秘書四級工作實務題解答實例

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鐘苗：

在上屆科技交易會期間，我公司草簽的一些意向書存在欠規(guī)范之處。為此，公司準備在近期舉辦一期經(jīng)濟文書協(xié)作培訓班，由相關人員專題講授意向書的寫作要領。請你提供一份意向書結構樣式及其寫作方法的說明，明日交我審定。

謝謝。

行政經(jīng)理蘇明

2004年3月25日二、（15分）便條

鐘苗：

最近，在公司新址搬遷過程中出現(xiàn)了財務部與研發(fā)部之間因使用辦公用房發(fā)生矛盾的情形，總經(jīng)理辦公室要求我們召開會議協(xié)調解決。請你就選擇會議地點和布局以及會議議程的安排提出相應建議，供會議籌備過程參考。

請于明天下班前將建議交給我。

謝謝。

行政經(jīng)理蘇明

2004年3月25日三、（20分）便條

鐘苗：

公司上周召開了高新技術產品推介會，總經(jīng)理急欲了解此次會議的社會效果，請你負責完成次項工作，并簡要向我說明：

1．你準備從哪些渠道獲得本次推介會的信息？

2．怎樣才能全面收集相關信息？

3．如何對信息進行加工？

4．怎樣完成推介會會議文件的立卷歸檔工作？四、（共20分）便條鐘苗：我們將在8月15日召開客戶咨詢聯(lián)誼會，請你列出發(fā)送會議通知應注意的問題，并擬寫一份帶回執(zhí)的會議通知。

行政經(jīng)理謝飛

2005．5．22

五、（共15分）

公司收到顧客的來信，反映公司產品售后服務的有關問題。但信中反映的一些情況不具體，請你與顧客進行電話溝通了解相應的信息。請列出你利用電話來收集公司產品售后服務方面有價值信息的主要步驟。

行政經(jīng)理謝飛

2005．5．22

六、（共15分）

備忘錄發(fā)自：行政經(jīng)理蘇明發(fā)給：秘書鐘苗日期：2005.6.2內容：2005年6月5日（下周三）公司總部副總裁王明一行五人將來我公司視察。視察內容包括：聽本公司領導敘職（上午9：00~11：00在公司主樓第二會議室）；中午11：30~12：30在公司賓館餐廳海王星廳就餐，我公司陪同人員有我公司經(jīng)理、副總經(jīng)理（共二人）、辦公室主任、公關部部長，經(jīng)理秘書紀穎，共6人；出席本公司科技人員獲國家科技獎表彰大會（15：20—16：00）在本公司禮堂舉行，下午13：30—15：00）；檢查實驗大樓的建設情況（15：20—16：20在工地現(xiàn)場）；晚餐在17：00—19：00舉行（地點同中午）。此次活動主陪人為我公司總經(jīng)理，兩為副總經(jīng)理，辦公室主任及秘書。請你寫一份接待計劃，并列出日程安排表。

行政經(jīng)理謝飛

2005．6．2七、（20分）便條鐘苗：江蘇遠祥公司副總經(jīng)理等五人將于9月25至28日來我公司進行考察。請你按公司慣例做出接待計劃與安排，計劃形成后交我審閱，待批準后再去相關部門交辦具體事宜。

八、（15分）

備忘錄發(fā)自：行政經(jīng)理蘇明發(fā)給：秘書鐘苗日期：2003.11.21內容：公司新成立的開發(fā)部近期有5名員工要出差，請你幫開發(fā)部列出我公司商務出差申請費用以及報銷結算的步驟，我看過后再交給他們參考執(zhí)行。謝謝

