5.0日常事務(wù)管理規(guī)定

日常事務(wù)管理規(guī)定第一章總則第一條加強(qiáng)公司行政事務(wù)的管理，使辦公室管理系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證各項(xiàng)日常工作有序開展。第二章適用范圍和細(xì)則第二條上下班管理各部門上下班時(shí)間根據(jù)部門規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)格執(zhí)行上下班打卡規(guī)定；自覺維護(hù)自身形象，保持良好儀容儀貌；上班時(shí)間不得串崗、吃零食、干私活，與同事交流時(shí)要放低聲音，不得大聲喧嘩或說臟話影響其他同事工作；上班時(shí)間內(nèi)因故需要離崗時(shí)需要向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)同意并向部門同事做好工作交接后方可離崗，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)返崗工作；上下班遲到、早退、曠工、請假按人事部相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；上班前一律不準(zhǔn)飲酒，員工因飲酒而影響工作時(shí)，部門領(lǐng)導(dǎo)有責(zé)任勸告其先休息后工作。第三條文件打印復(fù)印辦公室全體人員都有責(zé)任、義務(wù)開展好文件打印復(fù)印工作；打印、復(fù)印過程中必須認(rèn)真仔細(xì)，保證文字、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)無誤；與工作相關(guān)的文件、資料可在公司進(jìn)行打印、復(fù)印，私人資料不得在公司打印、復(fù)??；打印、復(fù)印完成后各部門人員應(yīng)將原件、打印件、復(fù)印件、多余紙張一并帶回，作廢的紙張應(yīng)及時(shí)處理或銷毀，不得隨意丟棄；文件資料打印、復(fù)印應(yīng)根據(jù)工作需要進(jìn)行，不得私自打印、復(fù)印公司資料或?qū)⒋蛴?、?fù)印資料私自攜帶出公司；記錄打印、復(fù)印的次數(shù)，需要?dú)w檔文件在一周內(nèi)歸檔至檔案管理處。第四條接打電話打電話前要先就需要說明的事項(xiàng)組織好語言，確保打電話時(shí)將事情說得清楚、明白，說電話時(shí)話語要簡練、有條理，挑重點(diǎn)說，切忌籠統(tǒng)、語焉不詳、雜亂無章；接電話一般控制在鈴響三聲之內(nèi)接聽，使用禮貌用語“你好，這里是金鑫公司某某部門，請問您找誰”；如果對方要找的人不在，要試著詢問對方有無重要事情，或者試著了解對方來電的目的，再看情況決定處理的方式；聽不清楚對方說話內(nèi)容時(shí)應(yīng)確切地將情況告訴對方，并請對方補(bǔ)充說明；接打電話時(shí)，左手拿聽筒，右手準(zhǔn)備備忘錄，記錄好日期、時(shí)間、對象、事項(xiàng)，需要進(jìn)行傳達(dá)的，還要記錄對方部門、姓名、電話，第一時(shí)間進(jìn)行傳達(dá)；禁止使用辦公室座機(jī)接打私人電話，禁止上班時(shí)間在辦公區(qū)域接打私人電話和在其他區(qū)域長時(shí)間接打私人電話。第五條來訪人員接待接待應(yīng)遵循〃來訪人員-詢問來意，需要找的人-通知被訪者一引領(lǐng)會見-奉上茶水一送客一客人走后整理清潔”的流程進(jìn)行；有人來訪時(shí)，各部門人員應(yīng)積極上前，熱情問好，了解來訪者的意圖，確定被訪部門、領(lǐng)導(dǎo)、事項(xiàng)；將來訪者引領(lǐng)至接待室，如被訪的為業(yè)務(wù)部門的，直接通知到該業(yè)務(wù)部門；如被訪的為領(lǐng)導(dǎo)，請來訪者稍候，為其奉上茶水，向被訪領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示引領(lǐng)會見/請其稍等/沒有空閑下次再預(yù)約；來訪者結(jié)束來訪準(zhǔn)備離開時(shí)，應(yīng)主動上前禮貌送客，及時(shí)對會客室進(jìn)行清潔。第六條名片制作行政部安排專人負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)、員工的名片制作、發(fā)放、回收工作，確保名片樣式和公司對外宣傳形象統(tǒng)一；2?名片格式、尺寸、LOGO、字體、顏色、紙張、版式應(yīng)統(tǒng)一，不能隨意調(diào)換，名片內(nèi)容應(yīng)包含公司名稱、LOGO圖文、姓名、部門/職位、電話、郵箱、地址等信息；名片所含內(nèi)容變更時(shí)要統(tǒng)一制作新的名片，并對舊名片回收銷毀處理；正常情況每年每季度首落實(shí)需補(bǔ)充、新增名片人員名單、印制數(shù)量，在1、4、7、9月內(nèi)完成名片印制工作。