公司費用管理制度

[中國]有限企業(yè)花費管理制度第一條目的。為增強企業(yè)花費管理、控制不合理花費開銷，提升經濟效益，特擬訂本制度。第二條管理方法。企業(yè)花費管理經過估算管理、額度管理和行政管理三種方法。除企業(yè)特別規(guī)定的項目外，禁止先列支，后報銷。所有報銷的原始憑證不得涂改，若有涂改，在報銷時扣除該花費金額。管理方法①：采納估算管理和額度管理相聯合的花費項目有：業(yè)務單位的社交費、運輸費、全部部門的手機費、辦公費。管理方法②：采納估算管理和行政管理相聯合的花費項目有：總部職能部門的社交費、全部部門的差旅費、廣告費、其余相對改動花費。管理方法③：除此以外的相對固定花費采納估算管理。對“廣告費”項目企業(yè)獨自擬訂管理制度。估算管理1.1定義估算管理是指:各職能部門、業(yè)務單位預先向財務部提出下期本部門全部花費的計劃（金額≥1,000元的大額財富購買、維修、裝璜，需另獨自估算申請），財務部一致報估算委員會或會同有關部門議論、審查，經總經理贊同后，確立單位下期花費估算金額。實質花費報銷時，財務部門依據花費估算，準予報銷或另行辦理。1.2詳細實行1.2.1當前企業(yè)對全部花費按月估算，以后，將逐漸向季度估算、年度估算目標邁進。1.2.2每個月25日前，各職能部門、各業(yè)務單位向財務部提交下月的《花費估算表》，審批贊同后的估算在月尾前發(fā)回各單位。1.2.3各職能部門、各業(yè)務單位未能在規(guī)準時間內提交《花費估算表》，則該部門的花費報支順延一個月。1.2.4總部由財務部成立一致格式的《花費報銷手冊》，對報支的花費逐筆登記，并在內部局域網絡上共享，供各部門查問本部門花費使用狀況。1.2.5總部以外由業(yè)務單位會計自行成立《花費報銷手冊》，每周一直總部花費會計傳遞《花費報銷手冊》。1.3超估算部分審批權限1.3.1部門本期花費共計數超估算≤500元，或單項花費超估算≤10％，由各部門、各業(yè)務單位經理審批。1.3.2部門本期花費共計數超估算≤2,000元，或單項花費超估算≤30%，總部由胡繼遵審批，南區(qū)由歸海審批，北區(qū)由鐘薇審批。1.3.3部門本期花費共計數超估算＞2,000元，或單項花費超估算＞30%，由總經理審批。額度管理2.1定義額度管理是指：花費在必定的額度范圍內控制使用，額度確立的依照是銷售額、工作職務、職工人數等。2.2詳細實行2.2.1依據銷售額確立額度的花費項目是社交費、運輸費。社交費超額度本期內不予報銷，運輸費超額度需向總部有關部門提出版面報告，經贊同后方可報銷。2.2.2依據工作職務確立額度的花費項目是手機費。手機費超額度部分不予報銷。2.2.3依據職工人數確立額度的花費項目是辦公費。辦公費超額度部分本期內不予報銷。行政管理3.1定義行政管理是指：花費報銷人在花費產生前，采納口頭或書面的形式向行政領導提出本次花費計劃，經行政領導贊同后，產生的花費方能按花費報銷流程到財務部門報銷花費。3.2詳細實行3.2.1單項花費金額≥200元一定采納書面申請。無贊同的書面申請，在報銷時財務部門作退回辦理。3.2.2行政領導級次：職員→部門經理→總經辦→總經理。3.3行政管理審批權限3.3.1單項花費≤500元，由各部門、各業(yè)務單位經理審批。3.3.2單項花費≤2,000元，總部由胡繼遵審批，南區(qū)由歸海審批，北區(qū)由鐘薇審批。3.3.3單項花費＞2,000元，由總經理審批。其余改動花費其余改動花費項目是：交通費、車管費、會務費、裝飾費、傭金、除手機費外的其余通信費。相對固定花費除上述改動性花費項目外的全部花費均列入相對固定花費，采納估算管理方法。第三條花費內容及管理分類。