最新版ISO9001-2016年體系文件控制程序文件

品質(zhì)環(huán)境管理體系程序文件文件編號(hào)： FH-GP-版本： D頁(yè)數(shù)： 共6頁(yè)文件名稱(chēng)：文件控制管理程序修訂履歷版次文件申請(qǐng)單號(hào)更改內(nèi)容修訂日期制定/簽名B/0C/0D/0ZL-XD-0043ZL-XD-0075修改文件編號(hào)。修正權(quán)責(zé)有關(guān)職能；增加定義中對(duì)內(nèi)審有關(guān)名詞定義；以及修正審核規(guī)劃：每半年一次，原則上為6、12月份進(jìn)行內(nèi)部審核視情況可適當(dāng)調(diào)整。等相關(guān)作業(yè)內(nèi)容。全面修訂2008-10-282016-3-8受控狀態(tài)：本文件為本公司所有，非文控人員一概不得翻印或抄襲，否則您將違反本公司《保密制度》，并承擔(dān)違法的風(fēng)險(xiǎn)。提示:請(qǐng)確認(rèn)文件是否為最新版本核準(zhǔn)審核制士7E目的對(duì)公司環(huán)境、質(zhì)量管理體系以及管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)中的各類(lèi)文件進(jìn)行管理，確保各部門(mén)使用文件的適宜性及充分性，防止誤用作廢文件。范圍適用于本公司所有環(huán)境、質(zhì)量管理體系文件以及管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)的（電子檔）的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、評(píng)審和變更。職責(zé)內(nèi)部文件的編制、審核及批準(zhǔn)權(quán)責(zé)表（1）文件一文件類(lèi)別編制審查核準(zhǔn)收發(fā)控團(tuán)質(zhì)量方針質(zhì)量目標(biāo)管理者代表總經(jīng)理總經(jīng)理文控中心一質(zhì)量手冊(cè)管理者代總經(jīng)理總經(jīng)理文控中二階程序文件部門(mén)顯普/經(jīng)部門(mén)最高領(lǐng)導(dǎo)管理者代文控砧三階作業(yè)規(guī)范或指相關(guān)小門(mén)部門(mén)主管/經(jīng)理部「重高文控單導(dǎo)書(shū) 領(lǐng)導(dǎo)心階技術(shù)圖紙相關(guān)部門(mén)部門(mén)最高領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理文控中管理標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)部門(mén)部門(mén)最高領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理文者中職務(wù)說(shuō)明書(shū)相關(guān)部門(mén)部門(mén)主管/經(jīng)理部門(mén)最高文心中四表單隨相應(yīng)二，三階文件一同審批領(lǐng)導(dǎo)文控中其階外來(lái)文件相關(guān)部門(mén)及部門(mén)主管文控中文岫中心心對(duì)公司環(huán)境、質(zhì)量管理系統(tǒng)中各階文件的合理管控以及文件的分類(lèi)、編號(hào)、保管、發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀及審查等工作。相關(guān)單位各部門(mén)須遵守本程序，并配合文控中心一同做好文件的更新及維護(hù)；具部門(mén)主管需對(duì)文件資料進(jìn)行審簽，對(duì)所發(fā)行的文件負(fù)責(zé)保管與執(zhí)行之責(zé)。各部門(mén)需負(fù)責(zé)文件的使用和保管，確保文件的整潔、完整，不得在受控的文件上隨意書(shū)寫(xiě)涂改，也不得丟失。版本更新時(shí)，配合文控中心及舊版資料及時(shí)回收作業(yè)，防止誤用。定義文件與資料公司環(huán)境和質(zhì)量文件所包含有：手冊(cè)、程序、作業(yè)規(guī)范/指導(dǎo)書(shū)、表單；技術(shù)類(lèi)文件、測(cè)試檢驗(yàn)數(shù)據(jù)報(bào)告、各種變更文件以及公司各類(lèi)經(jīng)營(yíng)管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)等。第一階文件――手冊(cè)環(huán)境管理手冊(cè)：環(huán)境管理系統(tǒng)最高指導(dǎo)原則，規(guī)定其核心內(nèi)容的整體方向、結(jié)構(gòu)和相互作用。質(zhì)量管理手冊(cè)：質(zhì)量管理系統(tǒng)最高指導(dǎo)原則，規(guī)定其核心內(nèi)容的整體方向、結(jié)構(gòu)和相互作用。二階文件——程序4.3.1環(huán)境、質(zhì)量管理程序：環(huán)境、質(zhì)量作業(yè)運(yùn)作過(guò)程的整體流程。