公司時間管理法則

1、哈佛時間管理法則一、辦公促效法 促效法 1將將公司報報表文件件原稿與與資料的的紙張統(tǒng)統(tǒng)一起來來最近的的辦公自自動化設(shè)設(shè)備，大大多具備備便捷的的功能，復(fù)復(fù)印機自自動送稿稿(ADDF)，即即為功能能之因此此，不必必再費事事地一張張張換稿稿，一次次次按鍵鍵。即使使不在一一旁看著著，也無無所謂，可可以大大大的節(jié)省省人力與與時間?？墒?，這這種精心心設(shè)計出出來的功功能，卻卻出人意意料的并并未受到到廣泛的的應(yīng)用。其其原因之之一在于于原稿的的紙張大大小不一一。例如如，在公公司內(nèi)部部報表文文件上經(jīng)經(jīng)?？梢砸园l(fā)現(xiàn)，文文章是用用文書處處理機打打在A44的紙上上，而圖圖表資料料紙是BB4大小小。即使使只有一一張大小小

2、不一，自自動送稿稿功能(ADFF)的威威力，也也要大大大減小了了，因此此必須首首先統(tǒng)一一資料等等所有文文件的紙紙張大小小，不只只是復(fù)印印上，在在各方面面都將大大大提高高效率。2單單面使用用活頁紙紙從學(xué)生生時代起起，我們們就偏愛愛以活頁頁紙來做做筆記。當(dāng)當(dāng)然，有有時也會會使用一一般的筆筆記本。不不過，從從講究效效率的觀觀點來說說，活頁頁紙是最最佳選擇擇，而且且最好只只使用活活頁紙的的單面?；蛟S，這這樣會令令人覺得得太浪費費，但是是以單面面使用每每一張只只記一個個項目，即即使隨著著思路起起伏隨手手記下，事事后還是是能分門門別類自自由地調(diào)調(diào)整頁碼碼，使筆筆記更加加清楚易易讀。也也就是說說，必要要的時

3、候候活頁紙紙可以插插換。此此外復(fù)印印時只單單面使用用，可以以免去一一張張翻翻頁的麻麻煩，得得以順利利的進行行作業(yè)。3把把書架上上大套書書籍書背背向下排排置百科全全書類的的大套書書籍，可可以稱之之為知識識的寶庫庫，平常常應(yīng)經(jīng)常常翻閱利利用才是是。事實實上，這這類書籍籍往往被被束之高高閣，無無人問津津。把大套套書籍排排上書架架時，都都要書背背向下排排置。大大套書籍籍所以被被人敬而而遠之的的原因之之一，在在于難以以放在普普通的書書架上。只只要向下下排置，就就可以解解決這個個困擾。把把書背向向下排置置時，令令書底朝朝外并在在上面寫寫上書名名，這么么一來就就可以隨隨手抽取取查閱，不不會再有有笨重、不不便

4、的感感覺了。4利利用百科科全書的的硬紙盒盒來收藏藏，可收收一舉兩兩得之效效把百科科全書排排上書架架時，應(yīng)應(yīng)該一定定先把硬硬紙盒取取下來，讓讓它“赤赤裸裸”地地排在書書架上，其其理由是是，事先先取下硬硬紙盒，需需要時，即即可迅速速的抽取取查閱所所需資料料。而且且取下的的硬紙盒盒另有妙妙用。百科全全書或全全集之類類的大套套書，一一套都有有數(shù)十冊冊之多，利利用這些些硬紙盒盒做“整整理盒”，分分門別類類地收藏藏明信片片、書信信等信件件資料，實實在非常常方便，盒盒子的容容量又多多，大小小又適合合放置書書信、明明信片，所所以，按按類別或或用途分分別收藏藏是最理理想不過過了。以以后檢索索找尋，自自是“手手到

5、擒來來”。5將將經(jīng)常使使用的工工作用語語記號化化、簡略略化在處理理的事務(wù)務(wù)過程中中，只要要在訪客客的名片片上，簡簡單地寫寫上“人人、住、印印、檔”，然然后交給給秘書，她她就知道道該登記記客戶的的姓名、住住址、復(fù)復(fù)印名片片、夾入入名片簿簿存檔。像像這樣將將經(jīng)濟使使用的工工作用語語記號化化、簡略略化，在在交待工工作的時時候，可可以不必必在口頭頭上一一一指示或或?qū)懽謼l條提醒要要點，得得以省去去不少麻麻煩。不只是是一般的的事務(wù)工工作，連連書信中中經(jīng)常使使用的客客套話也也可加以以簡略化化。例如如“悉”表表示“來來函敬悉悉”，“祺祺”表示示“敬祝祝商祺!”等等等，如此此即可大大大的提提高擬稿稿的速度度，很

6、快快就可以以交給秘秘書去打打字。66將重重要的剪剪貼資料料印成BB5大小小很多人人都有剪剪貼報紙紙、雜志志的習(xí)慣慣，不過過，如果果以此來來整理應(yīng)應(yīng)用資料料，未必必是提高高效率的的方法。例如如，把資資料貼在在剪貼簿簿上或收收集在信信封中，在在檢索的的階段上上，這種種辦法相相當(dāng)不便便。在管理理者辦公公室中，剪剪下的報報紙、雜雜志文章章一律要要復(fù)印，而而且利用用復(fù)印機機放大縮縮小的功功能，全全部統(tǒng)一一成B55大小，這這么一來來，不但但日后容容易整理理，而且且檢索工工作也會會更為輕輕松愉快快。7在在活頁紙紙的兩側(cè)側(cè)打孔我們習(xí)習(xí)慣在活活頁紙的的兩側(cè)打打上二十十六個孔孔，因為為想同時時對照兩兩種資料料時，

7、可可隨意夾夾左夾右右，資料料自然一一覽無遺遺。單面面使用法法的優(yōu)點點是，在在這種情情況下，將將性能發(fā)發(fā)揮到極極點。如果有有兩側(cè)打打孔的活活頁紙，在在裝訂歸歸檔之時時，就更更加方便便，何樂樂而不為為呢?8參參考書籍籍在復(fù)印印出所需需資料后后，要立立刻歸位位書架亂亂七八糟糟，找一一本急需需要的書書都得花花上大半半天，當(dāng)當(dāng)然會導(dǎo)導(dǎo)致工作作效率降降低。書書架要以以自己的的方式隨隨時整理理得有條條不紊，如如此工作作才能順順利的進進行下去去。整理理的要訣訣在于盡快快將使用用過的書書籍歸位位。通常，工工作前所所需的資資料，在在一本書書中頂多多占兩、三三頁左右右，因此此，不管管搬出多多少本書書，應(yīng)都都應(yīng)只把把

8、必要的的章節(jié)印印下來，隨隨即把書書籍放回回書架上上，這么么一來，書書架才能能保持有有條不紊紊，過后后也不必必為了找找尋書籍籍，而浪浪費許多多不必要要的時間間。在整整理與檢檢索上，都都是非常常有效率率的，實實在是一一舉兩得得。9編編制派得得上用場場的“專專屬用書書”HT55”，55SS每個月月都要寫寫相當(dāng)多多的稿件件。寫一一、兩張張稿件，往往往就需需要查閱閱好幾本本參考書書，在這這種情況況下，一一本本翻翻閱查尋尋，就是是有再多多的時間間也不夠夠用。一一般來說說，專門門書籍大大都是厚厚重一大大本，要要在這么么厚重的的書中找找出一小小段參考考資料，真真如大海海撈針，要要浪費不不少心力力。因此，從從必

