辦公自動化基本知識

第1章辦公自動化基本知識

《辦公自動動化實例例教程》本章目錄錄1.1辦公自動動化概述述1.2辦辦公信信息系統(tǒng)統(tǒng)內(nèi)容簡簡介1.3辦辦公信信息系統(tǒng)統(tǒng)的安全全與保密密1.1辦公自動動化概述述1.1.1辦公自動化含義與作用11.1.2辦公自動化的三個層次21.1.3辦公自動化的兩種模式31.1.4辦公自動化的發(fā)展歷程41.1.5辦公自動化人員的技能要求5《辦公自動動化實例例教程》1.1..1辦公自動動化含義義與作用用1．辦公自自動化的的含義辦公自動動化是利利用先進(jìn)進(jìn)的科學(xué)學(xué)技術(shù)，，不斷使使人的一一部分辦辦公業(yè)務(wù)務(wù)活動物物化于人人以外的的各種設(shè)設(shè)備中，，并由這這些設(shè)備備與辦公公室人員員構(gòu)成服服務(wù)于某某種目標(biāo)標(biāo)的人——機(jī)信息處處理系統(tǒng)統(tǒng)，其目目的是盡盡可能充充分地利利用信息息資源，，提高生生產(chǎn)率、、工作效效率和質(zhì)質(zhì)量，輔輔助決策策，求得得更好的的效果，，以達(dá)到到既定（（即經(jīng)濟(jì)濟(jì)、政治治、軍事事或其它它方面的的）目標(biāo)標(biāo)?！掇k公自動動化實例例教程》實現(xiàn)辦公公活動的的高效率率、高質(zhì)質(zhì)量。實現(xiàn)辦公公信息處處理的大大容量、、高速度度。實現(xiàn)辦公公活動的的智能化化。2．辦公自自動化的的作用1.1..2辦公自動動化的三三個層次次1．事務(wù)務(wù)處理型型2．管理理控制型型3.輔助決策策型《辦公自動動化實例例教程》1.1..3辦公自動動化的兩兩種模式式1.個個人辦公公自動化化個人辦公公自動化化指支持持個人辦辦公的計計算機(jī)應(yīng)應(yīng)用技術(shù)術(shù)，這些些技術(shù)包包括文字字處理、、數(shù)據(jù)處處理、電電子報表表處理以以及圖像像圖像處處理技術(shù)術(shù)等內(nèi)容容?！掇k公自動動化實例例教程》2．群體辦公公自動化化群體辦公公自動化化用來支支持群體體間的動動態(tài)協(xié)同同辦公，，一般是是指針對對越來越越頻繁出出現(xiàn)的跨跨單位、、跨專業(yè)業(yè)和超地地理界限限的信息息交流和和業(yè)務(wù)交交匯的協(xié)協(xié)同化自自動辦公公的技術(shù)術(shù)和系統(tǒng)統(tǒng)。1.1..4辦公自動動化的發(fā)發(fā)展歷程程1．辦公公自動化化的起源源2．辦公自自動化的的發(fā)展現(xiàn)現(xiàn)狀3．辦公自自動化的的發(fā)展趨趨勢《辦公自動動化實例例教程》辦公環(huán)境境網(wǎng)絡(luò)化化辦公操作作無紙化化辦公服務(wù)務(wù)無人化化辦公業(yè)務(wù)務(wù)集成化化辦公設(shè)備備移動化化辦公思想想?yún)f(xié)同化化辦公信息息多媒體體化1.1..5辦公自動動化人員員的技能能要求《辦公自動動化實例例教程》信息檢索索文稿處理理表格繪制制數(shù)據(jù)處理理圖表創(chuàng)建建幻燈片制制作文件共享享網(wǎng)絡(luò)發(fā)布布辦公設(shè)備備應(yīng)用1.2辦公信息息系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)容簡介介1.2.1辦公信息系統(tǒng)的含義11.2.2辦公信息系統(tǒng)的組成21.2.3辦公信息系統(tǒng)的類型31.2.4辦公信息系統(tǒng)的功能4《辦公自動動化實例例教程》1.2..1辦公信息息系統(tǒng)的的含義在2000年11月召開的的辦公自自動化國國際學(xué)業(yè)業(yè)術(shù)研討討會上，，專家們們建議將將辦公自自動化更更名為辦辦公信息息系統(tǒng)（（OfficeInformationSystems，簡稱OIS），認(rèn)為為：OIS是以計算算機(jī)科學(xué)學(xué)、信息息科學(xué)、、地理空空間科學(xué)學(xué)、行為為科學(xué)和和網(wǎng)絡(luò)通通信技術(shù)術(shù)等現(xiàn)代代科學(xué)技技術(shù)為支支撐，以以提高專專項和綜綜合業(yè)務(wù)務(wù)管理水水平和輔輔助決策策效果為為目的的的綜合性性人—機(jī)信息系系統(tǒng)?！