行政管理部檔案管理崗位工作辦法

134/134行政治理部檔案治理崗位工作手冊(cè)編制：吳洪芹復(fù)核：審批：下發(fā)日期：年月日?qǐng)?zhí)行日期：年月日目錄一、目的 6二、適用范圍 6三、崗位職責(zé) 6四、公司檔案簡(jiǎn)述 7（一）職能分工 7（二）現(xiàn)存檔案 7（三）設(shè)備用具 7五、檔案工作 8（一）收集 81、歸檔范圍 82、不歸檔范圍： 93、歸檔時(shí)刻 94、歸檔要求 105、檔案交接表 11（二）分類(lèi) 121、文書(shū)檔案 122、產(chǎn)品檔案 133、基建檔案 134、設(shè)備檔案 135、科研檔案 146、會(huì)計(jì)檔案 147、人事檔案 158、實(shí)物檔案 159、聲像檔案 1610、資質(zhì)證書(shū) 1611、流淌檔案 1712、電子檔案 17（三）整理 181、文書(shū)檔案 182、科技檔案 233、實(shí)物檔案 264、照片檔案 27（四）保管 281、庫(kù)房 282、檔案代理卡 283、定期檢查、清點(diǎn) 29（五）借閱 301、找什么 302、如何找 303、去哪找 304、如何借 31（六）統(tǒng)計(jì) 32（七）保密 32（八）編研 33（九）銷(xiāo)毀 34（十）考核 341、公司考核 342、集團(tuán)考核 353、外部考核 35（十一）培訓(xùn) 35六、附則 35附件1： 36附件2： 37附件3： 54附件4： 56附件5： 57附件6： 58附件7： 59附件8： 60附件9： 61附件10： 62附件11： 63附件12： 64附件13： 65附件14： 66附件15： 77附件16： 87行政治理部檔案治理崗位工作手冊(cè)一、目的為規(guī)范公司內(nèi)部檔案治理工作并保證檔案完整性和保密性，有效積存和收集各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有查考價(jià)值的文件記錄，合理有效利用檔案資料，現(xiàn)依照《企業(yè)文件歸檔差不多范圍與保管期限參考表》、《久泰能源集團(tuán)檔案治理制度》、《山東公司檔案治理實(shí)施細(xì)則》，結(jié)合公司實(shí)際，特制定檔案治理崗位工作手冊(cè)。二、適用范圍本手冊(cè)是對(duì)檔案工作的進(jìn)一步梳理和明確，適用于行政治理部檔案治理崗位三、崗位職責(zé)堅(jiān)守崗位，熱情服務(wù)，嚴(yán)守機(jī)密，立足做好本職工作；參加工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱、產(chǎn)品鑒定會(huì)及科技成果鑒定會(huì)；負(fù)責(zé)本公司檔案的收集、鑒定、整理、分類(lèi)、組卷、編目及上架入庫(kù)；負(fù)責(zé)本公司檔案借閱、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀、總結(jié)，做好調(diào)研以便更好服務(wù)；負(fù)責(zé)庫(kù)房治理，保持庫(kù)房清潔，做好“九防”，對(duì)各類(lèi)檔案及時(shí)檢查，及時(shí)修復(fù)破損檔案。四、公司檔案簡(jiǎn)述（一）職能分工行政治理部為公司檔案治理部門(mén)，目前共設(shè)三個(gè)檔案室：綜合檔案室、人事檔案室、財(cái)務(wù)檔案室。人事檔案室和財(cái)務(wù)檔案室分不由人力資源部和財(cái)務(wù)部單獨(dú)治理，并同意行政治理部的監(jiān)督和指導(dǎo)。行政治理部負(fù)責(zé)除財(cái)務(wù)檔案、人事檔案以外的公司其他各類(lèi)檔案的統(tǒng)籌治理；負(fù)責(zé)設(shè)立公司專(zhuān)職檔案員崗位，組織各部門(mén)建立健全公司專(zhuān)職檔案員隊(duì)伍，并開(kāi)展培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行集團(tuán)和公司有關(guān)檔案治理規(guī)章制度，并進(jìn)行適時(shí)修訂和補(bǔ)充。（二）現(xiàn)存檔案公司依照集團(tuán)檔案提升工程的要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)存檔案進(jìn)行合理分類(lèi)，形成了文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、職工、實(shí)物、聲像、電子等多種類(lèi)型的檔案。截至2012年1月1日，共形成檔案70752件，其中：文書(shū)檔案23959件，基建檔案30553件，設(shè)備檔案5151件，會(huì)計(jì)檔案3820件，職工檔案1188件，實(shí)物檔案159件，聲像檔案168件，電子檔案5754件。（三）設(shè)備用具檔案盒：符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文書(shū)檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、聲像檔案盒；印章：久泰能源科技有限公司全宗章、臨沂久新能源公司全宗章、文書(shū)歸檔章、科技?xì)w檔章、數(shù)字印章、10年章、30年章、永久章；電子設(shè)備：中晶A3掃描儀1臺(tái)、臺(tái)式電腦3臺(tái)（辦公室、借閱室、庫(kù)房）、HP打印機(jī)1臺(tái)、除濕機(jī)2臺(tái)、溫濕度計(jì)表2個(gè)；其他工具：打孔機(jī)、大小訂書(shū)機(jī)、裝訂線、鉤針、不銹鋼釘?shù)?。五、檔案工作（一）收集檔案工作具有系統(tǒng)性和連貫性。檔案收集是開(kāi)展檔案整理、分類(lèi)、編目、保管、借閱、鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等一系列工作的首要環(huán)節(jié)。俗話講，巧婦難為無(wú)米之炊，只有從源頭上做好收集工作才能保證檔案后續(xù)工作的順利展開(kāi)。1、歸檔范圍上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料：頒發(fā)執(zhí)行文件、上級(jí)會(huì)議、代上級(jí)草擬定稿、上級(jí)視察講話、指示、題詞、照片及錄音錄像材料；本單位文件材料：會(huì)議、正式文件（簽發(fā)稿、印制稿及重要文件修改稿）、與上下級(jí)間的請(qǐng)示批復(fù)文件、本單位及部門(mén)的工作打算和總結(jié)報(bào)告、本單位領(lǐng)導(dǎo)出息的重要活動(dòng)材料、本單位的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)、人事、會(huì)計(jì)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等規(guī)章制度文件及協(xié)議；同級(jí)單位和非隸屬單位的文件：聯(lián)系協(xié)商的文件來(lái)往；下級(jí)單位的文件材料：下級(jí)單位的工作打算及總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算及決算等資料2、不歸檔范圍：上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本公司工作人員的文件；上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的僅供參閱而不辦理、征求意見(jiàn)未定稿、一般事務(wù)性文件；本公司形成的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批閱、簽發(fā)的未生效文件，一般文件的歷次修改稿，打印文件的校對(duì)稿，從正式文件、報(bào)紙、雜志上摘錄下來(lái)的供工作參考的非證明性文件，以參考為目的從各方面收集的文件材料，招標(biāo)未中標(biāo)文件；集團(tuán)各單位和非隸屬單位的文件材料，不許貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料；非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件；各單位報(bào)送集團(tuán)的參閱簡(jiǎn)報(bào)，不應(yīng)抄送和不必備案的文件，抄送一般而不需辦理的文件，抄報(bào)備案的一般性文件材料。3、歸檔時(shí)刻經(jīng)營(yíng)治理工作、生產(chǎn)技術(shù)治理工作、行政治理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔；科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分時(shí)期、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按時(shí)期歸檔；產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔；會(huì)計(jì)檔案和人事檔案由相關(guān)部門(mén)整理歸檔；電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)刻一致；磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)刻一致；更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。4、歸檔要求企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作專(zhuān)兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)標(biāo)稱(chēng)的質(zhì)量要求。歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字講明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。5、檔案交接表文件形成部門(mén)應(yīng)就歸檔文件填寫(xiě)《檔案交接表》(附件1)。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目治理部門(mén)編寫(xiě)歸檔講明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。一式兩份，以備日后查考和統(tǒng)計(jì)，防止工作中出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。檔案交接表應(yīng)規(guī)范填寫(xiě)，在辦理交接前可由移交人先發(fā)一份填寫(xiě)好的電子版交接表給接收人，接收人確認(rèn)無(wú)誤后，再由移交人打印出來(lái)，找領(lǐng)導(dǎo)簽字。