檔案管理制度(草案)

1、昆明花都昆明華都農(nóng)業(yè)科技有限公司檔案管理制度編號：KMHD-ADM-05版號：A/0頁碼：第 PAGE 14頁 共 NUMPAGES 14頁一、總 則為規(guī)范公司檔案的管理，確保公司檔案保持清晰、易于識別及檢索、保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，以滿足公司需求和保證管理體系有效運行，特制訂本制度，內(nèi)容如下。二、適用范圍：本制度適用于昆明花都農(nóng)業(yè)科技有限公司（以下簡稱公司）的檔案的收集、整理、分類、利用、及歸檔。三、工作程序?qū)徟?3.1檔案歸檔說明3.1.1檔案來源及分類3.1.1.1公司各部門在工作活動中形成簽署的，具有查考利用價值的文件材料，由公司檔案管理的對

2、口部門對檔案資料進(jìn)行備份管理。3.1.1.2公司及各部門在工作活動中形成的，不用呈報董事長簽署的，具有查考利用價值的文件材料，由公司綜合部進(jìn)行檔案備份管理工作。3.1.1.3檔案的密級：檔案分一般檔案和密級檔案兩類，檔案密級分為絕密、機密二級。絕密檔案是保密檔案內(nèi)容的核心部分，包括在一定時期一定范圍內(nèi)需絕對保密的檔案，一旦泄密會使公司受嚴(yán)重危害和重大損失的檔案；機密檔案是指在一定時期一定范圍內(nèi)需保密的檔案，一旦泄密會使公司受較大危害和較大損失的檔案。3.1.1.4保存期限：公司檔案保管分為永久保管、長期保管（20年）、短期保管（5年）三種。凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長

3、遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管；凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。 3.2歸檔時間和歸檔程序3.2.1公司各部門所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時歸檔。各部門零星文書檔案采取各部門平時累積、每季度一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理、歸檔。3.2.2項目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項目竣工后三個月內(nèi)各項目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向項目公司辦公室歸檔。3.2.3會計檔案在會計年度結(jié)束后，暫由財務(wù)部門

4、保管一年，一年后由財務(wù)部整理后統(tǒng)一向項目公司辦公室歸檔。3.2.4人事檔案在員工離職手續(xù)辦理完畢后的三個月內(nèi)由檔案室歸檔。3.2.5聲像、實物檔案，在產(chǎn)生后及時歸檔。3.2.6凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應(yīng)的材料一同歸檔。 3.3檔案歸檔范圍、移交時間及保存期限(建議：可根據(jù)實際情況調(diào)整)序號類別文 件 范 圍保存期限責(zé)任部門移交時間規(guī)定密級行政管理、文書類文件公司稅務(wù)登記證、財政登記證、法人代碼證等永久財務(wù)部獨立檔案自行保管絕密公司法人代表、經(jīng)營管理負(fù)責(zé)人任職批文、簡歷永久綜合部獨立檔案絕密公司設(shè)立、轉(zhuǎn)制、變更、年檢、機構(gòu)設(shè)置永久綜合部獨立檔案機密公司籌備期的可行性研究報告永久總經(jīng)辦

5、完成即移交歸檔機密公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、資質(zhì)證等相關(guān)證件永久綜合部完成即移交歸檔絕密公司年檢資信材料包括稅收繳納、驗資報告、年度審計、資產(chǎn)評估、信用評估等永久財務(wù)部獨立檔案自行保管絕密公司領(lǐng)導(dǎo)班子（包括董事會、股東會、監(jiān)事會和經(jīng)理層）構(gòu)成及機構(gòu)設(shè)置材料永久綜合部獨立檔案絕密董事會、股東會、監(jiān)事會會議紀(jì)要永久綜合部完成即移交歸檔絕密法律事務(wù)、公證工作文書長期各部門次年3月底前移交，6月歸檔機密公司規(guī)章制度、工作計劃、紅頭文件（上、下行文），總辦會、經(jīng)辦會及各項專題會議紀(jì)要，函、請示報告等文件長期綜合部完成即移交歸檔機密離任、財務(wù)審計工作相關(guān)文件永久綜合部財務(wù)部獨立檔案自行保管絕密員工人事

