房地產代理公司咨策事業(yè)部高效會議管理手冊-17-XXXX

1、咨策事業(yè)部高效會議管理手冊 第26頁 共26頁Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.咨策事業(yè)部高效會議管理手冊（2010年版）一、高效會會議的意意義通過對事業(yè)業(yè)部四部部門的高高效會議議訪談，了了解到當當前會議議組織存存在著種種種現(xiàn)象象：現(xiàn)象1：正正常上班班時間大大部分花花費在會會議上，使使得計劃劃的工作作事項需需加班加加點完成成；現(xiàn)象2：會會議泛泛泛而談，無無法有效效地解決決問題，需需要另行行召開二二次、三三次會議議；現(xiàn)象3：會會議時間間不確定定，通常常為二、三三小時，甚甚至三、四四小時，弄弄得

2、與會會人員精精神疲憊憊；現(xiàn)象4：會會議結束束后，對對會議決決議不明明確，執(zhí)執(zhí)行人員員仍摸不不清楚方方向；現(xiàn)象5：會會后事項項無專門門人員跟跟蹤，致致使會議議成果失失效。而這些現(xiàn)象象表明了當當前存在在較多無無成效的的會議，通通過“會議成成本=人人數(shù)*時時間*薪薪資單價價”，試算算下，沒沒有效率率的會議議浪費了了多少企企業(yè)成本本?!而與與會者也也是精神神疲憊、時時間浪費費。對于于個人、企企業(yè)來說說都是不不可估量量的損失失因此，建立立高效會會議制度度是當前前緊迫且且重要的的工作，對對于團隊隊提升工工作效率率、個人人高效工工作、企企業(yè)節(jié)約約成本都都有積極極推動作作用。因因此導入入高效會會議是勢勢在必行

3、行之舉。二、高效會會議的認認知2.1會議議的概念念簡單地說，三三個人以以上、聚聚合在一一起、就就某個或或某些議議題進行行討論或或解決，就就是會議議。兩個個人談話話或討論論叫交談談或會談談，三個個人以上上，沒有有主持人人又沒有有中心議議題的談談話叫閑閑聊。所以會議至至少應包包含幾個個要素：時間、地地點、議議題、與與會者、主主持人。對于各要素素的要求求：1）時間：包含三三種，一指指會議召召開的時時間，二二指召開開會議的的時限，三三指會前前準備時時間。會議召開時時間需考考慮何時時召開比比較合適適，比如如周例會會，則適適合在周周末或周周一召開開，起承承上啟下下的作用用；召開會議的的時限，要要求會議議組

4、織者者對會議議中的所所有事項項和議題題限定時時間，這這樣有助助于大家家集中精精力專心心討論一一個問題題。并且且能夠符符合“讓我們們用155分鐘完完成這個個議題”的目標標。一般般會議的的時限以以1小時時為宜，若若需更長長時間，中中間應安安排休息息。會前準備時時間：軍軍隊中有有一個古古老的諺諺語：“用在偵偵查上的的時間一一般都不不會白費費?！睍皽蕼蕚湟彩鞘侨绱?，因因此，組組織者在在會議前前應給予予充裕的的會議準準備時間間，這樣樣也有助助于與會會者做好好個人工工作安排排。一般般會議、項項目執(zhí)行行會議提提早2小小時通知知，策略略會議提提早1天天通知。2）地點：根據(jù)會會議的性性質、與與會人數(shù)數(shù)、與會會

5、環(huán)境及及會議室室的預約約情況而而定。3）議題：是指會會議需討討論、解解決的問問題。須須具有重重要性和和必要性性，又須須具有明明確性和和可行性性。每次次會議的的議題應應盡可能能集中、單單一，不不宜過多多，不宜宜太分散散。尤其其是不宜宜把許多多互不相相干的問問題放在在同一會會議上討討論，這這會使與與會者的的注意力力分散，不不利于解解決問題題。4）與會者者：是指指會議參參與人員員。召集集來開會會，是要要花費一一定時間間和精力力的，而而時間和和精力在在某種程程度上就就是效益益，就是是財富，只只能創(chuàng)造造，不能能浪費。因因此，從從原則上上講，參參加會議議的人應應做到：該參加加的一個個不少，不不該參加加的一

