文檔管理系統(tǒng)方案

文檔管理

系統(tǒng)解決方案2010.08TOC\o"1-5"\h\z概述 -4-\o"CurrentDocument"系統(tǒng)目標(biāo) -4\o"CurrentDocument"系統(tǒng)框架 -4設(shè)計方案 5-系統(tǒng)管理 -5組織機(jī)構(gòu) -5 -人員管理 -5 -編碼配置 -6 -\o"CurrentDocument"權(quán)限管理 -6 -\o"CurrentDocument"文檔后臺管理 -6 -文檔管理主頁 -6-文檔發(fā)布 -6-\o"CurrentDocument"文檔排名 -6 -\o"CurrentDocument"文檔推薦 -6 -\o"CurrentDocument"文檔分類 -6 -\o"CurrentDocument"文檔管理功能 -6\o"CurrentDocument"文檔上傳 -7 -\o"CurrentDocument"文檔下載 -7 -\o"CurrentDocument"文檔閱讀 -7 -\o"CurrentDocument"文檔播放 -7 -\o"CurrentDocument"文檔查找 -8 -\o"CurrentDocument"文檔統(tǒng)計 -8 -系統(tǒng)接口 -8-提供的接口 -8-需要的接口 一8-1概述隨著企業(yè)信息化建設(shè)的推進(jìn)，企業(yè)已經(jīng)在兩個方面進(jìn)行了較多的信息化應(yīng)用，一方面是具體業(yè)務(wù)的數(shù)字化，一方面是以公文流轉(zhuǎn)為主的日常辦公信息化。隨著這些工作的開展，企業(yè)電子信息數(shù)據(jù)主要以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫和非結(jié)構(gòu)化的文檔數(shù)據(jù)庫為主，除開這些數(shù)據(jù)外，像音頻、視頻、資料等電子文檔則沒有進(jìn)行規(guī)范管理。為此，在企業(yè)構(gòu)建“統(tǒng)一”、“集中”的文檔管理系統(tǒng)顯得極為必要。系統(tǒng)目標(biāo)文檔管理系統(tǒng)總的目標(biāo)是建設(shè)集中、共享的企業(yè)文檔服務(wù)。其中要達(dá)到如下幾個要點。集中統(tǒng)一的管理：目前各部門都有相應(yīng)的文檔，各自存儲，存儲方式也不盡相同，容易丟失、查找困難。文檔管理系統(tǒng)要實現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心，集中進(jìn)行文檔管理。整個企業(yè)都采用這個文檔管理服務(wù)。信息共享與權(quán)限：文檔可以通過設(shè)置進(jìn)行共享，加快文檔的傳遞；對于機(jī)密文件和個人私密文件，可以通過權(quán)限控制杜絕他人訪問或者允許個別訪問。及時更新文檔發(fā)布：對于個人需要關(guān)注的、或者他人推薦的文檔第一時間反應(yīng)出來。合理完善的接口：通過接口使得其他系統(tǒng)能夠訪問文檔系統(tǒng)，使得文檔系統(tǒng)成為企業(yè)唯一的文檔存儲、管理系統(tǒng)。一點登錄：通過登錄接口，允許從其他系統(tǒng)登錄后，自動登錄文檔系統(tǒng)。系統(tǒng)框架文件服務(wù)器文件上傳接口文件下載接口文件閱讀播放接口一點登錄接口其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)/OA終端網(wǎng)頁訪問終端網(wǎng)頁訪問終端網(wǎng)頁訪問文件服務(wù)器文件上傳接口文件下載接口文件閱讀播放接口一點登錄接口其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)/OA終端網(wǎng)頁訪問終端網(wǎng)頁訪問終端網(wǎng)頁訪問2設(shè)計方案系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理主要完成系統(tǒng)運(yùn)行相關(guān)后臺配置及登錄人員信息及前線的管理。