管理方花費項花費內容法目業(yè)務單位款待客人的餐費、禮物、娛樂活動、旅的社交游景點門票等估算管費理手機費因工作需要而實質已支付的手機費額度管辦公費-平時辦公支出，如購買紙筆、印制名片理其余辦等公用品企業(yè)擔當的發(fā)貨費、取貨費、送貨費、運輸費維修運費等職能部門款待客人的餐費、禮物、娛樂活動、旅的社交游景點門票等費差旅費出差的在途車資、住宿費宿、市內交通費、出差生活補貼交通費市內出差、做事所花銷車資估算管車輛花銷花費，如：汽油、養(yǎng)路費分攤、理車管費過橋路費等行政管參加各樣會議而獨自列明的花費（花費理會務費由總部負擔的除外）裝飾費辦公場所、庫房等的裝飾花費傭金支付的代理花費其余通除挪動通信費以外的其余通信費訊費支付媒體廣告；宣傳用資料、小禮物、廣告費展現攤位費等估算管除上述改動性花費項目外的全部花費項目均列入理相對固定花費第四條花費報銷單填列規(guī)范。花費報銷單一定用藍、黑水筆書寫，用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大頭釘、回形針串別。不切合規(guī)定的，財務部門作退回辦理。報銷的原始發(fā)票要求是正規(guī)發(fā)票，的確沒法獲得，能夠采用《付款憑據》取代，但需寫明原由，且金額不得超出100元。發(fā)票級次：增值稅發(fā)票-一般發(fā)票-正式收條。對其余部門拜托辦理的事項，花費需由拜托部門擔當的，報銷單應由經辦部門填寫，并經拜托部門經理署名確認,無拜托部門經理署名的,花費記入經辦部門賬。4.報銷票據4.1使用說明票據名稱使用說明《差旅費報銷差旅費報銷（車、船、飛機票、住宿費單》等）?！吨С鲎C明非差旅費的平時花費的報銷。出差過程中的社交費和手機費補貼也分別獨自填單》寫《支出證明單》。《原始憑證粘對小票許多，按類型分層次粘貼，附在貼單》前2種報銷單后邊?！督柚В〞焊叮﹤€人差旅費暫借錢。單》各種貨款和代墊款項的支付，其余金額《請款單》較大的平時花費支付。4.2《請款單》使用注意事項4.2.1各項貨款的請款一定附帶采買合同、入庫單、花費明細清單作為審查依照。4.2.2辦公場所、庫房等租借合同一定報財務部存案，作為租借費支出依照。4.2.3《請款單》的審批權限，等同于“二、花費管理方法”中的權限?？偸窒逻_的直接支付給供給商的《付款通知書》除外。4.2.4《請款單》的大額平時花費（≥1,000元）支付，以支票形式為主。第五條花費報銷的步驟和流程?？偛咳繄箐N的花費均須由總經辦主任胡繼遵審批署名，此中：業(yè)務部、拓展部、各做事處的差旅費、社交費還須營管部經理張浩洲審批署名。步驟2.1判斷所發(fā)生的花費：有無估算？無估算或超估算，走“超估算部分審批權限”。2.2判斷所發(fā)生的花費：屬哪一種管理方法？2.2.1如屬“管理方法①”判斷能否超額度，若超額度不予報銷。2.2.1如屬“管理方法②”判斷能否經過“行政管理”，單項花費金額≥200元能否有贊同的書面申請？流程詳見花費報銷流程附件第六條借支規(guī)定。企業(yè)不開放除差旅費外的其余各樣個人借錢。個人差旅費借錢，需憑贊同后的《出差申請單》進行申請。2.1個人差旅費借錢的審批權限，按“二、管理方法----行政管理”中的“行政領導審批權限”履行。2.2職員差旅費借錢，最高限額為1,500元。2.3部門主管差旅費借錢，最高限額為2,500元。第七條差旅費。差旅費采納估算管理和行政管理兩管理種方法。并經相應行政級別贊同（企業(yè)一致組織的出差除外）產生的花費能否按行政級別審批。

