秘書實務(wù)緒論

秘書實務(wù)授課人：曾靖雅郵箱：第一頁，共三十一頁。教學(xué)計劃選用教材：《新編秘書實務(wù)》，大連理工出版社一周2次課，1～19周，總共78個課時。50個課時的理論課程，16個課時的案例分析以及學(xué)生技能訓(xùn)練，4個課時的模擬公司訓(xùn)練，4個課時的考前復(fù)習(xí)，2課時用于完成課程考核。第二、三、四、五、六、七章內(nèi)容是重點。

第二頁，共三十一頁。緒論理解秘書的基本含義、不同層次及領(lǐng)域的秘書的特色、了解秘書機(jī)構(gòu)的分類及秘書工作的內(nèi)容、掌握秘書工作的屬性和特征、對于秘書學(xué)的知識只要瀏覽。第三頁，共三十一頁。第一章秘書工作的概述第一節(jié)秘書第二節(jié)秘書工作第三節(jié)秘書部門概念：秘書秘書工作秘書部門掌握：秘書的定義

秘書工作的內(nèi)容秘書工作的屬性和特征第四頁，共三十一頁?！畹诙罗k公資源的管理第一節(jié)辦公用品的管理、使用第二節(jié)辦公設(shè)備的管理、使用第三節(jié)技能訓(xùn)練掌握：辦公用品的分類、購買、分發(fā)以及儲備

基本辦公設(shè)備的使用、維護(hù)

第五頁，共三十一頁?！畹谌旅貢慕哟ぷ?/p>

第一節(jié)前臺接待工作第二節(jié)團(tuán)體接待工作第三節(jié)技能訓(xùn)練概念：前臺接待

團(tuán)體接待掌握：前臺接待的基本程序

涉外接待的注意事項第六頁，共三十一頁。第四章日常事務(wù)處理工作

第一節(jié)電話事務(wù)印務(wù)事務(wù)第二節(jié)郵件事務(wù)值班事務(wù)第三節(jié)時間管理差旅管理掌握：案例分析（海爾集團(tuán)西安營銷經(jīng)理）

撥打、接聽電話的技巧介紹信的開具、管理值班制度工作日志的編寫第七頁，共三十一頁?！畹谖逭旅貢男畔⒐ぷ鞯谝还?jié)信息的收集整理第二節(jié)信息的轉(zhuǎn)遞存儲第三節(jié)信息的開發(fā)利用第四節(jié)技能訓(xùn)練掌握：信息收集的方法

信息傳遞的要素、途徑

信息反饋第八頁，共三十一頁。第六章秘書的商務(wù)工作第一節(jié)開放參觀第二節(jié)信息發(fā)布活動第三節(jié)典禮、簽字活動第四節(jié)商務(wù)展覽商務(wù)談判掌握：案例分析（胡喬木任毛澤東秘書的啟示）

商務(wù)活動方案的制定

商務(wù)談判的技巧第九頁，共三十一頁?！畹谄哒旅貢臅?wù)工作第一節(jié)會前的籌備第二節(jié)慧中的服務(wù)第三節(jié)會后的落實第四節(jié)技能訓(xùn)練掌握：會議方案的擬定（議程、預(yù)算）

會議通知的擬寫會場的布置會議記錄、簡報會議文件的整理第十頁，共三十一頁?！畹诎苏旅貢亩Y儀第一節(jié)秘書的商務(wù)交際禮儀第二節(jié)秘書與領(lǐng)導(dǎo)相處的禮儀第三節(jié)技能訓(xùn)練掌握：秘書需要注意的基本禮儀

秘書與領(lǐng)導(dǎo)相處的基本原則第十一頁，共三十一頁。第一章概述

第一節(jié)秘書一、秘書什么是秘書？我國：最早出現(xiàn)在漢代，原指宮禁中的藏書。1912年南京國民政府設(shè)立具有現(xiàn)代意義的秘書、秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作，至此我國開始出現(xiàn)了正規(guī)的秘書學(xué)。西方：源于拉丁文“可靠的職員”，一般指政府、各社會組織和個人聘用的從事公務(wù)服務(wù)、處理文字以及辦公事務(wù)的工作人員。第十二頁，共三十一頁。