6、個個不多。具體體地說，與與會者應應具有必必要性、重重要性。必要性。這這是指與與會者必必須是與與會議直直接有關關的人員員，也就就是符合合會議確確定范圍圍。有權權了解會會情、提提出意見見、表示示態(tài)度、作作出決定定的人；或是能能提供信信息、深深化討論論、直接接有助于于會議達達到預期期效果的的人。重要性。這這里指的的是與會會者雖與與會議沒沒有必然然的、直直接的關關系，但但卻有利利于會議議的進展展或擴大大效果的的人員。這這些人員員通常是是臨時邀邀請的。5）主持持人：主主持人是是會議過過程中的的主持者者和引導導者，也也往往是是會議的的組織者者和召集集者，對對會議的的正常開開展和取取得預期期效果起起著領導導

7、和保證證作用。2.2會議議的分類類按內容、性性質分公公司會議議可分為為以下幾幾種類型型：管理類：企企業(yè)管理理（年中中會議、年年終會議議、高管管會議、績績效會議議、經理理人例會會）、部部門管理理（周例例會、年年中會議議、年終終會議）業(yè)務類：周周例會、策策略會、執(zhí)行會會、出品品把控會會2.3會議議的收益不管什么會會議，無無論規(guī)模模大小、正正式非正正式、會會期長短短，一旦旦計劃或或考慮召召開，并并著力考考慮如何何使其成成功舉行行，我們們就能夠夠使會議議產生實實效。會會議就是是一種溝溝通與交交流，其其真正的的作用主主要有：提供信息；分析并解決決問題；討論觀點；鼓舞士氣；調和沖突；獲得反饋；說服別人；培

8、訓開發(fā)；改進現(xiàn)狀；更新知識、技技能和態(tài)態(tài)度。三、高效會會議的流流程會議組織按照時間的的順序，可可將會議議組織分分為會前前準備、會會中控制制、會后后跟蹤三三個階段段。3.1會前前準備思考真真有必要要開會嗎嗎？或許還可以以用其他他方式來來處理和和解決工工作中面面臨的問問題，因因此，首首先要考考慮的是是究竟有有沒有必必要召開開一次會會議，或或者別人人是否需需要參加加會議？自己的會議議：我們們遇事面面臨的首首要問題題是思考考和疑問問，也就就是絕不不動輒張張口就說說“最好還還是開個會吧！”要冷靜靜下來仔仔細想想想，就這這個問題題是否要要進行爭爭辯和咨咨詢？或或者是不不用其中中任何一一種方法法就能做做出決

9、策策？要在在會上發(fā)發(fā)布的信信息是否否還能以以其他方方式進行行傳閱和和傳播？是否能能夠通過過在走廊廊上的簡簡單談話話、電話話交談或或工作午午餐來商商議解決決？一旦旦就這些些問題捫捫心自問問，就會會出現(xiàn)不不少有選選擇性的的答案，也也許這些些選擇就就要比開開一次會會議節(jié)省省時間。請記住，這這些決策策不僅會會影響你你自己的的時間，一一小時的的六人會會議實際際上代表表了六個個小時的的工作時時間。（外外加會前前準備、去去會議室室以及）別人的會議議：盡管管總有一一些不得得不參加加的會議議，但是是仍然需需要對此此事先做做思考?？煽赡軙l(fā)發(fā)現(xiàn)所參加的一些些會議根根本就沒沒必要，譬譬如，參參加的會會議僅僅僅是為了