9、用的的參考文文獻中，事事先印下下認(rèn)為需需要的資資料，編編成一本本“專屬屬用書”。先先將資料料整理成成一冊，高高效率地地進行工工作。10采用高高爾夫球球記分法法，隨時時隨地記記下備忘忘錄喜歡打打高爾夫夫球的人人大概都都知道，高高爾夫球球的記分分卡上附附有鉛筆筆，大小小正好可可放在上上衣口袋袋，在球球賽進行行中，無無論打到到哪，都都可立即即記下分分?jǐn)?shù)。除了一一般的筆筆記外，也也應(yīng)備有有可放在在上衣口口袋且附附鉛筆的的備忘錄錄，這么么一來，即即使身邊邊沒帶公公事包，也也能立即即記下備備忘錄。很很多業(yè)務(wù)務(wù)員也都都應(yīng)這樣樣，隨身身攜帶筆筆記簿。如如果采用用這種方方法，隨隨時隨地地都可迅迅速地記記下備忘忘

10、錄。11善用鉛鉛筆型橡橡皮擦我們在在寫稿的的時候，都都使用一一種改良良式的橡橡皮擦。普普通橡皮皮擦，都都是長方方體，不不過這種種橡皮擦擦卻是圓圓筒狀，并并包在筆筆型的塑塑膠管內(nèi)內(nèi)，可像像鉛筆一一樣一點點一點的的推出來來使用。它它和一般般橡皮擦擦最大的的不同點點在于，它它可以不不必再用用另外一一雙手按按住紙張張，能夠夠像鉛筆筆一般單單手使用用。一旦習(xí)習(xí)慣了，就就可右手手寫左手手擦雙管管齊下，大大大的提提高工作作效率。無無論插在在口袋中中或是和和鉛筆一一起隨身身攜帶使使用，都都是十分分方便。12在抽屜屜中放置置空名片片盒，以以收藏小小東西大部分分的辦公公桌，都都會在抽抽屜中附附上整理理小東西西用的

11、塑塑膠，不不過這種種塑膠盤盤卻不實實用，尤尤其是塑塑膠盤把把抽屜分分成上下下兩部分分，下面面的空間間有時都都浪費掉掉了。所以就就利用空空名片盒盒，來裝裝抽屜里里的小東東西，由由于名片片盒的盒盒蓋與盒盒體大致致是同樣樣的規(guī)格格，縱橫橫排列在在一起，形形成了井井然有序序的小格格子，分分門別類類用來放放置郵票票、大小小回紋針針、零錢錢等小東東西，移移動很方方便。13經(jīng)常備備有文具具目錄經(jīng)常在在辦公室室中備有有文具目目錄，對對自己來來說，能能夠提高高工作效效率的才才是真正正便于使使用的文文具，不不過由于于文具的的種類實實在太多多了，即即使到大大型的文文具專賣賣店，也也不見得得能夠找找到自己己想要的的東

12、西，這這時候如如果手頭頭上有一一本目錄錄，就能能夠馬上上找到自自己想要要的東西西，并且且知道正正確的商商品名稱稱。想要目目錄，只只要向廠廠商索取取，他們們就會寄寄來，或或是向附附近的文文具店索索取一、兩兩年前的的舊目錄錄也可以以，包括括中小型型廠商，備備有兩、三三家以上上的目錄錄，當(dāng)然然能有效效迅速找找到適用用的文具具制品。14事先決決定文具具的“購購買庫存存量”要提高高工作效效率，從從筆記簿簿到郵票票，復(fù)印印用紙等等的文具具用品，永永遠都不不能缺少少，必須須源源不不斷的供供給，所所以徹底底地實施施文具庫庫存管理理，是非非常重要要的。因因此，事事先決定定“購買買庫存量量”，再再根據(jù)這這個標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)

13、加以補補充。15記下常常用文具具的商品品號碼前面講講過，利利用目錄錄來選購購文具的的方便。此此外，管管理者還還將目錄錄上常用用文具的的商品號號碼預(yù)先先記錄下下來，這這樣就不不必一張張張的翻翻目錄，只只要一通通電話就就可完成成訂貨工工作。所所謂的商商品號碼碼，就是是商品的的正式名名稱。只只要告訴訴廠商這這個號碼碼，就能能夠正確確且迅速速的讓對對方了解解到所需需哪一類類文具。例如，如如果指名名要“牌三三一夾夾”，即即指一般般的輕便便夾，可可以需要要的數(shù)量量和顏色色來訂購購，就不不會有送送錯東西西的情形形發(fā)生。比比起在店店里對老老板費勁勁的描述述了老半半天：“我我要那種種方方的的，差不不多這么么大”

14、這些些繁瑣的的話，卻卻不必能能說清情情況。16期數(shù)完完整的雜雜志須編編制索引引通常將將雜志上上必要部部分印下下來之后后，加以以舍棄即即可，然然而，有有關(guān)自己己的專業(yè)業(yè)雜志卻卻是例外外，全部部一期不不漏完完完整整的的保存下下來?？墒怯杏行╇s志志自從創(chuàng)創(chuàng)刊以來來，已達達幾百期期，過期期雜志已已有相當(dāng)當(dāng)數(shù)量。這這就要求求將每一一百期發(fā)發(fā)行一次次的“索索引”存存檔，以以備必要要時加以以檢索。一一般說來來，即使使收藏完完整無缺缺的雜志志，大概概也很少少有人會會特地編編制一本本“索引引”。其其實把目目錄印下下稍加整整理就成成了一本本“索引引”，日日后檢索索時，能能節(jié)省不不少時間間。17在書架架上為手手頭正

15、在在進行的的工作保保留一個個“專用用區(qū)”整理書書架時，大大概很多多人都是是根據(jù)書書籍的內(nèi)內(nèi)容，而而分門別別類的排排列，有有關(guān)法律律書籍，就就應(yīng)根據(jù)據(jù)內(nèi)容，例例如，“債債權(quán)法”、“民民法”區(qū)分分成不同同的范圍圍。不過過，在書書架上為為手頭正正在進行行的工作作保留一一個“專專用區(qū)”，為為特殊書書籍提供供隨時可可用的空空間。剛剛開開始著手手一項新新工作時時，資料料不會太太多，但但是隨著著工作的的進行，有有時資料料會一直直增加，或或是內(nèi)容容發(fā)生變變化。預(yù)預(yù)先為此此保留應(yīng)應(yīng)用的空空間，縱縱然資料料一點一一點的增增加，也也能加以以集中整整理。18把經(jīng)常常使用的的文字、數(shù)數(shù)字刻成成橡皮印印HHT5”，55S

