華南城集團(tuán)合同管理制度

---------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------華南城集團(tuán)合同管理規(guī)定第一章 總 則第一條 本規(guī)定系根據(jù)集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展的實際需要，旨在規(guī)范集團(tuán)全系統(tǒng)各業(yè)務(wù)單位合同管理工作，提高合同審批流轉(zhuǎn)效率，規(guī)避法律風(fēng)險， 減少因合同審批不嚴(yán)引發(fā)的糾紛，最大限度地維護(hù)集團(tuán)的合同權(quán)益。第二條本規(guī)定適用于業(yè)務(wù)單位各類合同的談判、審批、簽訂、履約跟蹤等合同管理工作。第三條術(shù)語及注釋“集團(tuán)”指華南城集團(tuán)。“業(yè)務(wù)單位”指集團(tuán)下屬子公司及集團(tuán)直屬業(yè)務(wù)部門?！昂贤敝讣瘓F(tuán)各類標(biāo)準(zhǔn)合同、非標(biāo)準(zhǔn)合同及其補(bǔ)充協(xié)議?！皹?biāo)準(zhǔn)合同”指集團(tuán)所采用的政府主管部門或行業(yè)協(xié)會合同示范文本，或經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)正式頒布實施的標(biāo)準(zhǔn)合同文本?！把a(bǔ)充協(xié)議”指集團(tuán)根據(jù)實際情況需要，針對特定交易內(nèi)容而設(shè)定的補(bǔ)充約定。該約定經(jīng)與合同對方當(dāng)事人（以下簡稱對方）簽訂生效后，和主合同具有同等法律效力?！胺菢?biāo)準(zhǔn)合同”指集團(tuán)“標(biāo)準(zhǔn)合同”之外的其他各類由業(yè)務(wù)單位與對方簽訂的法律文書，包括正式合同、協(xié)議、意向書、預(yù)訂書、框架協(xié)議、結(jié)算書、確認(rèn)書等?！吧虅?wù)方案”指開展業(yè)務(wù)的基本交易條件，具體包括如下：交易對象、交易標(biāo)的、交易數(shù)量、交易地點(diǎn)、交易期限、交易價格、費(fèi)用支付。商務(wù)方案，在合同中體現(xiàn)為商務(wù)條款。“技術(shù)方案”指開展業(yè)務(wù)所涉及的廠商、品牌、規(guī)格、型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收辦法、技術(shù)要求等。技術(shù)方案，在合同中體現(xiàn)為技術(shù)條款?！叭铡敝腹ぷ魅?。第二章 前期方案的審批第四條前期方案包括：招投標(biāo)文件、商務(wù)方案、技術(shù)方案。---------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有-------------------------------------------------------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------第五條招投標(biāo)文件及前期合同草稿的審批5.1施工類下屬子公司需通過招投標(biāo)（含議標(biāo)、直接發(fā)包）程序簽訂合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)先將招標(biāo)資料及附屬合同（前期合同草稿）報送招標(biāo)采購部、項目管理部、設(shè)計技術(shù)部、成本管理部、財務(wù)部、法務(wù)部、分管副總經(jīng)理審批。同時將招標(biāo)文件的電子文檔發(fā)給子公司及集團(tuán)相關(guān)部門。集團(tuán)直屬業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)招標(biāo)采購的， 相關(guān)招標(biāo)資料應(yīng)報送招標(biāo)采控部、 規(guī)劃設(shè)計部、成本管理部、分管副總裁審批。5.2其他類別對外發(fā)出的招標(biāo)文件、合同草稿必須報相關(guān)部門進(jìn)行審批后，再進(jìn)行發(fā)標(biāo)、談判。法務(wù)部門、審計部門有權(quán)利根據(jù)情況決定是否參與開標(biāo)及談判。第六條商務(wù)方案審批業(yè)務(wù)部門與對方談判擬定商務(wù)方案后，通過填寫費(fèi)用審批表或書面請示的方式，逐級向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)匯報，最終，由執(zhí)行董事審批確定。部分業(yè)務(wù)由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人在執(zhí)行董事的授權(quán)范圍內(nèi)審批確定。