論信息系統(tǒng)的整體管理

1、【摘要】2009 年我參加了某市教育城域網(wǎng)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)實(shí)施工作，在項(xiàng)目過(guò)程中，我作為實(shí)施方的項(xiàng)目經(jīng)理全面管理項(xiàng)目的整體管理、控制工作。項(xiàng)目歷時(shí) 7 個(gè)月，完成了預(yù)定目標(biāo)。以建設(shè)規(guī)范、穩(wěn)定、功能全面的教育局信息化為中心，實(shí)現(xiàn)與下屬和學(xué)校的互動(dòng)并直接服務(wù)于教學(xué)。由于項(xiàng)目涉及人群眾多，影響，且涉及面廣，需要多方配合，都對(duì)項(xiàng)目的完成提出了很高的要求。我在項(xiàng)目整體管理中采取了針對(duì)性的措施：在溝通方面，從各方、項(xiàng)目組外部和項(xiàng)目組分別著手進(jìn)行有機(jī)會(huì)的溝通管理；在人力資源方面，合理配置項(xiàng)目組成員，并建立了有效的管理措施；在質(zhì)量管理方面，從技術(shù)架構(gòu)和測(cè)試兩個(gè)方面入手保證質(zhì)量；在風(fēng)險(xiǎn)管理方面，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了及時(shí)的評(píng)

2、估并順利的控制了風(fēng)險(xiǎn)。在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，我通過(guò)多種方法，平衡了各方的利益，控制了項(xiàng)目的范圍和進(jìn)度，保證了項(xiàng)目的質(zhì)量，順利完成了這個(gè)項(xiàng)目?！菊摹?009 年，某市為響應(yīng)教育部號(hào)召，加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施和信息資源建設(shè)，以信息化帶動(dòng)教育的現(xiàn)代化，努力實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)教育式發(fā)展，開(kāi)發(fā)了一套教育城域網(wǎng)信息系統(tǒng)，我作為實(shí)施方的項(xiàng)目經(jīng)理，參與了項(xiàng)目管理，系統(tǒng)分析和編程的部分工作，該系統(tǒng)的功能包含了教學(xué)資源類(lèi)、教育管理類(lèi)、交流溝通類(lèi)、教務(wù)教學(xué)類(lèi)、音頻類(lèi)等五大類(lèi)應(yīng)用，項(xiàng)目覆蓋全市 4 個(gè)鄉(xiāng)、9 個(gè)鎮(zhèn)下屬的 92 個(gè)教學(xué)機(jī)構(gòu)，項(xiàng)目整體投資約 1200 萬(wàn)元，其中硬件設(shè)施建設(shè)金額約 800 萬(wàn)元，開(kāi)發(fā)金額約 400 萬(wàn)元

3、。系統(tǒng)基于 B/S 架構(gòu)設(shè)計(jì)，采用 windows DNA（分布式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用結(jié)構(gòu)）的結(jié)構(gòu)，支持大型關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù) SQL，采用的 com（組建對(duì)象模型）控件技術(shù)和優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)處理方法。該項(xiàng)目工作量大、采用技術(shù)復(fù)雜、軟硬件結(jié)合實(shí)施、參與眾多，如此大型復(fù)雜的信息系統(tǒng)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)，綜合的整體管理工作，決定著項(xiàng)目的成敗。項(xiàng)目整體管理是項(xiàng)目管理中的一項(xiàng)綜合性和全局性的管理，整體管理的目的主要在于根據(jù)組織定義的過(guò)程有效集成項(xiàng)目管理過(guò)程組之間的關(guān)系，以便達(dá)成項(xiàng)目的目標(biāo)。必要時(shí)，在項(xiàng)目的范圍、時(shí)間、成本和質(zhì)量等方面做出必要的折衷。通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)，明確了項(xiàng)目的范圍、時(shí)間、成本和采購(gòu)，因此，我把整體管理工作的重點(diǎn)放在了溝通管

4、理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理和項(xiàng)目的質(zhì)量，目的是保證實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的功能并按時(shí)投入運(yùn)行。在工作中，我根據(jù)實(shí)際情況，采用了靈活的工作方法，取得了較好的效果。一、加強(qiáng)溝通管理教育城域網(wǎng)項(xiàng)目，涉及教育局、通信運(yùn)營(yíng)商、下屬學(xué)校等多個(gè)單位，從需求分析到系統(tǒng)設(shè)計(jì)、測(cè)試都要各方參與、協(xié)調(diào)配合，由于各方的地理位置十分分散，難以經(jīng)?；蜷L(zhǎng)期集中，因此，各時(shí)有效的溝通是項(xiàng)目成功的必要條件。為解決好這個(gè)問(wèn)題，我采取了三個(gè)辦法：（1）提高大家對(duì)溝通作用的認(rèn)識(shí)，特別是各方主要對(duì)溝通的必要性和重要性的認(rèn)識(shí)，從而對(duì)溝通工作給予必需的、經(jīng)費(fèi)和時(shí)間支持，保證了溝通工作得以按計(jì)劃進(jìn)行。（2）對(duì)項(xiàng)目組外部的溝通，堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，采用多種溝通