16、S在現(xiàn)代代的辦公公室中，OOA機器器已經(jīng)成成了不可可或缺的的必需品品，不過過除了利利用這些些機器之之外，只只要稍稍稍動點腦腦筋，還還是有很很多提高高工作效效率的方方法，比比如說，利利用橡皮皮印。(年月日日印、裁裁決印、住住址姓名名印等等等各種不不同的印印章，一一應(yīng)俱全全)。在需要要反復(fù)書書寫同樣樣的文字字與數(shù)字字的情況況下，如如果一一一手寫，那那會耗費費許多時時間，所所以若能能將其刻刻成橡皮皮印，在在處理事事務(wù)上，便便能夠省省下相當(dāng)當(dāng)多的時時間。即即使要多多花點錢錢，但是是由于節(jié)節(jié)省手寫寫作業(yè)的的時間而而，提高高了工作作效率，所所以成本本反而降降低。19夜晚在在枕邊放放一支附附燈光的的園珠筆筆

17、，靈感感一來可可馬上記記下躺在床床上時，突突然靈感感一閃，大大概很多多人都有有過這種種經(jīng)驗。的的確，有有許多絕絕妙的靈靈感都是是產(chǎn)生于于枕邊，不不過，要要是不立立刻記下下來，到到了第二二天早上上就會忘忘得一干干二凈，這這種情況況經(jīng)?？煽梢?。在枕邊邊備有附附有燈光光的園珠珠筆與備備忘錄，靈靈感突現(xiàn)現(xiàn)時，就就可立刻刻隨手記記下。這這種園珠珠筆在柄柄部裝有有小燈泡泡，能夠夠照亮筆筆尖范圍圍，所以以不必特特地打開開電燈，就就可以記記錄。20深度太太高的書書架，只只會造成成空間與與時間的的浪費HTT5”，55SS以排列列A4大大小的書書籍來說說，書架架的深度度只要二二十一英英寸，就就綽綽有有余了，可可是

18、市面面上所出出售的書書架，深深度大都都高達三三十英寸寸，就這這是導(dǎo)致致工作效效率降低低的原因因之一。在這種種書架上上，B55大小的的書籍只只占一半半的位置置，A55大小的的書籍兩兩列直排排也還占占不滿。把把書排得得太深入入，不但但拿出不不方便，而而且也浪浪費空間間，所以以為了講講求效率率，應(yīng)測測量書架架的旋轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)空間，盡盡可能的的選購尺尺寸合適適的制品品。21將剪貼貼資料的的印本直直接存檔檔前面談?wù)勥^，利利用印機機放大縮縮小的功功能，把把剪貼資資料一律律印成BB5大小小，這樣樣不僅能能夠統(tǒng)一一紙張的的大小，而而且可以以直接夾夾在二十十六孔活活頁夾上上，方便便存檔。如此，不不但省去去粘貼的的麻煩，

19、也也不會有有日久剝剝落的現(xiàn)現(xiàn)象發(fā)生生，尤其其是資料料夾成一一冊，整整齊而不不占空間間，好像像一本書書一樣。22將處理理完畢的的筆記頁頁要即刻刻抽出經(jīng)常使使用便于于插換的的活頁筆筆記，隨隨意把第第二天的的預(yù)定工工作和一一定要處處理的事事項記在在筆記本本之后，將將已處理理完畢的的事項用用紅筆劃劃掉，而而且，在在全部事事項完成成之后，即即將這一一頁從筆筆記本中中抽出移移至保存存檔案。由于每每天反復(fù)復(fù)這個流流程，有有時候在在管理者者的筆記記本上，還還留有一一、兩年年前的筆筆記頁，當(dāng)當(dāng)然上面面記載的的全是些些懸而未未決的問問題。這這么一來來，即使使是成年年累月未未解決的的事項，也也可在筆筆記本上上一目了

20、了然，想想到的時時候，就就可對其其深思一一番，以以謀求解解決之道道。23日后還還會使用用的資料料要收到到“暫時時檔案”里里從筆記記本抽出出已處理理完畢的的活頁紙紙，或許許不會馬馬上用，不不過偶而而也會有有再度派派上用場場的可能能，像這這樣的資資料，要要都交給給秘書，像像平日一一樣加以以復(fù)印，自自行判斷斷分類歸歸檔。但但是，并并不是馬馬上收到到最后分分類的活活頁夾檔檔案中，而而是收到到“暫時時檔案”里里。然后，每每隔一定定時間，就就翻閱檢檢查一下下秘書的的分類有有無錯誤誤，同時時也考證證一下當(dāng)當(dāng)初未判判斷定奪奪的資料料內(nèi)容，再再將認(rèn)定定有保存存必要的的資料轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移到最最后分類類的檔案案中。24以不

21、同同顏色的的活頁夾夾來區(qū)別別不同內(nèi)內(nèi)容的檔檔案保存資資料的活活頁夾有有紅、藍藍、綠、咖咖啡等等等不同的的顏色。多多年以來來我們就就使用這這種活頁頁夾，到到它有各各種不同同的顏色色，因此此應(yīng)想出出一套使使用方法法充分利利用。比如塑塑膠面的的活頁夾夾，專門門保存內(nèi)內(nèi)部業(yè)務(wù)務(wù)手冊與與呈送法法院表格格文件等等等，并并按顏色色加以區(qū)區(qū)別；而而布面的的活頁夾夾，則專專門保存存各種信信息資料料，同樣樣的也是是以顏色色加以區(qū)區(qū)分。這這么一來來，不管管活頁夾夾放在哪哪里，一一眼就可可看出檔檔案的內(nèi)內(nèi)容種類類。25經(jīng)常備備有新的的活頁紙紙為新書書寫稿的的時候，要要以活頁頁紙做備備忘錄，一一有新點點子，馬馬上提筆筆

22、寫下，然然后將其其保存在在專用的的活頁夾夾中。存檔時時，如果果發(fā)覺新新點子比比舊點子子更好，就就將新的的存檔，舊舊的作廢廢。久而而久之，活活頁夾中中的資料料就會越越來越豐豐富。當(dāng)當(dāng)然，一一個活頁頁夾只能能為一本本書一個個主題所所專用，為為了能夠夠隨時使使用新的的活頁夾夾，常備備有大量量的活頁頁紙。26使用白白色活頁頁紙，日日后的整整理工作作將更方方便有的人人認(rèn)為，根根據(jù)大項項目或主主題不同同，使用用不同顏顏色的活活頁紙，分分類時將將更為簡簡便。但是，最最好一律律使用白白色活頁頁紙，因因為本來來可以隨隨心所欲欲大肆使使用的活活頁紙，一一旦區(qū)別別顏色，不不但日后后分類非非常麻煩煩，而且且一一區(qū)區(qū)分

23、顏色色也很累累人。另另外，在在復(fù)印時時，除了了彩色復(fù)復(fù)印以外外，資料料會有不不清楚等等麻煩?；谏仙鲜龅睦砝碛?，應(yīng)應(yīng)一律使使用白色色活頁紙紙。27使用二二十六孔孔的活頁頁紙應(yīng)一直直使用活活頁式筆筆記本，而而且一律律使用二二十六孔孔的活頁頁紙?？卓讛?shù)太少少，紙張張撕破的的危險性性高，而而且二十十六孔是是使用率率最高的的紙張，基基于上述述的考慮慮，應(yīng)選選擇二十十六孔的的活頁紙紙。此外外，二十十六孔的的活頁紙紙歸檔時時也非常常簡便。當(dāng)然不不只是筆筆記，連連收集雜雜志、報報紙等資資料復(fù)印印本時，也也要打上上二十六六個孔，然然后再夾夾到活頁頁夾上。在活頁頁紙的左左右兩側(cè)側(cè)打孔，嚴(yán)嚴(yán)格說來來，應(yīng)該該是五十