10、了保持聯(lián)聯(lián)系或者者為了防防止突發(fā)發(fā)事件而而溝通信信息。若若果真如如此，只只需閱讀讀一下會會議記錄就足足夠。作作為一名名管理者者，就算算所分管管的部門門必須要要有代表表參加，也也可派其其他人與與會，讓讓其向你你反饋信信息即可可?？傊徽撜摃h主主題如何何，都要要確保會會議是有有意義的的，并且且沒有其其他會議議可以替替代。確定召開會會議后，執(zhí)執(zhí)行人需需執(zhí)行好會會前準備備。會前前準備執(zhí)執(zhí)行人通通常為主主持人或或會議協(xié)協(xié)助人員員。在會會議的會會前準備備過程中中，需做做好七件件事，即即：明確確會議目目標、確確定的參參與人員員、選擇擇適當?shù)牡臅h時時間和會會議時段段、安排排合適的的會議時時長、明明確會

11、議議議題、準準備充足足的會議議資料并并及時發(fā)發(fā)送正式式的會議議通知。1）明確的的會議目目標這是有效會會議的前前提條件件。項目目管理本本身就是是以目標標為導向向的。項項目會議議也是相相同的道道理。有有一個明明確的目目標才能能召開會會議，這這是會議議主持人的的首要考考慮的因因素。設置明確、清清晰地會會議目標標，會在在下面一一系列問問題上有有所幫助助：人們會理解解為什么么要開會會；與會者將更更加盡力力并樂于于認真準準備；討論的焦點點會更加加集中；會議的進程程更容易易控制。2）確定的的會議參參與人員員會議的參與與人員，應應該和會會議密切切相關。如如果不是是必要的的人員，最最好不要要讓他們們參加會會議，

12、即即避免浪浪費他們們的時間間，也好好節(jié)約時時間成本本。還有一種情情況，就就是若會議和和某人相相關，但但關聯(lián)的的時間非非常短，比比如只有有五到十十分鐘的的內容是是和他相相關的，其其余時間間和他沒沒有什么么關系。這這種情況況可以考考慮開會會時先講講和他相相關的內內容，相相關內容容結束后后，可以以讓他自自愿選擇擇離開還還是繼續(xù)續(xù)旁聽。3）適當?shù)牡臅h時時間和時時段在會議召開開前，要要先和大大家溝通通好會議議召開的的合適日日期，確確保會議議能如期期召開后后，再發(fā)發(fā)會議通通知。小提示：上上午十點點到十二二點和下下午二點點半到四四點半是是最佳開開會的時時段。因因為在這這個時段段，大家家都已進進入正常常的工

13、作作狀態(tài)中中，且精精力充沛沛。4）合適的的會議時時長一個會議的的時長，通通常是要要根據(jù)會會議的內內容來確確認的。如如果不是是必須，會會議的時時長最好好不要超超過二小小時。若若會議超超過二小小時，大大家的精精力、注注意力和和反應能能力都會會有明顯顯的下降降。5）明確的的會議議議題在召開一個個會議前前，會議議的議題題也應該該是要非非常明確確的，和和會議議議題相關關的人員員也應該該相對明明確才對對。當然然，各會會議的議議題要根根據(jù)會議議本身的的特性來來分解，最最后還要要在會議議結論處處匯總起起來，形形成明確確而有效效的會議議結論。6）充足的的會議資資料和會會前準備備時間在各類會議議中，有有一部分分會

14、議要要求會議議參與人人員事先先研讀會會議材料料，參會會人員需需要對會會議材料料有充分分的了解解后，才才能參與與會議討討論和交交流。對對于這類類會議，主持人應該事先將有關會議材料發(fā)給會議參與人員和相關的干系人。讓參會人員有足夠的時間來研讀會議材料，并在對會議材料有一定的理解基礎上，再來召開會議比較恰當。如有可能，還要事先去了解大家對會議材料掌握的程度，必要情況下，給予一定的督導。7）發(fā)送正正式的會會議通知知以上準備工工作都做做好了，就就該發(fā)送送正式的的會議通通知了。會會議通知知應該正正式、規(guī)規(guī)范。會會議通知知的內容容應該包包括會議議名稱、主持人、會議日期和開始時間、會議時長、會議主題、會議參與人