三階文件-一作業(yè)規(guī)范、指導(dǎo)書(shū)、管理標(biāo)準(zhǔn)及工作標(biāo)準(zhǔn)。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：指不涉及具體型號(hào)產(chǎn)品技術(shù)細(xì)節(jié)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。如技術(shù)文件編號(hào)方法、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，設(shè)備操作維護(hù)規(guī)程等。技術(shù)性作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：指涉及具體型號(hào)產(chǎn)品技術(shù)細(xì)節(jié)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，如技術(shù)圖紙/BOM工藝文件、產(chǎn)品檢驗(yàn)文件等。管理標(biāo)準(zhǔn)：指各類(lèi)管理規(guī)定、管理制度、管理辦法等用于規(guī)范管理及人員行為的法規(guī)性文件。工作標(biāo)準(zhǔn)：指各類(lèi)崗位職責(zé)及職務(wù)說(shuō)明書(shū)等文件。三階文件一一表單使用固定格式的單據(jù)，有表單編號(hào)及版本管控，用以質(zhì)量、環(huán)境及環(huán)境的數(shù)據(jù)收集、傳遞資訊，控制作業(yè)流程或證明作業(yè)已符合要求的資料記錄。外來(lái)文件與資料。行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)各單位因業(yè)務(wù)需求所使用的各類(lèi)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)各類(lèi)技術(shù)資料等。文件標(biāo)準(zhǔn)用紙各單位送至文控中心所有需要發(fā)行的文件標(biāo)準(zhǔn)型一般為A4紙張，禁止用“二手紙”。工作程序文件的編制書(shū)寫(xiě)規(guī)定二、三階文件需依照（1）目的（ 2）范圍（ 3）權(quán)責(zé)（ 4）定義 [無(wú)定義時(shí)填寫(xiě)“無(wú)”]（5）工作程序（ 6）相關(guān)文件（ 7）相關(guān)表單（8）附錄（必要時(shí)）。注：二階文件需另制作封面，由相關(guān)人員簽核，三階文件不需要封面，相關(guān)人員簽核欄在頁(yè)尾處。文件頁(yè)次格式：第 *頁(yè)，共*頁(yè)代表，以此類(lèi)推。各標(biāo)題內(nèi)的小標(biāo)題順序如下格式：1-1.1.1— 以此類(lèi)推。2——2.1.1— 以此類(lèi)推。5.1.2文件經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后方可制訂，以確保文件的充分、完整并適用。文件編碼原則5.2.1文件類(lèi)型代碼5.2.1.1質(zhì)量管理體系文件QM——質(zhì)量手冊(cè) QP——程序文件WI——三階文件 QR——四階文件WL——外來(lái)文件環(huán)境管理體系文件JM——環(huán)境手冊(cè)JWI——三階文件JWL——外來(lái)文件共用文件GP——程序文件MS——管理標(biāo)準(zhǔn)5.2.2部門(mén)代碼MP——生產(chǎn)部 QAF——售后部 SRD——研發(fā)中心 MAC——財(cái)務(wù)中心 ITSOP——作業(yè)指導(dǎo)書(shū)JP——程序文件JR——四階文件GR——四階文件WS——工作標(biāo)準(zhǔn)A——品質(zhì)部 PM——PMC部D——營(yíng)銷(xiāo)中心 HR——人力中心C——管理者代表 DC——標(biāo)準(zhǔn)辦——信息部 2F——?dú)げ縀RP——ERP系統(tǒng)EL——電子商務(wù)部5.2.3文件編號(hào)手冊(cè)/程序文件編號(hào)用二位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，三階文件/四階表單/行政管理/SOP文件編號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。文件編號(hào)表達(dá)文件歸檔的順序，方便文件的登記和查找，如：01代表該文件編號(hào)為第一號(hào)。版本/版次管理版本管理：手冊(cè)/程序/三階文件/管理標(biāo)準(zhǔn)及工作標(biāo)準(zhǔn)的版本以01表示初版，換版時(shí)變更為02,……以此類(lèi)推。四階表單只有版本，新版時(shí)用表示，修訂時(shí)用，以此類(lèi)推。版次管理：手冊(cè)/程序/三階文件/管理標(biāo)準(zhǔn)及工作標(biāo)準(zhǔn)的版次修訂次數(shù)規(guī)定為5次及一次性修訂內(nèi)容超出文件總量的30崛升級(jí)版本，各頁(yè)版次可不同，但能于首頁(yè)看出各修訂頁(yè)之情況，00為初版發(fā)行的版次；如：文件為01版，此次是第2次修訂，此文件版本與版次是版本01/版次02,依次類(lèi)推。