檔預立卷整理；2）在規(guī)定時刻內(nèi)完成檔案整理和移交工作；3）定期對所有已預立卷但尚未移交的檔案進行檢查；4）同意綜合部對檔案工作的監(jiān)督和指導，并提出合理化建議。5工作程序5.1文件歸檔范圍、移交時刻及保管期限1）辦公文檔及聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔；如有專門情況能夠適當延長歸檔時刻；2）在項目開發(fā)過程中所產(chǎn)生的各種文件、證件統(tǒng)一由綜合部治理，由經(jīng)辦人員在取得有關(guān)文件后的5個工作日內(nèi)辦理移交手續(xù)；3）項目檔案在工程驗收合格后2個月內(nèi)由責任部門按規(guī)定的范圍向檔案室報送。文件歸檔范圍及保管期限序號類不文件范圍保管期限經(jīng)辦部門/存檔部門備注1行政文書類公司籌備期的可行性研究報告、申請、批復永久開發(fā)部/開發(fā)部2公司設(shè)立、轉(zhuǎn)制、變更、驗資報告、機構(gòu)設(shè)置資料永久綜合部/綜合部3法人代表、經(jīng)營治理負責人任職批文、簡歷永久綜合部/綜合部4公司營業(yè)執(zhí)照、公司年檢資信材料包括工商年檢、法人代碼證、房屋產(chǎn)權(quán)證（租賃協(xié)議）資質(zhì)證等永久綜合部/綜合部5財務(wù)登記證、稅收繳納、年度審計、資產(chǎn)評估、信用評估等資料永久財務(wù)部/財務(wù)部6公司領(lǐng)導班子構(gòu)成及機構(gòu)設(shè)置資料永久綜合部/綜合部7綜合性行政事務(wù)：文秘、機要、保密、信訪工作，印鑒的治理資料長期綜合部/綜合部8法律事務(wù)、公證工作資料長期綜合部/綜合部9職員人事治理，勞動合同治理，勞動工資和社會保險，職員福利、職務(wù)任免，職稱評聘資料永久綜合部/綜合部10職員教育與培訓工作、外事工作資料長期綜合部/綜合部11醫(yī)療衛(wèi)生、治安保衛(wèi)、綜合治理、防范自然災難資料短期綜合部/綜合部12企業(yè)文化類企業(yè)文化和精神文明建設(shè)、群眾團體活動資料。長期綜合部/綜合部13經(jīng)營管理類公司改革、經(jīng)營戰(zhàn)略決策等治理運行材料永久綜合部/綜合部14打算治理、責任制治理、各種統(tǒng)計表、公司綜合性統(tǒng)計分析資料長期綜合部/綜合部15資產(chǎn)治理，資本運作，對外投資，股權(quán)治理，多種經(jīng)營治理，清產(chǎn)核算永久財務(wù)部/財務(wù)部16屬公司所有的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其治理資料永久綜合部/綜合部17商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補充材料，有關(guān)的資信調(diào)查等資料永久成本采招部/綜合部18財務(wù)治理，資金治理，會計治理資料永久財務(wù)部/財務(wù)部19成本價格治理資料短期成本采招部/成本部20辦公物資采購、保存、供應(yīng)和流通資料短期綜合部/綜合部21招投標治理資料長期成本采招部、工程技術(shù)部、營銷策劃部/綜合部22項目管理類營銷項目營銷策劃方案、市場調(diào)研報告永久營銷策劃部/綜合部23項目廣告，包括公司整體形象廣告及相關(guān)報道，載體形式包括剪報、刊物、錄音、錄像、光盤等永久24各項目銷售價格方案、銷售手冊、銷售分析、銷售總結(jié)永久25宗地情況(自然條件、社會條件、競爭樓盤信息)永久26預決算工程三算審查表，工程預、結(jié)算書永久成本采招部/成本采招部經(jīng)濟簽證限價資料，中標價格資料（網(wǎng)上投標報價或工程投標報價），甲供材料收貨單，各項扣款單27設(shè)計資料項目規(guī)劃設(shè)計草案相關(guān)文件，概念設(shè)計相關(guān)文件及項目設(shè)施指導書，方案設(shè)計文本及相關(guān)文件，施工圖設(shè)計任務(wù)書等永久工程技術(shù)部/工程技術(shù)部各項目基礎(chǔ)圖、方案圖、施工圖、效果圖、景觀圖、室內(nèi)設(shè)計圖、銷售包裝圖，各項目模型、設(shè)計修改通知，及項目設(shè)計有關(guān)的