辦公室檔案管理員崗位任務(wù)說明書

1、4/4辦公室檔案管理員崗位任務(wù)說明書編號：_YD/BG/006擬制：_核準(zhǔn)：_生效日期：_一、基本資料部門名稱辦公室崗位名稱檔案管理員挺直上級主任/副主任所轄人員/二、工作說明1、主要職責(zé)1、負(fù)責(zé)資料的收集、歸檔。2、負(fù)責(zé)檔案的妥當(dāng)保管。3、負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)利用管理。4、幫助處理來信來訪工作；辦理報(bào)刊雜志征訂。 2、主要工作內(nèi)容1、建立檔案管理制度、保密制度、檔案借閱制度以及查檔制度，實(shí)行公文、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案管理的工作措施。2、負(fù)責(zé)定期收繳各部室存放的需要立卷、歸檔的文件資料，辦理各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，保證檔案平安、完好無損。3、對公司各部室和子公司檔案管理進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。4

2、、負(fù)責(zé)檔案資料的開發(fā)利用，隨時(shí)為公司管理需要供應(yīng)檔案資料。5、開發(fā)計(jì)算機(jī)信息化檔案管理技術(shù)。6、完成公司報(bào)刊雜志征訂、登記工作，進(jìn)行費(fèi)用初審。7、幫助處理來信來訪工作。8、完成主任布置的其他工作。3、主要工作要求1、制定制度1.1起草檔案管理制度性文件，明確公司資料、文件歸檔的范圍、歸檔時(shí)間、保管期限、借閱和查檔的程序、保密規(guī)定等，實(shí)行公文、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案的管理方法，報(bào)請主任審批、修改。2、檔案收集、歸檔2.1定期收繳各部室存放的需要立卷、歸檔的文件資料。依據(jù)管理規(guī)范，將零散的文件整理、立卷、歸檔；對工程項(xiàng)目資料分階段或全部竣工驗(yàn)收后進(jìn)行收集、歸檔；對船舶、設(shè)備等資料依據(jù)科技檔案的規(guī)范要求

3、歸檔；按時(shí)將會計(jì)憑證和報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行核實(shí)、查對。將檔案資料分門別類按編號挨次專柜存放。2.2對檔案資料進(jìn)行價(jià)值鑒定和保管期限的劃分。2.3擬寫案卷標(biāo)題，概要地揭示案卷主要內(nèi)容，供應(yīng)便利的查找線索。2.4對案卷和不同載體的檔案進(jìn)行分類編號，入庫上架。2.5提高檔案的開發(fā)、利用效果，對不同門類的檔案資料分別編制案卷索引，卷內(nèi)文件名目等檢索工具和參考資料。3、檔案保管3.1定期進(jìn)行檔案清查、核對，做到賬物相符，準(zhǔn)時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制破損、褪變的檔案，對不符合要求的案卷進(jìn)行加工，對補(bǔ)充歸檔的文件進(jìn)行整理編目。3.2保持檔案室的清潔、準(zhǔn)時(shí)關(guān)門、鎖門，不準(zhǔn)無關(guān)人員任憑進(jìn)入檔案室。確保檔案的平安，加強(qiáng)防火、防盜

4、、防潮、防蟲等防護(hù)措施，避開檔案的損壞和遺失。3.3符合銷毀條件的檔案，按規(guī)定銷毀。4、檔案用法管理4.1生疏檔案內(nèi)容、存放地點(diǎn)，主動(dòng)開展檔案的開發(fā)利用工作；努力為領(lǐng)導(dǎo)決策，為機(jī)關(guān)部門、下屬單位開展各項(xiàng)工作供應(yīng)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；為解決有關(guān)問題供應(yīng)準(zhǔn)確的依據(jù)資料。4.2 在檔案管理基礎(chǔ)上不斷開發(fā)計(jì)算機(jī)信息化管理技術(shù)。4.3保守檔案機(jī)密，認(rèn)真執(zhí)行檔案查閱制度。不符合要求者、手續(xù)不齊全者，不準(zhǔn)借閱檔案，檔案借閱期滿后要準(zhǔn)時(shí)催收。5、業(yè)務(wù)指導(dǎo)負(fù)責(zé)對公司各部室檔案的形成、積累、整理和歸檔管理進(jìn)行檢查、監(jiān)督、業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對子公司檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)；督促其按時(shí)將有關(guān)檔案資料移交檔案室保管，監(jiān)督有關(guān)檔案的銷毀，做好保密

5、工作。6、其他6.1幫助秘書認(rèn)真閱讀部門的有關(guān)信件，準(zhǔn)時(shí)做好回復(fù)，重要事務(wù)準(zhǔn)時(shí)請示主任，幫助文員熱忱接待來訪客人。6.2準(zhǔn)時(shí)辦理報(bào)刊雜志征訂，認(rèn)真登記，做好費(fèi)用初審。6.3參與調(diào)查探究，與其他人員做好信息的溝通和工作協(xié)作，依據(jù)要求幫助編寫調(diào)研報(bào)告。6.4按時(shí)、按量、按質(zhì)完成領(lǐng)導(dǎo)交給的其他任務(wù)；如有疑問準(zhǔn)時(shí)請示匯報(bào)。6.5做好月度、季度工作方案和工作小結(jié)、年度工作總結(jié)。三、任職資格因素細(xì)分因素等級限定資料學(xué)問學(xué)歷C檔案管理類相關(guān)專業(yè)?？埔陨蠈W(xué)歷或相當(dāng)程度。行業(yè)學(xué)問C了解航運(yùn)行業(yè)學(xué)問，了解行業(yè)中先進(jìn)的管理閱歷。專業(yè)學(xué)問B全面了解檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)問，有檔案管理員專業(yè)職稱。生疏公司的生產(chǎn)經(jīng)營狀況。力量事務(wù)處理力量B能夠合理安排工作方案，準(zhǔn)時(shí)、正確的完成各項(xiàng)工作。理解力量B能夠精確把握本身職務(wù)定位、工作內(nèi)容，比較精確的理解上級的指示、意圖和所布置的工作；對所學(xué)學(xué)問能夠較為快速的理解和把握。推斷力量B能快速、精確的推斷各種問題，把握其實(shí)質(zhì)，能較為精確的推斷從未遇到的問題，找到解決的方法。表達(dá)力量C表達(dá)內(nèi)容預(yù)備基本充分、主題基本明確、構(gòu)思基本清晰。閱歷行業(yè)工作閱歷/最好具有航運(yùn)類企業(yè)工作閱歷。相關(guān)工作閱歷E從事檔案管理相