6、管理（檔案），勞動合同管理，勞動工資和社會保險，員工福利、職務(wù)任免，職稱評聘。長期綜合部獨立檔案自行保管機密員工教育與培訓(xùn)工作、外事工作長期綜合部獨立檔案自行保管機密醫(yī)療衛(wèi)生、治安保衛(wèi)、綜合治理、防范自然災(zāi)害短期綜合部次年3月底前移交，6月歸檔機密公司獲得的各種榮譽永久綜合部完成及移交歸檔無密級企業(yè)文化、職工代表大會、職工團體活動長期綜合部完成即移交歸檔無密級聲像資料、外部贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)、工藝品等長期綜合部完成及移交歸檔無密級經(jīng)營管理類文件公司改革、經(jīng)營戰(zhàn)略決策等管理運行材料永久綜合部完成即移交歸檔絕密公司年度的資金計劃管理、責(zé)任制管理、各種統(tǒng)計表、綜合性統(tǒng)計分析長期財務(wù)部獨立檔案自行

7、保管絕密公司月度、季度的計劃管理、責(zé)任制管理、各種統(tǒng)計表、綜合性統(tǒng)計分析短期財務(wù)部獨立檔案自行管理機密公司資產(chǎn)管理，投資項目可行性報告（包括批復(fù)）、資本運作，對外投資，股權(quán)管理，多種經(jīng)營管理，清產(chǎn)核算永久財務(wù)部獨立檔案自行保管絕密公司所有的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其管理永久綜合部獨立檔案自行保管絕密商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補充材料，有關(guān)的資信調(diào)查等永久董事會（原件）綜合部（副本）獨立檔案自行保管機密財務(wù)管理，資金管理，會計管理包括財務(wù)憑證、賬單等永久財務(wù)部獨立檔案自行保管絕密成本價格管理短期成控采集部自行保管絕密物資采購、保存、供應(yīng)和流通短期成控采集部自行管理機密經(jīng)營業(yè)務(wù)管理，服務(wù)質(zhì)量管理短期綜

8、合部自行管理機密招投標(biāo)管理長期董事會（原件）綜合部（副本）完成即移交歸檔機密項目管理類文件研發(fā)與營銷項目研發(fā)、設(shè)計階段性成果，包括可行性報告等永久工程部（原件）綜合部(副本)完成即移交歸檔機密項目營銷策劃方案、市場調(diào)研報告永久營銷部次年3月底前移交，6月歸檔完成即移交歸檔機密項目廣告，包括公司整體形象廣告及相關(guān)報道，載體形式包括剪報、刊物、錄音、錄像、光盤等。永久無密級項目銷售價格方案、銷售手冊、銷售分析、銷售總結(jié)永久營銷部機密宗地情況(自然條件、社會條件、競爭樓盤信息)永久總經(jīng)辦（原本）綜合部（副本）無密級預(yù)決算工程三算（預(yù)算、估算、結(jié)算）審查表，工程預(yù)、結(jié)算書永久工程部由成空采集部自行編號

9、保存，待工程、合同決算后，形成移交條件交由綜合部存檔機密設(shè)計變更及工作聯(lián)系單，經(jīng)濟簽證限價資料，中標(biāo)價格資料（網(wǎng)上投標(biāo)報價或工程投標(biāo)報價），甲供材料收貨單，各項扣款單并入工程預(yù)、結(jié)算書附屬資料，待工程、合同決算后，形成移交條件交由綜合部存檔無密級設(shè)計資料項目規(guī)劃設(shè)計草案相關(guān)文件，概念設(shè)計相關(guān)文件及項目設(shè)施指導(dǎo)書，方案設(shè)計文本及相關(guān)文件，銷售用方案設(shè)計資料，施工圖設(shè)計任務(wù)書永久工程部電子文件刻錄光盤會同紙質(zhì)文本移交綜合部存檔，完成即移交歸檔。無密級各項目基礎(chǔ)圖、方案圖、施工圖、效果圖、景觀圖、室內(nèi)設(shè)計圖、銷售包裝圖，各項目模型、設(shè)計修改通知，及項目設(shè)計有關(guān)的基本資料電子文件刻錄光盤會同紙質(zhì)文本移

10、交綜合部存檔，完成即移交歸檔。無密級建筑設(shè)計中標(biāo)方案和單位復(fù)函永久工程部完成即移交歸檔機密報建項目各類政府批文，重要的往來文件，報建圖紙，事務(wù)性往來函件(注：要同時保存公司的請示、報告、去函等資料)永久前期部部門留存復(fù)印件,原件即時交由綜合部歸檔機密用地藍(lán)線圖或用地紅線圖，與合作方往來文件，計劃立項批文，投資許可證，設(shè)計要點，付清地價款證明，命名（更名）復(fù)函，建設(shè)用地規(guī)劃許可證永久前期部部門留存復(fù)印件,原件即時交由綜合部歸檔機密施工各類設(shè)計方案批復(fù)、意見書，各類開工證明書，總平面圖，建設(shè)工程規(guī)劃許可證，及各類施工圖審核意見永久工程部、前期部部門留存復(fù)印件,原件即時交由綜合部歸檔機密驗收各類驗收