差不多資料28報建項目各類政府批文，重要的往來文件，報建圖紙，事務(wù)性往來函件、政府部門間往來函件復印件(注：要同時保存公司的請示、報告、去函等資料)永久開發(fā)部/綜合部29項目管理類報建用地藍線圖或用地紅線圖，與合作方往來文件，打算立項批文，投資許可證，設(shè)計要點，付清地價款證明，命名（更名）復函，建設(shè)用地規(guī)劃許可證永久開發(fā)部/綜合部30建筑設(shè)計中標方案和單位復函永久工程技術(shù)部/綜合部31施工各類設(shè)計方案批復、意見書，各類開工證明書，總平面圖建設(shè)工程規(guī)劃許可證，施工圖（原圖）及各類施工圖審核意見永久開發(fā)部/綜合部32驗收各類驗收證書、評估報告、勘測報告等永久工程技術(shù)部/綜合部權(quán)屬證明書，預售查丈報告，預售許可證開發(fā)部/綜合部招標、投標資料，招投標報建過程中的審批資料成本采招部/成本部各項目工程竣工資料、竣工圖工程技術(shù)部/綜合部33合同公司治理業(yè)務(wù)合同永久綜合部/綜合部項目土地權(quán)屬、合作開發(fā)等相關(guān)合同永久開發(fā)部/綜合部工程建設(shè)有關(guān)合同，包括設(shè)備材料采購、設(shè)計、監(jiān)理等永久成本采招部/綜合部營銷類合同永久營銷策劃部/綜合部5.2聲像檔案治理1）歸檔要求：凡屬歸檔的聲像材料，必須圖像清晰，聲音清晰，并加以必要的文字講明，歸檔的聲像材料必須是原版、原件；2）移交：凡屬公司歸檔范圍的聲像材料，應(yīng)在形成后一個月內(nèi)隨歸檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時移交檔案室歸檔，由檔案室實行統(tǒng)一治理，如有專門情況能夠適當延長歸檔時刻。任何部門和個人不得占為己有；3）照片檔案的整理：應(yīng)按公司檔案分類法，遵循照片檔案內(nèi)在的有機聯(lián)系、單獨整理、存放，并按事由、時刻、地點、人物、背景、攝影者等六個要素編寫文字講明，以便于為利用者服務(wù)。照片檔案的底片亦應(yīng)按照與照片相同的要求來編寫文字講明單獨整理、存放。照片在立卷的同時，應(yīng)編制卷內(nèi)題目，電子版圖片按年度歸納；4）錄音帶、錄像帶的整理：原件和復制件應(yīng)獨立存放。每盒（盤）的外套上要貼有標簽、注明內(nèi)容、人物、日期、帶長（分鐘）、編號、型號、和保管期限并填寫目錄；5）聲像檔案保管期限：原則上由檔案室集中保管。保管期限為永久（五十年以上）、長期（十六五十年）、短期（五—十五年）三種。5.3電子文檔治理1）電子文檔應(yīng)用先進科技手段進行文檔立卷、編目、保存，逐步在公司各部門推廣應(yīng)用；2）實施分級閱讀、使用公司數(shù)據(jù)庫信息的治理方法；3）屬于公司核心機密文檔應(yīng)保存在服務(wù)器和光盤上，不得留存在PC機上；4）要文檔應(yīng)及時備份，以防遺失。5.4檔案借閱治理1）檔案借閱必須嚴格執(zhí)行保密制度，公司職員均可在工作需要時憑所在部門經(jīng)理簽名查閱和利用本職工作范圍內(nèi)的檔案；如需查閱和利用非本職工作范圍內(nèi)的檔案，需綜合部簽名同意，若涉及公司商業(yè)秘密等重要檔案，則需行政分管領(lǐng)導審批方可借閱和利用；借閱時須嚴格遵循借閱制度，實行登記，簽名；2）檔案的借閱必須在公司內(nèi)進行，原則上，于當日歸還；檔案原件一般不外借，能夠向需要者提供復印件。專門情況必須借閱檔案原件者，應(yīng)經(jīng)行政分管領(lǐng)導批準，但不得超過五個工作日，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，并按期歸還，不得以任何借口搪塞、拖延或占為己有；3）及公司機密的檔案（涉及到合同、財務(wù)等）一般不外借，如遇專門情況，確實需要查看應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理審批；4）借閱檔案應(yīng)妥善保管，保持檔案完好無損，不準涂改、私自抄錄、復印、圈點、批注、拆散、抽頁、剪裁、泄密、轉(zhuǎn)借、遺失等；5）職工調(diào)離本單位，凡借有檔案者必須歸還；6）檔案治理人員應(yīng)認真檢查歸還的檔案，如有破損、丟失、涂改等情況，立即追究責任，并向主管領(lǐng)導報告；7）檔案治理人員應(yīng)認真校對、審查原始材料，確保證明材料的準確性和真實性；8）查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。