交接表填寫(xiě)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：（1）移交時(shí)刻為必填項(xiàng)，方便日后查考和編制流水號(hào)；（2）移交部門(mén)為必填項(xiàng)（3）序號(hào)為所移交的一組資料的流水號(hào)（4）文號(hào)或圖號(hào)，有則必須填寫(xiě)（5）責(zé)任者必填，責(zé)任者為文件材料形成者，應(yīng)寫(xiě)全稱(chēng)；（6）文件材料題名必填，題名應(yīng)規(guī)范，準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容；（7）日期必填，日期應(yīng)為八位阿拉伯?dāng)?shù)字，只有年和月時(shí)，日應(yīng)用00表示；（8）頁(yè)數(shù)必填，背面有內(nèi)容的應(yīng)視為一頁(yè)；（9）保管期限和備注選填，備注用以講明文件的份數(shù)、原件、復(fù)制件以及專(zhuān)門(mén)材料如光盤(pán)、照片、磁帶等；（10）簽名：移交人和移交部門(mén)負(fù)責(zé)人手簽后，由接收人和接收部門(mén)負(fù)責(zé)人手簽，交接表由移交人和接收人各持一份。（二）分類(lèi)目前公司檔案分類(lèi)嚴(yán)格按照《企業(yè)檔案歸檔差不多范圍與保管期限參考表》（附件2），并結(jié)合公司實(shí)際情況補(bǔ)充新增類(lèi)目?，F(xiàn)結(jié)合實(shí)例具體講下公司目前檔案分類(lèi)方案：1、文書(shū)檔案文書(shū)檔案采取按年度分類(lèi)，每個(gè)年度之下又分經(jīng)營(yíng)決策、生產(chǎn)治理、行政治理、黨群治理四大類(lèi)，每個(gè)大類(lèi)之下又依照《企業(yè)文件歸檔差不多范圍與保管期限參考表》劃分二級(jí)類(lèi)目。01經(jīng)營(yíng)決策02生產(chǎn)治理03行政治理04黨群工作保管期限：永久、30年、10年例如：2011年的物資采購(gòu)打算表歸檔分類(lèi)檔號(hào)01·6·2011-001件號(hào)001頁(yè)數(shù)100期限30年講明：檔號(hào)中01代表經(jīng)營(yíng)決策類(lèi)，6代表01經(jīng)營(yíng)決策類(lèi)之下第六類(lèi)物資治理類(lèi)，2011代表歸檔文件是2011年的；件號(hào)：代表歸檔文件在同級(jí)類(lèi)目下按照時(shí)刻排序后的流水序號(hào)；頁(yè)數(shù)：代表歸檔文件的頁(yè)數(shù)，正反面都有內(nèi)容的算兩頁(yè)；期限：表示歸檔文件的保管期限，依照標(biāo)準(zhǔn)物資采購(gòu)打算表的保管期限為30年。2、產(chǎn)品檔案產(chǎn)品檔案按照“課題—時(shí)期”進(jìn)行歸檔，目前能源科技公司產(chǎn)品檔案全部由集團(tuán)科研中心檔案分室進(jìn)行保管。從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，公司目前先預(yù)留出檔號(hào)，即05，以便隨時(shí)補(bǔ)充。3、基建檔案基建檔案按照“項(xiàng)目—時(shí)期”進(jìn)行分類(lèi)，一級(jí)類(lèi)號(hào)為06，再依照公司基礎(chǔ)建設(shè)情況劃分生產(chǎn)建筑、生活建筑、辦公建筑，然后按照具體項(xiàng)目劃分三級(jí)類(lèi)目，如3萬(wàn)噸二甲醚/年、6萬(wàn)噸二甲醚/年、20萬(wàn)噸二甲醚、50萬(wàn)噸甲醇/年、100萬(wàn)噸二甲醚/年等項(xiàng)目。例如：20萬(wàn)噸/二甲醚替代石油項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件檔號(hào)序號(hào)06·2·3-001003講明：檔號(hào)中06代表基礎(chǔ)建設(shè)類(lèi)，2代表基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目中的生產(chǎn)建設(shè)類(lèi)，3代表生產(chǎn)建設(shè)類(lèi)之下的20萬(wàn)噸年產(chǎn)二甲醚項(xiàng)目，001代表第一卷，立項(xiàng)批復(fù)屬于前期資料，應(yīng)該放到前面；序號(hào)代表當(dāng)前文件為本卷第三件文件。4、設(shè)備檔案設(shè)備類(lèi)檔案遵循一機(jī)一檔原則，先分出綜合、生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、電子儀質(zhì)四類(lèi)，其中生產(chǎn)設(shè)備之下又按照生產(chǎn)部門(mén)分為甲醇部、甲醚部、動(dòng)力部，部門(mén)之下又分項(xiàng)目，項(xiàng)目之下劃分工段，辦公設(shè)備是按照辦公用品類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，如電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等。需要講明的是，集團(tuán)2012年最新要求IT電腦因?yàn)楦聯(lián)Q代比較快且以后職員可采取補(bǔ)貼購(gòu)買(mǎi)方式，電腦資料將不再進(jìn)行歸檔。例如：5萬(wàn)噸甲醇項(xiàng)目變換工段變換器脫硫塔部件圖檔號(hào)序號(hào)7·２·１·１·２－１003講明：檔號(hào)中7代表設(shè)備類(lèi)，2代表生產(chǎn)設(shè)備，1代表甲醇部，第二個(gè)1代表5萬(wàn)噸甲醇項(xiàng)目，第二個(gè)2代表變換工段，最后一個(gè)1代表第一卷。件號(hào)003代表第一盒中第三件，設(shè)備類(lèi)資料一般是文字材料再上，圖紙?jiān)谙逻M(jìn)行排列。5、科研檔案科研檔案按照“課題—時(shí)期”進(jìn)行歸檔，目前能源科技公司科研檔案全部由集團(tuán)科研中心檔案分室進(jìn)行保管。從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，公司目前先預(yù)留出檔號(hào)，即08，以便隨時(shí)補(bǔ)充。6、會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案先劃分出能源科技公司和久新公司，公司之下又分憑證、賬簿、報(bào)表、盤(pán)點(diǎn)表、銀行開(kāi)戶資料、調(diào)節(jié)表、支票領(lǐng)用登記簿、審計(jì)咨詢報(bào)告、稅務(wù)等。例如：2004年能源科技公司1月份會(huì)計(jì)憑證檔號(hào)09·01·01·2004-01件號(hào)01頁(yè)數(shù)178期限15年講明：檔號(hào)中09代表會(huì)計(jì)類(lèi)，01代表能源財(cái)務(wù)，01代表會(huì)計(jì)憑證，2004表示才憑證為2004年的，01代表是第一盒憑證；件號(hào)01代表為第一件，憑證類(lèi)現(xiàn)默認(rèn)一盒為一件；頁(yè)數(shù)代表本憑證共有178頁(yè)，注意附件也算一頁(yè)；期限表示會(huì)計(jì)憑證保管期限為15年。7、人事檔案人事檔案一級(jí)類(lèi)目為職工檔案，序號(hào)10；二級(jí)類(lèi)目為職工類(lèi)不，在崗職工為01，退休職工為02，離崗職工為03，死亡職工為04；三級(jí)類(lèi)目為職工檔案流水號(hào)，起始號(hào)為0001。每位職工檔案按照內(nèi)容又分為十類(lèi)，依次為履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料，政審材料，黨、團(tuán)材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料，招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)原退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料，其他可供組織參考的材料。8、實(shí)物檔案實(shí)物檔案是按照載體形態(tài)進(jìn)行分類(lèi)，共分為01獎(jiǎng)狀、02獎(jiǎng)牌、03獎(jiǎng)旗、04獎(jiǎng)杯、05證書(shū)五類(lèi)，歸檔采納紅色四格紙進(jìn)行劃分。例如：2002年12月30日獲得的中國(guó)專(zhuān)利山東明星企業(yè)證書(shū)。全宗號(hào)11·052002001講明：全宗號(hào)暫不寫(xiě)，由檔案館給號(hào)；檔號(hào)為11·05，11表示實(shí)物類(lèi)檔案，05表示證書(shū)；2002表示此實(shí)物的年度時(shí)刻；001表示此證書(shū)為實(shí)物證書(shū)類(lèi)第一件證書(shū)。9、聲像檔案聲像檔案代號(hào)為12，依照載體材料并結(jié)合其內(nèi)容性質(zhì)劃分為劃分為01照片、02數(shù)據(jù)、03錄像、04錄音、05資料等五類(lèi)。公司目前要緊是照片檔案，在全宗內(nèi)按保管期限－年度－問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，采納照片特有的整理方式，編制照片講明，使用組聯(lián)符號(hào)，照片要素講明需詳細(xì)。10、資質(zhì)證書(shū)資質(zhì)證書(shū)屬于公司重要證件，因此單獨(dú)存放保管，要緊分為公司資質(zhì)和個(gè)人資質(zhì)兩類(lèi)。例如：2009年頒發(fā)的久泰能源科技有限公司安全生產(chǎn)許可證正本檔號(hào)件號(hào)13·0160講明：檔號(hào)中13表示資質(zhì)證書(shū)代號(hào)，01表示公司資質(zhì)；件號(hào)中60代表此證書(shū)為公司資質(zhì)證書(shū)第六十件。11、流淌檔案流淌檔案是依照公司實(shí)際工作需要及其載體的專(zhuān)門(mén)性單獨(dú)設(shè)立的，目前公司流淌檔案要緊有機(jī)動(dòng)車(chē)輛資料、儀器儀表檢定證書(shū)、特種設(shè)備壓力容器登記證書(shū)。流淌檔案雖單獨(dú)保管，也需要編制目錄以方便查找。流淌檔案代號(hào)為14.12、電子檔案電子檔案先按照年度進(jìn)行劃分，每年度有劃分出01公司級(jí)文件和02部門(mén)級(jí)文件，綜合類(lèi)之下又分為紅頭文件、通知制度、規(guī)章方法、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)打算、成本消耗、生產(chǎn)報(bào)表、黨委文件等，部門(mén)文件按照各部門(mén)資料進(jìn)行劃分。