；②外埠出差1.1外埠出差的差旅費是指因公需要，到外埠出差發(fā)生的花費，包含在途交通費、出差生活補貼、住宿費、市內交通費。1.2出差時期的社交費不列入差旅費報銷單，另行獨自填寫《支出證明單》，與差旅費同時報銷。若出差時期的社交費，不與差旅費同時報銷，在另行報銷時，財務部門作退回辦理。1.3對不享受手機費月報銷額度≥100元/月的人員，出差時期的手機費補貼，也另行獨自填寫《支出證明單》，與差旅費同時報銷。1.4外埠出差，一定先填《出差申請單》，依據需要，憑批準后的《出差申請單》和《借支（暫付）單》借支差旅費。1.5出差回企業(yè)后，在2個工作日內，持《出差申請單》，到財務部門辦理報銷手續(xù)，無特別原由未在2天內報銷差旅費的，其差旅費節(jié)儉部分不再補貼給出差人，返回企業(yè)時間以回程車、船票時間為準。1.6在途交通費1.6.1乘火車10小時內能夠抵達的，原則上不得乘坐飛機和軟臥；乘火車5小時內可抵達的，以硬座為準，不得乘坐硬臥。未經贊同，超標部分個人自理。1.6.2在途交通費按路程時間、職務級其余乘坐標準，賜予報銷。乘坐火車、長途汽車，切合乘坐臥鋪條件而不買臥鋪的，賜予票價的40%補貼。1.6.3在途交通費還包含：①飛機場至旅館的來回出租車資。②機場建設費、保險費。1.7出差生活補貼出差生活補貼按地域標準、出差天數賜予補貼。1.7.1出差天數以正午12:00為界線，以車、船票的時間為標準。1.7.2出發(fā)時間≤12:00的，出差天數為1天，反之為半天。1.7.3抵達時間＞12:00的，出差天數為1天，反之為半天。1.7.4部門主管以上司他人員到企業(yè)業(yè)務單位所在地出差，時期接受業(yè)務單位招待的，則生活補貼不予發(fā)放。1.7.5參加各樣會議、培訓，時期的生活補貼、市內交通費不予發(fā)放。1.7.6出差時期若有餐費支出，則該天的出差生活補貼減半發(fā)放，判斷的標準是餐費發(fā)票號能否相連，如發(fā)票號是兩組號碼，則算兩天，挨次類推。1.8住宿費住宿費按地域標準、職務級別賜予報銷。節(jié)儉或超出標準的部分，企業(yè)個人均四六分擔，（即企業(yè)40%，個人60%）。1.8.1出差同行人員中職務級別不一致，其余同行人員可享受最高等他人員的住宿標準。但超出最高等別住宿標準的部分仍須四六分擔。1.8.2出差人員如為單數，或同行人員中有異性，住宿費能夠按標準乘以2的范圍內報銷，高出部分四六分擔，如住宿包間未超出住宿標準，則出差人員仍可享受節(jié)儉歸己部分。1.8.3住宿費按實質住宿天數均勻計算，以車船票的時間為準。1.9市內交通費市內交通費（含出租車資）按地域包干使用，不再憑證報銷。市內交通費包含除飛機票、火車票、輪船票、長途汽車票及有關機場費、保險費以外的全部交通花費，未能認定為長途汽車票的一律視同市內交通費。1.9.1出差人員因病在外處住院，時期的市內交通費不再發(fā)放，生活補貼視同出差。1.9.2長久駐外人員（指在同一城市、連續(xù)出差≥15天），時期的市內交通費不推行包干制，按實報銷。1.9.3企業(yè)人員自備車外埠出差，時期的市內交通費不再發(fā)放。1.10出差人員趁出差之便，預先經主管經理贊同就近返家探親做事的，其繞道車船費扣除直線單程車船費，多開銷的部分由個人自理。不報銷繞道和在家時期的出差生活補貼、住宿費和市內交通費。1.11出差人員因旅行或非工作需要的觀光而開銷的全部花費均個人自理。本市出差（列入“交通費”花費項目）2.1本市出差（或做事）僅有市內交通費，無在途交通費、出差生活補貼、住宿費項目。在會計花費科目中列入“交通費”，報銷人填寫《支出證明單》。2.2市內交通費按實報銷，原則上以公交車、地鐵為主，無特別狀況不得乘坐出租車；若有特別狀況的，預先向主管經理提出申請，贊同后方可乘坐。2.3因工作需要而加班或出門做事的，時間在8:00前或22:00后，可乘坐出租車。2.4乘坐出租車的，在報銷車資時，須在出租車票空白處，寫明①乘坐原由②起訖地址，不寫明①②兩項內容的，在報銷時財務部門作退回辦理。2.5企業(yè)自備車本市出差的，無市內交通費。2.6本市出差享有企業(yè)各地標準的“職工餐費”補貼。工作外派3.1依據企業(yè)需要派往外處業(yè)務單位工作的人員，其來往的在途交通費按外埠出差標準履行。3.2對外處業(yè)務單位能夠供給伙食或住宿的，一律由業(yè)務單位一致安排，據實質狀況由總部與業(yè)務單位結算，出差人員不再享受時期的出差生活補貼及住宿費的節(jié)儉歸己部分，住宿費若超標四六分擔。3.3工作外派時期的市內交通費不推行包干制，按實報銷。4.出差花費標準（單位：元/天、人）拜見下表：職務級別總經理總經理部門經部門職員項目飛機在火車、汽途車交輪船通出京滬穗深差省會、單生列市活補其余城市貼住京滬穗深宿省會、單費列市標其余城市準市京滬穗深

