會(huì)議高效生產(chǎn)力

11/1/2022111/1/2022211/1/2022311/1/2022411/1/2022511/1/2022611/1/20227使會(huì)議成為強(qiáng)大的生產(chǎn)力---------會(huì)議管理技巧太原市鼎意企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司講師簡介執(zhí)業(yè)資格趙宇進(jìn)女士高級人力資源管理師國家二級心理咨詢師咨詢專長HR系統(tǒng)、心理咨詢職業(yè)經(jīng)驗(yàn)高級顧問、講師、咨詢師15年的工作經(jīng)驗(yàn)，曾經(jīng)服務(wù)于白鴿制衣，安廈建設(shè)、山西陸野橋隧工程、潤恒投資、德得餐飲、鼎意咨詢等企業(yè)。歷任經(jīng)理、總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理等職務(wù)。2005年涉足培訓(xùn)及咨詢行業(yè)，為20余家企業(yè)提供了咨詢與培訓(xùn)服務(wù)。項(xiàng)目實(shí)踐及部分客戶咨詢項(xiàng)目涵蓋制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、建筑業(yè)等諸多領(lǐng)域。曾服務(wù)過的企業(yè)計(jì)有：鑫宇聯(lián)電器、豐海貿(mào)易、山西路華通工程咨詢、美居空調(diào)、山西世紀(jì)佳園房地產(chǎn)公司、慧石文化、唯美設(shè)計(jì)等培訓(xùn)課程《使會(huì)議成為強(qiáng)大的生產(chǎn)力》、《拓展生命的寬度---時(shí)間管理》、《使自己成為高效能人士》、《非人力資源管理者的人力資源管理》、《認(rèn)識自己、接納自己-----生命數(shù)字》等11/1/20229會(huì)議的涵義聚集，見面，會(huì)合會(huì)議商議，討論會(huì)而議之是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)。11/1/202210開會(huì)常見的問題1高效會(huì)議的流程2開會(huì)的八個(gè)要點(diǎn)3會(huì)議禁忌411/1/202211一、開會(huì)常見的問題缺少提前通知議題不明確時(shí)間觀念不強(qiáng)會(huì)議中，對決議不分解會(huì)議后，不出紀(jì)要對決議的執(zhí)行情況無督檢11/1/20221270%的會(huì)議是無效會(huì)議，會(huì)議中70%的時(shí)間是無效時(shí)間。失敗會(huì)議的目的被歪曲為：開會(huì)只是例行公事開會(huì)成為領(lǐng)導(dǎo)或是部門負(fù)責(zé)人展示權(quán)威的手段開會(huì)成為領(lǐng)導(dǎo)的脫口秀11/1/202213開會(huì)常見的問題1高效會(huì)議的流程2開會(huì)的八個(gè)要點(diǎn)3會(huì)議禁忌411/1/202214二、高效會(huì)議的流程會(huì)議的一個(gè)中心二個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議議程會(huì)后跟蹤11/1/202215會(huì)前----會(huì)議發(fā)起人要做的準(zhǔn)備會(huì)議策劃的內(nèi)容：5W1H·BwhywhatwhowhenwherehowBudget11/1/202216會(huì)前----發(fā)起人的準(zhǔn)備Why:設(shè)定具體而明確的目標(biāo)如果與會(huì)人員不明白目標(biāo)的準(zhǔn)確指向，就自然會(huì)發(fā)生跑題的現(xiàn)象。

一個(gè)大問題:真的要開會(huì)才行嗎?11/1/202217會(huì)前----發(fā)起人的準(zhǔn)備What:確定會(huì)議議題Who:確定與會(huì)人員When:確定時(shí)限Where:選定場地

11/1/202218會(huì)前----發(fā)起人的準(zhǔn)備Budget:會(huì)議預(yù)算時(shí)間成本直接成本機(jī)會(huì)成本成本How:掌握程序：

會(huì)議程序決議付諸實(shí)施程序（5W1H.B)11/1/202219會(huì)前----發(fā)起人的準(zhǔn)備會(huì)務(wù)成本接站、送站費(fèi)用會(huì)議資料（套裝）集體照禮品鮮花會(huì)場裝飾邀請貴賓文藝娛樂活動(dòng)報(bào)道費(fèi)用會(huì)議辦公、通訊費(fèi)酒店成本房費(fèi)餐費(fèi)會(huì)議室條幅會(huì)議茶歇其他應(yīng)急成本（15%）A.10%用于意外支出B.留出一部分資金以應(yīng)付貨幣匯率變化（假如在國外）直接成本（100%）11/1/202220會(huì)前----發(fā)起人的準(zhǔn)備時(shí)間成本＝