例如：2011年9月1日下發(fā)的《關(guān)于久泰能源科技有限公司10萬(wàn)噸/年工業(yè)甲醇生產(chǎn)裝置停產(chǎn)的請(qǐng)示》檔號(hào)件號(hào)15·1·1·2012講明：檔號(hào)中15表示電子文件編號(hào)，1表示公司級(jí)文件，第二個(gè)1表示紅頭文件，2表示能源科技公司紅頭文件；件號(hào)012表示為2011年能源科技公司紅頭文件第12件。備注：個(gè)人的電子資料也可參照此法整理，詳見(jiàn)《個(gè)人電子文件整理歸檔方法》（附件3）（三）整理1、文書(shū)檔案（1）歸檔單位：文書(shū)檔案整理、歸檔以件為單位，一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件（定稿不易裝訂的也可單獨(dú)作為一件）；正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多也可各為一件）；原件與復(fù)制件為一件（對(duì)制成材料或字跡材料不利于長(zhǎng)期保管的、以及破損的文件，要復(fù)制后與原件一起歸檔）；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷次修改稿的,應(yīng)作為一件，如修改稿數(shù)量較多也可各為一件）。稿：用計(jì)算機(jī)打印的定稿，不管定稿上有無(wú)重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，均應(yīng)歸檔；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的，須多打一份作為定稿與正文和發(fā)文稿紙為一件歸檔。紙：欄目填寫(xiě)齊全、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親筆簽發(fā)的發(fā)文稿紙，與正本、定稿一并歸檔。件閱辦單：正文與文件閱辦單為一件；不論有無(wú)領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容、有無(wú)處理結(jié)果的文件處理單，均應(yīng)與文件一起歸檔。正文在前，閱辦單放中間，底稿放最后。文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）可為一件；如此是為整理此類(lèi)文件節(jié)約了工作量，但在此后的編目中文件題名應(yīng)寫(xiě)批復(fù)的題名，在后面要注明（附請(qǐng)示、報(bào)告、函）。（2）文件的修整整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案愛(ài)護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。需保管30年以上的文件要進(jìn)行修整，保管10年以下的文件可保持原狀。文件修整工作內(nèi)容有修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物，及大紙張折疊。修裱：對(duì)破損紙張進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。復(fù)制：對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制。去除易銹金屬物：除去一般的訂書(shū)釘、回形針、大頭針等。大紙張折疊：超過(guò)A4規(guī)格的，按照A4規(guī)格進(jìn)行折疊，折疊時(shí)盡量減少折數(shù)，多頁(yè)的要單張折疊。（3）裝訂裝訂方式采納不銹鋼訂書(shū)釘在文件左側(cè)裝訂，一般訂兩只釘。較厚的文件采納三孔一線的裝訂方式。裝訂時(shí)注意件內(nèi)文件的排列順序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文與來(lái)文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后；有文件閱辦單的，正文在前，文件閱辦單在后。（4）編目編目是指依照分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，是對(duì)歸檔文件以件為單位進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、排列、編號(hào)后，將每一份文件的內(nèi)容、形式特征及其編號(hào)登記下來(lái)，以備查找利用和治理統(tǒng)計(jì)之需。編目工作是檔案人員按文件分類(lèi)、排列的結(jié)果逐類(lèi)、逐件登錄，也是對(duì)歸檔文件內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引、著錄的過(guò)程，應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入，以適應(yīng)檔案治理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。 檔號(hào)件號(hào)責(zé)任者文號(hào)文件材料名稱(chēng)日期頁(yè)數(shù)期限備注①②③④⑤⑥⑦⑧⑨①檔號(hào)：同“歸檔章檔號(hào)”。②件號(hào)：同“歸檔章件號(hào)”。③責(zé)任者：填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱(chēng)。填寫(xiě)責(zé)任者使用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)，責(zé)任者多的可適當(dāng)省略，原文上沒(méi)有的要經(jīng)考證后補(bǔ)上。④文號(hào)：填寫(xiě)文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，要求照實(shí)抄錄，填寫(xiě)完整，不得省略。如久張發(fā)〔2011〕8號(hào)。⑤題名：歸檔文件的標(biāo)題。題名十分重要，是以后查找檔案時(shí)的最重要的要素，填寫(xiě)時(shí)一般應(yīng)照實(shí)抄錄。文件只有一個(gè)題名且能反映文件內(nèi)容的（正題名），填寫(xiě)時(shí)照實(shí)抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無(wú)須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時(shí)附件標(biāo)題可一并抄錄，外加“（）”標(biāo)注。來(lái)文與復(fù)文作為一件，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，題名后注明“（附請(qǐng)示）”；任免文件和表彰文件中人員未列在題名中的，在題名后將人員列出，原題名簡(jiǎn)單的要重?cái)M，補(bǔ)充的內(nèi)容都要加“（）”。⑥日期：文件的形成時(shí)刻，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2011.11.01。⑦頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每一件歸檔文件中有圖文頁(yè)面的總數(shù)（歸檔章上的總頁(yè)數(shù)），并在每頁(yè)下方居中位置用鉛筆標(biāo)明頁(yè)碼。⑧期限：填寫(xiě)保存期限。⑨備注：注釋文件需講明的情況包括密級(jí)、破損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀、更新等。歸檔文件目錄依照情況，可裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一本，或每年區(qū)分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）裝訂成若干本，這要依照公司年度歸檔的數(shù)量來(lái)定。合訂成一本的目錄中內(nèi)頁(yè)加目錄或用標(biāo)簽紙以區(qū)分保管期限和機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）。①全宗名稱(chēng)：立檔公司的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)②年度：文件形成年度，4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如“2011”。③保管期限：對(duì)應(yīng)歸檔文件的保管期限，填寫(xiě)永久、30年、10年。④機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：依照分類(lèi)方案，填寫(xiě)對(duì)應(yīng)歸檔文件的類(lèi)目。⑤歸檔文件目錄裝訂成冊(cè)，外封面可用統(tǒng)一制作的歸檔文件目錄夾。（5）裝盒將歸檔文件按事先編好件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。裝盒按歸檔的件號(hào)順序裝入。二級(jí)分類(lèi)時(shí)，可裝滿一盒后再裝下一盒；三級(jí)分類(lèi)時(shí)，視一個(gè)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）文件的多少確定。同一盒內(nèi)的歸檔文件僅是按件號(hào)順序裝在一起。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)，統(tǒng)一用黑色字體，也可使用全宗章。檔案盒在盒脊設(shè)置分類(lèi)號(hào)、年度、起止件號(hào)、盒號(hào)等必填項(xiàng)，用黑色墨水書(shū)寫(xiě)，或用印章印書(shū)。為使其美觀也可打印盒脊內(nèi)容，然后使用膠棒剪貼至檔案盒上。文書(shū)檔案盒脊分3㎝（附件4）和4㎝（附件5）。起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)。盒號(hào)即檔案盒的排列序號(hào)，檔案室可依照需要用鉛筆編制。（如分類(lèi)方案為“保管期限－年度”的，2010年度的歸檔文件，永久1－n盒，30年1－n盒，10年1－n盒）。（6）排架歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與文書(shū)檔案分類(lèi)方案一致，排架遵循從上到下，自左至右的順序，要求整齊美觀。常用方法：采納“問(wèn)題—保管期限－年度”、“保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”的入庫(kù)排架方法，目前公司依照自身實(shí)際情況采納的是“年度—問(wèn)題—保管期限”排架法，經(jīng)與集團(tuán)協(xié)商自2013年起文書(shū)檔案將采納“年度—保管期限—問(wèn)題”排架法。2、科技檔案（1）基建檔案基建檔案一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)流水號(hào)，按形成時(shí)期結(jié)合內(nèi)容分不組卷?