有如何提升工作效率-高效的時(shí)間管理(80-20法則)課件

1有如何提升工作效率練習(xí)題：日程排序23?一、管理者常見的時(shí)間陷阱二、時(shí)間管理六步三、高效能的九條守則56由于溝通不良或不足，導(dǎo)致走彎路、出錯(cuò)、返工。文件/廢紙/雜物多；文件存放系統(tǒng)混亂。交辦工作時(shí)，沒有明確最后期限。不速之客的干擾；常被電話打斷工作?；ㄝ^多時(shí)間替下屬拿主意。長時(shí)間面談。繁多、冗長、低效的會議。缺乏細(xì)致的實(shí)施計(jì)劃。過多文書記錄。過于注重細(xì)節(jié)；追求完美一、管理者常見的時(shí)間陷阱?二、時(shí)間管理六步三、高效能的九條守則7

一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡四、學(xué)會說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣8一般情況下，在每年、每月、每周、每天當(dāng)中，較忙的是什么時(shí)間段？有哪些工作可以提前做？1012因?yàn)槲覀儾恢谰烤故裁磳ξ覀冏钪匾?所以每件事好像都很重要；因?yàn)槊考潞孟穸己苤匾晕覀儾坏貌幻考露甲?；有些人看到我們每件事都?所以，他們期望我們什么都做；每件事都做讓我們非常忙碌,所以我們沒有時(shí)間去考慮：究竟什么對我們最重要？忙人的告白

定義

重要：對你的職責(zé)或目標(biāo)具有貢獻(xiàn)的活動。

緊急：你或別人認(rèn)為需要立刻處理的活動。1415ABCD16一個(gè)企業(yè)80%的利潤來自其20%的核心業(yè)務(wù)或重要客戶。80%的銷售額來自20%的銷售人員。每個(gè)企業(yè)優(yōu)秀的人（骨干）都只有20%左右，中等的和平庸的占了約80%。在每天的工作中，都大概只有20%是重要的工作。分析：正確的日程排序高效時(shí)間管理=在最短的時(shí)間內(nèi)做最多的事×17為什么整天忙個(gè)不停卻得不到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可？18案例：一個(gè)采購部經(jīng)理要追求“利益最大化”，但是對于不重要的事情我們又不能放棄，那我們該怎么辦？20一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一

三、化繁為簡四、學(xué)會說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣21問題1：黃經(jīng)理正在處理三件A類事情，林總又過來安排一件C類工作，王經(jīng)理該怎么說？問題2：黃經(jīng)理整天被領(lǐng)導(dǎo)追問每件工作的進(jìn)度，忙得不亦樂乎，他如何擺脫這種困境？問題3：在每天的工作中，黃經(jīng)理總會被各種電話、各個(gè)突然而至的人打擾著，無法集中精力做好手上最重要的工作。黃經(jīng)理頭上都冒煙了！黃經(jīng)理該如何應(yīng)付這些打擾？23你在走道上碰到一位部屬，他說：“我能不能和您談一談？我碰到了一個(gè)問題。”于是你便站在走道上專心聽他細(xì)述問題的來龍去脈，一站便是半個(gè)小時(shí)，既耽擱了原先你要做的事，也發(fā)現(xiàn)所獲得的信息并不足以做出任何決策。于是你說：“我現(xiàn)在沒時(shí)間和你討論，讓我考慮一下，回頭再找你談?！?/p>

猴子原本在部屬的背上，談話時(shí)彼此考慮，猴子的兩腳就分別搭在兩人背上，當(dāng)你表示要考慮一下再談時(shí)，猴子便移轉(zhuǎn)到你背上。你接下了部屬的角色，而部屬則變成了監(jiān)督者，他會三不五時(shí)跑來問你：“那件事辦得怎樣了？”如果你的解決方式他不滿意，他會強(qiáng)迫你去做這件原本他該做的事。這樣的猴子，你收得愈多，他們給的就愈多。于是你飽受堆積如山、永遠(yuǎn)處理不完的問題所困擾，甚至沒有時(shí)間照顧自己的猴子。24

