采購(gòu)流程優(yōu)化

采購(gòu)流程優(yōu)化采購(gòu)流程優(yōu)化采購(gòu)流程優(yōu)化xxx公司采購(gòu)流程優(yōu)化文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度采購(gòu)流程優(yōu)化［摘要］隨著信息化的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用越來越重要，但是許多中小企業(yè)的信息化運(yùn)用很落后。文章從中小企業(yè)的采購(gòu)現(xiàn)狀入手，分析中小企業(yè)現(xiàn)有采購(gòu)流程中存在的問題。根據(jù)中小企業(yè)采購(gòu)流程中存在的問題對(duì)中小企業(yè)的采購(gòu)進(jìn)行整合優(yōu)化，再在整合的基礎(chǔ)上提出整個(gè)流程的優(yōu)化，并提出具體的優(yōu)化流程及優(yōu)化步驟，最后提出采購(gòu)流程優(yōu)化后實(shí)現(xiàn)的效益。［關(guān)鍵詞］中小企業(yè);采購(gòu)整合優(yōu)化;采購(gòu)流程優(yōu)化;采購(gòu)效率采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的首要步驟，是企業(yè)成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)，是企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的前提。但是，對(duì)中小企業(yè)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在中小企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理非常落后，對(duì)現(xiàn)代化科技手段的運(yùn)用非常低，采購(gòu)還停留在人工化采購(gòu)階段。無論何種采購(gòu)方式，采購(gòu)流程都是控制優(yōu)化采購(gòu)的關(guān)鍵。各中小企業(yè)由于信息化的制約，采購(gòu)的流程大多比較簡(jiǎn)單，缺乏現(xiàn)代化的手段。中小企業(yè)可以通過采購(gòu)流程的優(yōu)化來降低成本，提高效率。近年來，很多學(xué)者從不同的角度對(duì)信息化影響下的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行了研究和探索，研究工作和成果有助于我們理解和完善中小企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的流程，但總體來說，和國(guó)外相比，這一領(lǐng)域還較為薄弱。1中小企業(yè)采購(gòu)現(xiàn)狀采購(gòu)是指企業(yè)取得一定的產(chǎn)品和服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要活動(dòng)。而采購(gòu)流程就是企業(yè)從尋找出合適的供應(yīng)商開始到收到貨物付款的一系列的中間活動(dòng)。從調(diào)查研究未來的我國(guó)中小企業(yè)現(xiàn)有的狀況來看，企業(yè)的采購(gòu)流程呈現(xiàn)出以下幾個(gè)特點(diǎn)。1.1各個(gè)公司之間獨(dú)立采購(gòu)，且單一業(yè)務(wù)獨(dú)立采購(gòu)由于中小企業(yè)存在著行業(yè)、規(guī)模和不同地域的差異，同一地區(qū)的中小企業(yè)或者是采購(gòu)物資相同的中小型企業(yè)之間的采購(gòu)都是相獨(dú)立的，企業(yè)之間沒有共同采購(gòu)、信息共享的意識(shí)。且企業(yè)內(nèi)部的采購(gòu)物資也是各種物資之間獨(dú)立采購(gòu)，沒有不同物資同一家供應(yīng)商采購(gòu)的意識(shí)。中小企業(yè)橫向、縱向之間缺乏戰(zhàn)略合作伙伴之間的聯(lián)系，不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)的現(xiàn)象大量存在。由于單個(gè)公司的力量較弱，單一業(yè)務(wù)獨(dú)立采購(gòu)力量更弱，加大了高價(jià)采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商的供貨風(fēng)險(xiǎn)以及為了減少貨源短缺而加大庫(kù)存造成的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)多次數(shù)的采購(gòu)耗費(fèi)了大量的人力、物力、財(cái)力。1.2采購(gòu)數(shù)量少，受市場(chǎng)影響大受企業(yè)規(guī)模的限制，中小企業(yè)的采購(gòu)數(shù)量不會(huì)很大，對(duì)供應(yīng)商來說大多是量少次數(shù)多的采購(gòu)。同時(shí)，由于物資少，企業(yè)與供應(yīng)商的討價(jià)議價(jià)能力較弱，享受到的規(guī)模優(yōu)勢(shì)很少。但是從企業(yè)自身角度來說，企業(yè)由于規(guī)模小，資金相對(duì)不是特別的充足，對(duì)價(jià)格的變化較敏感，市場(chǎng)上價(jià)格的輕微變化就能引起企業(yè)的巨大的反應(yīng)，導(dǎo)致企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力較弱。