；ㄎ募牧蠑?shù)量多、規(guī)格雜，組卷時(shí)可考慮在同一時(shí)期內(nèi)同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷，原材料檢測(cè)、質(zhì)保書(shū)組一卷或若干卷。基建檔案原則上按前期基建依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。文字和圖紙組在一卷的，按文字材料在前，圖樣在后的順序排列。也可參照經(jīng)營(yíng)治理、生產(chǎn)技術(shù)治理類(lèi)的方法按件進(jìn)行整理，然后依照件的序號(hào)組裝一盒或數(shù)盒，目前公司基建檔案即采納采法。（2）設(shè)備檔案一機(jī)一檔，一套設(shè)備順序組卷、按形成時(shí)期和文件種類(lèi)分不組卷，或按件整理。遇到以下情況要專(zhuān)門(mén)處理：引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料及設(shè)備講明書(shū)等可不拆散組卷，保持原有裝訂方式。底圖以張為單位單獨(dú)保存和治理，另行整理編目。產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時(shí)，保留新形成的科技文件材料并單獨(dú)組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨(dú)組卷。外購(gòu)設(shè)備中的隨機(jī)文件材料能夠單獨(dú)組卷。文字和圖紙組在一卷的，按文字材料在前，圖樣在后的順序排列。（3）去訂、折疊、編號(hào)歸檔科技文件材料中有金屬物裝訂的要拆除，以件為單位的還需用不銹鋼釘或用線裝訂。歸檔文件材料的規(guī)格大小采納A4(297mm*210mm）。假如圖紙尺寸大于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，要采納“手風(fēng)琴”式折疊成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，做到大小統(tǒng)一，圖表外露。按A4高度向內(nèi)折（做一塊A4標(biāo)準(zhǔn)的硬質(zhì)紙板或鐵皮板作為折疊標(biāo)準(zhǔn)板），折成A4規(guī)格，左邊留出裝訂邊，右下角露出標(biāo)題欄。如文件材料小于標(biāo)準(zhǔn)，采取裱貼方法，裱貼在A4紙上。成冊(cè)的科技材料小于A4的保持原規(guī)格，不用加工。（4）編制封面案卷題名是該盒內(nèi)全部文件材料的總標(biāo)題，包括以下“三要素”內(nèi)容：科技項(xiàng)目（工程、產(chǎn)品、設(shè)備）名稱(chēng)＋文件材料的內(nèi)容特征＋文件名稱(chēng)（即文種）。題名要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示內(nèi)容，但不能過(guò)于概括籠統(tǒng)，比如“某某工程前期文件材料”，“前期”概念太大，這是以大概小。內(nèi)容表達(dá)要通暢、精煉，結(jié)構(gòu)詞使用要合理。比如不要濫用“關(guān)于”、“有關(guān)”。不要使用序數(shù)詞，比如“某某項(xiàng)目施工文件材料（一）”“某某項(xiàng)目施工文件材料（二）”，在那個(gè)地點(diǎn)要注意盡量不要使用相同的題名，要用各種方式把相同的題名區(qū)分開(kāi)來(lái)，比如用標(biāo)段、樓層、樁號(hào)等，而不要使用序數(shù)詞。能標(biāo)出具體文件名的盡量不用“文件材料”。如“某某設(shè)備講明書(shū)、安裝講明”，不寫(xiě)成“某某設(shè)備文件材料”。（5）裝盒填寫(xiě)檔案盒內(nèi)容：題名、檔號(hào)和保管期限，同封皮一樣填寫(xiě)。編制日期是盒內(nèi)材料的最早日期至最晚日期；編制單位是材料的責(zé)任者。盒脊標(biāo)簽為規(guī)范美觀，也采納打印剪貼方式，目前庫(kù)房使用的科技檔案盒分3㎝（附件6）和4㎝（附件7）。3、實(shí)物檔案（1）區(qū)分載體數(shù)量較少的公司可不分類(lèi)，直接按時(shí)刻順序排列整理；數(shù)量較多的公司可按載體種類(lèi)分為證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、其他，或證書(shū)、獎(jiǎng)牌、其他。（2）清潔修整實(shí)物檔案由于載體專(zhuān)門(mén)，容易受損或受污，整理時(shí)就要進(jìn)行清潔修整。獎(jiǎng)狀、證書(shū)破損要進(jìn)行修裱，獎(jiǎng)牌污損要清潔、拋光、保養(yǎng)，盡量恢復(fù)原狀，其他可依照不同的要求進(jìn)行修復(fù)。（3）電子存檔實(shí)物檔案依照其載體形態(tài)采納掃描或是拍照方式將其電子版存放起來(lái)，以便日常查閱調(diào)取。（4）貼標(biāo)簽實(shí)物檔案標(biāo)簽采納紅色四格標(biāo)簽。標(biāo)簽的貼法采納貼在實(shí)物檔案的背面右上方固定位置，較大的禮品檔案標(biāo)簽可貼在底座上。（5）編制目錄實(shí)物檔案要求編制專(zhuān)門(mén)載體檔案目錄，內(nèi)容有：序號(hào)、載體類(lèi)型、歸檔日期、案卷名稱(chēng)、編號(hào)、載體（規(guī)格、數(shù)量、單位）、編制（單位、日期）、密級(jí)、保管期限、對(duì)應(yīng)案卷檔號(hào)、備注。大部分項(xiàng)目填寫(xiě)要求與文書(shū)、科技檔案的要求相同。載體類(lèi)型：填寫(xiě)實(shí)物檔案的類(lèi)型，如證書(shū)、獎(jiǎng)牌等。對(duì)應(yīng)案卷檔號(hào)：填寫(xiě)該榮譽(yù)的表彰文件、審批表所在的文書(shū)檔案的檔號(hào)。（6）入庫(kù)上架實(shí)物檔案排架，按種類(lèi)分不排放，存放的方式有兩種：豎放和平放。公司實(shí)物檔案由于空間有限，采取豎放排列。實(shí)物檔案在檔案室總體分類(lèi)方案中列最后，排架時(shí)也宜排在檔案架的最后部分。4、照片檔案（1）芯頁(yè)講明照片講明應(yīng)采納橫寫(xiě)格式，分段書(shū)寫(xiě)，格式如下：①照片號(hào)/底片號(hào)：全宗號(hào)－保管期限代碼－冊(cè)號(hào)－張?zhí)?，影像相符的照片、底片編?hào)相同，目前公司照片檔案較少，統(tǒng)一采納順序號(hào)。②事由：照片所反映的事件。③時(shí)刻：拍攝時(shí)刻用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如20100516。④地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)。⑤人物：照片上要緊人物的姓名、身份。⑥攝影者：為拍攝者姓名，必要時(shí)填寫(xiě)。（2）入冊(cè)放置照片入冊(cè)時(shí)，按照片號(hào)/底片號(hào)順序插入芯頁(yè)；對(duì)比片冊(cè)放不下的大幅照片，可將其放入專(zhuān)用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。（3）組聯(lián)符號(hào)和總講明同一問(wèn)題的照片有兩張或兩張以上應(yīng)編制總講明，概括問(wèn)題情況并使用組聯(lián)符號(hào)①②③，組聯(lián)符號(hào)用以標(biāo)明同組照片的第幾張。（四）保管“維護(hù)秩序”、“愛(ài)護(hù)實(shí)體”是檔案保管工作的兩個(gè)差不多方面，既要使檔案在存放和使用中始終有序，又要使其在存放和使用中不受或少受人為地或自然因素的損害，以延長(zhǎng)其物質(zhì)形體的“自然壽命”。1、庫(kù)房保持庫(kù)房整潔，經(jīng)常通風(fēng)，檔案存放要爭(zhēng)氣有序符合要求，檔案櫥柜及裝具、地面無(wú)灰塵。依照實(shí)際情況配備相應(yīng)的去濕機(jī)、加濕器、空調(diào)、溫濕度測(cè)量及操縱設(shè)備、防火防盜報(bào)警器、滅火器、通訊及閉路電視監(jiān)控設(shè)備等。依照實(shí)際需求和現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)條件配備防霉防蟲(chóng)藥品、吸濕劑等易耗低值物品。庫(kù)房無(wú)人時(shí)必須關(guān)燈、關(guān)窗、房門(mén)上鎖，嚴(yán)格庫(kù)房出入制度。2、檔案代理卡在利用頻繁、檔案出入庫(kù)數(shù)量、次數(shù)較多的情況下，可使用檔案代理卡，不僅能夠幸免誤放現(xiàn)象，還能夠隨時(shí)提示檔案工作人員案卷的去向及用途，減輕了調(diào)還卷過(guò)程中的重復(fù)性勞動(dòng)。用過(guò)的代理卡還詳細(xì)記錄了檔案被使用的原始情況，可作為分析、統(tǒng)計(jì)檔案使用現(xiàn)象及規(guī)律的素材使用。做法：預(yù)設(shè)若干空白的或印有確定欄目的卡片備用，每從庫(kù)房中掉粗一個(gè)或一組卷號(hào)相連的案卷，就隨手填寫(xiě)一張代理卡插放在所調(diào)出的案卷位置，還卷時(shí)再將其取下。檔案代理卡樣式如下：檔案代理卡檔號(hào)件號(hào)調(diào)出時(shí)刻調(diào)出緣故調(diào)卷人歸還時(shí)刻還卷人3、定期檢查、清點(diǎn)定期檢查的內(nèi)容重點(diǎn)在檔案實(shí)體的理化性狀，以發(fā)覺(jué)是否有霉變、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象發(fā)生，庫(kù)房中是否有潛在安全隱患因素，以及檔案的調(diào)出和歸依舊否履行了嚴(yán)格的手續(xù)，實(shí)體秩序是否收到破壞、出現(xiàn)混亂，是否有長(zhǎng)期使用未歸還的案卷。定期檢查能夠月、季、節(jié)假日為周期。定期清點(diǎn)重點(diǎn)在于及時(shí)發(fā)覺(jué)實(shí)體秩序的錯(cuò)亂現(xiàn)象及檔案丟失或去向不明等問(wèn)題，并隨手予以糾正，使檔案實(shí)體嚴(yán)整有序。定期清點(diǎn)一般以一年或幾年為周期，但在搬遷或是突擊性的大規(guī)模利用之后，清點(diǎn)尤為必要。（五）借閱1、找什么首先要確定借閱的資料，了解借閱者的目的和需求，明確查找的范圍，快速調(diào)卷。2、如何找借閱方式有直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱、復(fù)印掃描、電子傳送、原件索要等。例如查找實(shí)物檔案中某一個(gè)數(shù)據(jù)，能夠通過(guò)查閱掃描件實(shí)現(xiàn)，無(wú)需再去庫(kù)房翻閱實(shí)物。查找的關(guān)鍵在于找準(zhǔn)關(guān)鍵詞。