5.5檔案治理場所治理制度公司檔案應(yīng)設(shè)專門的檔案保管場所，指定專人保管治理場所鑰匙，并做好“八防”工作（防盜、防火、防光、防潮、防蟲害、防污染、防熱、防塵）。5.6檔案鑒定規(guī)定1）新組卷檔案的鑒定1.1）檔案整理質(zhì)量鑒定需有關(guān)部門檔案員將整理好的檔案編寫成案卷目錄及卷內(nèi)目錄送交公司檔案室審查、鑒定；1.2）鑒定人員必須對所鑒定的檔案進行逐卷審查，對其內(nèi)容價值、保密期限作出鑒定，提出處理意見；1.3）對新同意檔案的鑒定，要達到保管期劃定準確、質(zhì)量符合要求。2）預備銷毀檔案的鑒定2.1）檔案每半年清點。依照檔案的保管期限，由檔案治理員把已超過保管期限、失去利用價值的檔案分不列出清單，填寫申請報告經(jīng)批準后銷毀清冊；2.2)檔案鑒定人員對滿期檔案進行審查，提出銷毀或延遲保管期限意見，并登記造冊，經(jīng)行政分管領(lǐng)導審核、總經(jīng)理審批后，方可銷毀；2.3)經(jīng)批準銷毀的檔案材料，指定2名監(jiān)銷專人監(jiān)督銷毀，任何人不得擅自處理。監(jiān)督人在銷毀檔案前應(yīng)認真清點復核，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章；2.4)銷毀清冊要有目錄，手續(xù)必須完備，以備日后查證。5.7檔案統(tǒng)計規(guī)定1)建立健全檔案統(tǒng)計材料臺帳及有關(guān)原始記錄，并統(tǒng)一統(tǒng)計格式；2)統(tǒng)計數(shù)字要準確；3)對進檔案庫房的檔案每年清點一次，并分不統(tǒng)計出各類檔案的具體數(shù)字。

固定資產(chǎn)治理目的為加強公司的固定資產(chǎn)治理，落實資產(chǎn)治理責任單位，明確責任人的治理責任，切實做到固定資產(chǎn)賬物相符、物盡其用、杜絕流失，特制定本規(guī)定。適用范圍適用于各部門固定資產(chǎn)的治理。術(shù)語與定義3.1固定資產(chǎn)：凡使用年限在一年以上，同時單價在人民幣2000元以上的電子設(shè)備、房屋建筑物、車輛設(shè)備、機械設(shè)備以及其它設(shè)備列入固定資產(chǎn)，部分設(shè)備盡管其單價不足人民幣2000元，但出于實物治理的需要，也可列入固定資產(chǎn)。職責4.1綜合部1）負責固定資產(chǎn)實物治理，包括財產(chǎn)購置、登記建卡、設(shè)立臺賬、分配調(diào)撥、維修保養(yǎng)、清查盤點、實物統(tǒng)計等工作。4.2財務(wù)部1）負責固定資產(chǎn)價值治理，具體包括賬務(wù)設(shè)置、核算反映、計提折舊等工作；2）審核固定資產(chǎn)購置申請、處置方案。4.3成本部1）組織固定資產(chǎn)購置前核價，審核采購申請。4.4各部門1）提出固定資產(chǎn)采購申請；2）負責使用范圍內(nèi)固定資產(chǎn)的日常治理。4.5分管領(lǐng)導/總經(jīng)理審批固定資產(chǎn)采購和報廢申請。5工作程序固定資產(chǎn)的使用部門和使用人須合理使用設(shè)備，嚴格按規(guī)程操作，并注意設(shè)備維護、保養(yǎng)。由于使用、保管不善造成的遺失和損毀，責任人要按資產(chǎn)凈值進行賠償。6.1固定資產(chǎn)的標準、分類及編號1)固定資產(chǎn)的標準：凡使用年限在一年以上，同時單價在人民幣2000元以上的電子設(shè)備、房屋建筑物、車輛設(shè)備、機械設(shè)備以及其它設(shè)備列入固定資產(chǎn)，部分設(shè)備盡管其單價不足人民幣2000元，但出于實物治理的需要，也可列入固定資產(chǎn)；2)固定資產(chǎn)的分類及編號采納與集團一致的編號規(guī)則。6.2固定資產(chǎn)購置、調(diào)撥、報廢審批程序1)固定資產(chǎn)購置程序1.1)需求部門提交申請報告，詳細講明需求緣故，性能要求等內(nèi)容，報送到綜合部；1.2）綜合部填寫《固定資產(chǎn)購置審批表》，經(jīng)部門負責人審核，成本部審核，財務(wù)部審核，總經(jīng)理審批后，進入采購流程。