1.3供應(yīng)商不穩(wěn)定，缺乏貨源保證機(jī)制由于企業(yè)采購(gòu)規(guī)模小，與供應(yīng)商之間的關(guān)系大多是臨時(shí)性的關(guān)系。遇到緊急情況時(shí)，采購(gòu)人員很有可能需重新尋找供應(yīng)商，企業(yè)供貨得不到保障。同時(shí)，在企業(yè)不同的發(fā)展階段，對(duì)物資的需求和采購(gòu)的要求都會(huì)有差異，因而，在企業(yè)外部復(fù)雜的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)大環(huán)境影響下，企業(yè)與供應(yīng)商的關(guān)系趨向復(fù)雜化。現(xiàn)在中小企業(yè)大多實(shí)行采購(gòu)批次少、采購(gòu)量大的采購(gòu)，以保障供貨，但是這無形中加重了企業(yè)的庫(kù)存負(fù)擔(dān)，造成企業(yè)資金積壓，給企業(yè)造成不應(yīng)有的損失。1.4信息化程度低，采購(gòu)效率低中小企業(yè)大多是家族式企業(yè)，企業(yè)規(guī)模較小、基礎(chǔ)設(shè)施落后、信息化程度較低，電子商務(wù)普及程度比較低，更不用說電子采購(gòu)了。企業(yè)基本上靠人工采購(gòu)，沒有高效的采購(gòu)信息系統(tǒng)，采購(gòu)效率得不到提高。傳統(tǒng)的采購(gòu)流程中不涉及電子采購(gòu)，流程簡(jiǎn)單，但是實(shí)施過程時(shí)間長(zhǎng)，效率過低。1.5采購(gòu)流程簡(jiǎn)單，監(jiān)督機(jī)制不健全從整體上看采購(gòu)流程簡(jiǎn)單，信息化程度較低，所有的步驟基本完全是靠采購(gòu)人員完成。采購(gòu)人員是一次完整采購(gòu)的核心。由于中小企業(yè)規(guī)模較小，信息化程度不高，采購(gòu)流程大多是根據(jù)銷售人員的申請(qǐng)實(shí)施，采購(gòu)人員再根據(jù)申請(qǐng)經(jīng)采購(gòu)主管批準(zhǔn)去采購(gòu)物資。采購(gòu)過程中由采購(gòu)人員快速的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品入庫(kù)過程，采購(gòu)中間時(shí)間短，采購(gòu)人員沒有時(shí)間實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)調(diào)查。訂單式采購(gòu)，采購(gòu)人員直接按照訂單尋找供應(yīng)商，采購(gòu)流程原始、簡(jiǎn)單，并且缺乏現(xiàn)代化的監(jiān)督機(jī)制，完全由采購(gòu)人員自主決定采購(gòu)的權(quán)限較大。因此，在采購(gòu)過程中對(duì)采購(gòu)人員的監(jiān)督特別重要。2基于信息化的中小企業(yè)采購(gòu)整合優(yōu)化基于信息化的電子采購(gòu)涉及的角色眾多，如中小企業(yè)、供應(yīng)商電子采購(gòu)平臺(tái)等。各個(gè)中小企業(yè)通過電子采購(gòu)平臺(tái)的采購(gòu)，有助于實(shí)現(xiàn)各個(gè)中小企業(yè)之間、各個(gè)中小企業(yè)與原料、輔料、服務(wù)供應(yīng)商之間的信息交流與共享。電子采購(gòu)平臺(tái)的設(shè)立為各個(gè)中小企業(yè)的采購(gòu)提供一個(gè)統(tǒng)一的交互平臺(tái)，通過現(xiàn)有采購(gòu)流程的優(yōu)化及電子化，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)信息的共享，采購(gòu)工作的協(xié)同，使采購(gòu)行為更加規(guī)范，工作更加高效，管理更加科學(xué)，通過電子采購(gòu)平臺(tái)的采購(gòu)希望實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)包括以下幾點(diǎn)。2.1為各個(gè)中小企業(yè)提供全面及時(shí)的采購(gòu)綜合信息服務(wù)各個(gè)中小企業(yè)通過平臺(tái)可了解到其他中小企業(yè)的資源需求信息、供應(yīng)商的供應(yīng)信息、外包資源信息等，并提供基本的分類檢索的功能，方便信息査找。中小企業(yè)可以通過平臺(tái)尋找出可供挑選的供應(yīng)商、共同的資源需求方。2.2整合各個(gè)中小企業(yè)的力量，強(qiáng)化中小企業(yè)的采購(gòu)影響力從現(xiàn)有的狀況來看，各個(gè)分子公司之間相互的聯(lián)系較少，沒有規(guī)模采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)。中小企業(yè)通過平臺(tái)，在平臺(tái)中尋找出最合適的供應(yīng)商，各個(gè)中小企業(yè)之間也可以通過平臺(tái)，尋找出有共同需求的企業(yè)，通過平臺(tái)整合采購(gòu)需求，加強(qiáng)中小企業(yè)在采購(gòu)中的影響力。2.3加強(qiáng)中小企業(yè)與供應(yīng)商之間的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系現(xiàn)在供應(yīng)商與需求商的關(guān)系一般都是臨時(shí)性的關(guān)系，或是長(zhǎng)期合作的關(guān)系，很少甚至是沒有戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的形成。