提升水利工程電子文件與電子檔案管理效率研究

1、提升水利工程電子文件與電子檔案管理效率研究提升水利工程電子文件與電子檔案管理效率研究1水利工程電子文件的搜集與積累一搜集積累的原那么根據(jù)相關(guān)的法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)管理的要求，水利工程電子文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。工程電子文件內(nèi)容必須與工程實(shí)際相符合，且內(nèi)容及深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。記錄了重要文件的主要修改正程和辦理情況，有參考價(jià)值的水利工程電子文件的不同稿本均應(yīng)保存。應(yīng)采取嚴(yán)密的平安措施，保證水利工程電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動(dòng)。應(yīng)定期備份水利工程電子文件，并存儲(chǔ)于可以脫機(jī)保存的載體上。對(duì)于多年才能完成的工程，應(yīng)實(shí)行分段積累，宜一年拷

2、貝一次。對(duì)通用軟件產(chǎn)生的水利工程電子文件，應(yīng)同時(shí)搜集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的水利工程電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型水利工程電子文件。對(duì)內(nèi)容信息是由多個(gè)子電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的水利工程電子文件，鏈接的電子文件或數(shù)據(jù)應(yīng)一并歸檔，并保證其可準(zhǔn)確復(fù)原；當(dāng)難以保證歸檔水利工程電子文件的完好性與穩(wěn)定性時(shí)，可采取固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對(duì)穩(wěn)定的通用文件本文由論文聯(lián)盟搜集整理格式。與水利工程電子文件的真實(shí)性、完好性、有效性、平安性等有關(guān)的管理控制信息必須與水利工程電子文件一同搜集。對(duì)采用統(tǒng)一套用格式的水利工程電子文件，在保證能恢復(fù)原格式形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可不按原

3、格式存儲(chǔ)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及與水利工程電子文件處理有關(guān)的著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必須與水利工程電子文件一同搜集。二搜集積累的程序搜集積累水利工程電子文件，均應(yīng)進(jìn)展登記，并應(yīng)符合以下規(guī)定：工作人員應(yīng)按本單位文件歸檔和保管期限的規(guī)定，從電子文件生成起對(duì)需歸檔的電子文件性質(zhì)、類別、期限等進(jìn)展標(biāo)記。應(yīng)運(yùn)用水利工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)對(duì)每份水利工程電子文件進(jìn)展登記，電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。對(duì)已登記的水利工程電子文件必須進(jìn)展初步鑒定，并將鑒定結(jié)果錄入水利工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。對(duì)經(jīng)過初步鑒定的水利工程電子文件應(yīng)進(jìn)展著錄，并將結(jié)果錄入水利工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。對(duì)已搜集積累

4、的水利工程電子文件，應(yīng)按業(yè)務(wù)案件或工程工程來組織存儲(chǔ)。對(duì)存儲(chǔ)的水利工程電子文件的命名，宜由3位阿拉伯?dāng)?shù)字或3位阿拉伯?dāng)?shù)字加漢字組成，數(shù)字是本文件保管單元內(nèi)電子文件編排順序號(hào)，漢字局部那么表達(dá)本電子文件的內(nèi)容及特征或圖紙的專業(yè)名稱和編號(hào)。水利工程電子文件保管單元的命名規(guī)那么可按水利工程電子文件的命名規(guī)那么進(jìn)展。水利工程電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)建立關(guān)聯(lián)，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描繪上應(yīng)保持一致。2標(biāo)準(zhǔn)電子文件的整理、鑒定與歸檔一電子文件整理與鑒定水利工程電子文件的形成單位應(yīng)做好電子文件的整理工作。對(duì)于水利工程系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建立工程電子文件，業(yè)務(wù)案件辦理結(jié)束或工程工程完成后，應(yīng)在搜集積累的根底上