副總經助理理助理理大區(qū)經副經理部門理主管總監(jiān)業(yè)務經理按按實報銷控制報銷實軟臥硬臥報銷二等艙三等艙四等艙位位位604530200180150120實180150120100實504030內省會、單報銷交列市403025通其余城市2520費①省會城市還包含天津、重慶兩個直轄市，自治區(qū)說政府所在城市。明②單列市主假如指經濟發(fā)達城市，包含：大連、青島、寧波、廈門、珠海、蘇州。第八條社交費。定義社交費是指款待客人而產生的的支出，包含餐費、禮物、娛樂活動、旅行景點門票等。總部職能部門的社交費采納估算管理和行政管理相聯合的方法；業(yè)務單位的社交費推行估算管理和額度管理相聯合的方法。所謂社交費的行政管理是指花費報銷人在花費產生前，采納口頭或書面的形式向行政領導提出本次花費計劃，單次花費金額≥200元一定采納書面申請，申請內容包含①事由②參加人數③發(fā)生次數④估計金額。所謂社交費的額度管理是指社交費的總數不得超出銷售額的1‰，超額度部分本期內不予報銷。額度2.1整個企業(yè)的社交費控制在銷售凈額的2‰額度內使用。2.2業(yè)務單位最大額度是銷售凈額的1‰。2.3總部職能部門的社交費控制在銷售凈額的0.8‰額度內使用。社交費一定獨自填列《支出證明單》，并在綱要欄內簡要列明①事由②參加人數③發(fā)生次數，不寫明①②③三項內容的，在報銷時財務部門作退回辦理。出差時期的社交費須與差旅費同時報銷。若有高一級別主管人員參加，須有最高一級主管作為報銷人?？畲M一次性支出在500元以上的，原則上刷卡支付，進行報支時應附刷卡帳單。第九條手機費。定義企業(yè)敵手機費采納估算管理和額度管理相聯合的的方法，額度管理是指依據所擔當的職務級別和工作的需要，確立該崗位的手機費報銷額度。手機費須先自行繳費，后憑有效發(fā)票在額度范圍內按實報銷，超額度部分個人擔當。若確因業(yè)務所需通信費超出當期額度，自己可申請對超額部分進行核實報支，但應附通話清單，并分別列出業(yè)務通話與個人通話的實質金額。特別規(guī)定2.1依據手機使用的實質狀況，總部的營業(yè)管理部、市場部、拓展部、產品部、業(yè)務部、物流部和分企業(yè)、做事處，這些部門中從事銷售業(yè)務人員的收機費帳單以九五折計算；總部的總經辦、企劃部、財務部、售后服務部、技術部、人力資源部，這些部門人員的收機費帳單以九折計算。2.2享受月報銷額度≥100元/月的手機，要求入網，對入網的帳單金額不再打折；而對未入網的充值定額收條再打八折。2.3計算舉例2.3.1業(yè)務部張經理12月出差3天，12月份的入網手機費帳單600元；報銷的帳單金額=600*95%=570，手機費出差補貼額度3*40=120元，可報銷額度為400+120=520，額度520＜實質支出570，1月份實質報銷520元。2.3.2財務部李主管12月出差3天，充值定額收條200元。報銷的帳單金額=200*90%*80%=144，手機費出差補貼額度3*20=60元，可報銷額度為100+60=160，額度160＞實質支出144，則實質報銷144元?？