第七條技術(shù)方案審批業(yè)務(wù)部門與對方談判擬定技術(shù)方案后，報請集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人審批后確定。第三章 合同報批送審資料第八條送審資料包括：費(fèi)用審批表或書面請示、報價單、對方身份資料、報價匯總表、專業(yè)資格證明、合同草稿及合同附件。補(bǔ)充協(xié)議報批時還應(yīng)送審與其相對應(yīng)的主合同（工程類總包合同例外）。合同報批過程中，審批部門可根據(jù)情況要求補(bǔ)交其他資料。第九條具體資料要求9.1向?qū)Ψ街Ц秲r款的合同，在合同報審前，業(yè)務(wù)部門必須先取得經(jīng)執(zhí)行董事已批準(zhǔn)交易的報價單、報價匯總表等文件（經(jīng)執(zhí)行董事批準(zhǔn)的特殊情形除外）。合同所附的報價單須經(jīng)對方法定代表人或授權(quán)代表簽字并蓋章確認(rèn)。9.2業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供并審批對方的身份資料、專業(yè)資格證明材料。---------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有-------------------------------------------------------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 對方為公司的，應(yīng)提供加蓋公章且經(jīng)年審營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件。 對方為自然人的，應(yīng)提供合法有效的身份證明復(fù)印件。 對方為個體工商戶、其他企業(yè)等的，應(yīng)提供加蓋公章且經(jīng)年審的經(jīng)營資格證書復(fù)印件及投資人身份證明復(fù)印件。 專業(yè)資質(zhì)證明：對方應(yīng)提供法定或雙方約定的能夠保障其合法有效履行合同的資格證明，具體包括但不限于資質(zhì)證書、業(yè)務(wù)許可證、安全許可證、評級證明、信用等級、授權(quán)證明等，并且在合同有效期限內(nèi)，對方必須保證資質(zhì)證明的有效性?！逗贤瑢徟怼分袘?yīng)對對方的專業(yè)資格和履約能力情況進(jìn)行說明。 對方身份資料及專業(yè)資質(zhì)證明的每一頁， 均應(yīng)由對方簽字、蓋章確認(rèn)；頁數(shù)較多的，應(yīng)加蓋騎縫章?！敦浧饭?yīng)商、服務(wù)商及工程單位承諾書》：向?qū)Ψ街Ц秲r款的合同，必須在合同簽訂同時簽訂《貨品供應(yīng)商、服務(wù)商及工程單位承諾書》，該承諾書為該類合同簽訂的必備附件（經(jīng)集團(tuán)法律分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的特殊情形除外）。第四章 合同草擬第十條 標(biāo)準(zhǔn)合同的擬定集團(tuán)政策法規(guī)部于每年 1月份至4月份主持全公司的標(biāo)準(zhǔn)合同修訂工作， 業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)具體執(zhí)行，擬定完成報集團(tuán)法律分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后啟用。第十一條 合同草稿的制作11.1業(yè)務(wù)部門應(yīng)優(yōu)先采用集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)合同。若標(biāo)準(zhǔn)合同中有通用條款的，業(yè)務(wù)部門不得直接在通用條款中進(jìn)行修改。11.2暫未制訂標(biāo)準(zhǔn)合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按集團(tuán)常用合同文本制作合同草稿。11.3遇不采用集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)合同的特殊情形，需經(jīng)業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人同意，并在合同審批時詳細(xì)說明原因。11.4合同份數(shù)一般為二或四份（特殊情形除外）；報政府備案的合同，按備案需要確定具體份數(shù)，原則上對方不得留存?zhèn)浒负贤?。第五?