5、，對(duì)該案件或工程的電子文件進(jìn)展整理。整理應(yīng)遵循水利工程系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建立工程電子文件的自然形成規(guī)律，保持案件或工程內(nèi)水利工程電子文件間的有機(jī)聯(lián)絡(luò)，便于水利工程電子檔案的保管和利用。同一個(gè)保管單元內(nèi)水利工程電子文件的組織和排序可按相應(yīng)的建立紙質(zhì)文件整理要求進(jìn)展。本文認(rèn)為鑒定工作應(yīng)貫穿于水利工程電子文件歸檔與電子檔案管理的全過程。電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完好性、有效性的鑒定及確定歸檔范圍和劃定保管期限。歸檔前，水利工程電子文件形成單位應(yīng)按照規(guī)定的工程，對(duì)水利工程電子文件的真實(shí)性、完好性和有效性進(jìn)展鑒定。水利工程電子文件的歸檔范圍、保管期限應(yīng)按照國家關(guān)于建立紙質(zhì)文件材料

6、歸檔范圍、保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。水利工程電子文件元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。二標(biāo)準(zhǔn)電子文獻(xiàn)歸檔與檢驗(yàn)水利工程電子文件形成單位應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定合格的電子文件向本單位檔案部門歸檔移交。歸檔的水利工程電子文件應(yīng)符合以下要求：已按電子檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管要求的脫機(jī)載體上。必須完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，可以反映建立活動(dòng)的全過程。水利工程電子文件的歸檔方式包括在線式歸檔和離線式歸檔?？筛鶕?jù)實(shí)際情況選擇其中的一種或兩種方式進(jìn)展電子文件的歸檔。水利工程系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的在線式歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)展；離線式歸檔應(yīng)與相應(yīng)的水利工程系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理紙質(zhì)或其他載體形式文件歸檔同時(shí)進(jìn)展。工程電子文件應(yīng)

7、與相應(yīng)的工程紙質(zhì)或其他載體形式的文件同時(shí)歸檔。水利工程系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成部門在向本單位檔案部門移交電子文件之前，以及本單位檔案部門在接收電子文件之前，均應(yīng)對(duì)移交的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)展檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格前方可進(jìn)展交接?？辈?、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等單位形成的工程電子檔案應(yīng)由建立單位進(jìn)展檢驗(yàn)。檢驗(yàn)審查合格前方可向建立單位移交。在對(duì)水利工程電子檔案進(jìn)展檢驗(yàn)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)檢查以下內(nèi)容：水利工程電子檔案的真實(shí)性、完好性、有效性。水利工程電子檔案與紙質(zhì)檔案是否一致，是否已建立關(guān)聯(lián)。3載體有無病毒、有無劃痕。登記表、著錄數(shù)據(jù)、軟件、說明資料等是否齊全。3提升電子檔案的管理效率與程度一脫機(jī)保管水利工程電子檔案的

8、保管單位應(yīng)裝備必要的計(jì)算機(jī)及軟、硬件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)水利工程電子檔案的在線管理與集成管理。并將水利工程電子檔案的轉(zhuǎn)存和遷移結(jié)合起來，定期將在線水利工程電子檔案按要求轉(zhuǎn)存為一套脫機(jī)保管的水利工程電子檔案，以保障水利工程電子檔案的平安保存。脫機(jī)水利工程電子檔案載體應(yīng)在符合保管條件的環(huán)境中存放，一式三套，一套封存保管，一套異地保存，一套提供利用。脫機(jī)水利工程電子檔案的保管，應(yīng)符合以下條件：歸檔載體應(yīng)作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層。環(huán)境溫度應(yīng)保持在1720，相對(duì)濕度應(yīng)保持在35%45%。存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。存放地點(diǎn)必須做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光。單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且防止擠壓。二強(qiáng)化電子檔案利用水利工程電子檔案保管單位應(yīng)編制各種檢索工具，提供在線利用和信息效勞。利用時(shí)必須嚴(yán)格遵守國家保密法規(guī)和規(guī)定。凡利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布或在線利用水利工程電子檔案時(shí)，應(yīng)報(bào)請(qǐng)有關(guān)部門審核批準(zhǔn)。對(duì)具有保密要求的水利工程電子檔案采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，必須按照國家、地方及部門有關(guān)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保密平安管理的規(guī)定，