企業(yè)之間相互競(jìng)爭(zhēng)的狀況不斷，由于供貨出現(xiàn)的問題導(dǎo)致企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)情況也是不斷。通過電子采購(gòu)平臺(tái)對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)和監(jiān)督，挑選出最適合的供應(yīng)商，建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，建立完整的供應(yīng)鏈機(jī)制。2.4從整體上控制中小企業(yè)的采購(gòu)成本對(duì)于各個(gè)中小企業(yè)來說，通過虛擬平臺(tái)，中小企業(yè)可以與其他同需求的企業(yè)合作，發(fā)揮采購(gòu)的規(guī)模優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)與供應(yīng)商的議價(jià)能力;各個(gè)中小企業(yè)通過采購(gòu)平臺(tái)尋找出最為合適的供應(yīng)商，減少采購(gòu)和儲(chǔ)存成本;各個(gè)中小企業(yè)通過虛擬平臺(tái)尋找原料、輔料、服務(wù)的供應(yīng)商，減少了中小企業(yè)之間獨(dú)自尋找供應(yīng)商的成本;各個(gè)中小企業(yè)之間可以增加協(xié)調(diào)度，減少物資緊缺時(shí)原材料的采購(gòu)和運(yùn)用成本。規(guī)范化或者固定化中小企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，減少不必要的環(huán)節(jié)。中小企業(yè)加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過平臺(tái)的采購(gòu)可以將中小企業(yè)的采購(gòu)流程規(guī)范化，簡(jiǎn)化流程，節(jié)約資源。2.5實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)采購(gòu)一體化通過平臺(tái)，中小企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)各種原料、輔料、服務(wù)供應(yīng)商的尋找。減少各個(gè)中小企業(yè)獨(dú)自通過不同渠道尋找不同供應(yīng)商的消耗。3中小企業(yè)采購(gòu)優(yōu)化的效益通過電子平臺(tái)的采購(gòu)，給中小企業(yè)帶來了巨大的效益。3.1提高了采購(gòu)的效率、降低了綜合采購(gòu)成本采購(gòu)平臺(tái)有助于中小企業(yè)采購(gòu)信息的獲取，減少了尋找供應(yīng)商的成本;中小企業(yè)也可以通過平臺(tái)尋找到共同物料的需求商，增強(qiáng)采購(gòu)力量與供應(yīng)商進(jìn)行談判，加強(qiáng)了與供應(yīng)商的討價(jià)議價(jià)能力;通過平臺(tái)建立類似于供應(yīng)商的機(jī)制，從信息化的程度上保證了企業(yè)的一體化;與傳統(tǒng)的紙質(zhì)采購(gòu)相比，電子化采購(gòu)減少了出錯(cuò)率，避免了紙質(zhì)的浪費(fèi)，減少了采購(gòu)成本;通過交易平臺(tái)的監(jiān)督，避免了中小企業(yè)獨(dú)立尋找供應(yīng)商交易的風(fēng)險(xiǎn)。通過平臺(tái)，從整體上保證了中小企業(yè)尋__找供應(yīng)商的快速性;增加了企業(yè)尋找產(chǎn)品需求商的途徑;減少了采購(gòu)人員直接采購(gòu)的復(fù)雜性與耗時(shí)性;保證采購(gòu)的及時(shí)性;提高了采購(gòu)的公開性與透明性，規(guī)范了采購(gòu)行為;提高了中小企業(yè)的采購(gòu)效率。3.2提高了中小企業(yè)的信息化水平采購(gòu)平臺(tái)使中小企業(yè)可以通過虛擬平臺(tái)實(shí)現(xiàn)相關(guān)的業(yè)務(wù)，如網(wǎng)上下單、網(wǎng)上確認(rèn)收貨、網(wǎng)上評(píng)價(jià)等。提高了整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作效率。企業(yè)信息技術(shù)的發(fā)展，使企業(yè)能夠以敏銳的反應(yīng)滿足市場(chǎng)需求。電子化采購(gòu)能夠加強(qiáng)企業(yè)之間的相互協(xié)作、增強(qiáng)市場(chǎng)反應(yīng)能力、加強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。4結(jié)論采購(gòu)是企業(yè)一項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，沒有電子采購(gòu)也形成不了電子商務(wù)。企業(yè)應(yīng)該采用現(xiàn)代化的采購(gòu)理念，從根本上改善對(duì)采購(gòu)的認(rèn)識(shí)，調(diào)整采購(gòu)流程，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)融入到現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)之