國際秘書聯(lián)合會—“秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊助手，掌握辦公室工作的技巧，能在沒上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實際行動顯示出主動性和判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定?！?.廣義秘書的概念；"秘書是領(lǐng)導(dǎo)人的事務(wù)與信息助手。"這里的廣義，包括了公務(wù)秘書、私人秘書，又包括了各行業(yè)、層次、工種；領(lǐng)導(dǎo)人既含單數(shù)，又含復(fù)數(shù)---領(lǐng)導(dǎo)集體；因此只能是簡明、抽象的概括。第十三頁，共三十一頁。2．狹義秘書的概念。"秘書是一種職務(wù)名稱，正在成為一種社會職業(yè)，指處于領(lǐng)導(dǎo)近身，直接為領(lǐng)導(dǎo)從事事務(wù)性、信息性的輔助服務(wù)的工作助手。"這里著重排除了私人秘書。廣義與狹義內(nèi)涵相通，又有差異。主要強調(diào)了秘書是領(lǐng)導(dǎo)近身的直接助手，是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的人員這一含義。這個"助手"包括了智力性的助手在內(nèi)，從而也反映了現(xiàn)階段我國要求秘書部門發(fā)揮"參謀作用"的現(xiàn)實。第十四頁，共三十一頁。二、秘書的不同層次

1、官員秘書以秘書命名的官員特點：職位、職權(quán)、職責(zé)是按法定程序由組織確定；對于領(lǐng)導(dǎo)者，是帶有服務(wù)性質(zhì)輔助者，對于下級，有確定的管理權(quán)和指揮權(quán)；發(fā)揮極為重要的樞紐和橋梁作用；可以代為處理一定職權(quán)內(nèi)的事務(wù)；與領(lǐng)導(dǎo)構(gòu)成主輔配合的關(guān)系。

第十五頁，共三十一頁。2、秘書部門負(fù)責(zé)人

各級政府辦公室（廳）、企事業(yè)單位的辦公廳、辦公室負(fù)責(zé)人特點：具有高級秘書的全面業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作技能；有豐富的管理和辦理事務(wù)的經(jīng)驗和人際交往溝通的能力；與主要領(lǐng)導(dǎo)有良好的配合關(guān)系；一般由有才干的秘書或有文化素質(zhì)的基層負(fù)責(zé)人晉升；職位、職權(quán)、職責(zé)具有多樣性。

第十六頁，共三十一頁。官員秘書與秘書部門負(fù)責(zé)人的異同同：一定的法定職權(quán)異：前者主要組織管理辦公事務(wù)即秘書工作，后者具有一定范圍的專項管理權(quán)和決策權(quán)，往往職位比前者高。

3、領(lǐng)導(dǎo)人的專職秘書專門為各國政界要員、企事業(yè)單位及社團(tuán)團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)者公務(wù)服務(wù)的秘書。包括公務(wù)員、私人秘書、個人特使特點：服務(wù)對象的特定性主輔配合一一對應(yīng)性影響力和工作范圍有彈性與特定領(lǐng)導(dǎo)人有特殊感情

第十七頁，共三十一頁。

4、初級秘書

從事操作性、服務(wù)性工作的秘書。特色：工作一般是操作性的日常事務(wù)具有嫻熟的辦公技巧良好的服務(wù)態(tài)度和敬業(yè)精神

初級秘書→中級秘書→高級秘書，能力要求是步步提高的，存在動態(tài)發(fā)展關(guān)系第十八頁，共三十一頁。

5、高級秘書

按秘書的業(yè)務(wù)能力和所承擔(dān)的工作任務(wù)劃分中的最高等級，如秘書負(fù)責(zé)人、助理、首腦的專職秘書。特色：為較為重要的領(lǐng)導(dǎo)人或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)充當(dāng)高級助手；擁有一定的職級和職權(quán)；有參與謀劃的權(quán)責(zé)，并在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下有一定的指揮、監(jiān)督、控制權(quán)；個人素質(zhì)高，有一定的組織管理和控制能力，能夠獨擋一面；工作內(nèi)容以參謀、參與管理、事務(wù)協(xié)調(diào)為主，操作性服務(wù)比其他兩級秘書少第十九頁，共三十一頁。5、中級秘書

既從事操作性事務(wù)，又從事輔助管理事務(wù)的秘書，是不可缺少的。特點：操作性與管理性結(jié)合經(jīng)常性與機(jī)變性結(jié)合一般性與專門性結(jié)合綜合性與技術(shù)性結(jié)合6、高級秘書第二十頁，共三十一頁。高級秘書“高”在哪2007-03-1311:02:00

