采購管理規(guī)范

采購管理規(guī)范文件編號頁數(shù)7/9發(fā)行日期:目的作為專案工程的材料設(shè)備、分包工程、常備工程材料、固定資產(chǎn)采購作業(yè)的依據(jù)。范圍本公司所有專案工程的材料及設(shè)備、分包工程、常備工程材料、固定資產(chǎn)等采購作業(yè)。權(quán)責(zé)詳4.作業(yè)內(nèi)容4.作業(yè)內(nèi)容4.1.1物料請購：權(quán)責(zé)單位流程說明引用表單注意事項請購單位主辦請購單位主管請購申請請購復(fù)核請購核準(zhǔn)1.材料/設(shè)備2.分包工程初核請購單及相關(guān)附件內(nèi)容1.請購單2.設(shè)備材料規(guī)格表；3.資產(chǎn)需求申請單（資產(chǎn)類需附）4.廠商報價單（主要明確需求）1.請購單2.分包工程需求表（分包工程注意事項）3.施工圖面4.廠商報價單1.請購單位須7天(工作天)前提出請購需求；緊急請購須3天(工作天)前提出請購需求。（以上時間指采購部評審及下訂作業(yè)時間，不包括送樣及交貨時間）請購單位需評估廠商備料及采購部PR作業(yè)時間，于適當(dāng)時間提出PR及需求日期。請購變更申請單的請購流程同請購申請單。4.1.2工程請購：權(quán)責(zé)單位流程說明引用表單注意事項請購單位請購單位（采購承辦協(xié)助）采購承辦規(guī)劃詢價議價1.由專案PM提出2.由請購單位負(fù)責(zé)向廠商詢價確定規(guī)格、數(shù)量、施工范圍、交期、工期、付款條件等實(shí)叫實(shí)算/實(shí)做實(shí)算以議定單價為依據(jù)建議得標(biāo)廠商材料設(shè)備議價記錄分包工程議價記錄1.須與專案BUDGETLIST一并提出1.須向2家以上廠商詢價。詢價時需澄清工法。若有業(yè)主（或客戶）指定廠牌/廠商，必須于PR的備注欄上說明。若僅獨(dú)家詢價時，必須于PR的備注欄上說明原因。若采電話議價，填寫議價記錄后，以傳真方式請廠商確認(rèn)回傳。分包工程的議價，若需要可協(xié)同請購單位一同議價采購承辦應(yīng)于議價前做報價分析。采購部主管采購復(fù)核復(fù)核議定的相關(guān)內(nèi)容處級主管/總經(jīng)理采購核準(zhǔn)核決廠商RMB50萬(含)以下由處級主管核決。RMB50萬以上由總經(jīng)理核決。（保留-暫不執(zhí)行）4.1.3下訂：權(quán)責(zé)單位流程說明引用表單注意事項采購承辦/采購部主管訂購材料設(shè)備及RMB25萬以下的分包工程RMB25萬(含)以上的分包工程實(shí)叫實(shí)算/實(shí)做實(shí)算以”暫定數(shù)量/總價”下訂實(shí)叫實(shí)算之送貨數(shù)量依物料需求單之?dāng)?shù)量為依據(jù)訂購單2.簡易合約書訂購單合約書物料需求單下訂廠商需為合格廠商（廠商需在回傳訂單時隨附當(dāng)年度已通過年審之相關(guān)證照）RMB25萬(含)以上的分包工程訂約，必須有訂購單及合約書，RMB25萬以下的分包工程視需要簽訂簡易合約書。合約書制作：正本2份：甲乙雙方各執(zhí)一份，甲方正本由采購部存查副本一份：轉(zhuǎn)財務(wù)部存查下定3日內(nèi)請廠商確認(rèn)訂購單并轉(zhuǎn)請購單位。合約書完成后，7日內(nèi)轉(zhuǎn)請購單位（目前OA已增設(shè)訂單自動流傳至請購者節(jié)點(diǎn)處）。議價金額在RMB25萬(含)以上者，將視需要傳真致謝函予未得標(biāo)廠商。主辦工程師依實(shí)際需求量填寫物料需求單，經(jīng)工地主任核準(zhǔn)后，通知下訂廠商交貨。4.1.4驗收/計價：權(quán)責(zé)單位流程說明引用表單注意事項請購承辦（采購承辦協(xié)助）跟催/叫料下訂后跟催并確認(rèn)廠商出貨/進(jìn)場施工時間若有任何延期之情形，必須及早通知采購單位。請購單位/采購承辦驗收/計價依據(jù)《驗收流程》（附件一）驗收、計價。