事物名稱(chēng)、責(zé)任者、文號(hào)和圖號(hào)、時(shí)刻等都能夠作為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，當(dāng)使用一個(gè)關(guān)鍵詞不能直接檢索到所需資料時(shí)要注意縮放關(guān)鍵詞的外延，擴(kuò)大或縮小查找范圍。操作方法：打開(kāi)“我的電腦—E盤(pán)—01檔案工作—01檔案目錄—01檔案檢索目錄”——確定查找資料的類(lèi)不——ctrl+F輸入關(guān)鍵詞——點(diǎn)擊查找按鈕進(jìn)行查找——如找不到所需資料則注意變換關(guān)鍵詞接著查找——最終找出所需資料。3、去哪找查找時(shí)注意區(qū)分類(lèi)不：文書(shū)類(lèi)、基建類(lèi)、設(shè)備類(lèi)、實(shí)物類(lèi)、資質(zhì)類(lèi)、聲像類(lèi)、電子類(lèi)。01-04文書(shū)類(lèi)要緊是文件、合同協(xié)議、生產(chǎn)記事、操作記錄表、安全、環(huán)境、保衛(wèi)、物資、審計(jì)、宣傳、黨群、協(xié)會(huì)等方面的資料，存放于文書(shū)檔案庫(kù)房06基建類(lèi)要緊是按照項(xiàng)目進(jìn)行劃分：3萬(wàn)噸二甲醚（5萬(wàn)噸擊穿）、6萬(wàn)噸二甲醚（10萬(wàn)噸甲醇）、20萬(wàn)噸二甲醚、50萬(wàn)噸甲醇（60萬(wàn)噸甲醇）、100萬(wàn)噸甲醇、乙二醇、鐵路專(zhuān)用線、示范加氣站、公寓、餐廳等資料，存放于科技檔案庫(kù)房。07設(shè)備類(lèi)差不多是一套設(shè)備在一起，存放于科技檔案庫(kù)房。11實(shí)物類(lèi)要緊是公司的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等榮譽(yù)，均有電子版照片與之對(duì)應(yīng)，存放于文書(shū)檔案庫(kù)房。12聲像類(lèi)要緊是照片，存放于文書(shū)檔案庫(kù)房。13資質(zhì)類(lèi)要緊是公司的資質(zhì)證書(shū)，均有電子掃描件，存放有文書(shū)檔案庫(kù)房。14流淌類(lèi)要緊是公司的車(chē)輛資料，存放于文書(shū)檔案庫(kù)房。4、如何借檔案借閱需要辦理檔案借閱審批單（附件8）。檔案員在辦理檔案借閱時(shí)需認(rèn)真填寫(xiě)借閱登記表（附件9），“借閱人”一欄由借閱人本人簽字確認(rèn)。檔案借閱審批單填寫(xiě)注意事項(xiàng)：（1）借閱日期和借閱期限必填（2）檔號(hào)必填，并注明件數(shù)（3）檔案題名必填，要求完整、規(guī)范、準(zhǔn)確（4）利用目的必填，便于開(kāi)展利用效果表的編寫(xiě)和統(tǒng)計(jì)工作（5）部門(mén)意見(jiàn)必填，由借閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字（6）辦公室意見(jiàn)必填，由檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字（7）領(lǐng)導(dǎo)審批選填，當(dāng)有原件索要情況時(shí)須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)（8）借閱人必填，必須有借閱人本人簽字，字跡要求清晰（9）檔案經(jīng)手人必填，檔案治理員本人簽字。原則上，檔案借閱時(shí)，所有庫(kù)存檔案原件“準(zhǔn)借、不準(zhǔn)要”，如因工作緣故確需原件索要而不再退回的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，方可辦理。如某份檔案庫(kù)存數(shù)量唯一，則一律不予辦理原件索要的借閱方式。外單位就需要查閱本單位檔案時(shí)，需提供介紹信，借閱審批手續(xù)必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意方可給與辦理。（六）統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)工作幾乎涉及檔案、檔案治理及檔案事業(yè)的所有方面，凡是檔案事業(yè)領(lǐng)域內(nèi)可進(jìn)行量的描述與量化研究的對(duì)象與問(wèn)題均可成為統(tǒng)計(jì)對(duì)象，納入統(tǒng)計(jì)工作范疇，實(shí)施統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作具體包括統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)、統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理和統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)表可參考省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)表進(jìn)行（詳見(jiàn)附件10）。統(tǒng)計(jì)工作結(jié)束后可依照實(shí)際情況編寫(xiě)統(tǒng)計(jì)報(bào)告。（七）保密辦理檔案借閱利用和鑒定銷(xiāo)毀等工作時(shí)，不得違反集團(tuán)檔案保密制度，違規(guī)審批、違規(guī)操作。在檔案搜集、整理、歸檔、保管、提供利用及鑒定銷(xiāo)毀等各環(huán)節(jié)，所有相關(guān)工作人員要嚴(yán)格做到“十不”：一是不該講的保密事項(xiàng)，絕對(duì)不講；二是不該問(wèn)的保密事項(xiàng)，絕對(duì)不問(wèn)；三是不該看的保密事項(xiàng)，絕對(duì)不看；四是不該記錄的保密事項(xiàng)，絕對(duì)不記錄；五是不在非保密本上記錄保密事項(xiàng)；六是不在私人通信中涉及保密事項(xiàng)；七是不在公共場(chǎng)所和家屬、親友面前談?wù)摫Ｃ苁马?xiàng)；八是不在不利于保密的地點(diǎn)存放保密文件和資料；九是不在一般電話、明碼電報(bào)、一般郵局傳達(dá)保密事項(xiàng)；十是不攜帶保密材料巡游、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。（八）編研對(duì)檔案利用效果突出的，檔案室應(yīng)填寫(xiě)檔案利用效果登記表（附件11）。各檔案室要將檔案開(kāi)發(fā)利用工作作為檔案治理的重點(diǎn)工作之一，應(yīng)對(duì)庫(kù)存檔案加強(qiáng)研究分析和加工整理，積極開(kāi)發(fā)公司大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、檔案檢索工具、榮譽(yù)匯編、證書(shū)資質(zhì)匯編、產(chǎn)品科研成果、基建工程簡(jiǎn)介、文摘和數(shù)據(jù)手冊(cè)、圖表手冊(cè)、市場(chǎng)信息、用戶反映、國(guó)內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等各類(lèi)必要的編研材料。（九）銷(xiāo)毀各檔案室要定期開(kāi)展檔案鑒定工作，核定保管期限，剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案。一般一年開(kāi)展一次，最長(zhǎng)不超過(guò)三年一次。凡已過(guò)保管期限的所有檔案，要依照《檔案保管期限表》進(jìn)行鑒定，確定存毀意見(jiàn)?！稒n案保管期限表》由各檔案室會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)單位進(jìn)行制定，并經(jīng)公司批準(zhǔn)后方有效。凡未經(jīng)鑒定和未經(jīng)公司總經(jīng)理及集團(tuán)行管中心批準(zhǔn)的過(guò)期檔案，不得擅自銷(xiāo)毀。通過(guò)鑒定和審批符合銷(xiāo)毀條件的，要嚴(yán)格按照集團(tuán)檔案制度要求執(zhí)行好銷(xiāo)毀登記、多人監(jiān)銷(xiāo)、目錄注銷(xiāo)制度。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)格式見(jiàn)附件12，檔案銷(xiāo)毀登記表格式見(jiàn)附件13。（十）考核1、公司考核各檔案室、各檔案形成部門(mén)如不能按照制度要求積極推動(dòng)（或配合推動(dòng)）檔案治理工作規(guī)范開(kāi)展的，扣責(zé)任人1-5分/次，同時(shí)連帶扣責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人1-5分/次。如因各部門(mén)歸檔不認(rèn)真、不及時(shí)，或檔案室保管失職等，造成公司重要檔案資料丟失、受損或泄密，致使重要?dú)v史信息無(wú)法考證，給公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成經(jīng)濟(jì)損失或形成較壞阻礙的，扣部門(mén)績(jī)效分1-5分/次；情節(jié)嚴(yán)峻的，將對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人給予調(diào)薪降職等嚴(yán)厲處分，必要時(shí)將解除勞動(dòng)合同，或移送司法機(jī)關(guān)進(jìn)行處理。2、集團(tuán)考核集團(tuán)各單位每年均應(yīng)參加檔案治理考核?？己藭r(shí)刻為每年的第三季度，具體時(shí)刻以通知為準(zhǔn)。檔案治理考核方法（附件14）由集團(tuán)行政治理中心統(tǒng)一制定，分級(jí)組織實(shí)施。集團(tuán)行政治理中心負(fù)責(zé)集團(tuán)各單位的考核工作；各單位負(fù)責(zé)其下屬單位（部門(mén)）的考核工作。檔案治理考核標(biāo)準(zhǔn)由行政治理中心統(tǒng)一制定。3、外部考核目前公司正在進(jìn)行省級(jí)檔案治理先進(jìn)單位申報(bào)，申報(bào)時(shí)需要按照《山東省檔案治理考核方法》和《考核標(biāo)準(zhǔn)》（附件15）進(jìn)行自查。（十一）培訓(xùn)公司目前差不多建立起專(zhuān)兼職檔案員隊(duì)伍，詳見(jiàn)專(zhuān)兼職檔案員信息表（附件16）。專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)公司整體檔案的治理，各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集和整理并定期移交至公司檔案室。為提高公司檔案治理水平，公司檔案室要積極組織各部門(mén)專(zhuān)兼職檔案員定期參加培訓(xùn)，充分抓住有利時(shí)機(jī)，快速提高自身的檔案治理知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，積極配合行政治理部，按照集團(tuán)要求開(kāi)展好后期的各項(xiàng)檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)。六、附則附件1：檔案交接登記表檔案交接登記表（一式兩份）移交時(shí)刻：