第七條通訊錄更新、印制行政部安排專人對接人事助理負(fù)責(zé)更新通訊錄，保證不因各部門人員新增、崗位調(diào)動、離職而影響正常工作聯(lián)系；通訊錄電子版及時(shí)更新，紙質(zhì)版3、9月印制一次；通訊錄按照部門順序記錄以下內(nèi)容：部門名稱、姓名、崗位、分機(jī)、手機(jī)、固定電話、傳真、郵箱等信息；通訊錄分為“內(nèi)部”和“外部”二個(gè)版本。“內(nèi)部”通訊錄記錄公司所有人員的通訊信息，僅發(fā)放于公司總部相關(guān)部門；“外部”通訊錄記錄部門負(fù)責(zé)人、部門助理，及經(jīng)常與辦事處溝通人員的通訊信息，發(fā)放于各個(gè)部門和辦事處。第八條出差管理公司員工因公需要出差時(shí)，依規(guī)填寫“出差申請”，明確出差時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人數(shù)、交通方式、借款，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審查，總經(jīng)辦審核后方能出差；行政部收到領(lǐng)導(dǎo)、員工出差申請時(shí)，確認(rèn)出差人員、時(shí)間、地點(diǎn)，安排專人負(fù)責(zé)落實(shí)機(jī)/車票預(yù)定、酒店預(yù)定、車輛接送、工作交接等事項(xiàng)；注意出差時(shí)的天氣情況，提醒領(lǐng)導(dǎo)攜帶名片、合適衣物等；需要協(xié)調(diào)安排接送的，要提前落實(shí)安排，以便合理安排出行；落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)票/車票預(yù)訂時(shí)，要先了解行程的距離、乘坐時(shí)間，行程遠(yuǎn)、夜間出行、乘坐時(shí)間久的應(yīng)優(yōu)先選擇舒適、安靜的商務(wù)艙，以便領(lǐng)導(dǎo)能較好的休息，保持良好的精神；預(yù)訂酒店時(shí)，考慮環(huán)境好、停車方便、交通便捷、離辦理事務(wù)地點(diǎn)近、收費(fèi)合理的星級酒店；員工出差涉及工作交接的，要落實(shí)到專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，并按時(shí)將工作完成情況和存在問題向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)；6員工出差途中除患病及不可抗力等原因，不得隨意改變起程日期、既定路線或延長出差時(shí)間；確需改變路線或延長出差時(shí)間的，要向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)同意后方可執(zhí)行。第九條酒店、機(jī)票、車票、餐廳預(yù)定/登記管理行政部安排專人對本地酒店每月了解一次價(jià)格，注意價(jià)格的波動，安排接待時(shí)必須能馬上回答出價(jià)格以供篩選；整理登記常去餐廳的名稱、地址、訂餐聯(lián)系人、訂餐電話、接待量、有幾人桌等信息臺賬，在安排接待時(shí)必須能馬上做出回答以供篩選；建立酒店、機(jī)票、車票、餐廳預(yù)定/登記臺賬，在進(jìn)行預(yù)定并發(fā)生費(fèi)用后3天內(nèi)完成臺賬登記。第十條隨同領(lǐng)導(dǎo)出差隨同領(lǐng)導(dǎo)出差前，要清楚明白出差時(shí)間、地點(diǎn)、事項(xiàng)，提前做好機(jī)票/酒店預(yù)訂、接送、餐飲和涉及材料的對接、準(zhǔn)備、落實(shí)，提醒領(lǐng)導(dǎo)攜帶名片、適應(yīng)氣候的衣物；隨同領(lǐng)導(dǎo)出差前還要將手頭工作處理好，需要轉(zhuǎn)交其他同事跟進(jìn)的，要做好交接，并隨時(shí)跟進(jìn)工作進(jìn)展情況；及時(shí)關(guān)注天氣、交通等情況，合理行程安排，照顧好領(lǐng)導(dǎo)的飲食和起居，做好出差期間文件收集、照片拍攝的收集、整理；出差結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)整理上報(bào)總結(jié)完成事項(xiàng)和未落實(shí)事宜的跟進(jìn)情況，相關(guān)文件一周內(nèi)歸檔。第十一條節(jié)假日管理1.針對元旦節(jié)、春節(jié)、清明節(jié)、勞動節(jié)、端午節(jié)、中秋節(jié)、國慶節(jié)的法定節(jié)假日，在放假前一周知悉領(lǐng)導(dǎo)國務(wù)院關(guān)于該法定節(jié)假日的放假安排；在領(lǐng)導(dǎo)明確公司放假安排后，發(fā)放放假通知，明確放假和補(bǔ)班時(shí)間、注意事項(xiàng)、值班人員和電話；各部門在收到放假通知時(shí)，做好工作安排，涉及值班的要落實(shí)值班人員，保證放假期間電話暢