2XYTX＝與會(huì)人員每小時(shí)平均工資的3倍；Y＝與會(huì)人數(shù)；T＝會(huì)議時(shí)長。11/1/202221會(huì)前-----組織者的準(zhǔn)備確定：通知：預(yù)定：打?。哼\(yùn)行：變更：服務(wù)：主持技巧：11/1/202222相當(dāng)一部分事務(wù)，實(shí)際上在會(huì)議真正開始之前就開始了11/1/202223會(huì)議如何起作用?參會(huì)者清楚為什么要開這次會(huì)參會(huì)者能更配合地做好準(zhǔn)備討論更加集中討論也會(huì)更易于控制明確具體的目標(biāo)會(huì)前書面送達(dá)參會(huì)者更有可能達(dá)成會(huì)議目標(biāo)如果你被通知參加一個(gè)會(huì)議，卻沒有通知明確的會(huì)議目標(biāo)，怎么辦?11/1/202224會(huì)中----會(huì)議組織者所做準(zhǔn)備接待、簽到：會(huì)中服務(wù)：會(huì)議記錄：11/1/202225會(huì)中----主持人所做準(zhǔn)備主持人主持會(huì)議的能力，是考驗(yàn)一個(gè)人是否適合擔(dān)任主管的最簡單方式主持人四個(gè)方面的工作：導(dǎo)入議題：引出意見：導(dǎo)出結(jié)論：歸納要點(diǎn)：會(huì)議主持人所做準(zhǔn)備：11/1/202226會(huì)中----主持會(huì)議的幾點(diǎn)原則議事不議人意見不同是好事會(huì)議要?jiǎng)?chuàng)造一種寬松、坦誠的氣氛，有利于思想的交流與溝通，提高會(huì)議效率11/1/202227會(huì)中----提高會(huì)議效率的幾個(gè)要領(lǐng)準(zhǔn)時(shí)開頭簡潔說明會(huì)議要旨通告會(huì)議議程會(huì)中注意：發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題、是否出于個(gè)人利害；是否全體人員都專心聆聽發(fā)言；是否發(fā)言者過于集中于某些人；是否有從頭到尾都未發(fā)言的人；是否某個(gè)人的發(fā)言過于冗長；發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)11/1/202228會(huì)中----提高會(huì)議效率的幾個(gè)要領(lǐng)在必須延長會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長的時(shí)間把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)把決議付諸實(shí)施的程序（5w1h）理出，加以確認(rèn)。不能落實(shí)的會(huì)議是無效的11/1/202229會(huì)后會(huì)議紀(jì)要印發(fā)跟蹤決議的執(zhí)行情況總結(jié)會(huì)議得失，優(yōu)化會(huì)議流程11/1/202230開會(huì)常見的問題1高效會(huì)議的流程2開會(huì)的八個(gè)要點(diǎn)3會(huì)議禁忌411/1/202231三、開會(huì)的八個(gè)要點(diǎn)一個(gè)團(tuán)隊(duì)內(nèi)要對開會(huì)的八個(gè)要點(diǎn)形成共識，這樣一來才可以節(jié)省自己和別人的時(shí)間，有效提升會(huì)議的生產(chǎn)力。開會(huì)的八個(gè)要點(diǎn)包括：11/1/2022321、知道時(shí)間開會(huì)最忌諱的就是拖延時(shí)間，尤其是一些經(jīng)常性的會(huì)議。要對每個(gè)議題討論的時(shí)間有限制。如果在某個(gè)議題討論太久，卻還沒有結(jié)果，就把這個(gè)一議題記下來，下次開會(huì)時(shí)再討論。如果這次會(huì)議一定要達(dá)到某些具體的結(jié)論的話，在開會(huì)前就要先告知每個(gè)參與的人，不達(dá)到目的絕不罷休。不要為了減少與會(huì)人員的負(fù)擔(dān)而迅速結(jié)束會(huì)議，這只會(huì)讓你的后續(xù)動(dòng)作更困難而已。11/1/2022332、牢記會(huì)議的主要理由在企業(yè)，開會(huì)通常為了三個(gè)目的：溝通、管理和決策。不論哪一個(gè)目的，最重要的是以行動(dòng)為焦點(diǎn)。