移交部門(mén)（及檔案室名稱(chēng)）：編號(hào)：JT/NYKJ/JL-197

流水號(hào)：序號(hào)文號(hào)或圖號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁(yè)數(shù)保管期限備注移交人簽名：移交部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名：接收人簽名：接收部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名：附件2：附件3：個(gè)人電子文件整理歸檔方法一、差不多思路：建議采取樹(shù)根模型，結(jié)合文件重要程度以數(shù)字漢字相結(jié)合方法編號(hào)排序，按照“公司-年度-主模塊-子模塊-主題-具體文件”進(jìn)行歸類(lèi)，例如“久泰能源科技有限公司-2012年-項(xiàng)目建設(shè)-圖紙類(lèi)-總圖”分級(jí)目錄建議如下劃分：一級(jí)目錄：以公司為單位作為一級(jí)目錄二級(jí)目錄：按年度，如2010年、2011年、2012年三級(jí)目錄：要緊是工作模塊，綜合類(lèi)、生產(chǎn)類(lèi)、項(xiàng)目建設(shè)、各部門(mén)等文件夾四級(jí)目錄：各大工作模塊下的子模塊五級(jí)目錄：要緊是主題文件夾或文件，建文件夾時(shí)以“8位時(shí)刻+主題名”命名，比如“20120204總結(jié)表彰會(huì)”文件夾，文件夾里放入與主題相關(guān)的文件。假如是單一主題文件，同樣命名，例如“20125006項(xiàng)目匯報(bào)材料.doc”二、有關(guān)講明1、以8位時(shí)刻+主題名”建文件夾及具體文件，有利于文件夾排序；主題名盡量寫(xiě)認(rèn)真，方便以后搜索。2、因公司資質(zhì)證件較多，也特不重要，建議單獨(dú)建模塊，集中放置治理。3、私人類(lèi)文件單獨(dú)建模塊，可按工作總結(jié)、日志、照片等建模塊。同樣以8位時(shí)刻+主題名”建文件夾及具體文件。

01久泰能源科技有限公司2012年01綜合01制度02通知公告03資質(zhì)文件04會(huì)議紀(jì)要01總經(jīng)理辦公會(huì)02分管領(lǐng)導(dǎo)例會(huì)03專(zhuān)題例會(huì)04項(xiàng)目會(huì)06……05總結(jié)打算 06績(jī)效工作07報(bào)表類(lèi)01財(cái)務(wù)報(bào)表02生產(chǎn)報(bào)表03……02各部門(mén)01財(cái)務(wù)部02項(xiàng)目部03……附件4：文書(shū)檔案盒3㎝盒脊模版分類(lèi)號(hào)分類(lèi)號(hào)分類(lèi)號(hào)分類(lèi)號(hào)分類(lèi)號(hào)年度年度年度年度年度保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限起止件號(hào)｜起止件號(hào)｜起止件號(hào)｜起止件號(hào)｜起止件號(hào)｜盒號(hào)盒號(hào)盒號(hào)盒號(hào)盒號(hào)附件5：文書(shū)檔案盒4㎝盒脊模版分類(lèi)號(hào)分類(lèi)號(hào)分類(lèi)號(hào)分類(lèi)號(hào)年度年度年度年度保管期限保管期限保管期限保管期限起止件號(hào)｜起止件號(hào)｜起止件號(hào)｜起止件號(hào)｜盒號(hào)盒號(hào)盒號(hào)盒號(hào)附件6：科技檔案盒3㎝盒脊模版檔號(hào)檔號(hào)檔號(hào)檔號(hào)檔號(hào)———1——題名題名題名題名題名附件7：科技檔案盒4㎝盒脊模版檔號(hào)檔號(hào)檔號(hào)檔號(hào)—1—1—1—1題名題名題名題名附件8：檔案借閱審批單編號(hào)：JT/NYKJ/JL-198檔案室：流水號(hào)：借閱日期檔號(hào)（案卷號(hào)）檔案題名借閱期限利用目的部門(mén)意見(jiàn)辦公室意見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)審批借閱人簽字檔案室經(jīng)手人歸還日期備注講明：流水號(hào)由各檔案室統(tǒng)一編制；編制原則為：年度+順序號(hào)，如：2012001附件9：檔案借閱登記表檔案室：編號(hào)：JT/NYKJ/JL-199序號(hào)日期類(lèi)不檔號(hào)題名借閱部門(mén)借閱人簽字歸還日期審批單流水號(hào)備注附件10：檔案統(tǒng)計(jì)表單位名稱(chēng)成立時(shí)刻地址郵政編碼檔案機(jī)構(gòu)名稱(chēng)隸屬部門(mén)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)電話檔案治理專(zhuān)職人員（人）中級(jí)及以上技術(shù)職務(wù)（人）大專(zhuān)及以上學(xué)歷（人）檔案總數(shù)（卷）；（件）底圖（張）照片檔案（張）電子檔案（件）年度歸檔數(shù)量（卷）；（件）歸檔率底圖（張）照片檔案（張）完整率電子檔案（件）準(zhǔn)確率檔案情況黨群工作行政治理經(jīng)營(yíng)治理生產(chǎn)技術(shù)治理產(chǎn)品科學(xué)技術(shù)研究差不多建設(shè)設(shè)備儀器會(huì)計(jì)干部職工聲像電子檔案實(shí)物檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備建筑面積使用面積消防系統(tǒng)滅火器檔案櫥密集架計(jì)算機(jī)復(fù)印機(jī)掃描儀曬圖機(jī)攝像機(jī)光盤(pán)刻錄機(jī)照相機(jī)服務(wù)器附件11：檔案利用效果登記表編號(hào)：JT/NYKJ/JL-200檔案室：流水號(hào)：利用日期利用部門(mén)利用者檔號(hào)要緊內(nèi)容用途利用效果講明：流水號(hào)由各檔案室統(tǒng)一編制；編制原則為：年度+順序號(hào)，如：2012001附件12：銷(xiāo)毀清冊(cè)編號(hào)：JT/NYKJ/JL-201批準(zhǔn)人：檔案室：編制部門(mén)：流水號(hào)：序號(hào)題名年度檔號(hào)卷內(nèi)文件原期限已保管期限備注件數(shù)頁(yè)數(shù)編制部門(mén)負(fù)責(zé)人：編制人：監(jiān)銷(xiāo)人：

附件13：檔案銷(xiāo)毀登記表檔案室：編號(hào)：JT/NYKJ/JL-202序號(hào)歸檔編號(hào)題名頁(yè)數(shù)所屬部門(mén)歸檔日期保管期限銷(xiāo)毀日期銷(xiāo)毀清冊(cè)流水號(hào)備注流水號(hào)由各檔案室統(tǒng)一編制；編制原則為：年度+順序號(hào)，如：2012001附件14：久泰能源集團(tuán)檔案治理考核方法一、為加強(qiáng)集團(tuán)檔案治理、進(jìn)一步規(guī)范集團(tuán)各公司、各中心、各單位（以下簡(jiǎn)稱(chēng)各單位）的檔案工作，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施方法》等有關(guān)法律法規(guī)和《久泰能源集團(tuán)檔案治理制度（試行）》制定本方法。二、集團(tuán)各單位每年均應(yīng)參加檔案治理考核?？己藭r(shí)刻為每年的第三季度，具體時(shí)刻以通知為準(zhǔn)。三、檔案治理考核方法由集團(tuán)行政治理中心統(tǒng)一制定，分級(jí)組織實(shí)施。集團(tuán)行政治理中心負(fù)責(zé)集團(tuán)各單位的考核工作；各單位負(fù)責(zé)其下屬單位（部門(mén)）的考核工作。四、檔案治理考核標(biāo)準(zhǔn)由行政治理中心統(tǒng)一制定。行政治理中心對(duì)集團(tuán)各單位按附件1所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核。五、集團(tuán)行政治理中心應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案治理考核工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，依照需要組織考核小組現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考核。六、檔案治理考核實(shí)行百分制。依照考核得分（含加分），設(shè)優(yōu)秀、合格、不合格三個(gè)等次。90（含90）分以上為優(yōu)秀，60（含60）-90分為合格，60分以下為不合格。七、有下列情況之一的，應(yīng)直接確定為不合格：1、沒(méi)有明確的檔案工作治理部門(mén)，沒(méi)有配備專(zhuān)（兼）職檔案工作人員開(kāi)展檔案工作的；2、有積存文件材料沒(méi)有整理歸檔的；3、拒絕按規(guī)定向集團(tuán)或公司檔案室移交檔案或送交現(xiàn)行文件資料的；4、檔案庫(kù)房存在嚴(yán)峻安全隱患而無(wú)切實(shí)整改措施的；5、發(fā)生檔案損毀、丟失、泄密等事故或其他違反檔案法律法規(guī)行為的；6、逾期沒(méi)有填報(bào)檔案工作考核書(shū)及自查報(bào)告的。八、考核等次的核查與批準(zhǔn)。各單位的考核等次由行政治理中心核查批準(zhǔn)。九、檔案治理考核按以下程序進(jìn)行：1、單位自查。各單位依照考核標(biāo)準(zhǔn)對(duì)本單位檔案工作情況逐項(xiàng)進(jìn)行自查，確定申報(bào)等次，形成自查報(bào)告，填寫(xiě)年度考核書(shū)（格式見(jiàn)附件1）一式兩份，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、加蓋單位公章后，在規(guī)定的時(shí)刻內(nèi)（具體時(shí)刻以通知為準(zhǔn)）報(bào)送行政治理中心。逾期不報(bào)自查報(bào)告和考核書(shū)者，視作考核不合格。2、檢查評(píng)分?？己诵〗M依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)采取資料審查、聽(tīng)取匯報(bào)、實(shí)地檢查等多種形式進(jìn)行綜合評(píng)分，擬定對(duì)各單位考核意見(jiàn)，初步確定其考核等次。3、意見(jiàn)反饋?？己诵〗M應(yīng)及時(shí)向被考核單位反饋考核情況。各單位如有異議，可當(dāng)面向考核小組提出，或以書(shū)面的形式向行政治理中心反映情況。行政治理中心應(yīng)認(rèn)真核查，及時(shí)答復(fù)。4、確定等次。集團(tuán)行政治理中心依照本方法第八條規(guī)定和考核分工及考核小組擬定的考核意見(jiàn)，審查確定各單位的考核等次。5、通報(bào)獎(jiǎng)懲。