合同審批流程---------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有-------------------------------------------------------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------第十二條 合同審批流程節(jié)點(diǎn)設(shè)置由集團(tuán)政策法規(guī)部報集團(tuán)執(zhí)行董事批準(zhǔn)后執(zhí)行。合同審批流程遵循精簡有效的原則， 一個審批部門原則上只得設(shè)置一個審批節(jié)點(diǎn)，若需要流程外人員審批，由節(jié)點(diǎn)人員通過加簽或郵件實現(xiàn)， 但總的審批時限不變。業(yè)務(wù)單位除法務(wù)部門需負(fù)責(zé)審核報審合同與前期確定方案的一致性外， 其他已參與前期工作的部門不再參與合同審批工作。第十三條 自2013年1月1日起，業(yè)務(wù)單位的合同原則上須通過 OA系統(tǒng)報審。經(jīng)執(zhí)行董事特批的特殊類合同可采用紙件報批，特殊合同類型：融資類、壟斷行業(yè)類、勞動關(guān)系類、股權(quán)投資類、土地使用權(quán)類以及其他不具備 OA審批條件的合同。第十四條 業(yè)務(wù)單位完成以上內(nèi)部審批程序后，合同經(jīng)辦人員開始通過合同審批流程進(jìn)行報審。14.1合同經(jīng)辦人員應(yīng)在集團(tuán)執(zhí)行董事對費(fèi)用審批或書面請示的批示后 5日內(nèi)提交合同報審。合同審批節(jié)點(diǎn)時限為1日，審批部門應(yīng)在1日之內(nèi)出具審批意見（特殊情形經(jīng)集團(tuán)政策法規(guī)部負(fù)責(zé)人同意，可順延1日），因補(bǔ)交資料或出現(xiàn)重大風(fēng)險需重新商談而耗費(fèi)的時間不計入審批時限。合同審批完成的全部時限最長不超過 15日。14.2若出現(xiàn)各部門對合同的條款存在嚴(yán)重分歧并需統(tǒng)一意見的情形，由當(dāng)前審批人報送集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)決定，并及時將領(lǐng)導(dǎo)意見反饋至業(yè)務(wù)單位，業(yè)務(wù)單位應(yīng)在2日之內(nèi)將協(xié)商結(jié)果反饋至當(dāng)前審批人。14.3經(jīng)各部門審批后的合同，由集團(tuán)政策法規(guī)部負(fù)責(zé)綜合意見，報送至集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審定，并負(fù)責(zé)落實集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的意見；無法達(dá)成一致的， 應(yīng)報請執(zhí)行董事進(jìn)行決策；合同經(jīng)批準(zhǔn)后，由相關(guān)部門定稿，合同定稿應(yīng)抄送給合同審批人員及集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)。14.4合同經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審定后因業(yè)務(wù)需要確實需要修改的， 按以下方式進(jìn)行：非關(guān)鍵性條款的修改，報業(yè)務(wù)部門報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；涉及價格、 工期等關(guān)鍵性條---------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有-------------------------------------------------------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------款的修改，須按原審批流程報相關(guān)人員審批。合同用印后需要修改的， 必須采用簽訂補(bǔ)充協(xié)議的方式進(jìn)行。第六章 審批權(quán)限及職責(zé)第十五條 審批權(quán)限有標(biāo)準(zhǔn)版本的非工程類合同（無任何改動）、行政采購類合同由業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人審定；有標(biāo)準(zhǔn)版本的工程類合同由集團(tuán)工程分管領(lǐng)導(dǎo)審定；戰(zhàn)略合作類合同、大客戶租售類合同、金融類合同、土地類等合同由執(zhí)行董事審定；其他合同由集團(tuán)法律分管領(lǐng)導(dǎo)審定。各類合同定稿后均需報集團(tuán)政策法規(guī)部備案。第十六條 審批職責(zé)16.1審批職責(zé)要求 集團(tuán)業(yè)務(wù)主管部門主要負(fù)責(zé)審批合同中與交易有關(guān)的業(yè)務(wù)內(nèi)容。