XX集團應收賬款管理制度

應收賬款管理制度目的為進一步規(guī)范應收賬款的日常管理，保證公司資金安全，防范經營風險，加快資金周轉，落實應收賬款責任，對應收賬款進行有效控制，特制定本制度。適用范圍本制度適用于所有與公司業(yè)務往來形成的應收賬款。職責分工3.1財務部a、負責應收賬款的核算以及壞帳準備金的計提。b、應收賬款發(fā)生時，必須取得欠款人對所欠款的書面確認。c、負責制作應收賬款報表。d、負責應收賬款的協(xié)助監(jiān)控和清收。e、負責客戶信用審核等工作。3.2銷售部a、負責銷售應收款項的日常管理，包括銷售款項按期回收，應收賬款的逾期催收工作。b、負責將賬務報表數據與客戶對帳，為銷售按期回款和逾期催收提供數據等支持工作。c、根據財務部所傳遞的信息與銷售合同條款規(guī)定進行對照，對逾期未付款、未按期對賬單的客戶凍結其訂單或停止對其發(fā)貨（合同有特別約定的除外） 。d、協(xié)助公司問題賬款訴訟案件資料的收集、為法律事務提供相關的、完整的證據性材料，協(xié)助案件的辦理。e、負責客戶信用檔案的建立、管理、分析、評估和更新。事前控制4.1客戶信息掌握初始客戶，要收集客戶的基礎資料，建立好客戶檔案。4.2交易合同簽訂及其相關資料的保管銷售合同是應收賬款追收的重要依據，合同簽訂時要按照公司合同管理規(guī)定中的要求對合同中的各項條款進行逐一審查核對，并按流程做好合同評審。合同中明確涉及到權利義務的各項條款，如： 規(guī)格、數量、質量、價格、配置、付款方式以及驗收標準等，明確合同的簽訂時間、負責人簽名、加蓋公司印章。所有簽訂好的合同原件一律交財務室統(tǒng)一管理。對合同執(zhí)行過程中的相關資料（如發(fā)貨單、送貨單等等）應妥善保管。4.3回款記錄，帳齡分析發(fā)生應收賬款時，銷售部應即時建立應收賬款臺賬， 詳細記錄應收賬款的發(fā)生日期、合同號、銷售責任人、應收客戶全稱等信息，并按月與財務核對。按照不同銷售地區(qū)（或分部）劃分應收賬款的責任，對即將到期的應收賬款要安排人員負責跟蹤，確保賬款按期收回。財務部每月向銷售部提供“應收賬款帳齡分析表” ，由銷售部門組織各銷售責任人填寫回款計劃并負責清收。銷售部獲取的對賬資料、還款協(xié)議、抵款協(xié)議等資料應及時交付財務妥善保管，財務應該做好應收賬款的賬銷案存工作，管理應收賬款明細動態(tài)。銷售、財務部門應嚴格控制應收賬款， 根據客戶的信用或銷售記錄， 簽署各部門意見，審批權歸各公司負責人，其它部門人員無權審批。事中控制：（應收收賬款管理和催收）5.1基本要求逾期款項是指按照合同約定的賬期到期后沒有正常收回的款項。對逾期款項由銷售部責任人分析原因，說明情況，加大催收力度，做好催收記錄，特別是往來文件（包括往來函電）都要妥善保存。5.2催收原則應收賬款催收以“誰銷售誰收款”的原則，催收的直接責任人為具體的銷售經辦人員，銷售經辦人員直屬主管領導應監(jiān)控督促銷售經辦人員積極催收，并對催收結果承擔相應責任；發(fā)生的應收賬款（除合同另注明收款期限外） ，銷售經辦人員必須積極催收，及時向主管領導匯報催收進展情況和客戶異動情況。5.3法律清收：法律清收是指對催收無效的逾期應收賬款所采取的法律清收手段。銷售部應將催收無效的逾期應收賬款及時通報分管領導及相關部門， 并根據實際情況由公司主要領導確定是否通過法律途徑予以解決。凡進入法律清收的應收款項則由公司法律顧問主導， 其他相關部門配合。5.4獎懲規(guī)定：銷售部門應將應收帳款回收情況作為銷售人員績效考核和獎懲的主要指標之一，和銷售人員的經濟利益直接掛鉤，制定相應績效考核和獎懲政策，以促進應收賬款的清收。5.5債務重組管理應收賬款催收過程中，發(fā)生債務重組、非貨幣性資產交換等情形時， 必須經公司總經理同意并簽訂雙方或多方協(xié)議。相關協(xié)議必須經財務、法務等相關負責人的審核簽批。5.6應收賬款交接原則上要求應收賬款收回之前，銷售責任人不得調離公司。銷售責任人崗位調換、離職等情況出現時，必須對其所經手的應收賬款進行交接，凡業(yè)務人員調崗，必須先辦理包括應收賬款在內的工作交接，交接未完的，不得離崗，交接不清的，仍由原責任人負責，交接清楚后，由接替者負責，部門負責人應做好監(jiān)交工作。5.7客戶信息管理：應收賬款管理中，銷售責任人應關注客戶在日常經營管理中出現的一些新情況、新變化，一旦出現異常應立即向主管領導報告。異常情況通常體現在以下方面：a、客戶頻繁更換管理層、業(yè)務人員，公司離職人員增加；辦公地點由高檔向低檔搬遷；b、經常找不到客戶負責人；客戶的財務人員經常性的回避；不回復電話；c、客戶付款比過去延遲；經常超出最后期限；多次破壞付款承諾；d、客戶的負責人發(fā)生意外；或者客戶受到其他公司的法律訴訟；e、客戶有其他的不明確贏利的投資 (投機)如：股票、期貨等；f、開出大量的期票；或發(fā)生銀行退票(理由：余款不足)；或轉換銀行過于頻繁；g、突然下過大的定單（遠遠超出所在區(qū)域的銷售能力） 。當客戶出現以上異常情況時，銷售責任人應立即匯報，以便公司采取果斷應變措施，控制發(fā)貨，追收欠款，以降低應收賬款的回收風險。事后處理（壞賬管理）6.1賬務處理對于可能成為壞賬的應收賬款，按照公司的會計政策規(guī)定計提壞賬準備，并按照公司會計政策所規(guī)定的權限范圍和審批程序進行審批。6.2后續(xù)管理計提壞賬并不表明放棄權利，我們對該應收賬款仍然享有主張的權利，銷售部/r