掇k公自動動化實例例教程》1.2..2辦公信息息系統(tǒng)的的組成1．辦公公人員2．辦公公信息3．辦公公流程4．辦公設(shè)設(shè)備《辦公自動動化實例例教程》1.2..3辦公信息息系統(tǒng)的的類型《辦公自動動化實例例教程》政府型事業(yè)型企業(yè)型經(jīng)營型專業(yè)型案例型控制型事務(wù)型1.2..4辦公信息息系統(tǒng)的的功能《辦公自動動化實例例教程》1．辦公信信息系統(tǒng)統(tǒng)的基本本功能從外在形形式上看看，辦公公信息系系統(tǒng)的基基本功能能包括八八個方面面:公文管理理、會會議管理理、部部門事務(wù)務(wù)處理、、個人人辦公管管理、、領(lǐng)導(dǎo)日日程管理理、文文檔資料料管理、、人員員權(quán)限管管理、、業(yè)務(wù)信信息管理理。2．辦公信信息系統(tǒng)統(tǒng)的功能能框架3．網(wǎng)絡(luò)化化辦公環(huán)環(huán)境下辦辦公信息息系統(tǒng)的的集成功功能在網(wǎng)絡(luò)辦辦公環(huán)境境下，一一個完整整的OIS應(yīng)具有七七個方面面的集成成化功能能：建立立內(nèi)部通通信平臺臺、建建立信息息發(fā)布平平臺、、工作流流程自動動化、、文檔管管理自動動化、、輔助辦辦公自動動化、、業(yè)務(wù)信信息集成成、實現(xiàn)現(xiàn)分布式式辦公。。1.3辦公信息息系統(tǒng)的的安全與與保密1.3.1辦公信息系統(tǒng)安全與保密的含義11.3.2辦公信息系統(tǒng)安全與保密的影響因素21.3.3辦公信息系統(tǒng)安全與保密的制度管理31.3.4辦公信息系統(tǒng)安全與保密的技術(shù)方法41.3.5辦公信息系統(tǒng)安全與保密的對策方案5《辦公自動動化實例例教程》1.3..1辦公信息息系統(tǒng)安安全與保保密的含含義在辦公信信息系統(tǒng)統(tǒng)中，安安全是指指為防止止有意或或無意的的破壞系系統(tǒng)軟硬硬件及信信息資源源行為的的發(fā)生，，避免企企業(yè)遭受受損失所所采取的的措施，，包括硬硬件安全全、軟件件安全、、數(shù)據(jù)安安全和運(yùn)運(yùn)行安全全；保密密是指為為防止有有意竊取取信息資資源行為為的發(fā)生生，使企企業(yè)免受受損失而而采取的的措施。?！掇k公自動動化實例例教程》1.3..2辦公信息息系統(tǒng)安安全與保保密的影影響因素素1．人為因因素人為因素素是指系系統(tǒng)運(yùn)行行中由人人的行為為造成的的不利因因素。2．自然因因素自然因素素是指自自然界、、環(huán)境等等影響造造成的對對OIS的不利因因素，如如水災(zāi)、、火災(zāi)、、雷電、、地震、、電磁波波等。這這一類因因素的危危害主要要是針對對系統(tǒng)設(shè)設(shè)備、存存儲介質(zhì)質(zhì)、通信信線路等等的。3．技術(shù)因因素《辦公自動動化實例例教程》物理方面面軟件方面面數(shù)據(jù)方面面1.3..3辦公信息息系統(tǒng)安安全與保保密的制制度管理理為確保辦辦公信息息系統(tǒng)的的安全，，在系統(tǒng)統(tǒng)安全和和保密控控制方面面應(yīng)采取取以下具具體管理理制度。。(1)建立計算算機(jī)管理理和監(jiān)察察機(jī)構(gòu)，，制定系系統(tǒng)安全全目標(biāo)和和具體的的管理制制度。