24、十二孔才才對。28使用電電動打孔孔機比較較方便除了活活頁式筆筆記本之之外，報報紙、雜雜志的剪剪貼資料料也一律律復(fù)印成成B5大大小，然然后打上上二十六六個孔，再再夾到活活頁夾上上。以前使使用手動動式打孔孔機，但但是在數(shù)數(shù)量增多多的情況況下，打打孔實在在是件既既麻煩又又費時的的工作。由由于經(jīng)常常需要在在相當(dāng)多多的資料料上打孔孔，手動動式打孔孔機已經(jīng)經(jīng)不合用用了，一一改用電電動式打打孔機之之后，即即可節(jié)省省很多時時間。如如果必須須經(jīng)常使使用打孔孔機，還還是電動動式的比比較方便便省時。 29. 在活活頁紙上上寫上大大標(biāo)題活頁式式筆記本本都劃有有標(biāo)線，其其使用方方法是，在在最上面面寫上大大標(biāo)題，比比如“

25、效效率法”之之類的大大標(biāo)題，其其下寫上上“收集集資料”之之類的中中標(biāo)題，接接著按照照標(biāo)題分分別列出出小標(biāo)或或?qū)嵭兄兄械狞c子子。如果記記載事項項無法全全部寫在在一張紙紙上，則則在另一一張活頁頁紙上同同樣的寫寫上大標(biāo)標(biāo)題、中中標(biāo)題并并且按順順序編上上號碼，這這么一來來，即使使筆記散散亂無序序，只要要看到標(biāo)標(biāo)題就可可以了解解其內(nèi)容容。30. 在加加上新活活頁紙的的同時，順順便做整整理淘汰汰的工作作使用活活頁式筆筆記，其其最大優(yōu)優(yōu)點在于于能夠自自由地插插換頁數(shù)數(shù)，必要要時可以以重新插插入，不不要的可可以丟棄棄。這樣樣活頁夾夾中的資資料，其其正確性性與精密密度都會會增加，并并且越來來越充實實、豐富富，這

26、種種自由伸伸縮的優(yōu)優(yōu)點，正正是活頁頁紙的魅魅力所在在。所以，在在活頁夾夾上加上上新的活活頁紙同同時，除除了插換換的頁數(shù)數(shù)之外，也也順便瀏瀏覽一下下前后的的內(nèi)容，一一發(fā)覺有有不要的的東西即即撕下丟丟棄，借借此筆記記得以保保持精簡簡、易讀讀，而且且也可以以大幅度度地縮短短檢索時時間。331呈呈送出去去的書類類文件也也要做標(biāo)標(biāo)題和目目錄除了時時間太過過倉促的的情況外外，在對對訂約的的公司客客戶提出出報告時時，一定定要在上上面附標(biāo)標(biāo)題和目目錄，同同時也要要求部屬屬，在呈呈送任何何書類文文件時，都都必須規(guī)規(guī)規(guī)矩矩矩地標(biāo)上上標(biāo)題與與目錄。因為標(biāo)標(biāo)題和目目錄能夠夠使人在在閱讀內(nèi)內(nèi)容之前前，對文文件的整整體觀

27、點點與主題題方向，有有一個概概括性的的了解。乍聽之之下，似似乎令人人覺得很很麻煩，不不過只要要想到這這項工作作不但能能縮短他他人的工工作時間間，也能能夠縮短短自己的的工作時時間，其其效果絕絕對是很很好的。32寫報告告時，先先將問題題列在紙紙上，事事后再一一并查閱閱在寫報報告時，即即使中途途有疑問問或不了了解之處處，只要要它不是是個影響響巨大的的問題，可可都不致致馬上去去翻查資資料或文文獻，因因為或許許因此解解決了問問題，可可是卻因因思考中中斷浪費費時間，反反而耽誤誤了工作作進度。所以一一旦有必必須查閱閱的事項項，可先先將其列列在紙上上，最后后再一并并去查資資料。此此外，列列在紙上上的問題題也可

28、以以交待他他人去查查，自己己也不必必停下手手上的工工作。33寫報告告或書信信時，根根據(jù)思路路先打草草稿，然然后再加加以修改改在工作作之中，為為雜志寫寫稿、寫寫書信占占了相當(dāng)當(dāng)大的份份量，不不過畢竟竟是本行行以外的的副業(yè)，如如果不講講求工作作效率的的話，一一定會影影響到業(yè)業(yè)務(wù)的進進度。要提高高寫稿的的工作效效率，必必須放松松心情，不不要戰(zhàn)戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地地“寫千千古文章章”。如如果一開開始就想想寫出完完美無缺缺的作品品，終究究只會寫寫一字涂涂一字，寫寫一張撕撕一張，所所以不如如隨著思思路先打打個草稿稿，然后后再加以以修改。34利用業(yè)業(yè)余時間間構(gòu)思文文稿在寫稿稿工作上上，構(gòu)思思要費很很大的功功夫，毫毫無

29、準(zhǔn)備備就提筆筆，往往往文思閉閉塞難以以成行，所所以在寫寫稿之前前，最好好在不同同的場合合，進行行構(gòu)思與與草稿的的寫作。下了班班在公車車上，完完全不受受電話干干擾地專專心思索索，是最最適合構(gòu)構(gòu)思的時時段。而而且，剛剛從繁重重的工作作中解放放出來，心心情為之之一松，往往往會產(chǎn)產(chǎn)生許多多絕妙的的靈感。想想好了整整個結(jié)構(gòu)構(gòu)大綱之之后，再再用口述述錄音機機和文書書處理機機，就可可以迅速速地完成成草稿工工作。35利用文文書處理理機來輸輸入文稿稿商業(yè)文文件也和和法律文文件一樣樣，有很很多都是是相同的的格式。文文書處理理機不但但能保存存已打好好的文章章，而且且還能自自由地加加以刪除除、修改改。最初初雖然不不得

30、不多多花一點點時間來來輸入，不不過為了了日后的的方便，還還是用文文書處理理機來輸輸入文稿稿比較理理想。36. 文書書處理機機的磁碟碟片以一一張一個個為原則則使用文文書處理理機時，必必須特別別注意磁磁碟片的的整理方方法。舉舉例來說說，原則則上一張張磁碟片片中，只只儲存一一個資料料。磁碟片片的容量量，因機機種而有有所不同同，不過過一張大大約可儲儲存多達達一本書書的資料料，因而而容易在在一張磁磁碟片中中，同時時存入各各種不同同的資料料，但是是檢索時時，就非非常的麻麻煩，不不太合乎乎效率原原則。按種類類準(zhǔn)備不不同的磁磁碟片，不不會花太太多的錢錢，就能能以易于于檢索的的方式，將將存入磁磁碟片的的資料分分