九、（15分）便條鐘苗：一些員工對信息存儲過程不太了解，時常將公司活動中形成的信息材料往文件柜中一放了事，沒有進行信息登記和編碼。為了使公司信息存儲規(guī)范合理，請你擬寫一份有關信息登記和編碼的書面材料，在下周三下午由你向員工介紹。行政經(jīng)理蘇明２００３年１１月２１日實務題評分標準與答題方法（僅供參考）例題一（20分）電子郵件：寄件人：收件人：抄送：密送：日期：2004.8.12主題：關于工作日志內容：近日，公司錄用了幾位新秘書。請幫我準備一份上司工作日志需要填寫的信息內容和秘書自己工作日志需包括的內容，并用備忘錄形式發(fā)給我，以便我為新秘書培訓時參考。謝謝行政經(jīng)理蘇明答案及評分標準評分說明本題滿分為20分。備忘錄格式正確，2分。秘書協(xié)助填寫上司工作日志的內容，10分。每答出下面中一點的主要內容給1分，進一步說明加1分。上司在單位內部參加的會議，活動情況，要記錄清楚時間、地點、內容。上司在單位內部接待的采訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會時間。上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況，要記錄清楚時間、地點的確切細節(jié)、對方的聯(lián)絡辦法等。上司個人的安排，如去醫(yī)院看病，以保證秘書不會在這段時間安排其他事宜。上司私人的信息，如親屬的生日，以提醒購買生日卡和禮物。秘書自己的日志的內容，8分，其中：答全“秘書日志內容要包括和記清上司的5項日志內容”，給3分；秘書自己的日志內容為以下降點，每答出1點的主要內容給1分，進一點說明加1分，但3點給分最高不超過5分。上司的各項活動需要秘書協(xié)助準備的事宜，例如準備會議發(fā)言稿、擬訂會議日程、草擬合同、訂機票、訂餐等。上司交辦的工作，例如為答字儀式聯(lián)系地點、媒體報道等事宜。自己職責范圍內的工作，例如撰寫半年工作總結、參加值班等。若考生的問答在答案中沒有出現(xiàn)，只要闡述符合情理，即可酌情給分。參考答案備忘錄發(fā)給：行政經(jīng)理蘇明發(fā)自：鐘苗日期：2004年8月24日主題：工作日志的內容內容：秘書協(xié)助填寫上司工作日志的信息內容包括：上司在單位內參加的會議、活動情況，要記錄清楚時間、地點。上司在單位內部接待的來訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會時間。上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況，要記清楚時間地點的確切細節(jié)、對方的聯(lián)絡辦法等。上司個人的安排，如去醫(yī)院看病，以保證秘書不會在這段時間安排其他事宜。上司私人的信息，如親屬的生日，以提醒購買生日卡或禮物。秘書自己的日志內容除了要記清上司的5項日志內容外，還需要包括：上司的各項活動需要秘書協(xié)助準備的事宜，例如準備會議發(fā)言稿、草擬合同、訂機票、訂餐等。上司交辦的工作，例如為簽字儀式聯(lián)系地點，媒體報道等事宜。自己職責范圍以內的工作，例如撰寫半年工作總結，參加值班等。例題二（20分）便條請你根據(jù)工作實踐，從以下3個方面對承辦周期制度進行具體說明，我將在下周部門全會上重申相關制度。何為承辦周期制度？根據(jù)你的工作實踐，至少提出5個方面工作的承辦周期的具體要求，用表格開式展現(xiàn)。公司在制定承辦周期制度時，在內容和期限上需要考慮什么？謝謝行政經(jīng)理蘇明2004.8.12答案及評分標準評分說明題滿分為20分承辦周期制度的理解，5分。其中：答出承辦周期制度是“針對時效性制度的規(guī)則”的含義給3分，進一步說明再酌情加分，但總的加分不超過2分。5方面工作承辦周期的具體要求，11分。其中：⑴表格格式正確，給1分⑵答出1方面工作行的1項具體時限要求，給2分。時限要求的時間數(shù)可以不同于答案，只要合理即可給分。⑶若考生回答的工作行為在答案中沒有出現(xiàn)，只要明確其具體時限要求，且規(guī)定得合理，每項工作行為也可給2分。訂承辦周期制度時需要考慮的4要點共4分，每要點1分。參考答案承辦周期制度是指企業(yè)接到客房或詢問者的問題后處理并回復的時間規(guī)定。它是針對時效性抽訂的規(guī)則，是在時效性上指導、約束人們行動的標準。制度中量化的標準易被人們接受和執(zhí)行，也方便衡量和監(jiān)督，是企業(yè)的一種管理方法。承辦周期的具體要求：工作行為承辦周期接外線電話應在4次鈴聲以內接起打電話回答、告知對方信息按對方指定的回應電話時回答所要求的信息回復信件收到信件后2個工作日內發(fā)出緊急信件應該在收到信件后當天發(fā)出回復電子郵件收到電子郵件后12個小時內發(fā)出緊急電子郵件應立即發(fā)出處理投訴接到后立即處理投訴信應收到24小時內發(fā)出回函歸檔當日完成，周末進行清理，保證沒有積壓復印緊急歸檔應在2小時內完成日常文件應在24小時內提交緊急文件應在收到3小時內提交訂購收到訂單當天發(fā)貸緊急訂購立即處理，并使用快遞服務發(fā)貸例題三(10分)便條市場上出現(xiàn)了假冒我公司生產的空氣凈化器，消費者協(xié)會收到許多對這些假冒產品的投訴，直接影響了公司的聲譽。為此，公司決定舉辦一次信息發(fā)布會以澄清事實炷說明此次信息發(fā)布會如何準備。謝謝行政經(jīng)理蘇明2004.8.21答案及評分標準評分說明本題滿分為15分。確定本次信息發(fā)布會的主題，1分。本次信息發(fā)布會的主題解釋性主題，1分。選擇本次信息發(fā)布會舉行的時機，1分。應選擇第一時間，及時澄清事實，使組織形象的損失越小越好，1分。確定信息發(fā)布會舉行的地點，1分?？煽紤]在本公司舉行，也可在賓館、會議廳進行，1分。還要注意交通是否方便，采訪條件是否優(yōu)越，各種設備是否完好、齊全，座位是否夠和等，1分。確定邀請對象，1分。以新聞記者為主賓，同時邀請一些客戶、同行等。根據(jù)擬訂邀請名單，提前發(fā)出邀請，1分。選擇信息發(fā)布會的主持人和發(fā)言人，1分?？捎尚姓?jīng)理或公關經(jīng)理主持，公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理擔任發(fā)言人，1分。準備會議資料，1分。包括：⑴發(fā)言稿：⑵回答提綱：⑶報道提綱：⑷其他輔助材料，如我公司生產的空氣凈化器實物，并現(xiàn)場演示；有關鑒定機構的質量合格鑒定報告等，1分。預算會議所需費用，1分。應至少列舉出3項具體說明，如：場租、交通費用、印刷費、音像設備租用費用、人員勞務費、茶點、禮品等，1分。其他準備工作，1分。如會場布置，音響設備的調試、禮品的準備、工作人員胸卡的制作、服務人員的儀態(tài)舉止訓練等，1分。10、以上第6、7、8點中答出任意兩點即可。11、如考生的回答在答案中沒有出現(xiàn)，只要闡述符合情理，即可酌情給分，但總給分不超過2分。參考答案確定本次信息發(fā)布人的主題。本次信息發(fā)布會的主題屬解釋性主題。選擇本次信息發(fā)布會舉行的時機。應選擇第一時間，及時澄清事實。確定信息發(fā)布會舉行的地點，可考慮在本公司舉行，也可在賓館、會議廳，采訪條件是否優(yōu)越，各種設備是否完好、齊全、座位是否夠用。確定邀請對象。以新聞記者為主賓，同時邀請一些客戶、同行等。選擇信息發(fā)布會的主持人和發(fā)言人?？捎尚姓?jīng)理或公關經(jīng)理主持，公司總經(jīng)理擔任發(fā)主人。準備會議資料。包括：⒈發(fā)言稿，⒉回答提綱，⒊報道提綱。如我公司生產的空氣凈化器實物，并現(xiàn)場演示，有關鑒定機構的質量合格。預算會議所需費用，應至少列興出3項具體說明，如：場租、交通費用、人員勞務費、茶點、禮品等。其他準備工作，如會場布置、音響設備的調試、禮品的準備、工作人員的儀態(tài)舉止訓練等。實務題答題方法（僅供參考）1．你是正大公司的行政，公司因業(yè)務發(fā)展需要，剛剛招聘來一位辦公室，擬安排其負責信息的收集、整理和傳遞工作。請你擬出信息收集的基本方法和信息傳遞工作中應注意的事項，并于今天下午在小會議室向她做一下介紹。