各類(lèi)型文件編碼規(guī)則：質(zhì)量手冊(cè)：QM-01環(huán)境手冊(cè)：JM-01程序文件：三階文件（標(biāo)準(zhǔn)）管理標(biāo)準(zhǔn)：工作標(biāo)準(zhǔn)：外來(lái)文件：作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：共用文件技術(shù)文件：技術(shù)文件編碼詳見(jiàn)《技術(shù)文件編號(hào)方法》文件的修訂各部門(mén)對(duì)體系文件如質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、管理性作業(yè)指導(dǎo)書(shū)認(rèn)為需更改時(shí)，填寫(xiě)《文件申請(qǐng)單》并注明更改內(nèi)容經(jīng)管理代表確認(rèn)后，按的規(guī)定進(jìn)行修改并重新審批后發(fā)放。其他文件需更改時(shí)由權(quán)責(zé)部門(mén)直接按需要進(jìn)行修改， 并將修改后的文件重新審批后交文控中心按本程序相關(guān)規(guī)定重新發(fā)放，質(zhì)量 /環(huán)境手冊(cè)采用換頁(yè)修改。文件更改時(shí)應(yīng)將更改的主要內(nèi)容記錄于修訂頁(yè)的“修訂記錄”欄，文件更改的版本和版次按本程序的規(guī)定執(zhí)行。質(zhì)量/環(huán)境手冊(cè)修訂時(shí)其修訂情況、日期、頁(yè)次及版次等記錄于“修訂頁(yè)”中；二、三階文件修訂時(shí)應(yīng)在首頁(yè)的修訂欄里反映修訂情況、日期、頁(yè)次及版次。文件編制或修訂完成后由文控中心對(duì)文件編號(hào)及版本核對(duì)確認(rèn)無(wú)誤后登錄于《文件總表》上，使文件的所有版本處于最新?tīng)顟B(tài)，便于文件管理。文件的會(huì)審文件制/修訂后，由文件編制部門(mén)將文件連同《文件會(huì)審意見(jiàn)表》送相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，以確保文件的適用性、有效性。各部門(mén)將對(duì)文件的會(huì)審意見(jiàn)填寫(xiě)與《文件會(huì)審意見(jiàn)表》內(nèi)，連同文件一并返還給文件編制部門(mén)匯總與進(jìn)一步修改。文件的收、發(fā)、廢流程文件的發(fā)放與回收手冊(cè)和程序文件的文本文件分發(fā)到營(yíng)銷(xiāo)中心、研發(fā)中心、人力中心與制造中心各一份。各類(lèi)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、規(guī)范、規(guī)定、制度、辦法以及技術(shù)圖紙等三階文件只將文本文件分發(fā)給需要使用的部門(mén)。發(fā)行到各相關(guān)部門(mén)使用的文件由文控中心復(fù)印所需份數(shù)，并于復(fù)印件的每頁(yè)正面右上角位置上蓋紅色“受控文件”章并編出分發(fā)號(hào)，在文件原稿的背面蓋上《文件分發(fā)記錄》統(tǒng)一分發(fā)，接收人在《文件分發(fā)記錄》處簽收。文件分發(fā)后應(yīng)及時(shí)登記或更新《文件總表》。文件原件由文控中心在文件的背面加蓋紅色“文件原稿”印章后歸檔保存。各部門(mén)收到新版文件后應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)將舊版文件交回文控中心，文控中心應(yīng)在需要回收的舊版文件原稿背面加蓋《文件回收記錄》并對(duì)回收到的文件進(jìn)行簽收 ,對(duì)未能回收舊版文件的部門(mén)，。文件的申請(qǐng)與作廢如所使用的文件不慎丟失或破損而影響使用時(shí)，應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人員以《文件申請(qǐng)單》提出，并說(shuō)明原因與用途，經(jīng)部門(mén)主管核準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)，。對(duì)于發(fā)放數(shù)量不夠及增加工作臺(tái)或生產(chǎn)設(shè)施時(shí)，生用部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)需要，評(píng)估申請(qǐng)?jiān)霭l(fā)之文件類(lèi)型、數(shù)量之適合性，提出申請(qǐng)交至文控中心，文控中心應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)，重新制備相應(yīng)數(shù)量的新受控副本給申請(qǐng)部門(mén)，。