31、門別類類。37. 以不不同顏色色的標(biāo)簽簽來區(qū)分分不同內(nèi)內(nèi)容的磁磁碟片雖然將將不同的的資料分分別存在在不同的的磁碟之之中，不不過如果果不一一一顯示屏屏幕，還還是無法法了解其其內(nèi)容，這這樣就失失去了分分類的意意義。為為了解決決這個缺缺點，一一般應(yīng)該該采用的的方法是是在在磁碟片片上貼彩彩色標(biāo)簽簽。 舉例來來說，會會計事務(wù)務(wù)所中所所采用的的分類法法是，綠綠色標(biāo)簽簽表示“個個別專題題”，藍藍色標(biāo)簽簽表示“一一般專題題”，黃黃色標(biāo)簽簽表示“各各種表格格”。按按顏色區(qū)區(qū)分之后后，如果果項目太太多，為為了使檢檢索資料料的使用用更加迅迅速，即即可將儲儲存的項項目內(nèi)容容做成表表單。38. 保存存舊磁碟碟片中的的資

32、料，不不斷使用用新磁碟碟片和錄像像帶一樣樣，文書書處理機機的磁碟碟片可反反復(fù)使用用，因此此一張磁磁碟片往往往被使使用好幾幾次。且且大家都都認(rèn)為，再再買新的的磁碟片片是一種種無謂的的浪費。輸入資資料要花花費相當(dāng)當(dāng)?shù)墓し蚍?，如果果將其時時間成本本列入考考慮，則則長久不不用的資資料有朝朝一日也也會派上上用場，如如將其消消除反而而是一種種浪費，所所以要在在一張磁磁碟片中中存入相相關(guān)的資資料，至至于新的的資料，就就毫不吝吝惜地輸輸入新的的磁碟片片中。39.活頁頁式手冊冊既能插插換頁數(shù)數(shù)，又能能縮短找找尋資料料的時間間不論到到哪里，隨隨身攜帶帶一本活活頁式手手冊。在在下班回回家的公公車上、就就寢之前前，突

33、然然想到第第二天應(yīng)應(yīng)該繼續(xù)續(xù)進行哪哪些工作作，就馬馬上記在在手冊上上。而且且，活頁頁式手冊冊可隨時時增加頁頁數(shù)，不不要的頁頁數(shù)也可可任意抽抽出作廢廢。40.備忘忘錄上要要標(biāo)明“主主題”、“日日期”、“出出處”在看書書或看電電視時，一一旦看到到想記下下的文句句，可立立刻提筆筆在B55的活頁頁紙上，記記下備忘忘錄。備備忘錄是是分項寫寫下來的的，以一一頁一個個項目為為原則，至至少標(biāo)明明“主題題”“日日期”、“出出處”。如如果備忘忘錄上標(biāo)標(biāo)明主題題與日期期，事后后重讀時時，即使使記得不不太完整整，但只只要回想想一下當(dāng)當(dāng)時的狀狀況，就就可以清清楚地了了解其內(nèi)內(nèi)容，而而出處則則需要詳詳細(xì)調(diào)查查。可供供參考

34、之之用，備備忘錄上上如果標(biāo)標(biāo)明這三三項，則則資料就就會越來來越有份份量。41.在“單單純作業(yè)業(yè)”時間間，利用用耳機充充實自己己在剛進進入機關(guān)關(guān)工作時時，在“單單純作業(yè)業(yè)”時間間里，最最適合利利用耳機機來充實實自己。工工作中有有復(fù)印之之類的單單純作業(yè)業(yè)，在復(fù)復(fù)印時間間內(nèi)，可可趁機學(xué)學(xué)習(xí)語言言或準(zhǔn)備備某項考考試，因因此可隨隨身攜帶帶小型錄錄音機。經(jīng)經(jīng)由耳朵朵的刺激激，更可可提高學(xué)學(xué)習(xí)的成成效，當(dāng)當(dāng)然復(fù)印印的工作作也可以以不受妨妨礙地順順利進行行。在在辦公時時間就比比較不適適合了，但但在離開開座位去去做某種種單純作作業(yè)時，推推廣這個個一舉兩兩得的點點子是科科學(xué)的統(tǒng)統(tǒng)籌方法法。42.增強強工作意意念的

35、妙妙法將平常常該做的的事情列列成一張張表，做做好之后后就用紅紅筆劃掉掉，因為為這么一一來，每每劃掉一一項就可可確認(rèn)“這這項工作作已經(jīng)完完成”，當(dāng)當(dāng)時心中中的成就就感與滿滿足感，即即成為下下回工作作意念的的來源。如此看看來似乎乎沒什么么意義，不不過在工工作無甚甚進展的的情況下下，多半半原因都都在于工工作流于于單調(diào)、冗冗長。大大部分的的工作都都是由小小作業(yè)累累積而成成的，由由于這樣樣很容易易造成繁繁瑣，所所以可以以列表方方式來處處理。此此外，采采用這個個方式還還可免于于遺漏某某項工作作。43.防止止厭倦單單調(diào)工作作的“成成功畫面面思考法法”撰寫一一本書著著實需要要有強烈烈的意志志力，但但多達數(shù)數(shù)百

36、頁的的稿紙，雖雖說用口口述錄音音機或文文書處理理機之類類的文明明工具，可可達到很很高的工工作效率率，不過過，有時時候也是是一件非非常痛苦苦的事。在這種種情況下下，只要要想到這這是完成成一本書書的必經(jīng)經(jīng)過程，就就會再次次提起干干勁。重重要的是是，如果果一心只只想到眼眼前單調(diào)調(diào)的工作作，不但但會心生生厭煩，而而且工作作效率也也會一落落千丈。試試用成功功畫面思思考法，想想像計劃劃成功或或完成工工作時的的成就感感，是防防止這些些弊端的的方法之之一。44.“悅悅音”卡卡帶以回回轉(zhuǎn)式為為佳很多人人在做單單調(diào)工作作時，都都習(xí)慣聽聽輕音樂樂(BGGM)，以以集中精精神。單單調(diào)的工工作盡可可能的交交給機器器或?qū)?/p>

37、下下去做，當(dāng)當(dāng)四周吵吵得令人人無法專專心做事事時，就就可放點點輕音樂樂，聽聽聽小河的的流水聲聲和小鳥鳥的歌聲聲。也就就是說，以以“悅音音”來對對抗噪音音，同時時，這種種卡帶最最好采用用回轉(zhuǎn)式式的，這這樣就可可以不必必為換卡卡帶而中中斷手頭頭上的工工作。45.以上上的方法法處理問問題經(jīng)常有有人發(fā)牢牢騷說，就就是因為為工作太太無聊，所所以才無無法提高高工作效效率。一一成不變變的奉行行上司的的指示，工工作的確確不怎么么愉快。同樣地地，不妨妨不要理理睬別人人怎么說說，以自自己的方方式來處處理例行行公事。在動腦腦筋想如如何以自自己的方方式工作作的當(dāng)兒兒，會發(fā)發(fā)現(xiàn)前所所未有的的樂趣，這這樣才能能提高效效率