集團(tuán)行政治理中心應(yīng)于每年第三季度結(jié)束前通報(bào)年度考核情況，表彰考核優(yōu)秀的單位，公布不合格單位，并向不合格單位發(fā)出限期改正通知書(shū)?？己瞬缓细駟挝粦?yīng)依照集團(tuán)檔案行政治理部門(mén)制發(fā)的限期改正通知書(shū)進(jìn)行整改。到期仍達(dá)不到合格要求的，由行政治理中心依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)在檔案治理工作中做出突出成績(jī)的檔案工作人員，集團(tuán)行政治理中心和公司每年給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。十、各單位檔案治理考核結(jié)果要作為對(duì)各單位分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員年度績(jī)效考核、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)考核評(píng)聘的重要參考。十一、各單位檔案治理部門(mén)應(yīng)建立考核檔案，并建立檔案治理年度考核情況數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)考核情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)治理。行政治理中心將不定期地對(duì)各單位檔案治理工作進(jìn)行抽查。抽查結(jié)果與其獲得的等次不相符的，應(yīng)撤消其等次并限期整改。十二、本方法由集團(tuán)行政治理中心負(fù)責(zé)解釋。十三、本方法自印發(fā)之日起施行。

附件1久泰能源集團(tuán)檔案治理考核書(shū)及考核標(biāo)準(zhǔn)久泰能源集團(tuán)檔案治理考核書(shū)（2012年度）單位名稱(chēng)自查等級(jí)審批等級(jí)集團(tuán)行政治理中心制注：本考核書(shū)一式兩份單位名稱(chēng)成立時(shí)刻地址郵政編碼檔案治理部門(mén)名稱(chēng)隸屬部門(mén)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)電話檔案治理專(zhuān)（兼）職人員（人）中級(jí)及以上技術(shù)職務(wù)（人）大專(zhuān)及以上學(xué)歷（人）檔案總數(shù)（卷）；（件）底圖（張）照片檔案（張）電子檔案年度歸檔數(shù)量（卷）；（件）歸檔率底圖（張）照片檔案（張）完整率電子檔案準(zhǔn)確率檔案情況經(jīng)營(yíng)治理生產(chǎn)治理行政治理黨群治理產(chǎn)品科學(xué)技術(shù)研究差不多建設(shè)設(shè)備儀器會(huì)計(jì)干部職工實(shí)物檔案聲像電子檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備建筑面積使用面積消防系統(tǒng)滅火器檔案柜密集架計(jì)算機(jī)復(fù)印機(jī)掃描儀攝像機(jī)照相機(jī)光盤(pán)刻錄機(jī)打印機(jī)

編號(hào)考核內(nèi)容分?jǐn)?shù)評(píng)分細(xì)則年度工作情況自查得分考核得分備注1組織治理[33]1.1設(shè)置了相應(yīng)的檔案工作部門(mén)31.設(shè)置了獨(dú)立、直屬的職能機(jī)構(gòu)或檔案、信息一體化治理機(jī)構(gòu)的滿分2.設(shè)置了檔案機(jī)構(gòu)，直屬在行政治理部或其它職能部門(mén)的不扣分1.2檔案工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一治理原則，對(duì)各種門(mén)類(lèi)與載體檔案實(shí)行綜合治理6做到了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度，統(tǒng)一治理的滿分；有一項(xiàng)沒(méi)做好的扣2分。統(tǒng)一治理中，檔案實(shí)行了綜合治理，因工作需要而設(shè)檔案分室的不扣分1.3檔案工作列入單位的年度工作打算2有文字材料體現(xiàn)檔案工作列入年度工作打算的2分1.4有明確的領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，并列入公司的年度績(jī)效考核31.有明確分管領(lǐng)導(dǎo)的1分2.有文字材料體現(xiàn)檔案工作列入公司和部門(mén)年度績(jī)效考核的2分1.5檔案工作形成了治理網(wǎng)絡(luò)21.建立了治理網(wǎng)絡(luò)并定期開(kāi)展活動(dòng)的1分2.各業(yè)務(wù)部門(mén)及下屬單位設(shè)專(zhuān)、兼職檔案員的1分1.6檔案工作治理部門(mén)配備了相適應(yīng)的檔案人員，檔案人員應(yīng)忠于職守，遵紀(jì)守法，并具有相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能31.沒(méi)有專(zhuān)（兼）職檔案員本項(xiàng)不得分2.檔案人員積極開(kāi)展檔案學(xué)術(shù)研究，當(dāng)年在外部正式刊物發(fā)表文章的，每篇加1分；在集團(tuán)報(bào)刊發(fā)表的，每篇加0.5分。1.7檔案工作人員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。工作調(diào)動(dòng)或調(diào)整時(shí)應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，并到檔案行政治理部門(mén)備案11.檔案人員更換頻繁本項(xiàng)不得分2.調(diào)動(dòng)或調(diào)整時(shí)辦理檔案移交手續(xù)的1分1.8建立了檔案人員崗位責(zé)任制11.沒(méi)有建立的不得分2.建立了但沒(méi)有實(shí)行的扣0.5分1.9建立健全單位檔案工作各項(xiàng)規(guī)章、制度61.建立了單位的檔案工作制度的2分2.制定了歸檔制度,編制了保管期限表1分3.建立了檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、借閱利用、保密工作制度1分；缺一項(xiàng)扣0.5分，缺三項(xiàng)不得分4.制定了檔案人員“四參加”制度的1分；制度內(nèi)容不完整、操作性不強(qiáng)的，本項(xiàng)不得分5.組織專(zhuān)兼職檔案人員學(xué)習(xí)、落實(shí)檔案工作的有關(guān)規(guī)定、方法和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的1分1.10有操縱措施或手段保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)61、對(duì)下屬單位或部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，組織所屬單位或部門(mén)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的1分2.有具體規(guī)定和做法并貫徹執(zhí)行，做到了“三納入”、“四參加”的2分3.歸檔及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的3分，有規(guī)定但執(zhí)行不行造成不按時(shí)歸檔，材料不齊全、散失或被私自存留或轉(zhuǎn)讓等現(xiàn)象的扣3分2設(shè)施設(shè)備[15]2.1檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室實(shí)行三分開(kāi)21.沒(méi)分開(kāi)的不得分2.兩分開(kāi)的扣1分2.2庫(kù)房建設(shè)符合保管要求6沒(méi)有專(zhuān)用檔案庫(kù)房，本項(xiàng)不得分1.新建庫(kù)房符合《檔案室建設(shè)治理制度》的要求，舊庫(kù)房按要求進(jìn)行過(guò)改造的2分2.庫(kù)房面積滿足需要，并有一定余地的2分3.采取了防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等措施2分4.設(shè)置專(zhuān)用檔案展廳或陳列室的，加2分2.3檔案裝具21.案卷使用無(wú)酸卷皮卷盒的1分2.檔案柜、架數(shù)量充裕且質(zhì)量好的1分2.4依照實(shí)際需要配備必要的愛(ài)護(hù)設(shè)備2有溫濕度計(jì)、滅火器、空調(diào)、去濕機(jī)各得0.5分2.5現(xiàn)代化治理設(shè)備3有計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)的各得1分3基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)[42]3.1文件材料及時(shí)歸檔41.有積存文件材料沒(méi)有整理歸檔的，考核不合格2.沒(méi)有按歸檔時(shí)刻歸檔的本項(xiàng)不得分3.歸檔率達(dá)100%的4分，在95%以下的不得分，其間的扣2分3.2歸檔的文件制成材料符合質(zhì)量要求11.書(shū)寫(xiě)材料不符合要求的扣0.5分2.紙張質(zhì)量不符合要求的扣0.5分3.3有完備的交接手續(xù)21.沒(méi)有移交登記的不得分2.有移交登記而手續(xù)不齊全的扣0.5分3.4歸檔文件齊全、完整、準(zhǔn)確121.各種門(mén)類(lèi)與載體檔案應(yīng)收集齊全沒(méi)有收集電子文件的扣2分，收集不齊全、不完整的扣1分形成了照片、錄音、錄像等文件材料沒(méi)有收集的扣2分，收集不齊全、不完整的扣1分列入歸檔范圍的錦旗、牌匾、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、證書(shū)、禮品等沒(méi)有收集歸檔，發(fā)覺(jué)一處，扣1分，扣滿2分止設(shè)備、基建、科研、會(huì)計(jì)、人事以及本單位特有的各種業(yè)務(wù)文件材料，應(yīng)歸檔而未歸檔的，發(fā)覺(jué)一處扣2分，扣滿4分止2.檔案完整率98%以上，準(zhǔn)確率100%2分，95%以下的不得分，其間各扣0.5分3.5制定了本單位的分類(lèi)方案11.沒(méi)有分類(lèi)方案講明的扣0.5分有交叉和無(wú)類(lèi)可歸現(xiàn)象的扣0.5分3.6組卷規(guī)范、合理，符合國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求41.遵循文件材料形成規(guī)律、保持卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)聯(lián)系1分2.卷內(nèi)文件排列有序，并按要求編號(hào)1分3.卷內(nèi)文件目錄、備考表填寫(xiě)規(guī)范、清晰1分4.