組織機(jī)構(gòu)對企業(yè)涉及到電子文檔管理的相關(guān)部門進(jìn)行登記。以樹狀結(jié)構(gòu)方式體現(xiàn)組織的上下級管理。是人員和權(quán)限管理的基礎(chǔ)。2?1.2人員管理在組織機(jī)構(gòu)下建立人員信息資料。并設(shè)置登錄缺省賬號和密碼。人員信息中做好與相關(guān)其他應(yīng)用系統(tǒng)一點登錄的對照關(guān)系。其他系統(tǒng)連接進(jìn)入文檔管理后能夠自動完成登錄。編碼配置對系統(tǒng)中使用到的相關(guān)編碼、如部門類別、文檔類別等等需要選擇的編碼進(jìn)行配置。權(quán)限管理對系統(tǒng)中的人員進(jìn)行權(quán)限分配，主要分配的是文檔的管理權(quán)限。文檔的訪問權(quán)限不在系統(tǒng)功能中配置，而是上傳者進(jìn)行配置。文檔后臺管理該功能由管理員或相應(yīng)權(quán)限的人，可以對系統(tǒng)中文件進(jìn)行刪除、訪問權(quán)限配置、評論刪除等等。文檔管理主頁文檔發(fā)布文檔發(fā)布功能不是做文檔發(fā)布，而是新發(fā)布的文檔的信息。能夠及時反映文檔上傳的動態(tài)。也讓相映的需要關(guān)心的人及時了解到信息。文檔排名文檔排名按照訪問頻率進(jìn)行排名，并在主頁上顯示前10名。文檔推薦主頁上顯示有閱讀者推薦的文檔的前10名。文檔分類文檔分類則是列舉出重要的文檔分類，如按照法律法規(guī)、工作規(guī)范、報表、音視頻等類別。點擊后能夠按照時間順序顯示文檔，并進(jìn)行訪問。文檔管理功能文檔管理實現(xiàn)文檔本身的各種操作，包括上傳、下載、于都、播放、查找、評論、推薦等等。文檔上傳文檔上傳首先需要登錄系統(tǒng)，沒有登錄系統(tǒng)不能進(jìn)行文件的操作。但是可以閱讀文件。上傳文件時需要進(jìn)行登記的內(nèi)容有：文件名、文件摘要、文件類別，并確定文件的權(quán)限級別，權(quán)限包括：部門共享、部門及上級共享、部門及下級共享、全部共享、私有、指定共享，其中制定共享可以選擇本單位的人，只有指定的人才能訪問。權(quán)限還包括設(shè)置是否允許下載，缺省設(shè)置為可以下載。?對于自己上傳的文件，可以進(jìn)行覆蓋和刪除。文檔下載文檔下載是針對非音視頻文件，音視頻文件不能下載，紡織流量過大。文檔下載也由權(quán)限控制，對于完全共享的文件，無需登錄即可訪問，部門共享的必須是發(fā)文者同部門的人才能訪問；對于部門級上級共享的是本部門及上級管理部門可以訪問；部門及下級共享是本部門及下級部門可以訪問。文檔閱讀文檔閱讀的權(quán)限與文檔下載類似。不同的是，即便是完全共享的文件，如果不登錄系統(tǒng)也不能下載。文檔閱讀針對的是PDF、Word.Excel等常見格式文件，不能識別的文件只能下載閱讀。這類可以識別的文件，自動采用內(nèi)嵌瀏覽的方式。?文檔評論：在閱讀中，讀者可以加入自己的評論，評論會根據(jù)文件的權(quán)限自動反饋到主頁中。?文檔推薦：在閱讀時，讀者可以對文檔進(jìn)行推薦，推薦的文檔也會進(jìn)入主頁推薦文檔排名。文檔播放對于多媒體文檔，系統(tǒng)不運(yùn)行下載（可以通過管理員獲得文件），只能進(jìn)行在線播放。?系統(tǒng)內(nèi)嵌播放組件。文檔查找文檔查找可以通過文件名、日期、大小、類別、發(fā)布者、發(fā)布部門、摘要模糊查找文件。查找到文件后，可以進(jìn)行以上文件操作。文檔統(tǒng)計文檔統(tǒng)計主要完成對系統(tǒng)中文檔的總體情況進(jìn)行匯總，包括文檔總量、文檔大小總量、文檔增量等。系統(tǒng)接口提供的接口文檔上傳接口：通過webservice的方式提供給其他