15、員名單。會議議題和各個議題的時間估算等。詳見附件一會議通知模板。3.2會中中控制1）提前通通知開會會在會前十分分鐘到十十五分鐘鐘左右，主主動通知知參會人人員準點點開會，讓讓他們有有時間整整理好手手邊的工工作。2）做好開開會準備備在正式開會會前，會會議發(fā)起起人通常常有一些些工作要要做的，比比如把投投影設備備調試好好，把PPPT準準備好等等。在會會前，一一定要確確保做好好了正式式開會的的所有準準備。3）準時開開始會議議在以上工作作都做到到位后，就就可以準準時開會會了。時時間一到到，準時時開會！如果有有人遲到到，不管管他前面面有什么么沒有聽聽到的，決決不重復復。這么么做的目目的在于于強調準準時開會會

16、的重要要性，不不能養(yǎng)成成大家的的惰性。4）控制每每一個議議題的時時間會議的議題題和每個個議題的的時間應應該是明明確的，這這樣做的的目的就就是要嚴嚴格控制制會議的的時長，按按每個會會議議題題而不是是按整個個會議來來控制，這這樣更有有效，更更不容易易超時。按時開會很很重要，按按時結束束會議也也同樣重重要，要要等同對對待。5）明確每每個議題題的結論論在討論每個個會議議議題時，都都應該得得到明確確的議題題結論。若大家的意見無法達成一致，作為主持人，應該事先有準備好的默認議題結論。否則，這樣的議題就不應該拿到會議上來討論，而應該先和相關人員私下交流，得到可以接受的結論后，再召開會議討論。如果會上能討論出

17、更好的結論當然更好，討論不出更好的結論時，也不會無果而終。6）讓參會會人員有有機會發(fā)發(fā)言對于討論性性的議題題，主持持人要盡盡量讓大大家都有有發(fā)言的的機會。如如果遇到到比較沉沉默寡言言的參會會人員，主持人可以采用點名的方式來聽取他的意見。發(fā)言人多了，時間控制就變得重要起來了，這個就要靠主持人自己來靈活把握了。7）避免語語言表述述理解誤誤差在會上，若若遇到表表達含義義不確切切的，主主持人需需用簡短短的語句句作總結結以確認認。8）提醒或或中止過過長的發(fā)發(fā)言在會議中，一一講起來來就沒完完沒了的的，主持持人應提提醒其發(fā)發(fā)言需簡簡明扼要要，不要要超時。如如果時間間快到還還沒有結結論，就就要發(fā)出出警告了了，

18、還剩剩多久時時間你的的發(fā)言時時間就到到了！這這也是避避免會議議超時要要特別注注意的地地方。9）糾正離離題的討討論主持人要集集中精力力，緊扣扣議題，不不能被偏偏離議題題的話題題所誤導導。出現(xiàn)現(xiàn)離題的的討論要要及時中中止。10）不要要忘記會會議總結結會議議題討討論完后后，主持持人對于于會議進進行總結結。會議議總結的的時間也也是在會會議準備備時就要要預留好好的。會會議總結結可以根根據(jù)會議議遺留時時間而定定，時間間少就簡簡明扼要要一些；時間長長的話，多多說幾句句。這樣樣可以讓讓大家加加深對會會議結論論的印象象。同時時，也是是鍛煉總總結能力力的良好好方法。11）準時時結束會會議3.3會后后跟蹤1）及時發(fā)

19、發(fā)送會議議紀要會議開完后后，最重重要的就就是會議議紀要了了，這是是整個會會議的產產出。會會議紀要要應該在在開完會會后，盡盡快整理理，這樣樣不容易易遺漏和和產生偏偏差。會會議紀要要最好能能在會議議當天發(fā)發(fā)送給相相關的人人員。如如果當天天無法完完成，最最遲發(fā)送送時間不不應超過過24小小時。2）會議紀紀要資料料備案會后形成的的會議紀紀要，除除了要發(fā)發(fā)給相關關人員外外，最好好能備案案保存。以以備將來來需要時時可以盡盡快查看看，這也也是知識識積累的的一部分分。3） 積極極跟蹤會會議反饋饋會議結論已已通過，大大家是否否有一致致的行動動呢？這這一點，會會上是看看不到的的，只能能靠會后后去跟蹤蹤和了解解了，這

