檔案管理制度(完整詳細版)

公司檔案理規(guī)程12是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對312件總經(jīng)理審閱后歸檔。3在45歸檔后的電123

4561持文件之間的2345密不可分的文件材料應依序排列61231

2345必須愛護檔案不準在檔案材料中寫字67如需延長借閱時間，必須通知檔案編號由位前八位是+年號第九位-順序從0001序號

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交接

存時

備

注

檔案管理制為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結(jié)合實際情，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：1.檔案管理的范圍

本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。2.檔案的管理部門公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項作服務(wù)。3.檔案的分類在切實遵《國檔案分類法前提,據(jù)公司實際情,所涉及的檔案劃分為十大類）政管理）事管理財檔案）生產(chǎn)經(jīng)管理技術(shù)質(zhì)量安全管理基檔案、（G外來文件H）聲像檔案）物檔案）其他檔案。財會檔案是公司財務(wù)工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理。4.歸檔要求4.1歸的件材料要完整、系統(tǒng)、準確。4.2歸的件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。4.3存的件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特及文件內(nèi)容進行科學分類、立卷和編目編號。4.4檔名的填寫要注意內(nèi)容準確字簡練通順結(jié)構(gòu)完整須示卷內(nèi)件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)錄目錄各項必須填寫清楚（一律使用用黑色中性筆填寫工整、清晰，裝訂整齊。4.5檔盒袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。4.6文歸份數(shù)：一般歸檔，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。4.7歸時：部門或責任人應于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應立卷檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。5.檔案的查閱和借閱5.1查檔應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。關(guān)人員應在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。5.2查檔資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的填寫案資料復制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復制。5.3原上公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱必由所在部門出具閱申請并由部門經(jīng)理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時應做到下幾點：5.3.1借者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅打開檔案柜翻閱查找；5.3.2按定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱；5.3.3要護檔案，不得丟失，并注意保密，不得自轉(zhuǎn)借他人；

5.3.4所檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案意更改、涂寫；5.3.5借和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔管理員和借閱者當面核對清楚；5.3.6檔如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當人責任；5.3.7調(diào)本單位的工作人員，必須清理移交檔案件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。6.檔案的移交檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。7.檔案的保管要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導報告，并采取補救措施。對不易繼續(xù)保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分保管。檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。8.檔案的銷毀公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理見，報總經(jīng)理批準后予以銷毀公文管理制為規(guī)范關(guān)及項目部文印管理，提高文印質(zhì)量，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際，制定本制度。2.文印工作必須堅統(tǒng)一管理級負責原則司合事務(wù)部為本公司文印管理職能部門，主管公司公文處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責本部室各自的公文處理工作。3.公司公文必須由公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一收發(fā)辦傳遞督繕用立歸和銷毀。4.公司行文程序規(guī)定如下：根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容，由相關(guān)職能部門承辦擬稿，部門負責人核稿簽字，如多部門聯(lián)合行文，須由聯(lián)合行文的部門會簽后送公司綜合事務(wù)部審稿。屬行政序列文件須經(jīng)行政領(lǐng)導簽發(fā)，公司合事務(wù)部統(tǒng)一編排字號和登記后，并打印出來。相關(guān)職能部門原擬稿人校對后，再繕印、用印和封，文件底稿附帶二張正)蓋公章后由檔案室存檔。5.各類公文的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆使用元珠筆和鉛筆經(jīng)改后的底稿果稿面較亂，必須由擬稿或承辦門清稿后交付簽發(fā)和打印。6.上行文的呈辦，下行文的執(zhí)行、檢查，均由擬文部門負責。7.公司設(shè)立檔案室統(tǒng)各類文件實行文件立卷歸檔制度案管理人員負責并及時地各類文件進行分類、標引、立卷、存檔。8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料及時交檔案室統(tǒng)一歸檔。9.嚴格履行文件閱辦手續(xù)。凡需借閱、傳閱文件，均須及時簽字、登記。檔案管理人員敦促限期歸還。外位人員需查閱本公司公文案卷，必須持介紹信。閱一般性公文案卷，由綜合事務(wù)部部長審批；查閱重要公文和重要資料須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。11.檔公文和資料的復印或復制，必須經(jīng)分管領(lǐng)導審批，并要在檔案管理人員的監(jiān)督下完成復印或復制工作。嚴保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密文件，承辦門或個人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經(jīng)上級批準，不允許復制。根據(jù)上級機關(guān)的要求和安排，文秘員應按時上交標密文件。有公文的具體處理辦法，按《公文處理辦法》執(zhí)行文檔管理制

目的為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：1.1檔管包括公司所有的文檔、技術(shù)、設(shè)備、財務(wù)和人事等文本、圖表和聲等不同形式的資料。1.2本司有職工有保護義務(wù)。2.行文條例2.1公行由發(fā)文部門擬辦后呈部門負責人核稿，一般情況下報總經(jīng)理簽發(fā)送至綜合事務(wù)部打印發(fā)文。2.2公收各類文件，根據(jù)文件性質(zhì)（以文頭為準總理批示辦理，并及時做好文件的登記、歸檔工作。2.3公領(lǐng)不在時由指定的負責人負責各類行政性文件的簽發(fā)、批示。3.管理3.1工人在工作中形成的各種材料應及時移交至本部門，集中管理，個人不據(jù)為己有。3.2各門工程技術(shù)資料一般按年定期匯總移交至綜合事務(wù)部管理合事務(wù)根據(jù)文件資料性質(zhì)，定期匯總存檔。3.3公舉重大活動應通知檔案管理人員參加，收集活動中的材料，集中管理3.4財資由財務(wù)人員按規(guī)定管理。3.5各資應建立電子文檔，實行電子化檔案管理。3.6銷檔必須經(jīng)過總經(jīng)理認可，才可以銷毀。禁止管理人員擅自銷毀。3.7禁個將公司檔案及復印件送他人或出賣。3.8公對密檔案，落實專人妥善保管。3