例如討論要采取什么行動(dòng)，上次行動(dòng)的結(jié)果如何，或是在不同的行動(dòng)方案中選擇一個(gè)。避免沒有討論行動(dòng)的會(huì)議，因?yàn)槟呛芸赡苤粫?huì)浪費(fèi)時(shí)間。

11/1/2022343、會(huì)議的黃金規(guī)則公開稱贊，私下批評。避免公開批評別人的意見，因?yàn)檫@對士氣有很大的傷害。11/1/2022354、盡量在上班時(shí)間開會(huì)盡量在日常上班時(shí)間開會(huì)，除非是很緊急的事情。在傍晚或者周末開會(huì)，將影響到參會(huì)者工作與生活的平衡，間接也會(huì)令其不易在正常時(shí)間做好份內(nèi)的工作。11/1/2022365、公私分明在工作場所難免會(huì)結(jié)交一些朋友，但是在開會(huì)時(shí)，就要避免被這些社交關(guān)系影響，在會(huì)議開始及結(jié)束時(shí)，難免需要一些社交來潤滑，但是必須清楚地知道適可而止。在會(huì)議中，太多的社交反而會(huì)使得不屬于團(tuán)體的成員感到厭惡，更使得會(huì)議缺乏效率。人總需要一些工作之外的人際關(guān)系，如果你發(fā)現(xiàn)你大部分的人際關(guān)系都需要透過會(huì)議建立，那你可要做些改變。11/1/2022376、會(huì)議最好的模式是以主，而非專制優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者總是引導(dǎo)與說服，而非強(qiáng)迫。領(lǐng)導(dǎo)者要了解會(huì)議的意義，如果只是想要宣告自己的一項(xiàng)決定或政策，只要將它發(fā)布在相關(guān)媒體上即可，不需要召集大家開會(huì)，卻又不給大家討論的空間。11/1/2022387、建立明確的議程，并在會(huì)議前發(fā)放在開會(huì)前必須清楚這次會(huì)議的目的、本質(zhì)和架構(gòu)。整理成明確的議程，并在會(huì)議前讓大家傳閱。這樣才能讓與會(huì)人員有充分時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和論點(diǎn)。11/1/2022398、例會(huì)目的已不存在時(shí)，要停止如果已經(jīng)無法清楚陳述某些例行會(huì)議存在原因時(shí)，那就是該停止這些會(huì)議的時(shí)候。定期檢視會(huì)議的存在的目的，才能避免官僚情況的出現(xiàn)。當(dāng)然，要廢除這些會(huì)議時(shí)，先想想這些會(huì)議當(dāng)初存在的理由，如果是為了設(shè)定公司未來的目標(biāo)，就應(yīng)該繼續(xù)存在。11/1/202240開會(huì)常見的問題1高效會(huì)議的流程2開會(huì)的八個(gè)要點(diǎn)3會(huì)議禁忌411/1/202241四、會(huì)議禁忌事項(xiàng)發(fā)言時(shí)不可長篇大論，滔滔不絕（原則上以3分鐘為限），冗長的會(huì)議和無關(guān)的語言將帶來心理上的疲憊和抗拒。可以讓發(fā)言者站著說不可從頭到尾沉默到底。不可取用不正確的資料。不要盡談些期待性的預(yù)測。要站在可行、可觀察、可量度的角度。不可做人身攻擊。不可打斷他人的發(fā)言。不可不懂裝懂，不著邊際。不可對發(fā)言者吹毛求疵。不要中途離席。11/1/202242回顧開會(huì)常見的問題1高效會(huì)議的流程2開會(huì)的八個(gè)要點(diǎn)3會(huì)議禁忌411/1/202243本課程提供的工具會(huì)議記錄格式會(huì)議紀(jì)要模板大型會(huì)議的預(yù)算模板例行會(huì)議的督導(dǎo)表一般會(huì)議的行動(dòng)計(jì)劃表大型會(huì)議的甘特圖（橫道圖）11/1/202244讓會(huì)議

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