卷內(nèi)文件整齊，無(wú)金屬裝訂物1分3.7編目規(guī)范，排架合理21.案卷封面填寫(xiě)規(guī)范、清晰1分2.案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、排列有序1分3.8檔案保管安全6檔案出現(xiàn)霉變、褪色、污損、蟲(chóng)蛀現(xiàn)象每一項(xiàng)扣1.5分，扣完為止3.9組織檔案鑒定1對(duì)到期檔案成立了專(zhuān)門(mén)鑒定小組，經(jīng)鑒定后，對(duì)銷(xiāo)毀的檔案按要求填寫(xiě)了銷(xiāo)毀清冊(cè)的1分3.10統(tǒng)計(jì)內(nèi)容全面，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確2建立了檔案治理差不多情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳（包括檔案數(shù)量、機(jī)構(gòu)、人員、庫(kù)房、設(shè)備、庫(kù)藏結(jié)構(gòu)）的2分3．11建立了全宗卷11.按要求建立了全宗卷的1分2.建立了全宗卷，但卷內(nèi)材料不全或整理不規(guī)范的扣0.5分3.12檔案治理現(xiàn)代化與單位治理現(xiàn)代化同步61.檔案治理現(xiàn)代化列入了單位現(xiàn)代化治理打算的2分4開(kāi)發(fā)利用[10]4.1檢索工具差不多滿足利用者需要21.建立了總目錄、分類(lèi)目錄的1分2.有聲像檔案目錄或完備的機(jī)讀目錄的1分4.2檔案的提供利用能差不多滿足利用者需要21.檔案人員熟悉所管范圍檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)，能迅速、準(zhǔn)確調(diào)卷的1分2.查全率、查準(zhǔn)率達(dá)98%的1分4.3采納多種形式主動(dòng)服務(wù)31.能夠及時(shí)了解利用者需要，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)的2分2.采取了如分發(fā)目錄、電話調(diào)卷、開(kāi)架閱覽、網(wǎng)絡(luò)提供利用等多種服務(wù)形式的1分4.4通用性編研成果1進(jìn)行了組織沿革、大事記、全宗介紹的編寫(xiě)工作的1分4.5利用效果2有利用效果反饋記錄的1分編寫(xiě)了至少三個(gè)利用實(shí)例并有相關(guān)證明的1分自查得標(biāo)準(zhǔn)分加分總分考核得標(biāo)準(zhǔn)分加分總分

自查情況（可另附紙書(shū)寫(xiě)）單位負(fù)責(zé)人簽字單位蓋章年月日考核意見(jiàn)考核組組長(zhǎng)簽名年月日審批意見(jiàn)蓋章年月日附件15：企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案治理考核書(shū)及考核標(biāo)準(zhǔn)山東省檔案治理考核書(shū)（2012年度）單位名稱(chēng)久泰能源科技有限公司（公章）申報(bào)等次省二級(jí)批準(zhǔn)等次山東省檔案局制注：本考核書(shū)一式兩份單位名稱(chēng)久泰能源科技有限公司成立時(shí)刻2003.11地址臨沂市羅莊區(qū)羅八路中段郵政編碼276017檔案機(jī)構(gòu)名稱(chēng)綜合檔案室隸屬部門(mén)行政治理部檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人吳科亭專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)電案治理專(zhuān)職人員28（人）中級(jí)及以上技術(shù)職務(wù)（人）大專(zhuān)及以上學(xué)歷20（人）檔案總數(shù)（卷）；70752（件）底圖0（張）照片檔案165（張）電子檔案5754（件）年度歸檔數(shù)量（卷）；7328（件）歸檔率98.4%底圖0（張）照片檔案158（張）完整率98.3%電子檔案1509（件）準(zhǔn)確率98.7%檔案情況黨群工作行政治理經(jīng)營(yíng)治理生產(chǎn)技術(shù)治理產(chǎn)品科學(xué)技術(shù)研究差不多建設(shè)設(shè)備儀器會(huì)計(jì)干部職工聲像電子檔案實(shí)物檔案333件1320件3959件18347件30553件5151件3820件1188件168件5754件159件庫(kù)房設(shè)施設(shè)備建筑面積使用面積消防系統(tǒng)滅火器檔案櫥密集架計(jì)算機(jī)復(fù)印機(jī)掃描儀曬圖機(jī)攝像機(jī)光盤(pán)刻錄機(jī)照相機(jī)服務(wù)器240㎡170㎡3個(gè)8個(gè)72個(gè)4臺(tái)2臺(tái)1臺(tái)1個(gè)1個(gè)編號(hào)考核內(nèi)容分?jǐn)?shù)評(píng)分細(xì)則年度工作情況自查得分考核得分1組織治理[28]1.1設(shè)置了相應(yīng)的檔案工作部門(mén)21.設(shè)置了獨(dú)立、直屬的職能機(jī)構(gòu)或檔案、信息一體化治理機(jī)構(gòu)的滿分2.設(shè)置了檔案機(jī)構(gòu)，直屬在辦公室或其它職能部門(mén)的不扣分1.2檔案工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一治理原則，對(duì)各種門(mén)類(lèi)與載體檔案實(shí)行綜合治理6做到了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度，統(tǒng)一治理的滿分；有一項(xiàng)沒(méi)做好的扣2分。統(tǒng)一治理中，檔案實(shí)行了綜合治理，因工作需要而設(shè)檔案分室的不扣分1.3檔案工作列入單位進(jìn)展規(guī)劃和年度打算，并有單位檔案工作進(jìn)展規(guī)劃和年度打算1.51.列入單位進(jìn)展規(guī)劃的0.5分2.列入年度打算的0.5分3.制定了檔案工作進(jìn)展規(guī)劃和年度打算的0.5分1.4有明確的領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作并列入分管領(lǐng)導(dǎo)崗位責(zé)任制21.有明確分管領(lǐng)導(dǎo)的1分2.有文字材料體現(xiàn)檔案工作列入分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范圍的0.5分3.有事例講明領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)解決實(shí)際問(wèn)題的0.5分1.5檔案工作形成了治理網(wǎng)絡(luò)1.51.建立了治理網(wǎng)絡(luò)并定期開(kāi)展活動(dòng)的0.5分2.各業(yè)務(wù)部門(mén)及下屬單位有分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的0.5分3.各業(yè)務(wù)部門(mén)及下屬單位設(shè)專(zhuān)、兼職檔案員的0.5分1.6檔案工作治理部門(mén)配備了相適應(yīng)的檔案人員，檔案人員應(yīng)忠于職守，遵紀(jì)守法，并具有相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能11.沒(méi)有專(zhuān)職檔案員本項(xiàng)不得分2.人員配備與單位檔案工作相適應(yīng)的1分3.檔案人員積極開(kāi)展檔案學(xué)術(shù)研究，當(dāng)年在省級(jí)以上正式刊物發(fā)表文章的，每篇加1分1.7檔案工作人員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。工作調(diào)動(dòng)或調(diào)整時(shí)應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，并到檔案行政治理部門(mén)備案11.檔案人員更換頻繁本項(xiàng)不得分2.調(diào)動(dòng)或調(diào)整時(shí)沒(méi)有辦理檔案移交手續(xù)或到檔案行政治理部門(mén)備案的，本項(xiàng)不得分1.8建立了檔案人員崗位責(zé)任制11.沒(méi)有建立的不得分2.建立了但沒(méi)有實(shí)行的扣0.5分1.9檔案人員與專(zhuān)業(yè)技術(shù)治理人員享受同等待遇1有差不的本項(xiàng)不得分1.10貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法律、法規(guī)21.組織單位中層以上治理干部及專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》和《山東省檔案條例》及國(guó)家有關(guān)檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的1分2.組織專(zhuān)兼職檔案人員學(xué)習(xí)、落實(shí)專(zhuān)業(yè)（行業(yè)）系統(tǒng)或地點(diǎn)檔案工作的有關(guān)規(guī)定、方法和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的1分1.11建立健全單位檔案工作各項(xiàng)規(guī)章、制度41.建立了單位的檔案工作制度并納入單位的治理制度1分2.制定了歸檔制度,編制了保管期限表，有底圖保管、更改制度，復(fù)制制度，有庫(kù)房治理制度1分；缺一項(xiàng)不得分3.建立了檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、借閱利用、保密工作制度1分；缺一項(xiàng)扣0.5分，缺三項(xiàng)不得分4.制定了檔案人員“四參加”制度的1分；制度內(nèi)容不完整、操作性不強(qiáng)、未以單位正式文件公布者，本項(xiàng)不得分1．12對(duì)下屬單位或系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)31.制定了本單位或本系統(tǒng)檔案工作方法的1分2.制定了本單位或本系統(tǒng)檔案工作規(guī)劃、打算，并有工作總結(jié)的0.5分3.將對(duì)下屬單位或系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)列入了檔案人員崗位責(zé)任制的0.5分4.有具體材料顯示檔案人員履行了對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)及下屬單位或系統(tǒng)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)職能的0.5分5.組織所屬單位或系統(tǒng)檔案人員及本單位兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，參加檔案行政