服務(wù)組織質(zhì)量管理體系審核指引

服務(wù)組織質(zhì)量管理體系審核指南對服務(wù)組織的審核指南1引言盡管ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)的意圖可供所有類型的組織應(yīng)用。不管什么類型、規(guī)模大小，或者所提供的產(chǎn)品是什么。在這些組織中總會有某些服務(wù)組織的特性，這一點(diǎn)在進(jìn)行第三方認(rèn)證審核時(shí)，對這些服務(wù)特性的要求應(yīng)當(dāng)特別加以注意。于是，本文的目的是向?qū)徍藛T提供指導(dǎo)，如何對服務(wù)組織根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行符合性審核，特別要強(qiáng)調(diào)的是標(biāo)準(zhǔn)第7.3條《設(shè)計(jì)和開發(fā)》、第7.5.2條《產(chǎn)生和服務(wù)提供過程的確認(rèn)》以及第8.3條《不合格品的控制》。2服務(wù)組織ISO9000：2000標(biāo)準(zhǔn)第3.4.2條對《產(chǎn)品》定義中有一個(gè)注2：“服務(wù)通常是無形的，并且是在供方和顧客接觸面上至少需要完成一項(xiàng)活動(dòng)的結(jié)果。服務(wù)的提供可涉及，例如：—在顧客提供的有形產(chǎn)品（如維護(hù)的汽車）上所完成的活動(dòng)；—在顧客提供的無形產(chǎn)品（如為編寫稅款申報(bào)書所需的收益表）上所完成的活動(dòng)；—無形產(chǎn)品的交付（如知識傳授方面的信息提供）；—為顧客創(chuàng)造氛圍（如在賓館和飯店中）?！贝蠖鄶?shù)組織在他們所提供的產(chǎn)品中具有服務(wù)的要素。這些服務(wù)要素所占的比重可以從100%（譬如律師事務(wù)所中）到在制造業(yè)組織中所提供的相對較小比例的服務(wù)，譬如售后服務(wù)。3審核指南服務(wù)的設(shè)計(jì)和開發(fā)考慮某一個(gè)服務(wù)組織是否應(yīng)該采用ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)第7.3條《設(shè)計(jì)和開發(fā)》這一條要求時(shí)，特別重要的是要記住ISO9000：2000第3.4.4條對“設(shè)計(jì)和開發(fā)”所下的定義，“將要求轉(zhuǎn)換為產(chǎn)品、過程或者體系的規(guī)定的特性或規(guī)范的一組過程，而其中的“要求”根據(jù)ISO9000：2000標(biāo)準(zhǔn)的定義是“明示的、通常隱含的或者必須履行的需求或期望”。而服務(wù)的“特性”是指可區(qū)分的特征，這些特征可能包括：-感官的（如，嗅覺、觸覺、味覺、視覺、聽覺）-行為的（如，禮貌、誠實(shí)、正直）-時(shí)間的（如，準(zhǔn)時(shí)性、可靠性、可用性）-人體工效的（如，生理特性或者有關(guān)人身安全的特性）-有形的（如，可測量的特性，這些特性也許是物理手段用來提供服務(wù)的，譬如飛機(jī)的速度，或者服務(wù)提供所處的環(huán)境，如飛機(jī)的內(nèi)部溫度或者舒適性）通常組織在考慮如何滿足標(biāo)準(zhǔn)第7.3條《設(shè)計(jì)和開發(fā)》要求的時(shí)候，往往只考慮他們所提供產(chǎn)品的有形部分，往往忽視無形部分（服務(wù)本身）的設(shè)計(jì)和開發(fā)卻是主要的焦點(diǎn)所在。另外，組織還必須設(shè)計(jì)如何把這些服務(wù)提交給顧客。假如組織判定他們的質(zhì)量管理體系要把設(shè)計(jì)和開發(fā)要求裁剪掉的話，審核員應(yīng)當(dāng)仔細(xì)地評估他們的理由是否符合前面所提到的各個(gè)方面。審核員還應(yīng)當(dāng)檢查該組織是否具有有效的設(shè)計(jì)和開發(fā)過程，足以定義他們所提供的服務(wù)，以及服務(wù)的提供過程的各種特性，這些服務(wù)和服務(wù)的提供過程的特性必須滿足顧客的需求和期望。