參考答案：

（1）

介紹收集信息的基本方法：

1）

觀察法2）

閱讀法3）

詢問法4）

問卷法5）

網(wǎng)絡法6）

購置法7）

交換法

（2）介紹信息傳遞工作中應注意的事項：

1）區(qū)別對象按需傳遞信息2）做好例行信息的傳遞工作

3）加強非例行信息的傳遞工作4）收到的信息中發(fā)現(xiàn)重要情況要立即傳遞信息

2．公司經(jīng)理要求你整理剛剛收集到的幾份反映同一問題的信息，在決定信息取舍時，你將采用哪些方法？

參考答案：

在這種情況下，信息的取舍可采用兩種方法：一是將幾份信息選擇其重點、特點，綜合成一份信息材料；二是擇優(yōu)錄用，選擇宏觀的，淘汰微觀；或選用典型的，淘汰一般的。

3．你是宏達公司的行政，公司因業(yè)務發(fā)展需要，剛剛招聘來一位辦公室，擬安排其負責信息的收集、整理和傳遞工作。請你向她介紹信息收集的渠道和信息傳遞的方法。

參考答案：

（1）

介紹信息收集的渠道：

1）

大眾傳播媒介（廣播、電視、報紙、期刊等）2）

圖書館3）

數(shù)據(jù)庫4）

供應商和客戶5）

貿易交流活動6）

信息機構7）

關系渠道（海關、銀行、商檢、工商、稅務、、統(tǒng)計等部門）

8）

調查渠道（深入市場，實地調查）

（2）

介紹信息傳遞的方法：

1）

語言傳遞（對話、座談、講座、會議、錄音、技術交流等）2）

文字傳遞（將各種信息編成文本、表格、圖表等進行傳遞）

3）

電訊傳遞（電話、傳真、電子郵件）4）

可視化輔助物傳遞（影像、投影、展示架、展示或示范、布告欄）

4．公司最近研發(fā)出幾種新產品，為了向社會推廣，擬在展示新產品期間舉行一次新聞發(fā)布會。作為的你將如何為這次新聞發(fā)布會做準備？

參考答案：

1)