2）固定資產(chǎn)調(diào)撥程序各公司內(nèi)部的固定資產(chǎn)調(diào)撥，由需求部門提出書面報告，經(jīng)綜合部查實有可供調(diào)撥的對象之后，填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》，報本公司綜合部分管領(lǐng)導批準。3）固定資產(chǎn)報廢程序3.1）固定資產(chǎn)的報廢條件：使用時刻已滿有效用年限或嚴峻損壞，喪失使用價值的固定資產(chǎn)；3.2)凡是符合報廢條件的固定資產(chǎn)，由使用部門提交報廢報告，轉(zhuǎn)交綜合部。綜合部填寫《固定資產(chǎn)報廢申請單》，由部門經(jīng)理審核，財務(wù)部審核，總經(jīng)理審批后進行實物處理，并將處理結(jié)果抄送財務(wù)部核銷。6.3固定資產(chǎn)的盤點1）綜合部每半年至少進行一次固定資產(chǎn)盤點，并作出書面盤點報告；2）財務(wù)部協(xié)助綜合部進行盤點，依照綜合部的盤點報告，進行財務(wù)固定資產(chǎn)賬核對，提出財務(wù)調(diào)整的意見，待報廢資產(chǎn)的價值（原值、已提折舊、凈值）做出最終的固定資產(chǎn)盤點；3）年度盤點報告項目公司總經(jīng)理批閱，同時抄報集團人力行政中心；4）關(guān)于盤虧的固定資產(chǎn)，如屬治理不善等人為因素造成，將追究當事人和治理者的責任，并視具體情況賠償公司損失。

接待治理規(guī)定目的加強公司對外接待工作的治理，促進對外接待工作規(guī)范化，提高接待效率及形象，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對口接待、嚴格標準、統(tǒng)一治理”的原則，特制定本制度。適用范圍適用于各部門所有日常接待工作的治理。職責3.1綜合部1）負責公司領(lǐng)導及集團其他公司較正式訪問嘉賓、重要嘉賓、來訪團隊、外埠辦事處同事的接待治理，公司領(lǐng)導的日常訪問嘉賓和朋友的接待；2）配合其他部門的接待工作。3.2各部門負責本部門相應(yīng)業(yè)務(wù)、來訪客戶、合作伙伴的接待。3.3分管領(lǐng)導/總經(jīng)理審核/審批接待方案，依照接待級不參與接待活動。4工作程序4.1接待規(guī)格及標準公司制定不同的接待規(guī)格及標準，以充分利用接待資源，合理安排接待過程。接待規(guī)格和標準如下：接待規(guī)格客戶定義主陪領(lǐng)導陪同人員組織部門住宿標準餐飲標準車輛標準特級一級市廳級及以上級不領(lǐng)導、社會知名人士、公司領(lǐng)導特不重要的嘉賓、客戶、外賓及參觀團、各地點政府正式來訪的接待公司要緊領(lǐng)導指定的特不助理或部門領(lǐng)導綜合部原則上五星級，領(lǐng)團高職務(wù)套房，其余標單特級：300元/人一級：250元/人要緊領(lǐng)導按公司最高配車標準，其他用車視人數(shù)靈活安排車輛二級公司領(lǐng)導日常正式來訪嘉賓，相對重要的嘉賓、參觀團、各地點政府正式邀約的接待銜接業(yè)務(wù)領(lǐng)導相關(guān)部門領(lǐng)導綜合部四星級行政房、其余標單220元/人正常用車調(diào)度，安排接送三級集團總裁公司要緊領(lǐng)導依照工作需要安排綜合部五星級或商務(wù)酒店標單按實際情況安排正常用車調(diào)度，安排接送四級集團其他領(lǐng)導（副總裁、總監(jiān)）銜接業(yè)務(wù)領(lǐng)導依照工作需要安排綜合部四星級或商務(wù)酒店標單按實際情況安排正常用車調(diào)度，安排接送兄弟公司領(lǐng)導、同事接待銜接業(yè)務(wù)領(lǐng)導依照工作需要安排綜合部只負責代訂酒店按照所在地區(qū)差旅標準自行安排正常用車調(diào)度，安排接送備注：1、低于接待等級的接待標準以同級接待等級審批處理，高于接待等級的接待標準需各部門分管領(lǐng)導簽批緣故；2、各部門出席的領(lǐng)導及陪同人員在接待申請需詳細注明，用餐時不得隨意增加不必要的人員，額外增加費用。