辦公設備使用及維護的管理制度

1目的:為規(guī)范公司辦公設備的使用，防止因設備故障造成的系統(tǒng)癱瘓、資料數據丟失、信息失密等情況的發(fā)生，保證辦公設備的正常、安全運行，特制定本規(guī)定。適用范圍：公司內部辦公用的計算機、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、電話等。權責單位：人事行政中心負責本管理辦法的制定、修改、廢止、起草工作。管理內容及使用程序：4.1辦公設備的管理規(guī)定：人事行政中心負責購買辦公設備及相關耗材等；辦公設備屬公司財產，使用時應愛惜和掌握正確使用方法，禁止暴力錘擊或銳物刻劃。辦公設備的日常維護遵循“誰使用、誰負責”的原則，用于公共用途的辦公設備由使用部門指定專人負責，日常維護中發(fā)現(xiàn)的問題，應第一時間上報人事行政中心，并在技術人員的指導下解決。如因辦公設備的使用人員使用和保管不當，造成的損害將追究使用人員的責任，公司有權要求辦公設備的使用人員對造成損害的物品進行經濟賠償，由人事行政中心填寫《固定資產損壞丟失事故報告》上報公司，并決定處理意見。辦公設備使用人員，要嚴格遵守辦公設備的操作規(guī)范；辦公設備出現(xiàn)問題時禁止帶病運行，如因強制運行出現(xiàn)重大事故，公司有權追究使用人的責任，執(zhí)行方法見。4.2辦公設備的申購流程：按照系統(tǒng)規(guī)劃和工作需要，各運營公司和職能中心提出購置辦公設備的申請，公司列入固定資產投資計劃。申請人填寫《行政事務需求申請》，經運營公司（副）總經理/職能中心總監(jiān)（經理）同意，由人事行政中心審核，報顧問公司總經理批準后，人事行政中心填寫《行政事務采購評估報告》進行采購評估方可采購；到貨后由人事行政中心進行驗收，驗收內容包括外形、性能、配件資料齊全等；驗收完畢后，由辦公設備采購人員填寫入庫單，具體使用人員到人事行政中心登記領用，并記入各公司《固定資產配置賬》中。使用人員領用辦公設備后，辦公設備的保管權將由人事行政中心轉移給使用人員，使用人員應對辦公設備盡到使用、保管、維護的責任。。辦公設備要求一物一檔一碼，設備檔案表存放于人事行政中心，如出現(xiàn)使用人變更或設備維修、維護時，應及時填寫此表，設備編碼應根據設備存放地的改變隨時進行變更并記入設備檔案。人事行政中心應每季度對各部門的易耗損辦公設備進行一次抽查并記錄使用情況4.3辦公設備維修/維護流程：中心提出申請，由人事行政中心每季度進行一次統(tǒng)一采購評估。經相關領導批準后方可采購。當辦公設備出現(xiàn)故障不能正常使用時，應及時填寫《公司辦公設備維修申請單》上報人事行政中心行政負責人。人事行政中心視其故障程度判斷修復時間，并聯(lián)系維修；辦公設備修復完畢后由人事行政中心行政負責人在《辦公設備存檔表》上進行記錄，保管人或使用人在《辦公設備存檔表》上簽字確認，并將該表存檔。4.4辦公設備的操作規(guī)范：設備的擺放應當合理有序，保持周圍環(huán)境整潔。保持辦公電器的干凈、整潔，辦公設備的保管人/使用人每周至少對設備擦拭一次；關機后重新開機要間隔30秒以上。4.5辦公電器設備運行時，不得拖動、碰撞和振動主機，以免造成損傷。4.6計算機使用者在長時間離開前應退出系統(tǒng)并關機。下班時應正常關閉設備，將電腦罩蓋好，斷開電源總開關，做到人離機關電斷。由人事行政中心進行定期抽查，如有違反者，第一次口頭警告并記錄，第二次將由人事行政中心開具《員工過失處罰單》，根據情節(jié)嚴重性予以經濟處罰。4.7復印機、打印機、碎紙機等設備使用后應調至睡眠狀態(tài)，下班時應正常關閉設備，斷開電源總開關。由人事行政中心進行定期抽查，如有違反者，第一次口頭警告并記錄，第二次將由人事行政中心開具《員工過失處罰單》，根據情節(jié)嚴重性予以經濟處罰。4.8違規(guī)操作，造成事故的后果自負；執(zhí)行方法見 5