要落實發(fā)布會日期、地點、出席名單；2)

準備展覽用品、贈品；3)

制作工作人員及展覽會使用標牌；

4)

發(fā)請柬和資料5)

擬寫及印發(fā)有關信息材料6)

布置會場

5．下面是擇取的XX市衛(wèi)生局某年度形成的10份文件材料，請你按已學過的立卷方法，將其進行分類并組成案卷、擬寫出案卷標題：

1）XX市衛(wèi)生局關于干部職工中級培訓的幾點意見

2）XX市衛(wèi)生局關于全市衛(wèi)生系統(tǒng)干部職工免費脫產學習幾個問題的通知

3）XX市衛(wèi)生局關于2004年衛(wèi)生學校招生的通知

4）XX市中心醫(yī)院關于對余XX所犯錯誤的處分決定

5）XX市衛(wèi)生局轉發(fā)市中心醫(yī)院《關于對余XX所犯錯誤的處分決定》的通知

6）XX市衛(wèi)生局關于舉辦中等技術培訓班的通知

7）中共XX市委關于任命

劉X為衛(wèi)生局黨組副書記的決定

8）XX市衛(wèi)生局關于王X等同志職務任免的通知

9）XX市人民政府關于衛(wèi)生局李X等同志的任職通知

10）XX市衛(wèi)生局關于鐘X等同志的任職通知參考答案：

（1）將1、2、3、6組成一卷，案卷標題是：XX市衛(wèi)生局關于干部職工培訓學習、2004年衛(wèi)生護校招生的意見、通知

（2）將4、5組成一卷，案卷標題是：XX市衛(wèi)生局、市中心醫(yī)院關于對余XX所犯錯誤的處分決定、通知

（3）將7、8、9、10組成一卷，案卷標題是：中共XX市委、市人民政府、市衛(wèi)生局關于劉X、王X、李X、鐘X等同志職務任免的決定、通知

6．下面是正大公司的幾份待歸檔文件，請你判斷一下應放在哪一年度立卷，并說明理由：

1）正大公司2004年工作計劃（2003年12月30日成文）

2）正大公司2004年工作總結和2005年工作重點（2005年1月10日成文）

3）正大公司2002年－2004年三年發(fā)展規(guī)劃（2003年1月15日成文）

4）正大公司2002年－2004年三年工作總結（2005年1月10日成文）

5）正大公司第三屆科研成果交流會材料（該次會議于2004年12月25日召開——2005年1月5日閉幕，材料包括會議議程、開幕詞、參加交流的科研、獲獎者名單、閉幕詞等）

參考答案：

（1）第一個文件應歸入2004年；（2）第二個文件應歸入2004年；（3）第三個文件應歸入2002年；

（4）第四個文件應歸入2004年；（5）第五個文件應歸入2005年。

7．下面是廣東省婦聯(lián)的幾份文件，請你鑒別一下哪些需要立卷歸檔，哪些不需要立卷歸檔？理由是什么？

1）廣東省婦聯(lián)XX主席在全國婦女工作會議上的典型發(fā)言

2）中共XX省委關于省委組織部XX、XXX等同志的任職通知

3）中共XX省委關于廣東省紀律檢查委員會劉XX貪污腐化的處理決定

4）廣東省婦聯(lián)關于全省婦女教育發(fā)展規(guī)劃

參考答案：

（1）第1、4文件必須歸檔，因這兩個文件都是反映了省婦聯(lián)的主要工作職能；

（2）第2、4文件不必歸檔，因這兩個文件跟省婦聯(lián)的主要工作職能無關，并不反映省婦聯(lián)的歷史發(fā)展面貌。

8．小劉是華美貿易有限公司的檔案管理員，在一次檔案鑒定中，她發(fā)現(xiàn)幾份關于該公司已撤銷的一個內部機構的管理性文件，他當時想，反正那個機構已經(jīng)撤銷了，這幾份文件自然沒用了，于是，她把那幾份文件用碎紙機銷毀了。過了一段時間，公司領導想找出這幾份文件作為參考，而小劉再也無法找回來了。她這樣做對嗎？請你談談檔案鑒定工作應從哪些方面分析檔案的保存價值。

參考答案：

（1）小劉的做法是不對的。因為銷毀檔案應得到檔案主管領導的批準，她私自銷毀是錯誤的。再者，該公司一個內部機構雖然撤銷了，但其管理性文件反映了該公司的工作職能和歷史發(fā)展面貌，是重要的文件，應該保留下來。

（2）鑒定檔案的價值應從下面7個方面來分析：

1）

分析檔案的內容（著重分析檔案內容的重要性、獨特性、時效性）