收發(fā)文登記管理制度

1、收發(fā)文登記管理制度收發(fā)文登記管理制度收發(fā)文登記管理制度收發(fā)文登記管理制度編制僅供參考審核批準生效日期地址： 電話：傳真: 郵編:公文處理制度1、總則為進一步規(guī)范項目的文件制訂、發(fā)布等管理，結合公司公文管理的實際需要及公文寫作要求，特制定本制度。2、適用范圍本制度中所規(guī)定之文件資料僅限于行政、日常辦公管理文件資料以及技術資料文件和施工資料。3、文件資料的分類： 公司文件以內容分為“行政公文”和“事務公文”兩大類型；依載體分為書面文件和電子文件兩大類。行政公文”指制度（規(guī)定）、通知、報告三類。 “事務公文”指計劃、總結、報告、批復、會議通知、會議紀要、工作聯(lián)系單等。 公司資料包括各種表單和記錄。4

2、、各種文件使用范圍的界定 制度（規(guī)定） 定義：指公司或部門對特定范圍內的工作或事務制訂的管理措施，要求相關部門和人員貫徹執(zhí)行的法規(guī)性公文。 使用范圍：公司或部門的一些政策性、管理性、事務性措施和要求。 通知 定義：公司或部門向相關部門傳達指示、知會事務等所有曉喻性公文。 使用范圍：人員任免、聘用通知，批發(fā)、轉發(fā)、頒發(fā)性通知，指示性通知，具體事務性通知（會議通知除外）等。 通告 定義：指在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項時使用的一種知照性的下行公文。 使用范圍：人員獎勵、處罰通告，突發(fā)事故情況通告，事件處理通告等。 計劃 定義：對今后的管理和工作做提前安排的文書。 使用范圍：年度/月度工作計

3、劃或其他階段性計劃，專項計劃等。 總結 定義：對過去工作的回顧、分析、評價，判明得失利弊，提高現(xiàn)性認識，用以指導今后工作和鑒定工作成效的文書。 使用范圍：月總結、半年總結、年度總結及其他階段性總結等。 報告 定義：向上級部門匯報工作，反映情況，提出意見、建議、請求或申請，以及答復上級部門詢問的陳述性上行公文。 使用范圍：向上級部門反映情況，匯報工作，提出意見、建議或申請等。 批復 定義：上級部門答復下級部門請求事項時使用的一種公文。 使用范圍：下級的申請、建議、意見的回復。 會議紀要、會議通知不作概念釋義。 工作聯(lián)系單 定義：指公司內各部門間、公司外各單位間相互商洽工作、詢問、溝通、回復的平行

4、公文。 使用范圍：部門與部門日常事務溝通、公司與客戶業(yè)務信息交流、與其他企、事、政府機關之間的書面溝通等。5、公司文件的基本要求 各種文件（對內或對外）代表公司的形象和管理水平，以條理清楚、行文簡潔為原則。 所有文件的格式、排版、字體、字號、頁碼等要求見附件的公文范本。 計劃、總結的基本要求： 計劃 1）年度計劃按照當年度的通知要求編寫。 2）季度和月度工作計劃應按照總經(jīng)辦關天“部門季度/月度計劃書”的規(guī)范文件的相關內容執(zhí)行。 3）其他階段性計劃或專項計劃要有明確的目的與實施方法，時間和責任人。 4）計劃要目標明確、條理清楚、文字簡潔、有措施、可操作、可執(zhí)行。 總結 1）總結必須應包括工作重點

5、、目標的完成情況匯報；上月取得的成功經(jīng)驗或教訓；上月存在問題分析及下一步的改進計劃；下月工作重點計劃等。 2）數(shù)字準確、行文簡潔、分析到位，主要指標完成情況盡量采用表格直觀反映。 計劃、總結的格式：以WORD格式為準，大標題二號宋體字，小標題小四號黑體字、下文小四號宋體字。 計劃、總結制定后必須有編制、審核人員的簽名。 公司資料的基本要求：所有的公司資料應由按照單個項目的格式進行統(tǒng)一。 所有的公司文件、資料都必須按照相關格式要求提交至項目經(jīng)理辦公室。6、文件的起草/修訂、審核、會簽、簽批 項目部文件： 起草/修訂：根據(jù)各部門的職能，各部門負責起草/修訂職能范圍內的文件。 審核：各部門負責人負責