北京青年報

談起高級秘書比一般秘書高在哪里，康柏（中國）投資有限公司大中國區(qū)的執(zhí)行秘書、29歲的常郁青有著不少的感觸。她給出了高級秘書的四大“高”人之處。

第一高：綜合素質(zhì)高高級秘書平時除了會起草一些財務(wù)或者人事方面的報告，幫助老板做一些決定，還要在老板出差不方便看郵件時，幫他們處理一些文件，有些需要馬上替他去批復(fù)。所以和一般秘書相比，高級秘書除了能夠講一口流利的英語，熟練的使用計算機(jī)和擬寫各種文件等“硬件”之外，更應(yīng)該具備良好的溝通、組織、協(xié)調(diào)、一定的決策能力以及解決問題的能力。

第二高：責(zé)權(quán)更重高級秘書與領(lǐng)導(dǎo)層的溝通和聯(lián)絡(luò)會更多。向老板匯報工作的一些管理層人員以及部門秘書都會通過我找到老板，我承擔(dān)著他們之間溝通的責(zé)任。而當(dāng)我發(fā)現(xiàn)別的部門秘書有一些錯誤時，我有責(zé)任和權(quán)利去指出，避免錯誤的發(fā)生。

第二十一頁，共三十一頁。

第三高：發(fā)展愿望更高

做了5年、10年或者更長時間的高級秘書，大多會考慮這種來自社會的壓力，希望換一個行業(yè)，通常會選擇從事行政、人力資源以及市場方面的工作。第四高：道德水平要高

高級秘書會接觸到公司的一些財務(wù)等方面的重要的文件，因而保密是對老板的承諾和責(zé)任。取得老板的信任是很不容易的。建立信任需要磨合期：和他保持在一條戰(zhàn)線上；做好手頭老板交給的每一件小事；經(jīng)常和他溝通。長此以往，他就會覺得你比較認(rèn)真，是可靠的。

第二十二頁，共三十一頁。三、不同領(lǐng)域的秘書

1、社會政治生活中的秘書特點：與工作服務(wù)的國家機(jī)關(guān)在政治上保持一致與服務(wù)的政黨組織在目標(biāo)指向和價值觀念保持一致與工作的社會組織的政治取向上保持一致

第二十三頁，共三十一頁。

2、社會經(jīng)濟(jì)生活中的秘書特點：要以實現(xiàn)利益最大化為目標(biāo)各項工作適應(yīng)市場競爭與合作的需要要協(xié)助主管依法經(jīng)營把對國家和社會公利的忠誠以及敬業(yè)精神有機(jī)結(jié)合還必須額外掌握企業(yè)的經(jīng)營管理知識和生產(chǎn)技術(shù)概況

第二十四頁，共三十一頁。

3、科技文化領(lǐng)域的秘書特色：要懂行，雖不是專家，但要熟悉要明勢，明白本單位、行業(yè)的發(fā)展趨勢要勤學(xué)，向內(nèi)行請教第二十五頁，共三十一頁。四、秘書的職業(yè)特點1、直接性2、穩(wěn)定性3、知識化4、年輕化5、女性化第二十六頁，共三十一頁。第二節(jié)秘書工作一、秘書工作1、涵義：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理過程所進(jìn)行的各項輔助性工作領(lǐng)導(dǎo)制定并實施決策、掌管全局秘書負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、組織、執(zhí)行2、內(nèi)容——辦文、辦事、辦會辦文：文書、文件、文字材料辦事：信息工作、技術(shù)工作、日常行政事務(wù)辦會：策劃、組織和善后落實第二十七頁，共三十一頁。3、原則準(zhǔn)確、及時、嚴(yán)謹(jǐn)、同步、保密準(zhǔn)確：質(zhì)量要求及時：效率要求嚴(yán)謹(jǐn)：作風(fēng)要求同步：態(tài)勢要求保密：紀(jì)律要求第二十八頁，共三十一頁。4、特點——被動性、事務(wù)性、綜合性、機(jī)要性5、基本方法——授意、請示、報告授意：接受、領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，“遵旨辦事”請示：遵守領(lǐng)導(dǎo)分工，對口請示報告：反映情況，提出建議，做出匯報第二十九頁，共三十一頁。案例分析梅錦縣供銷社辦公室王秘書接待信訪人員做出的選擇第三十頁，共三十一頁。內(nèi)容總結(jié)秘書實務(wù)。50個課時的理論課程，16個課時的案例分析以及學(xué)生技能訓(xùn)練，4個課時的模擬公司訓(xùn)練，4個