38、。46.辦公公桌最理理想的狀狀態(tài)對某些些人而言言，只是是外觀的的整齊，不不見得是是最方便便、順手手的工作作環(huán)境。主主要是，最最合乎自自己方便便的狀態(tài)態(tài)，就是是“整齊齊有序的的狀態(tài)。”47.自己己整理辦辦公桌自己的的辦公桌桌一定要要自己動動手整理理，以保保持自己己最方便便使用的的狀態(tài)。如如果任由由他人多多事“收收東收西西”，等等到自己己開始工工作時，很很容易找找不到自自己所要要的東西西。為了保保持隨手手取來，工工作順暢暢迅速的的狀況，辦辦公桌上上的一切切，最好好能親自自處理。從從這個意意義上來來說，就就是保持持在合乎乎自己使使用習(xí)慣慣的狀況況下。如果任任由他人人隨便動動自己辦辦公桌上上的東西西，

39、工作作效率就就會顯著著下降。48.過暗暗或過亮亮的工作作場所都都會導(dǎo)致致效率低低落當(dāng)因出出差必須須投宿旅旅館時，可可隨身攜攜帶折疊疊式的臺臺燈，因因為一般般旅館的的照明大大部分都都過暗。光光線不足足，眼睛睛容易疲疲勞，根根本沒有有辦法看看書；但但光線太太強，也也會造成成同樣的的效果。 過暗或或過亮的的光線都都會降低低工作與與學(xué)習(xí)的的效率。雖然大大家都知知道光線線所造成成的影響響，但是是真正注注意關(guān)心心的人，實實在是太太少了。經(jīng)經(jīng)常把工工作帶回回家做的的人，最最好注意意一下家家里的照照明設(shè)備備，在過過暗的工工作場所所中工作作，往往往會事倍倍功半。49.臺燈燈要放在在左側(cè)前面提提過，辦辦公桌上上的

40、擺設(shè)設(shè)，以最最合乎自自己方便便使用的的狀況為為最佳。不不過桌上上的照明明設(shè)備卻卻是例外外，對慣慣用右手手的人來來說，臺臺燈如果果不放在在左側(cè)，是是非常不不方便的的，因為為如果臺臺燈放在在右側(cè)，寫寫字時就就會受到到手影的的干擾，無無形中降降低了工工作效率率。而且，這這樣對眼眼睛也不不好。這這雖然是是最普通通的常識識，不過過如果桌桌子左側(cè)側(cè)靠墻，往往往就把把臺燈移移置右側(cè)側(cè)，請務(wù)務(wù)必遵守守“臺燈燈左放”原原則。50.將內(nèi)內(nèi)容固定定的文章章格式化化能夠統(tǒng)統(tǒng)一某種種格式的的內(nèi)容，盡盡可能準(zhǔn)準(zhǔn)備專用用的表格格，這樣樣一來，即即可減少少處理的的時間與與精力。這也可可以應(yīng)用用于一般般商業(yè)業(yè)業(yè)務(wù)工作作，比如如

41、對象不不同內(nèi)容容卻大同同小異的的文書，可可分別準(zhǔn)準(zhǔn)備不同同的基本本表格，然然后再視視情況的的需要稍稍加修改改，即可可應(yīng)用，如如此可大大幅度地地縮短工工作時間間。51.抽屜屜整理盡盡可能細(xì)細(xì)分化當(dāng)然，如如果不注注意整理理的話，抽抽屜越多多麻煩也也會越多多。抽屜如如果不整整理得有有條不紊紊的話，實實在很難難搞清楚楚那個抽抽屜中裝裝的是什什么東西西，所以以抽屜的的整理盡盡可能細(xì)細(xì)分化。回回紋針、鉛鉛筆等等等文具用用品，自自是當(dāng)然然的事，連連文件書書類也得得分門別別類地收收在不同同位置，這這樣開抽抽屜找東東西時，就就可一下下子找到到。52.圓珠珠筆之類類的文具具，要經(jīng)經(jīng)常保持持在三支支以上一般而而言，

42、隨隨身所攜攜帶的圓圓珠筆最最好經(jīng)常常保持在在三支以以上。這固然然是為油油墨用完完、遺失失等臨時時狀況而而準(zhǔn)備的的，不過過另有其其他用意意，比如如寫字寫寫到一半半，就外外出辦事事，把筆筆忘在桌桌上，即即使如此此，也不不會有所所不便。而而回來之之后，在在中斷的的狀態(tài)下下，只要要有紙有有筆，就就能馬上上集中精精神繼續(xù)續(xù)工作。就就連這么么一點點點小事，也也會影響響到工作作效率。533.文文具用品品要放在在伸手可可及的范范圍內(nèi)依各人人個性的的不同，辦辦公桌上上也呈現(xiàn)現(xiàn)不同的的風(fēng)貌，有有的人不不加整理理雜亂無無章，也也有人一一絲不茍茍整理得得有條有有理，究究竟哪一一種好，不不可一概概而論。不不過，平平常使

43、用用的文具具用筆雖雖不一定定要放在在桌上，但但最好盡盡可能放放在手邊邊上。比如處處理文件件時，要要伸手拿拿支筆就就得特地地移動身身子或站站起來，這這樣會影影響工作作的專注注?；谟诖?，文文具用筆筆最好放放在伸手手可及的的范圍之之內(nèi)，避避免些無無謂的時時間浪費費。54.文具具用筆備備有三套套，分成成“家里里用”、“辦辦公室用用”、“隨隨身用”備有“家家里用”、“辦辦公室用用”、“隨隨身用”三三套不同同的用筆筆，以便便在不同同的場所所使用。如如此一來來，隨時時隨地都都不會缺缺少必要要的文具具用筆。在家里里或上下下班的車車上看書書時，想想要在書書中重要要字句下下劃線，或或想要記記下突來來的靈感感，如

44、果果手上隨隨時有筆筆的話，效效率會非非常的高高。從效效率投資資的觀點點來看，三三套用筆筆的花費費并不算算貴。55.有玻玻璃窗的的書架效效率不佳佳如果書書籍不能能迅速拿拿出放入入，那么么書架的的價值就就會減半半，假如如能縮短短書籍的的出入時時間，就就可能加加速工作作的進行行。從這這個觀點點來看，經(jīng)經(jīng)常可見見的附玻玻璃窗的的書架，就就稍有問問題了。 書架架若附有有玻璃窗窗，在拿拿放書籍籍之際，就就非得開開來關(guān)去去不可。這這么短短短的空檔檔，累積積起來也也相當(dāng)浪浪費，尤尤其是經(jīng)經(jīng)常閱讀讀使用的的書籍，拿拿出放入入的次數(shù)數(shù)也多，開開開關(guān)關(guān)關(guān)的時間間更是不不容忽視視。對提提高效率率而言，玻玻璃窗可可以說

45、是是無用的的廢物。56.即使使價錢貴貴一點，也也要選用用高及天天花板的的書架一般來來說，在在規(guī)劃房房間的空空間上，盡盡可能完完全利用用地板到到天花板板之間的的空間，可可收到很很好的空空間效率率。在選選購書架架之際，即即使多花花一點錢錢，還是是可選用用高及天天花板的的尺寸。在購進進新書架架之前，要要精確地地測量放放置書架架的空間間大小，以以隨時備備用的卷卷尺，量量出上、下下、左、右右、深的的尺寸，然然后選購購大小適適合的書書架。這這么一來來，空間間有限的的辦公室室就得以以徹底利利用，達達到最高高的使用用效率。57.書架架上的書書籍按內(nèi)內(nèi)容主題題來排列列整理藏書不不多的人人，根據(jù)據(jù)法律、經(jīng)經(jīng)濟、語