20、這就是會會后跟蹤蹤反饋的的作用了了，它可可以檢驗驗會上的的結論是是否得到到有效的的執(zhí)行和和落實。4）積極跟跟蹤會議議任務很多會議結結束后，還還會產生生一些會會議分布布的任務務，這也也是需求求進行跟跟蹤的，和和跟蹤會會議的反反饋一樣樣。需要要會后去去落實，只只有按要要求落實實到位了了，才是是真正的有效效果。四、高效會會議的要要求4.1會議議主持人人（一）會議議主持人人的職責責前提：在項項目成立立時由事事業(yè)部指指定項目目組長，項項目日常常會議主主持人由由項目組組長擔當當或項目目組長指指定人員員擔當。贏得與會者者的尊敬敬（如果果不認識識與會者者，就需需要通過過主持會會議的行行為表現(xiàn)現(xiàn)來獲得得尊敬）；

21、做到胸有成成竹（如如要閱讀讀相關的的文件材材料，并并采取相相關的措措施，切切實負起起責任，同同時還要要鼓勵其其他人做做類似的的準備工工作。認認真良好好、細致致縝密的的準備工工作可以以使會議議取得更更大的成成效）準時出席準時開始確保任何會會務管理理和服務務都能到到位（如如指定會會議記錄錄人，會會間的休休息時間間、茶點點等）；使會議輕松松開始，隨隨即順利利地導入入議程必要時對與與會者進進行介紹紹設置會議規(guī)規(guī)章并使使全體與與會者遵遵守（如如對與會會人員強強調將通通訊工具具（手機機或小靈靈通）關關閉或調調成振動動）根據(jù)不同出出席人員員的情況況（如健健談者）控控制討論論形式適當或必要要的時候候鼓勵大大家

22、獻計計獻策必要時插話話提問以以澄清所所述事務務的脈絡絡（對任任何含混混不清的的問題進進行提問問，以便便節(jié)省時時間，減減少無謂謂的爭論論。如果果會議缺缺乏必要要的引導導，會議議就會陷陷入混亂亂無序的的狀態(tài)，要要花費更更長的時時間才可可能有結結論。）確保人人都都有發(fā)言言和表達達意見的的機會讓會員討論論切入要要點仔細傾聽（如如果會議議主席漏漏掉了某某些內容容，會議議的順利利進展就就會受到到影響，同同時會陷陷入“但你說說過”的爭辯辯中）隨時看表，提提醒大家家遵守時時間，做做好對全全場時間間壓力的的管理對討論的問問題進行行清晰和和緊湊的的歸納總總結應付好因某某些議題題而引發(fā)發(fā)的激憤憤、爆發(fā)發(fā)和情緒緒高潮

23、做好總結和和歸納的的陳詞（包包括最后后的會務務信息、下下次會議議時間等等的發(fā)布布）注意引導下下一步行行動（這這一點在在系列會會議中特特別重要要，以防防止對與與會者在在一處做做出的承承諾又會會在另一一處被推推翻。）要做到這一一切，需需要耐心心、善意意、良好好的幽默默感以及及對與會會者和會會議目標標的雙重重尊重。注：因主持持人未必必都是經經驗豐富富，資深深人員擔擔任。參參與的管管理人員員應協(xié)助助主持人人將會議議主持好好。（二）對主主持人的的要求1）讓會議議有一個個良好的的開端態(tài)度積極會議目的與與程序清清楚明了了樹立主持人人掌控會會議局勢勢的權威威營造恰當?shù)牡臍夥眨ぜぐl(fā)創(chuàng)造造性思維維與進行行詳細的