——摘自《別讓猴子跳回背上》一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡

四、學(xué)會說“NO”五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣26

英國某家報(bào)紙?jiān)e辦一項(xiàng)高額獎(jiǎng)金的有獎(jiǎng)?wù)鞔鸹顒?。題目是：在一個(gè)充氣不足的熱氣球上，載著三位關(guān)系世界興亡命運(yùn)的科學(xué)家。第一位是環(huán)保專家，他的研究可拯救無數(shù)人們，免于因環(huán)境污染而面臨死亡的惡運(yùn)。

第二位是核子專家，他有能力防止全球性的核子戰(zhàn)爭，使地球免于遭受滅亡的絕境。第三位是糧食專家，他能在不毛之地，運(yùn)用專業(yè)知識成功地種植食物，使幾千萬人脫離饑荒而亡的命運(yùn)。此刻熱氣球即將墜毀，必須至少丟出一個(gè)人以減輕載重，使其余的兩人得以活存，請問該丟下哪一位科學(xué)家？27

法國一家報(bào)社進(jìn)行了一個(gè)有獎(jiǎng)智力競賽，其中有這樣一道題目：如果法國最大的博物館盧浮宮失火了，在只能搶救一幅畫的情況下，你會救哪一幅畫？在該報(bào)收到的成千上萬的答案中，答案最多的是《蒙娜麗莎》，而法國名作家貝爾納以最佳答案獲得了該題的獎(jiǎng)金。28簡化工作是所有優(yōu)秀管理者的共同特質(zhì)，工作愈簡化，愈高效，也愈不會出問題。所以要善于將復(fù)雜的問題簡單化。30一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡四、學(xué)會說“NO”

五、明確期限六、改進(jìn)方法和習(xí)慣3132一個(gè)減肥的例子332、與別人約定期限帕金森定律：如果你安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動，你會放慢你的節(jié)奏以便用掉所有分配的時(shí)間。343、這個(gè)期限最好是合理而又稍偏緊的。一、做好計(jì)劃和統(tǒng)籌二、要事第一三、化繁為簡四、學(xué)會說“NO”五、明確期限

六、改進(jìn)方法和習(xí)慣35這幾個(gè)故事可以給我們什么啟發(fā)？36一個(gè)企業(yè)的董事長走在他的廠區(qū)里，經(jīng)過一個(gè)正在清掃落葉的保潔員身旁。保潔員拿著一把長長的掃把，費(fèi)力地掃著。而那把掃把實(shí)在太舊了，齒間稀疏，漏掉了許多的葉子。董事長停下來問：“先生，你的工具太不好用了吧，為什么不換一把？”“我只有這一把了?！北崋T頭也不抬地忙乎著他的活?！澳銥槭裁床蝗}庫領(lǐng)一把呢？”“倉庫離我這兒太遠(yuǎn)了，來回要花不少時(shí)間，我還有很多地要掃?！北崋T用手擦拭一下汗水，這才發(fā)現(xiàn)和自己說話的竟是董事長，不禁有些不知所措?！班?，董事長，我不知道是您，我這就去倉庫領(lǐng)一把?！笨粗崋T離去的背影，董事長十分生氣：“這是在工作嗎？真不能理解！要不是看在他從不偷懶的份上，我現(xiàn)在就開除他?！?7

猶太人漢弗特在加拿大渥大華開設(shè)了一家豪華賓館。年終時(shí)，他讓賓館分別評選出10名最勤快和10最“懶惰”的員工。漢弗特叫人把10名“懶惰”的員工叫到他的辦公室。這些員工心里七上八下，心想老板肯定會要我們滾蛋。可是他們?nèi)f萬沒想到，一進(jìn)門，漢弗特就說道：“恭喜各位被評為本賓館最優(yōu)秀的員工?！笨粗麄円粋€(gè)個(gè)目瞪口呆的表情，漢弗特接著解釋道：“據(jù)我觀察，你們的‘懶’表現(xiàn)在總是一次就把餐具送到餐桌上，習(xí)慣于一次就把客人的房間收拾干凈，一次就把工作干完，討厭多走半步路，討厭做第二次（返工）。因而在別人眼里你們整天閑著，在偷懶。但依我看，最優(yōu)秀的員工全無例外的都是‘懶漢’，因?yàn)槟銈儭畱小眠B一個(gè)多余的動作都懶得去做。而勤快員工的‘勤’，大多表現(xiàn)在他們整天忙忙碌碌，不在乎把力氣花在多余的動作上，做一件事不在乎往來多少趟，花多少時(shí)間，而從來不停下來思考一下最便捷的方法，這樣能有效率嗎？”38