產(chǎn)品和服務(wù)提供過程的確認(rèn)說到實(shí)現(xiàn)服務(wù)所必須的各種過程，我們可以把服務(wù)過程分為以下兩類:在服務(wù)實(shí)現(xiàn)過程中涉及到顧客的（實(shí)時(shí)交付的服務(wù)過程），和過程實(shí)現(xiàn)后再把過程的輸出提交給顧客的。讓我們舉旅館服務(wù)的例子來說明，顧客進(jìn)門和離開時(shí)所做的“登記”和“結(jié)帳”過程也許可以算是實(shí)時(shí)交付的服務(wù)過程，而對顧客所用房間的清理，一般算是后面一種，清理完成以后再提交給顧客使用的（對于后者，也許還可加以檢驗(yàn)，必要時(shí)還可加以返工，消除不符合要求的問題。在制造業(yè)組織中所提供的與他們產(chǎn)品有關(guān)的各種服務(wù)同樣可以發(fā)現(xiàn)以上類似的過程，譬如，對顧客的抱怨和要求索賠的處理過程；由組織的服務(wù)部門對產(chǎn)品進(jìn)行修理的過程；或者，在顧客那里對產(chǎn)品所做的維護(hù)性服務(wù)過程。有些過程，其中包括實(shí)時(shí)服務(wù)交付過程，是組織和顧客直接發(fā)生接觸的過程，幾乎不可能（即使有也極少）對這個(gè)過程的輸出（服務(wù)）通過對過程結(jié)果監(jiān)視或者測量好以后再“提交”給顧客的。因此，這樣的過程實(shí)際上是要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)ISO9001：2000第7.5.2條要求加以確認(rèn)的。其實(shí)質(zhì)也就是為了預(yù)防不符合問題的發(fā)生。為了確保對將要提供的服務(wù)質(zhì)量加以充分的控制，審核員應(yīng)當(dāng)：—理解服務(wù)的各種特性，理解服務(wù)提供過程的各種特性，以及它們的組織所定義的可接受的判別準(zhǔn)則（這一點(diǎn)應(yīng)當(dāng)在審核的第一階段，也就是文件審核階段就完成了）?！_定是否有需要做過程確認(rèn)的那些實(shí)時(shí)提供服務(wù)過程（或者其他任何需要做過程確認(rèn)的），對這些過程有否做過過程確認(rèn)。在做過程確認(rèn)的時(shí)候有否考慮過有關(guān)的各種風(fēng)險(xiǎn)?！u估是否向服務(wù)有關(guān)的人員提供了適當(dāng)?shù)墓ぞ?，并且進(jìn)行了培訓(xùn)和授權(quán)。對很多服務(wù)行業(yè)，服務(wù)的提供是屆時(shí)instantaneous進(jìn)行的（也就是“實(shí)時(shí)real-time”的提供過程），不可能通過檢驗(yàn)符合要求以后再提供的。從質(zhì)量觀點(diǎn)來說，成本最有效的做法就是把所有過程都當(dāng)作“特殊過程”處理的哲學(xué)思想。一個(gè)組織中根據(jù)這個(gè)原則處理的過程愈多，那么，愈少擔(dān)心他們的過程輸出會出什么問題。因此，看來標(biāo)準(zhǔn)這一條要求似乎很難加以剪裁的。不合格品的控制當(dāng)服務(wù)提供過程中直接涉及到顧客的情況下，當(dāng)服務(wù)提供過程發(fā)生不符合問題時(shí)就用標(biāo)準(zhǔn)第8.3條“不合格品的控制”來處理，一直要處理到明確規(guī)定了適當(dāng)?shù)募m正措施，而且加以執(zhí)行為止。凡是已經(jīng)被發(fā)現(xiàn)的不符合問題，審核員應(yīng)當(dāng)檢查以下內(nèi)容：--該服務(wù)涉及人員是否充分得到授權(quán)來決定服務(wù)問題的處置，譬如，-立即終止服務(wù)u-更換所提供的服務(wù)u-提供另外方式的服務(wù)u-應(yīng)當(dāng)檢查組織針對顧客投訴和索賠的處理過程入-檢查是否有臨時(shí)的糾正做法，減輕不符合問題所造成后果的影響（如，償還、承諾以后償還、用更高級的替換等）入-識別出與不符合有關(guān)的服務(wù)設(shè)備、提供服務(wù)的人員和環(huán)境，及時(shí)采取隔離和更換措施。入這將有助于審核人員判斷對不符合問題的控制是否有效。注：在這樣的情況下，質(zhì)量管理體系應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)墓芾韺哟尉哂懈鞣N方法和手段來收集有關(guān)不