驗收單進(jìn)料檢驗記錄表(重要設(shè)備)分包工程估驗計價單分包商考核記錄表請購單位必須于貨到3~5日內(nèi)完成驗收。驗收單后附正本送貨單。實(shí)叫實(shí)算則每月做一次對帳動作。請購單位必須于每月20日前完成工程計價。請購單位/倉儲入庫依據(jù)《入庫作業(yè)流程》（附件二）入庫退貨貨品不合格，不予以驗收直接辦理退貨。已完成驗收再辦理退貨，則必須填寫進(jìn)貨退貨報告書。1.進(jìn)貨退回報告書依據(jù)訂單、送貨單予以驗收，若驗收數(shù)量與送貨單不符，請加注說明。若已完成驗收后再辦理退貨，則請購單位必須填寫進(jìn)貨退回報告書。4.1.5請款：權(quán)責(zé)單位流程說明引用表單注意事項采購承辦/采購主管/處級主管請款依據(jù)驗收單/計價單、發(fā)票等完成請款簽核應(yīng)付帳款統(tǒng)計表付款交單時采購須將請購單（OA打?。?、訂單（雙方蓋章版）、驗收或計價單、發(fā)票、收據(jù)等一并粘貼交財務(wù)。每月25日完成分包工程&材料設(shè)備之請款簽核并送件至財務(wù)部。次月3日前完成已驗收入帳，但未請款之應(yīng)付帳款統(tǒng)計表予財務(wù)部。（保留-暫未執(zhí)行）RMB15萬元以上之請款需由處級主管簽核。（保留-暫未執(zhí)行）財務(wù)部付款每月匯款日:1-1付款單交單截止日：每月25日下午17:30前，財務(wù)分別在截止日起5日內(nèi)（即每月30日前）支付申請款項。分包工程類付款時間根據(jù)財務(wù)具體時間執(zhí)行。2.若遇特殊之匯款條件，采購處必須于付款申請單上加注說明。4.2若擬于協(xié)力廠商處驗證采購之產(chǎn)品時，應(yīng)于采購文件中界定查證之安排與產(chǎn)品放行之方式。4.3若合約中規(guī)定，客戶或客戶之代表得在協(xié)力廠商處實(shí)施產(chǎn)品驗證，該項驗證之結(jié)果不得作為對產(chǎn)品品質(zhì)有效管制之證明，于產(chǎn)品進(jìn)場時，仍應(yīng)依『驗收流程』加以檢驗，以確認(rèn)其品質(zhì)。4.4若材料之采購系用于開發(fā)性廠商之試產(chǎn)，可向未經(jīng)評鑒協(xié)力廠商購買。5. 引用表單：5.1請購單 5.2分包工程需求表/注意事項 5.3材料設(shè)備議價記錄 5.4分包工程議價記錄 5.5訂購單 5.6合約書5.7材料單 5.8驗收單 5.9分包工程估驗計價單 5.115.10付款申請單5.11請購變更申請單5.12訂購單變更通知單6.參考文件：6.1驗收流程7.附件：7.1驗收流程（附件一）7.2國內(nèi)材料、設(shè)備(含組裝)驗收請款程序（附件二）8.特別說明：8.1每個部門請購者盡量固定以便熟悉流程（有OA賬戶，有郵箱）；8.2請購需求一定要清晰，如無法敘述明白，則至少提供一張以上符合要求之產(chǎn)品的報價單；8.3驗收一定要及時，以免造成付款延誤影響公司信譽(yù)造成下次采購障礙；8.4有問題及時提出（重要問題發(fā)郵件）；8.5需求資料時請發(fā)郵件（跨部門需求時需抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)）；8.6請購單位指定廠商需充分說明理由。

采購管理規(guī)范文件編號SZ-05頁數(shù)9/9附件一:驗收流程附件二：國內(nèi)材料、設(shè)備（含組裝）驗收請款程序項目采購執(zhí)行文件1.訂金─AgainstPI請款訂單、PI2.出貨款─AgainstShippingdocumentRMB請款出貨相關(guān)文件B/LInvoicePackingList3.貨到組裝完成驗收計價款（可分批）請款（可分批請款）驗收單（完成組裝、工地驗收轉(zhuǎn)驗收單）分批轉(zhuǎn)驗收單若沒有貨到組裝計價款時，工地/請購單位仍然完成驗收手續(xù)轉(zhuǎn)采購轉(zhuǎn)財會4.驗收款（保