24、的數(shù)據(jù)分分析所需需要的氛氛圍是不不一樣的的）為下一個議議程創(chuàng)造造興趣與與熱情（即即便是冗冗長乏味味的常規(guī)規(guī)性綜述述與回顧顧）迅即就能使使人意識識到該會會議條例例清楚，效效果明顯顯。2）激發(fā)創(chuàng)創(chuàng)造性，主主持人必必須做到到：積極鼓勵創(chuàng)創(chuàng)造性的的思維（主主持人要要清楚地地說明創(chuàng)創(chuàng)新思維維是會議議的一部部分，會會議的規(guī)規(guī)則禁止止任何人人未經思思考就輕輕率地排排斥和拒拒絕別人人提出的的觀點）自身提出新新觀點或或者把討討論朝著著新的或或是不同同以往的的方向引引導尋找看待事事物的新新方法考慮那些新新穎異常常的方法法，并且且在會議議中加以以嘗試旨在解決問問題，而而不是在在熟悉的的原路上上徘徊。3）主持人人自身

25、的的要求會議主持人人的會議議主持對對會議是是否高效效起著關關鍵的作作用，這這就要求求主持人人自身需需具備相相當?shù)哪苣芰Γ?）演講口口才能力力：這是是主持人人的首要要能力。對對于與會會者了解解會議議議題、清清楚決議議都至關關重要。2）組織協(xié)協(xié)調能力力：會前前人員組組織，角角色分工工及其他他事項準準備；會會中如何何引導發(fā)發(fā)言，得得出有效效決議等等。3）辨別分分析能力力：會中中對于與與會者發(fā)發(fā)言辨別別是否偏偏題，討討論方向向是否正正確。4）總結歸歸納能力力：對于于會議決決議能歸歸納總結結出，并并在會議議結束前前進行重重述。5）調節(jié)氣氣氛能力力：會議議除了得得出決議議外，營營造輕松松、歡快快的會議議氣

26、氛，對對于思維維發(fā)散，腦腦力思考考起著積積極地作作用，從從而引導導積極發(fā)發(fā)言。注：實際情情況主持持人未必必都具備備如上能能力，但但在會議議過程中中應加以以引導，主主持人自自我有意意識約束束與培養(yǎng)，對于于每次會會議組織織進行評評估、改改正，從從而能力力逐步提提升。另外，希望望公司009年行行政培訓訓能進行行此類相相應培訓訓，若有有針對性性引導必必然比個個人摸索索成長更更快。4.2與會會者的職職責1）有效參參與充分的準備備：應該該知道到到底要討討論些什什么內容容，為此此做好準準備，并并完成所所有的功功課。有效的溝通通：應該該認真判判斷自己己該講什什么和怎怎么講。適度的討論論：不僅僅要作會會議發(fā)言言

27、，還要要站在自自己的立立場上快快速思考考，以便便對其他他人的發(fā)發(fā)言作出出適當?shù)牡幕貞粨Q言之之，需要要把自己己的觀點點放在適適當?shù)臅r時候提出出，以防防受到冷冷遇或在在激烈爭爭論時浮浮出水面面。2）充分準準備事先閱讀所所有相關關的資料料：與此此次會議議相關的的過去的的會議紀紀錄、議議程、文文件、報報告和備備忘錄等等。閱讀讀一些背背景資料料，讓自自己熟悉悉和研究究此次主主題的內內容。對相關文件件進行熟熟悉和注注解，必必要時做做好筆記記。準備好你要要在會上上提出的的問題，有時候你需要準備的是用什么方式向大家提問。做好發(fā)言的的準備。確定自己已經對此深思熟慮，并且對需要說的話和用什么方式表達都已做了筆記