集團(tuán)計劃財務(wù)部主要負(fù)責(zé)預(yù)測及分析財務(wù)風(fēng)險，并提出應(yīng)對方案。 集團(tuán)政策法規(guī)部主要負(fù)責(zé)審批可能引起法律風(fēng)險的合同條款，全面提出法律意見，并出具解決方案。16.2同意簽訂該合同的各審批人，均應(yīng)對該合同承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，其中，業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人承擔(dān)主要責(zé)任。第八章 合同簽訂第十七條合同定稿后，合同經(jīng)辦人員憑《合同審批表》，并附上紙質(zhì)定稿合同文本及附件，進(jìn)入蓋章審批流程。第十八條合同經(jīng)辦人員及合同蓋章人員負(fù)責(zé)核對簽署合同與定稿合同是否一致；合同份數(shù)是否足夠；合同要求的附件是否齊全及有效。核對無誤后，核對人應(yīng)用鉛筆在需蓋章的合同上簽字確認(rèn)。第十九條合同蓋章時一般先由對方簽字、蓋章，然后再由我方按流程簽字、蓋章、編號、登記及存檔。如果因特殊情況確需我方先簽字、蓋章的，由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人書面報請集團(tuán)法律分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十條合同用印前業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)先在合同上簽名，然后加蓋合同章或公章。特殊情況確需法定代表人簽名的，由業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人報請執(zhí)行董事批準(zhǔn)。---------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有-------------------------------------------------------------------------- 精品word文檔 值得下載 值得擁有--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------非經(jīng)集團(tuán)出具書面授權(quán)委托書，任何人均不得擅自代表業(yè)務(wù)單位簽訂任何合同，否則，由簽訂者自行承擔(dān)全部法律責(zé)任。第二十一條合同用印時，需在蓋章處蓋章和對整份合同加蓋騎縫章，留存有核對人簽名的合同原件（留存份數(shù)由合同約定，需滿足業(yè)務(wù)需要）及附件和對應(yīng)的《合同審批表》。第二十二條業(yè)務(wù)單位合同經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)從公章管理部門領(lǐng)取合同原件并交給對方。并將合同復(fù)印兩份，一份交財務(wù)部門備案，一份由本業(yè)務(wù)單位留存。第二十三條 合同編號規(guī)則由集團(tuán)行政辦公室規(guī)定。第九章 履約跟蹤管理第二十四條為保證合同順利履行，減少履約過程中的風(fēng)險，由業(yè)務(wù)單位法務(wù)部負(fù)責(zé)具體執(zhí)行合同履約跟蹤工作，集團(tuán)政策法規(guī)負(fù)責(zé)管理和指導(dǎo)。第二十五條如在履約過程中發(fā)生我方重大違約或?qū)Ψ街卮筮`約可能導(dǎo)致訴訟糾紛的情況，由集團(tuán)政策法規(guī)部指導(dǎo)下屬公司法務(wù)部負(fù)責(zé)跟蹤收集證據(jù)。第二十六條下屬子公司法務(wù)部應(yīng)于每月2號前將上月本公司重大合同履行情況進(jìn)行匯總，經(jīng)下屬子公司負(fù)責(zé)人簽批后，報送集團(tuán)政策法規(guī)部。集團(tuán)政策法規(guī)部每月5號前對上月合同履約跟蹤情況進(jìn)行匯總，上報集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)。第十章 其他事項第二十七條公關(guān)類合同，由經(jīng)辦人員直接報送集團(tuán)執(zhí)行董事批準(zhǔn)后執(zhí)行。第二十八條業(yè)務(wù)單位必須先行簽訂合同，再對外開展業(yè)務(wù)。嚴(yán)禁出現(xiàn)倒簽或補(bǔ)簽合同的情況（集團(tuán)執(zhí)行董事批準(zhǔn)的除外）。第二十九條業(yè)務(wù)單位認(rèn)為需要修改標(biāo)準(zhǔn)合同的，經(jīng)業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交書面說明并闡述修改理由及建議修改內(nèi)容，報集團(tuán)政策法規(guī)部和集團(tuán)法律分管領(lǐng)導(dǎo)