(2)對計算機(jī)機(jī)系統(tǒng)的的關(guān)鍵場場所，如如主機(jī)房房、網(wǎng)絡(luò)絡(luò)控制室室、數(shù)據(jù)據(jù)介質(zhì)庫庫房和終終端室，，應(yīng)視不不同情況況進(jìn)行安安全保護(hù)護(hù)，重要要部位應(yīng)應(yīng)安裝電電視監(jiān)視視設(shè)備，，有的區(qū)區(qū)域應(yīng)設(shè)設(shè)置報警警系統(tǒng)。。(3)計算機(jī)系系統(tǒng)啟用用前進(jìn)行行安全性性檢查，，重要部部門的計計算機(jī)在在啟用前前要報請請有關(guān)部部門進(jìn)行行安全保保密檢查查，如有有否計算算機(jī)病毒毒或邏輯輯炸彈等等非法程程序侵入入等。(4)執(zhí)行主要要任務(wù)的的機(jī)構(gòu)應(yīng)應(yīng)該做到到專機(jī)、、專盤、、專用；；重要數(shù)數(shù)據(jù)應(yīng)定定時、及及時備份份?！掇k公自動動化實例例教程》1.3..3辦公信息息系統(tǒng)安安全與保保密的制制度管理理(5)采用口令令識別、、分級授授權(quán)、存存取控制制等成熟熟的安全全技術(shù)。。(6)進(jìn)行安全全審計，，掌握非非法用戶戶訪問或或合法用用戶的非非法操作作，以便便發(fā)現(xiàn)潛潛在的問問題，及及時制止止非法活活動或者者對剛出出現(xiàn)的問問題采取取補(bǔ)救措措施。(7)禁止使用用來歷不不明的磁磁盤，嚴(yán)嚴(yán)禁玩游游戲；慎慎重使用用共享軟軟件，盡盡量不從從網(wǎng)上下下載軟件件，來歷歷不明的的電子郵郵件不要要隨便查查閱。(8)完整地制制作系統(tǒng)統(tǒng)軟件和和應(yīng)用軟軟件的備備份，并并結(jié)合系系統(tǒng)的日日常運(yùn)行行管理與與系統(tǒng)維維護(hù)，做做好數(shù)據(jù)據(jù)的備份份及備份份的保管管工作。。(9)敏感數(shù)據(jù)據(jù)盡可能能以隔離離方式存存放，由由專人保保管?！掇k公自動動化實例例教程》1.3..4辦公信息息系統(tǒng)安安全與保保密的技技術(shù)方法法1．用戶認(rèn)認(rèn)證技術(shù)術(shù)2．安全全監(jiān)視技技術(shù)3．“防火火墻”技技術(shù)4．終端端識別技技術(shù)5．安全加加權(quán)技術(shù)術(shù)6．反病毒毒技術(shù)7．?dāng)?shù)據(jù)加加密技術(shù)術(shù)8．?dāng)?shù)字簽簽名技術(shù)術(shù)9．用戶的的自我保保護(hù)《辦公自動動化實例例教程》1.3..5辦公信息息系統(tǒng)安安全與保保密的對對策方案案為保證網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)統(tǒng)的安全全，一般般安全要要求不太太高的單單位采用用的辦公公信息系系統(tǒng)安全全措施主主要有：：（1）加強(qiáng)系系統(tǒng)安全全的制度度建設(shè)，，制定嚴(yán)嚴(yán)格的信信息系統(tǒng)統(tǒng)安全和和保密管管理制度度；對有有關(guān)涉秘秘人員，，要簽訂訂保密協(xié)協(xié)議；對對全部系系統(tǒng)應(yīng)用用人員進(jìn)進(jìn)行安全全知識的的宣傳和和培訓(xùn)；；加強(qiáng)系系統(tǒng)使用用人員的的安全意意識，培培養(yǎng)他們們數(shù)據(jù)備備份、信信息保護(hù)護(hù)、安全全防范的的基本能能力。（2）直接利利用操作作系統(tǒng)、、數(shù)據(jù)庫庫、電子子郵件以以及應(yīng)用用系統(tǒng)提提供的安安全控制制機(jī)制，，對用戶戶權(quán)限進(jìn)進(jìn)行控制制和管理理（例如如對Windows系統(tǒng)設(shè)計計開機(jī)密密碼，為為應(yīng)用程程序設(shè)計計用戶權(quán)權(quán)限和用用戶密碼碼、對涉涉秘核心心人員的的《辦公自動動化實例例教程》1.3..5辦