11、證書、評估報告、勘測報告等永久工程部前期部部門留存復(fù)印件,原件即時交由綜合部歸檔機密房地產(chǎn)權(quán)屬證明，預(yù)售許可證工程部預(yù)測和實測報告工程部招標(biāo)、投標(biāo)資料，招投標(biāo)報建過程中的審批資料及建設(shè)工程施工許可證前期部工程竣工圖(詳細(xì)見國家辦法)工程部 3.4、檔案管理程序3.4.1公司指定人員對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門文件（合同）管理記錄目錄，及時分類、整理、編號、匯總形成部門內(nèi)部檔案；3.4.2凡是屬于檔案歸檔范圍的文件，各部門留存復(fù)印件后，形成檔案移交目錄、填寫HYPERLINK 董事辦董事辦管理制度/檔案資料移交登記表.doc檔案移交登記表，在規(guī)定的時間內(nèi)移交需存檔部

12、門，由相關(guān)授權(quán)人審核，最終權(quán)限人審批后方可存檔。3.4.3歸檔要求如下：3.4.3.1各部門應(yīng)按規(guī)定及時向需存檔部門移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；3.4.3.2歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：3.4.3.3歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；3.4.3.4在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；3.4.3.5卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文

13、件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；3.4.3.6卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號，裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號；3.4.3.7按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目；3.4.3.8聲像材

14、料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者；3.4.3.9歸檔的資料應(yīng)首先由責(zé)任部門經(jīng)理提出保密級別、保存期限的建議，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后由綜合部主管核定。3.5檔案資料的標(biāo)識分類3.5.1總經(jīng)辦、綜合部負(fù)責(zé)制定各類檔案分類編號管理辦法，編號規(guī)則應(yīng)能容易辨別出檔案的密級、保存期限、責(zé)任部門、保管部門等屬性。3.5.2各部門按綜合部制定的檔案分類編號管理辦法負(fù)責(zé)對各自保管的檔案資料編號分類，并進(jìn)行組卷管理。 3.6檔案保密規(guī)定3.6.1嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。3.6.2接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點、核對交接清單。3.

15、6.3嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對摘抄內(nèi)容。3.6.4整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。3.6.5檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。3.6.5公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，在檔案室內(nèi)借閱的檔案，下班前必須把在借閱的檔案資料入庫。3.6.6發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時報告資料保管部門。 3.7檔案借閱3.7.1借閱權(quán)限：填寫HYPERLINK 董事辦董事辦管理制度/檔案資料借閱申請表.doc檔案借閱申請表辦理借閱手續(xù)3.7.1.1各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案（已交由綜合部保管的）需經(jīng)本部門

16、負(fù)責(zé)人、綜合部負(fù)責(zé)人審核；綜合部經(jīng)理審批，然后到綜合部填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱；3.7.1.2公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人、檔案所屬部門負(fù)責(zé)人審核，綜合部經(jīng)理審批后，到綜合部填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱；3.7.1.3絕密級檔案需經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、檔案經(jīng)相關(guān)授權(quán)人審核，最終權(quán)限人審批后方可借閱。3.7.1.4借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案原件只限在公司檔案室內(nèi)，不能帶出或復(fù)印，必須帶出檔案室查閱或復(fù)印的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)授權(quán)人審核，最終權(quán)限人審批后方可借閱。3.7.1.5借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚

17、，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級。3.7.4借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。3.7.5外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并按檔案密級經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。外單位摘抄檔案的（絕密、機密不允許復(fù)印或摘抄、拍照），需經(jīng)相關(guān)授權(quán)人審核，最終權(quán)限人審批后方可借閱。 3.8檔案銷毀3.8.1綜合部每季度對所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.8.2對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須填寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，需相關(guān)授權(quán)人審核，最終權(quán)限人審批后方可借閱。3.8

18、.3執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由綜合部檔案管理員、綜合部門負(fù)責(zé)人和律師等監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后把銷毀目錄和審批手續(xù)文件，一并存檔備查。 3.9檔案柜管理規(guī)定3.9.1檔案柜實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得打開。3.9.2檔案柜內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序，查找有據(jù)。3.9.3要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時，要及時修補。3.9.4要認(rèn)真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案柜內(nèi)清潔。3.9.5檔案柜禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。3.9.6下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開時，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。3.9.7認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。3.9.8案卷歸還后，及時放回原處。3.9.9每年定期對室內(nèi)檔案進(jìn)行一