4.2接待流程及分工1）本著時效性、合理性、打算性操縱接待費用的原則，特級、一級、二級接待由邀約部門提早兩天提交《接待申請單》，詳細填寫接待申請單，列明接待規(guī)格、接待要求等信息，經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導審批后提交綜合部具體安排接待。四級接待由邀約部門負責具體接待，需訂房、訂餐、訂票，應(yīng)提早5小時填寫《接待申請單》，經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導審批后提交綜合部預訂。4.3特級、一級、二級、三級接待流程1）公司各部門接到來訪信息，應(yīng)提早1天填寫《接待申請單》，經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導審批后提交綜合部；公司領(lǐng)導的邀訪客戶或來賓信息，政府團隊接待可由綜合部行政人員協(xié)助收集接待信息，及時聯(lián)系對方單位對接人，了解來訪單位的相關(guān)信息，如：來訪者身份、單位、人數(shù)、來訪目的、代訂酒店的客房類型、回程安排等，依照信息確定來賓的《接待行程安排表》；2）綜合部全程跟進接待過程；3）依照接待申請單要求，需預備禮物的，綜合部行政人員按接待預算費用及時采購。禮物由主接人送給來賓；4）如需攝像、攝影，則由綜合部預備相關(guān)器材，負責特級接待的全程攝像攝影及撰寫新聞稿件、進行有效宣傳。4.4參觀要求規(guī)格公司預備要求備注特級、一級、二級1、會議室電子屏歡迎標語；2、會議室煙灰缸、相關(guān)資料、鮮花、水果的預備；3、會議室照明的開啟，夏季空調(diào)的開啟；4、會議室：瓷杯茶水、礦泉水的供應(yīng)；5、迎領(lǐng)及電梯的提早預備。4.5接待人員的要求1）接機1.1)依照規(guī)格及來訪人數(shù)，車輛調(diào)度員安排車輛出車的數(shù)量及標準；1.2)掌握客人抵達的詳細時刻、地點，幸免誤時、誤點；1.3)對來訪人員的稱呼需明確，幸免見面后冷場；1.4)客人抵達后應(yīng)熱情上迎并自我介紹，而后引領(lǐng)客人上車就座；1.5)告知客人公司的接待安排、公司的概況；1.6)抵達酒店后引領(lǐng)客人去前臺辦理入住登記，并明確告知客人下個行程安排。2）食宿2.1)依照接待規(guī)格，接待人員預訂酒店及用餐標準，并明確費用的結(jié)算方式；2.2)依照接待標準，接待專員安排落實公司宴請接待（含桌簽的擺放、菜肴酒水飲料的安排、用餐的整體環(huán)境、銜接客人與我司領(lǐng)導用餐的時刻、審查接待賬單的明細、街接下個接待行程的車輛等）。3）其它3.1)禮貌待人，維護公司形象與利益、加強與客人的溝通，如遇客人有不當言語及行為時，應(yīng)婉言化解，不得直接頂撞客人；3.2)客方向我方人員贈送禮品、禮金，應(yīng)婉言拒絕，無法拒收的應(yīng)及時向上級匯報處理，不得私存；3.3)重要或?qū)ｉT來賓，應(yīng)了解對方的飲食起居適應(yīng)、專門偏好等細節(jié)，以便安排周到、妥善的接待；3.4)對所有接待的客人，均應(yīng)設(shè)法取得其聯(lián)系地址和電話，并登記在案，客人對接待如有特不要求或意見，應(yīng)認真聽取，及時向上級領(lǐng)導如實匯報并登記在案，幸免下次來訪出現(xiàn)同樣的問題。

十、大型會務(wù)操作指引目的為加強大型會務(wù)治理，提高會務(wù)質(zhì)量和效率，特制定本指引。適用范圍適用于大型會務(wù)治理工作。流程

工作程序4.1確定議題1）會議發(fā)起人提出會議議題，并通過相關(guān)領(lǐng)導確認后，形成初步的會議安排，內(nèi)容包括會議議題、時刻、地點。4.2會務(wù)預備1）會議通知提早一周確定會議時刻，由會議組織部門依據(jù)會議安排擬定的時刻下發(fā)通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議的議程、日程、參會人名單。2）會議組織預案2.1）由會議組織部門負責會議預案的策劃、制定，并對會議期間可能出現(xiàn)的其他意外情況制定相應(yīng)措施。預案包括以下內(nèi)容：會議議題、時刻、地點、費用預算、會務(wù)手冊（會議須知、日程、議程、參會人名單及通訊錄、住