28、。控制緊張情情緒充分的準備備仍然是是克服緊緊張的良良藥。如如果我們們隊自己己要講的的話和要要做的事事清晰明明了，我我們就不不會緊張張，至少少不會過過分緊張張。此外外，深呼呼吸或喝喝一口水水等具體體的技術術性措施施也是克克服緊張張的比較較有用的的方法。有效的溝通通堅守規(guī)則：遵守基基本的會會議規(guī)則則會幫助助與會者者認真出出席。嚴守程序會會議往往往是根據(jù)據(jù)主持人人的指示示或只是是根據(jù)其其實用性性來安排排程序和和內容的的。一般般來說，有有效的開開會程序序為：事項介紹。說明需要討論之事項的理由，設置情景，再參考原來的討論，為該事項設置附加議程。列出問題。列出贊成和反對的意見，歸納和概述主要觀點（例如成本

29、、時間、人員等），陳述主要問題和建議?？刂妻q論。讓更多的人發(fā)言，使辯論更具邏輯性，為得出科學的結論奠定基礎。有效歸納。對以前的討論進行總結，對未來的行動、交流或決定進行展望。核準事實清楚：平實實清晰地地陳述事事實，不不要因細細枝末節(jié)節(jié)而一葉葉障目準確：確認認你提供供的信息息準確無無誤精確：選擇擇合適的的信息來來闡述自自己的觀觀點時時觀察嚴密觀察會會議的進進展：看看看人們們是怎樣樣用手勢勢和言語語對會議議和你作作出反應應的。專心而積極極地傾聽聽：做好好會議記記錄，讓讓人們看看到你在在專心地地參加會會議、傾傾聽別人人發(fā)言。適度地討論論讓你講的話話通俗易易懂進行清晰地地內容預預報設置清晰發(fā)發(fā)言框架架

30、使用正確的的順序使用視覺輔輔助盡量避免使使用專業(yè)業(yè)術語：開會時時使用專專業(yè)術語語要視情情況而定定避免冗繁而而晦澀的的語言讓你的發(fā)言言更具吸吸引力了解他人的的需要，從從他們的的角度看看問題。專門列出能能夠幫助助理解你你發(fā)言的的事例講講給其他他人聽，有有必要時時，可以以一對一一地進行行講解，向向他們解解釋為什什么你的的觀點比比別人好好。讓你的發(fā)言言更可信信需要通過引引入證據(jù)據(jù)并得以以考證來來提升和和增加自自己所講講內容的的信用度度。這可可以通過過一系列列的方法法進行，例例如可以以通過：統(tǒng)計數(shù)據(jù)具體的事例例清楚明了的的證據(jù)測試或者判判決的結結果從其他地方方獲取的的專家結結論及客客觀評論論書面材料研究

31、成果確定發(fā)言的的時機不要只準備備在特別別的時段段發(fā)言，事事情的發(fā)發(fā)展往往往都不是是想象的的那樣，因因此要保保持彈性性，做好好各種準準備。不要孤立地地看待自自己的發(fā)發(fā)言。要要將自己己的繁衍衍融入到到其他人人的觀點點之中，在在整個會會議的大大環(huán)境下下加以表表述。發(fā)揮長處，看看是不是是整個會會場上最最會介紹紹的人，最最能發(fā)揮揮水平的的人或者者是辯論論中最善善于總結結歸納的的人。清楚表明隨隨后進一一步發(fā)言言的意象象。保持持自己隨隨后進一一步闡述述某個觀觀點的權權利：“我對成成本問題題還有一一些思考考，或許許我隨后后再針對對這個問問題做個個發(fā)言?！闭_的態(tài)度度精力集中。保持頭腦清晰，全神貫注于會議中的每

32、個問題（即使有些問題對你個人來說興趣不大）認真傾聽。仔細傾聽每個人對每件事的發(fā)言和表態(tài)，必要時做好筆記。仔細觀察。仔細觀察其他人的表現(xiàn)和舉動，看他們如何對一件事情做出反應，然后考慮對策。深思熟慮。任何時候的發(fā)言都是先動腦子再動嘴，做到想好了再說。沉著鎮(zhèn)定。無論你遇到什么樣的挑釁或者其他人的發(fā)言背離你的預期或離題太遠，你都要保持鎮(zhèn)靜沉著。4.3會后后落實1）提供會會議記要要的重要要性：行動提示：提醒那那些主動動承擔或或者是接接受任務務的人，他他們應該該并且要要準時完完成任務務。這種種書面記記錄在有有多個人人的工作作和任務務產生交交叉重疊疊時，還還能幫助助他們進進行溝通通與聯(lián)絡絡。承上啟下。作為今