46、語言等等等一般的的書別來來整理，大大概沒有有什么問問題。可可是，一一旦各類類藏書多多達數(shù)百百冊，如如果不以以一個主主題，比比如“繼繼承法”之之類，來來排列整整理的話話，那么么檢索就就要浪費費很多時時間，效效率實在在太低。58.有計計算功能能的手表表，隨時時隨地都都可驗算算數(shù)字在公車車上突然然想要計計算數(shù)字字，計算算機手表表十分方方便，不不必專門門從公文文包中，拿拿出計算算機，且且對口算算心算沒沒有把握握時，這這種“計計算機手手表”更更能發(fā)揮揮特有的的功能。雖雖然，按按鍵太小小不容易易操作，但但是在這這些功能能之下，這這個缺點點不足掛掛齒。59.即使使貴一點點，對電電腦處理理的投資資也要在在所不

47、惜惜最近市市面上電電腦的價價格急速速降低，有有不少人人除了文文書處理理機外，還還在家里里自備傳傳真機、電電腦等家家庭辦公公設(shè)備，以以期提高高工作與與學(xué)習(xí)的的效率。只要能能夠運用用自如，對對電腦設(shè)設(shè)備的投投資，絕絕對是值值得的。 溝溝通促效效法 1.站著開開會也能能提高開開會效率率一般說說來，大大家似乎乎都認(rèn)定定開會一一定要坐坐著開，其其實，偶偶而站著著開會也也是個很很好的方方法。站站著說話話，會產(chǎn)產(chǎn)生要盡盡快把話話說完的的心理作作用，令令精神集集中，很很快就可可以獲得得結(jié)論，問問題一下下子就決決定了。所所以相對對而言，那那種又臭臭又長的的會議，只只是浪費費時間而而已。目目前也有有相當(dāng)多多的企業(yè)

48、業(yè)采用這這種方法法。2.除了通通訊錄之之外，也也要編制制“人才才錄”任何人人都有通通訊錄，不不過除了了通訊錄錄之外，最最好還編編制一本本“人才才錄”，專專門記載載詳細(xì)的的個人資資料。在人才才錄上，包包括姓名名欄全部部有十二二個項目目，詳細(xì)細(xì)記錄個個人的專專長、特特征、學(xué)學(xué)歷背景景等等，所所以在求求才的時時候，非非常方便便。“人才才錄”可可用硬紙紙板做成成，并用用釘針外外皮裝訂訂成冊。3.與人會會面選在在書店最最適合與人會會面時，如如果對方方?jīng)]有不不便之處處，你可可以利用用書店做做為會面面的地點點，并且且特別指指定大書書店中你你所喜歡歡的專柜柜為會面面處。在在等人的的時間中中，也可可以用來來收集

49、信信息，一一點也不不浪費時時間。如果比比約定的的時間早早到，就就可以看看看雜志志或自己己喜歡的的書，以以吸取信信息，即即使對方方遲到，也也可有意意義地打打發(fā)時間間。只要要稍加用用心，等等人時間間就可以以變成充充實、有有意義的的時間，而而且大書書店目標(biāo)標(biāo)很容易易找，可可以說是是最適當(dāng)當(dāng)?shù)臅婷鎴鏊?.名片的的整理在整理理通訊錄錄時，可可采用一一般的方方法，按按照姓氏氏來排列列。不過過名片方方面，就就不用要要這個方方法，而而是要分分成工作作、公司司等幾個個項目來來整理。如此，即即使一下下子想不不起對方方的姓名名，只要要知道對對方是“AA公司的的職員”，仔仔細(xì)找找找A公司司那一份份就可以以，此起起

50、按姓氏氏排列，這這個方法法更容易易檢索。此外，整整理名片片時，不不要把名名片放在在名片盒盒里，要要放在名名片簿中中，這樣樣較容易易翻閱找找尋。5.在“工工作手冊冊”上詳詳細(xì)記錄錄零散信信息出門辦辦點小事事，卻不不巧趕上上擁擠時時間，結(jié)結(jié)果白白白等了半半個多鐘鐘頭，這這種情況況經(jīng)常會會發(fā)生，只只是平常常不太會會感覺到到，其實實這些浪浪費掉的的時間，一一累積起起來，也也是相當(dāng)當(dāng)可觀的的。所以，為為了防止止這種無無謂的浪浪費，連連乍看之之下很可可笑的瑣瑣碎信息息，最好好也記在在“工作作手冊”上上，比如如郵局在在哪一天天哪個時時間人最最少，或或是哪個個窗口辦辦事速度度最快，將將這些具具體的信信息記在在

51、手冊上上，辦起起事來將將更為方方便、迅迅速。6開開會時間間要加上上尾數(shù)，以以防止遲遲到召集會會議時，如如果把時時間訂在在“一點點”、“兩兩點”，一一定會有有人遲到到。這種種幾點“整整”的時時刻，大大都會令令人感覺覺這只是是個概括括性的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，很很容易漫漫不經(jīng)心心的珊珊珊來遲。所以，你你盡可能能在開會會時間加加上尾數(shù)數(shù)，如“一一點十五五分”，這這樣一來來，會令令人心生生疑惑：“這個個時間是是不是具具有什么么特別意意義?”因因而產(chǎn)生生極高的的興致，如如此會議議就能準(zhǔn)準(zhǔn)時開始始。7立立刻在收收到的名名片上寫寫“當(dāng)事事人”的的資料對商界界人士而而言，交交換名片片似乎是是不可缺缺少的“儀儀式”。從從初次

52、見見到的人人手中所所收到的的名片，不不要隨便便亂放，應(yīng)應(yīng)整理得得有條不不紊，日日后將成成為寶貴貴的個人人資料來來源。當(dāng)與人人交換名名片后，你你可以馬馬上在對對方的名名片上書書寫他的的專長、興興趣、資資歷等等等，這么么一來，要要找人才才就輕松松多了。主主要的是是，為方方便日后后利用，先先在名片片上多加加幾個字字，這一一點是非非常重要要的。8與與沒有時時間觀念念的人約約會時，可可接著安安排另一一個約會會約會老老是遲到到，沒有有時間觀觀念的人人，大多多在事情情已告一一段落之之后，仍仍喋喋不不休地說說個沒完完，即使使是事情情已談完完，他們們也無意意離開，仍仍興致勃勃勃地準(zhǔn)準(zhǔn)備暢談?wù)勔环?。在在與這種種沒