偛扛鞑块T的額度總經理助理部門經理部門助理大區(qū)經理部門主管副經理職務總監(jiān)業(yè)務經理額度出差額度出差額度出差部門補貼補貼補貼元/元/元/額度額度額度月月月元/天元/天元/天總經辦600403003010020營業(yè)管600406004020020理部市場部600406004020020拓展部500404004020020產品部500404004020020業(yè)務部500304003020020物流部500304003010020企劃部300303003010020財務部300303003010020技術部200302003010020售后服200302003010020務部人力資200302003010020源部①總經理、副總經理的手機費按實報銷。②業(yè)務人員標準為100元/月，但需按本月達成銷售點數比率報銷。補③非業(yè)務職員需要報銷手機費需部門主管提出申充請，經總經理辦公室審查贊同存案方可報銷。說④以上未注明的崗位人員出差，亦可享受出差期明間挪動通信花費補貼，標準額度為：業(yè)務人員20元/天，技術人員15元/天，其余非業(yè)務人員、非技術人員10元/天。分企業(yè)、做事處的額度職務經理業(yè)務經理業(yè)務員額度出差額度出差額度出差部門元/補貼元/補貼元/補貼月元/天月元/天月元/天分企業(yè)400402002010020做事處（無辦400302002010020公間）做事處（有辦300301002010020公間）①業(yè)務人員標準為100元/月，但需按本月達成銷售點數比率報銷。補②非業(yè)務職員需要報銷手機費需部門主管提出申充請，經總經理辦公室審查贊同存案方可報銷。說③以上未注明的崗位人員出差，亦可享受出差期明間挪動通信花費補貼，標準額度為：業(yè)務人員20元/天，技術人員15元/天，其余非業(yè)務人員、非技術人員10元/天。第十條辦公費。定義辦公費是指因平時工作的需要而購買的辦公用品及其余辦公性質的耗費，如購買紙筆、印制名片、郵寄費、快遞費、因工作需要企業(yè)一致訂購的報紙及書刊、辦公室潔凈衛(wèi)生所需的用品等。辦公用品分類2.1辦公用品按會計核算項目分為專用辦公品、快遞費、其余辦公品詳細以下：2.1.1專用辦公品：打印機、傳真機專用的硒鼓、墨盒、色帶等耗材和銷售業(yè)務專用的票據。2.1.2快遞費：是指郵局的郵寄費、市內快遞費。2.1.3其余辦公品：包含①耗費品：購增值稅票，賬簿、鉛筆、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆錄本、復寫紙、條子紙、橡皮、夾子、印泥、圓珠筆、訂書釘、復印紙、信紙、信封、訂報刊等。②管束耗費品：署名筆、修正液、電池、筆錄本等。③管束品：剪刀、美工刀、訂書機、鋼筆、計算器、各種書本資料等。2.2其余辦公用品按使用可分為個人領用與部門領用2種。個人領用：由個人使用保存的物件，如鉛筆、膠水、橡皮等。部門領用：是指打孔機等管束品，由部門指定人員領用、保存、集體使用3.其余辦公用品的平時管理3.1耗費品的使用依據實質工作需要和過去使用記錄進行數目控制，并依據不一樣的部門和人員的工作性質作相應調整。3.2管束花費品依據工作需要嚴格發(fā)放、限制總數，自第二次領用起以舊換新。3.3管束品主要供部門領用。3.4領用辦公用品須作領用登記，辦公室管理員成立辦公用品領用臺帳和領用卡以控制辦公品耗費。3.5辦公用品系為公共活動供給，禁止帶出企業(yè)私用。3.6新進人員到職時由各部門向行政部門提出文具申請單領文具，并列入領用卡。人員辭職時，應將節(jié)余文具交還行政部門。3.7總部辦公用品（除財務部門專業(yè)用品外）由行政部門一致負責購買、保存和發(fā)放，各部門不得隨意購買。特別活動支付的花費可提出申請計劃，報請贊同后購買。額度扣除專用辦公品、快遞費，各部門的辦公費最高額度為每人每個月30元，各部門的人數以總經辦的贊同人數為準。第十一條運輸費。企業(yè)對