33、后繼續(xù)討論或下一次會議的有效的維系，這些記錄有助于確保那些主要觀點得到匯報、交流或進一步地貫徹。檔案記錄。會議記錄作為對已經發(fā)生的事情，特別是對已經作出的決策及采取的行動的一種確認和記錄?？傊瑫h議記錄的作作用和規(guī)規(guī)律是顯顯而易見見的，沒沒必要的的時候，不不需要準準備和收收集；但但同樣，也也絕不要要在需要要參考和和使用的的時候而而拿不出出來。2）讓會議議記要發(fā)發(fā)揮作用用：準確。對于于主要問問題的記記錄既不不能被夸夸大，也也不能被被忽視。客觀。本著著客觀誠誠實的原原則，真真實地記記錄所發(fā)發(fā)生的一一切，不不要添加加自己的的觀點，不不要做任任何的潤潤色和修修飾。簡捷。在保保證必要要信息量量的前提提

34、下，堅堅持會議議記錄的簡簡捷原則則。易懂。避免免冗長與與晦澀難難懂的描描述。否否則，不不是沒人人去閱讀讀會議記記錄，就就是會讓讓人們對對其產生生誤解。清晰。信息息清楚，責責任明晰晰，什么么人，什什么時間間要采取取什么行行動等等等，都一一目了然然。3）格式與與設計 詳見見附件二二記要要表出席情況。需要清楚地記錄什么人出席，什么人沒有出席。最后一次會會議的記記錄。當當一組系系列會議議被召開開時，最最后一次次會議的的記錄至至關重要要。問題顯現(xiàn)。必要時，要記錄出現(xiàn)問題的情況。問題討論。要記錄那些相關的事實和決定，而不是對討論的所有事情逐一作詳細的記錄。最好整理成一種報告的模式，即“大家一致同意”，以此

35、避免列舉任何可能或應該發(fā)生的事情的趨向。迅速寫好會會議記錄錄：記錄人還清清晰而準準確地記記得一些些討論的的細節(jié)；人們在會后后期待著著通過這這個記錄錄來落實實會議精精神，并并采取相相應的措措施和行行動；剛開完會，人人們還記記憶猶新新，印象象深刻，此此時盡快快采取措措施和行行動則效效果明顯顯。4.4其他他意見領袖：有意見見領袖（公公司領導導）參與與會議時時，應先先聽取與與會成員員發(fā)言后后再表述述個人觀觀點，以以免發(fā)言言后，與與會成員員都不敢敢發(fā)言。（特特別是風風暴會議議，要求求思維發(fā)發(fā)散，這這樣就限限制住與與會者積積極發(fā)言言。）會議室管理理人員：對于會會議室登登記能嚴嚴格按照照時間執(zhí)執(zhí)行，能能及時

36、調調配調度度。五、事業(yè)部部會議體體系按照會議的的內容，且且將事業(yè)業(yè)部會議議體系歸歸為兩大大會議類類型：業(yè)業(yè)務會議議和管理理會議。其中業(yè)務會會議包含含策略會會、執(zhí)行行會。管理會議包包含部門門管理會會議、事事業(yè)部管管理會議議（經理理層、全全體成員）1、項目策策略會此類為項目目重要節(jié)節(jié)點重要要會議，包包含評估估會、策策略會（建建模定位位定調）、出出品會等等會議目標：評估會會通過對對項目評評估，決決定我司司是否參與與策略會對項項目定位位定調，參參與人員員達成共共識出品會對擬擬出品的的策略會會作品進進行出品品把控。與會人員：項目組人員員：事業(yè)業(yè)部項目目組相關關成員、及及發(fā)展和和營銷相相關成員員公司高管（張張董、