甲和乙兩個(gè)學(xué)生，畢業(yè)后一起進(jìn)了一家餐館工作，沒多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙卻仍在廚房干雜活。乙就去找老板理論。老板想了想，說：“你到市場上看還有什么賣的？”乙去了一趟市場回來說：“還有一個(gè)農(nóng)民在賣土豆?！崩习鍐枺骸岸嗌馘X一斤？”乙又趕去市場，回來回答老板：“8毛錢一斤?！崩习逵謫枺骸翱偣灿卸嗌俳?？如果全部要了能便宜多少錢？”乙又急忙來回奔跑。老板說：“好吧，你先坐著。”然后又叫來甲，對他說：“你去市場看看，看還有什么東西賣？”不一會甲回來說：“還有一個(gè)賣土豆的，8毛錢一斤，共有125斤，如果全部要了可以6毛錢一斤。過一會這個(gè)農(nóng)民還要到市場上去賣西紅柿，我們庫里不多了，我?guī)Щ亓艘粋€(gè)樣品，把那個(gè)農(nóng)民也帶來了，你們當(dāng)面談?wù)劙伞！崩习鍖σ艺f：“這其中的原因你該明白了吧！”乙羞愧地回到廚房干雜活去了。3940

有一次，我要在客廳里掛一副畫，請鄰居來幫忙。畫已經(jīng)在墻上扶好，正準(zhǔn)備砸釘子，他說：“這樣不好，最好釘兩個(gè)木塊，把畫掛上面?！蔽易駨乃囊庖姡屗麕椭フ夷緣K。木塊很快找來了，正要釘，他說：“等一等，木塊有點(diǎn)大，最好能鋸掉點(diǎn)?！庇谑潜闼奶幦フ忆徸?。找來鋸子，還沒有鋸兩下，“不行，這鋸子太鈍了，”他說，“得磨一磨?！彼矣幸话唁S刀，銼刀拿來了，他又發(fā)現(xiàn)銼刀沒有把柄。為了給銼刀安把柄，他又去校園邊上的一個(gè)灌木叢里尋找小樹。要砍下小樹，他又發(fā)現(xiàn)我那把生滿老銹的斧頭實(shí)在是不能用。他又找來磨刀石，可為了固定住磨刀石，必須得制作幾根固定磨刀石的木條。為此他又到校外去找一位木匠，說木匠家有一現(xiàn)成的。然而，這一走，就再也沒見他回來。當(dāng)然，那幅畫，我還是一邊一個(gè)釘子把它釘在墻上。下午再見到他的時(shí)候，是在街上，他正在幫木匠從五交化商店里往外架一臺笨重的電鋸?！澳阆氚亚驈亩蠢锿诔鰜?，卻把洞愈挖愈大。”

——西方諺語4142第一次就把資料或物品放在正確位置。將各類資料物品歸類擺放，清晰標(biāo)示。這樣做可避免費(fèi)時(shí)間去找東西，更不會再有在別人面前翻箱倒柜的尷尬。下班前進(jìn)行清理。43

在寫規(guī)劃時(shí)，為了使工作更加直觀，除了阿拉伯?dāng)?shù)字（1、2、3、4），還可以用其他符號表示重要程度：↘緊急

？待重新規(guī)劃的工作

！重要

√

完成任務(wù)○工作往后推移

×放棄的工作ABCD分類法：A：必須要當(dāng)天完成的工作B：可稍后處理的工作C：可以請別人代勞的工作D：做與不做都無所謂的工作一、管理者常見的時(shí)間陷阱二、時(shí)間管理六步?三、高效能的九條守則44追求事半功倍，而不是事倍功半不要凡事追求完美學(xué)會“棄卒保帥”簡單的就是最好的明確期限，少說“盡快”經(jīng)常進(jìn)行