6、審核起草/修訂的文件。 會簽：如文件內容涉及其他部門時，需傳送給相關部門負責人進行會簽；會簽完畢后，負責起草/修訂的部門應根據(jù)提出的建議進行整理與修訂。 簽批：項目文件依據(jù)公司的權責規(guī)定，由項目經(jīng)理簽批。簽批后的文件資料原件由綜合辦公室或者資料室負責保管。 文件的起草/修訂、審核，會簽、簽批過程填寫文件發(fā)行申請/分發(fā)/回收單。 部門文件： 起草/修訂：為了加強部門內部管理，各部門可根據(jù)各部門的實際情況，起草/修訂部門內部的管理文件，但在起草/修訂部門內部管理文件時，不得與公司的相關制度抵觸。 審核/簽批：各部門負責人負責審核/簽批部門文件。7、文件的分級、編號 文件的分級： 普通文件：指企業(yè)日

7、常管理中的一些指導性文件、規(guī)范性文件、任命、免職、處罰、獎勵等通告、通知一類需普遍告知的文件。此類文件打印后發(fā)布相關部門，各部門相關人員傳閱、張貼公布并存檔。 保密文件：指涉及公司生產(chǎn)、經(jīng)營，銷售，財務等方面的管理政策、措施并需規(guī)定在一定范圍內傳閱的文件。此類文件以原件發(fā)布至相相關部門第一負責人（或指定委托人），若發(fā)布至駐外機構，則需接受人親自接收傳真或郵件（或指定委托人）。保密文件不可張貼，*-由文件接受人根據(jù)具體情況以會議或口頭等形式在一定范圍內傳達文件內容。所有保密文件都蓋有“受控”章，并統(tǒng)一受控編號管理。 絕密文件：指公司的戰(zhàn)略、計劃、財務數(shù)據(jù)、產(chǎn)品價格等公司核心管理、技術、數(shù)字等文件

8、。此類文件以原件發(fā)布至直接接受人，若發(fā)布至駐外機構，需接受人親自接收傳真或郵件。絕密文件不可張貼，不可代為接收；文件接受人根據(jù)具體要求情況以會議或口頭等形式按文件要求傳達文件內容。所有絕密文件都蓋有“受控”章，并統(tǒng)一受控編號管理。 文件的編號 編號：項目名稱+（部門代號）字+【年份】第（密級）。8、發(fā)布/傳送：項目部的文件由資料室統(tǒng)一發(fā)布/傳送；各部門的文件由各簽批部門負責發(fā)布/傳送。發(fā)布文件時必須填寫發(fā)文登記做好記錄。秘密文件時禁止復印及外傳、絕密文件禁止復印及超越范圍發(fā)布。簽約/公告：各部門收到發(fā)布的文件，要在部門內給相關人員進行傳閱、簽字。公司文件需要在項目部內公告時，由綜合辦公室負責張

9、貼，部門文件需要公告時，由各部門負責。 歸檔/存放：公司及各部門文件資料要填寫收文登記做好臺賬，分類存放，妥善保管。公司及各部門文件資料的電子文本整理后根據(jù)制定的歸檔周期刻錄成盤后，由綜合辦公室歸檔管理。 回收/廢棄：當發(fā)布文件改版或廢止時，需要回收舊版文件；舊版回收時需要在發(fā)文登記中登記清楚。文件的廢棄由各文件發(fā)布部門負責，根據(jù)情況進行回收利用或銷毀等處理。9、資料編制：各相關部門根據(jù)文件要求及工作需要制定填寫相應表單、記錄。表單編號:部門代碼+序號。修訂：表單進行修訂后需更換、回收修訂前的表單，且登記于發(fā)文登記中。表單記錄者應認真填寫，確保內容的真實性、完整性及準確性。各部門的各類記錄由部門負責人根據(jù)需要制定相應的保存期限；已到保存期限的記錄，由相關部門負責人核準后，進行回收利用或銷毀。10、相關表格：發(fā)文登記、收文登記11、注意事項：項目部所有的行政公文都必須按照公文范本格式擬定并由資料室