53、有時時間觀念念的人約約會時，你你可接著著又安排排另一個個約會，并并且事前前聲明：“我兩兩點十五五分有約約會，我我早一點點在一點點四十分分見面吧吧”!這么一一來，幾幾乎所有有的人都都會準(zhǔn)時時赴約，由由于時間間有限，會會面得以以快速地地進行。從從第二個個意義上上來說，又又可防止止時間的的浪費。9與與公司主主管會面面時，在在對方名名片上書書寫秘書書小姐的的芳名當(dāng)你與與公司董董事高級級主管交交換名片片時，你你可以請請教對方方專任秘秘書的芳芳名，趁趁著記憶憶猶新，馬馬上寫在在收到的的名片上上。因為在在與這種種高階層層人物聯(lián)聯(lián)絡(luò)時，他他們不可可能會親親自接電電話，通通常都經(jīng)經(jīng)過秘書書轉(zhuǎn)接，如如果事先先曉得

54、秘秘書的芳芳名，聯(lián)聯(lián)絡(luò)起來來自然會會順利多多了，而而且，借借此博得得秘書小小姐的好好印象，對對日后的的工作自自是大有有益處。10名片上上除“個個人資料料外”，另另記錄其其他資料料以加深深印象除了“個個人資料料”之外外，你還還可在收收到的名名片上，書書寫種種種資料，比比如一般般的“見見面日期期”、“見見面場所所”、“介介紹人”、“會會談要事事”等等等，此外外出身地地和外表表特征，也也都盡可可能地寫寫下來。當(dāng)當(dāng)然，這這些都是是人才錄錄上的珍珍貴資料料，同時時借此加加深對他他人的印印象，即即使是很很久不見見的人，只只要看看看名片，腦腦海中就就能夠浮浮現(xiàn)鮮明明的印象象。最好在在交換名名片的當(dāng)當(dāng)天，就就

55、把這些些資料全全寫上去去，以免免日久忘忘懷。11牢記女女職員的的生日 整整體工作作能不能能順利進進行，關(guān)關(guān)鍵多半半在于女女性職員員，似乎乎每家公公司都是是如此。即即使復(fù)印印一張文文件，小小姐們肯肯不肯盡盡心幫忙忙，都會會影響到到工作效效率與工工作成果果，因此此很多人人對女性性職員都都特別用用心?；诖它c點最好的的方法是是記住小小姐們的的生日，在在當(dāng)天送送她們一一張生日日卡。以以小小一一張卡片片，向她她們表示示感謝，就就算她們們平日對對你有什什么不滿滿，也會會一筆勾勾銷。 112. 通訊錄錄要采用用活頁卡卡片，以以便插換換追加通訊錄錄最好是是采用活活頁式卡卡片，這這種活頁頁式通訊訊錄，一一張卡

56、片片上只登登記一個個人，所所以不管管對方搬搬了幾次次家，改改來改去去都不怕怕沒地方方可寫，換換新卡片片也是很很簡單。此外，還還可根據(jù)據(jù)情況的的需要，隨隨意插換換追加。舉舉例來說說，如果果“陳大大”的后后面是“林林二”，有有一天又又認(rèn)識一一個姓“陳陳三”的的人，舊舊式通訊訊錄一定定追加在在最后一一頁，但但是這種種活頁式式的通訊訊錄，就就可干凈凈利落地地把“陳陳三”插插在“陳陳大”與與“林二二”之間間。13.賀年年卡上的的“最新新動態(tài)”，要要馬上轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)記到人人才錄上上最近賀賀年卡上上的賀辭辭大部分分都是印印刷的，頂頂多在最最后一、兩兩行自己己再添上上幾句話話，有時時候，也也會順便便寫上個個人的最最新

57、動態(tài)態(tài)，比如如換工作作、買房房子搬家家、通知知結(jié)婚、添添丁報喜喜等等。對這些些賀年卡卡上的新新信息，你你必須仔仔細(xì)篩選選，將必必要的轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)記到“人人才錄”中中當(dāng)事人人的卡片片上。這這些都是是人才信信息的基基礎(chǔ)資料料，如果果遺漏對對方搬家家的通知知，以致致于失去去聯(lián)絡(luò)，于于公于私私，都無無法再發(fā)發(fā)展下去去。14.個人人動態(tài)的的原始資資料，要要保存一一定期間間只要一一收到告告知搬家家、結(jié)婚婚、添丁丁、死亡亡等等有有關(guān)生活活變化的的書信或或明信片片，你可可將其轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)記到“人人才錄”的的卡片上上。至于那那些信件件，則收收到盒子子里保存存一定期期間，因因為如果果馬上將將原始資資料丟棄棄，就無無法對比比“人才

58、才錄”上上的記錄錄有無錯錯誤，以以致于經(jīng)經(jīng)常發(fā)生生陰錯陽陽差的現(xiàn)現(xiàn)象。為為了防止止誤認(rèn)或或筆誤，最最好將原原始資料料保存一一定的期期間。15.借著著人才錄錄的幫助助，即使使多年不不見的人人，也能能談得很很融洽“人才才錄”是是人際關(guān)關(guān)系網(wǎng)中中個人資資料的檔檔案，其其中設(shè)有有種種項項目，比比如“姓姓名欄”、“姓姓氏索引引”、“性性別欄”、“出出生年月月日欄”、“會會面欄”、“學(xué)學(xué)歷欄”、“職職業(yè)欄”、“籍籍貫欄”、“服服務(wù)地點點欄”、“現(xiàn)現(xiàn)在通訊訊處欄”、“家家庭欄”、“備備考欄”等等等因此，即即使與多多年不見見的人會會面，只只要事先先查看一一下人才才錄上的的資料，就就可知道道對方現(xiàn)現(xiàn)在在哪哪家公

59、司司哪個單單位擔(dān)任任什么職職務(wù)、家家里有幾幾個人、結(jié)結(jié)婚紀(jì)念念日是哪哪一天，借借此彼此此不會感感到陌生生，能很很快地熟熟識起來來，相談?wù)勆鯕g。16采用名名片大小小的卡片片做通訊訊錄，十十分方便便采用名名片大小小的卡片片做活頁頁式的通通訊錄的的方法是是，將卡卡片從上上到下分分成四行行，第一一行寫家家庭的郵郵遞區(qū)號號、地址址、電話話號碼，第第二行寫寫公司的的郵遞區(qū)區(qū)號、地地址、電電話號碼碼、傳真真機號碼碼，第三三行寫公公司名稱稱、單位位名稱、職職銜，第第四行寫寫人名或或是團體體名。這些資資料一目目了然，可可以說是是效率很很高的通通訊錄。市市售的通通訊錄大大部分都都太小，不不像這種種自制的的通訊錄錄

60、具有充充分的填填寫空位位。17.人才才錄要以以拼音字字母加以以細(xì)致分分類字母母區(qū)分活頁卡卡片人才才錄上的的索引欄欄，并不不是按現(xiàn)現(xiàn)成格式式大略地地以姓氏氏分類，而而是取其其人姓名名的前三三個字音音，填入入索引欄欄。以“林林達新”來來說，你你可在卡卡片的右右上角，寫寫上“LL、D、XX”三個個字，如如此一來來，在LL區(qū)之中中，還可可按1、22、3、44的順序序，加以以細(xì)分化化。(或或者，亦亦可在LL之后以以男、女女行業(yè)、地地域區(qū)分分)因而而得以縮縮短找尋尋的時間間，很快快找到自自己所要要的資料料。 雖然找找一個人人省不了了多少時時間，但但是在找找很多人人的情況況下，效效率可就就大有不不同。18.