各部門(mén)因任何原因決定取消或廢止某文件時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《文件申請(qǐng)單》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，體系文件經(jīng)管理代表批準(zhǔn)、其他文件經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,交文控中心通知相關(guān)部門(mén)收回被取消的文件并取出其原稿在正面蓋紅色“作廢文件”章后另行保存。需向公司以外的組織提供體系文件時(shí) ,應(yīng)填寫(xiě)《文件申請(qǐng)單》經(jīng)管理代表審批后交文控中心發(fā)放，發(fā)放時(shí)文件正面應(yīng)蓋“非受控文件”印章。其他文件按《文控管理制度》執(zhí)行。文件評(píng)審當(dāng)公司的組織架構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程等內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行評(píng)審。管理代表應(yīng)每年對(duì)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和管理性作業(yè)指導(dǎo)書(shū)評(píng)審一次，確定文件是否需要更改。文件保管所有質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件的原件由文控中心保管，受控副本由各使用部門(mén)負(fù)責(zé)保管,各部門(mén)應(yīng)確保文件幅面清潔易于識(shí)別，不準(zhǔn)亂劃、亂改、亂寫(xiě)。各部門(mén)應(yīng)分類(lèi)存放受控文件并編制《文件目錄》文件應(yīng)存放于適當(dāng)?shù)膱?chǎng)所以免損壞或丟失。文控中心定期檢查文件使用和保管狀態(tài)。文件借閱：公司員工需暫時(shí)借閱文件時(shí)，文控中心負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)，并登記在《文件借閱登記表》上，任何人不得私自復(fù)印受控文件，具體借閱手續(xù)按《文控管理制度》規(guī)定內(nèi)容實(shí)施。外來(lái)文件管理外來(lái)文件的識(shí)別、登記、發(fā)放外來(lái)文件包括法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)及行業(yè)技術(shù)資料等文件，與產(chǎn)品直接相關(guān)的外來(lái)文件由總經(jīng)理識(shí)別并確認(rèn)其適用性，交文控中心登記在《外來(lái)文件登記表》上,與產(chǎn)品無(wú)直接關(guān)系的外來(lái)文件由管理者代表識(shí)別并確認(rèn)其適用性 ,交文控中心登記在《外來(lái)文件登記表》上；發(fā)放時(shí)應(yīng)參照5.5.1的要求執(zhí)行。外來(lái)文件的保存和跟蹤外來(lái)文件原件由文控中心保存，總經(jīng)理和管理者代表負(fù)責(zé)對(duì)有更新要求的相關(guān)外來(lái)文件每年跟蹤一次最新有效版本，確保公司內(nèi)使用的外來(lái)文件為最新有效版本。作廢文件的處理所有作廢文件的原稿由文控中心在每頁(yè)正面蓋“作廢文件”印章并與有效文件分開(kāi)存放。各部門(mén)交文控中心的副本非機(jī)密作廢文件由文控中心蓋“作廢文件”章進(jìn)行識(shí)別（或打X）后作為手二紙?jiān)倮?，機(jī)密文件副本由文控中心用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀。對(duì)承載媒體不是紙張的文件的控制也應(yīng)參照上述要求執(zhí)行，電子文檔應(yīng)有備份且規(guī)定使用權(quán)限和修改權(quán)限，應(yīng)對(duì)備份的電子文檔進(jìn)行標(biāo)識(shí)且編制《文件目錄》。文控中心將按本程序文件（技術(shù)圖紙和職務(wù)說(shuō)明書(shū)等機(jī)密文件除外）編制、審核及批準(zhǔn)權(quán)責(zé)表審批后的最新版本受控文件，轉(zhuǎn)換成 PDF格式文檔，存放于公司公共盤(pán)中，以備各部門(mén)人員參考使用。當(dāng)文件有修訂后，文控中心應(yīng)在文本文件審批完成后，第一時(shí)間將該文件轉(zhuǎn)換成PDF檔存放于公共盤(pán)中替換原文件，使公共盤(pán)中的文件始終保持為最新版。記錄保存：按《記錄控制程序》規(guī)定進(jìn)行保存。相關(guān)文件《記錄控制程序》 GP-DC-02《技術(shù)文件編號(hào)方法》 WI-QA-007《文控管理制度》 MS-DC-001相關(guān)表單《文件申請(qǐng)單》 GR-DC-002《外來(lái)文件登記表》 GR-DC-003《文件借閱登記表》 GR-DC-004《文件總表》 GR-DC-005《文件目錄》 GR-DC-006《文件會(huì)審意見(jiàn)表》 GR-DC-008附錄：附錄一：各類(lèi)印章附錄二：內(nèi)部文件流程圖附錄三：外部文件流程圖附錄