5、的方式。一方面，把必要的、重要的溝通需要以會(huì)議、工作計(jì)劃、總結(jié)的形式制度化。另一方面，在適用的前提下，采用靈活、經(jīng)濟(jì)的溝通方式，比如：對(duì)一般的小問(wèn)題或者是簡(jiǎn)單問(wèn)題進(jìn)行交流，復(fù)雜一點(diǎn)開(kāi)碰頭會(huì)，需要后續(xù)解決的、比較重要的及涉及面較大要形成的會(huì)議記要，有必要的情況下要由相關(guān)加蓋公章確認(rèn)。（3）對(duì)項(xiàng)目組溝通，進(jìn)行適當(dāng)?shù)目刂?，避免形式主義，在保證效果的前提下節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。規(guī)定項(xiàng)目組成員在每天工作過(guò)程遇到問(wèn)題，將其下來(lái)，然后在以郵件方式發(fā)送給需要溝通或者詢(xún)問(wèn)者。大家每天下班之前收取郵件，對(duì)于可以直接回答的問(wèn)題則直接以郵件方式回復(fù)。而需要眾人一起，則放到每周會(huì)議上，較緊急召開(kāi)臨時(shí)性會(huì)議。通過(guò)以上方

6、法，基本上實(shí)現(xiàn)了有關(guān)各項(xiàng)目組的有效溝通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，避免了因各方立場(chǎng)不一致造成嚴(yán)重對(duì)立而影響項(xiàng)目進(jìn)度，避免了因交流不暢形成質(zhì)量問(wèn)題。二、合理配置。對(duì)項(xiàng)目組進(jìn)行規(guī)劃配置，合理分工，明確責(zé)任，保證項(xiàng)目各階段、各方面的工作能夠按計(jì)劃完成在項(xiàng)目組配置了以下：技術(shù)組長(zhǎng)一名，負(fù)責(zé)技術(shù)難題攻關(guān)，組間溝通協(xié)調(diào)；需求5 名，負(fù)責(zé)將用戶(hù)需求轉(zhuǎn)換成項(xiàng)目?jī)?nèi)的功能需求和非功能需求，編制項(xiàng)目需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)，針對(duì)每個(gè)迭代集成版本與用戶(hù)交流獲取需求的細(xì)化；設(shè)計(jì)5 名，負(fù)責(zé)對(duì)需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)；開(kāi)發(fā)8 名，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)，完成用戶(hù)功能；集成1 名，負(fù)責(zé)整套系統(tǒng)的編譯集成，督促小組系統(tǒng)功能提交，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各模塊集成問(wèn)

7、題，起到各小組之間的溝通的紐帶；測(cè)試2 名，對(duì)于集成集成的版本進(jìn)試，盡可能的發(fā)現(xiàn)程序缺陷，以及未滿(mǎn)足需求的設(shè)計(jì)；文檔整理1 名，負(fù)責(zé)對(duì)小組內(nèi)產(chǎn)生文檔的整合，；1 名，系統(tǒng)驗(yàn)收后，建議早期進(jìn)入項(xiàng)目參與項(xiàng)目測(cè)試以便順利承擔(dān)起項(xiàng)目職責(zé)。在的管理方面，一方面要求項(xiàng)目組成員相對(duì)穩(wěn)定，以保證開(kāi)發(fā)工作的連續(xù)性，另一方面，不搞，不能夠勝任職工作的堅(jiān)決調(diào)換，保證項(xiàng)目整體工作不受影響。通過(guò)平常和階段性的工作考核、評(píng)審，對(duì)不合格進(jìn)行調(diào)換。三、進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，在進(jìn)度和質(zhì)量之間進(jìn)行權(quán)衡，爭(zhēng)取最佳平衡點(diǎn)。由于項(xiàng)目已經(jīng)確定，我就在進(jìn)度和質(zhì)量之間找平衡點(diǎn)，力爭(zhēng)把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。由于醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身比較復(fù)雜，加之當(dāng)時(shí)國(guó)家政策不穩(wěn)定

8、，業(yè)務(wù)流程不是很規(guī)范，系統(tǒng)需求也在不斷調(diào)整、完善，給項(xiàng)目的進(jìn)度帶來(lái)一定影響。由于這個(gè)項(xiàng)目涉及到該市大多數(shù)學(xué)校，影響很大，通過(guò)與用戶(hù)方溝通，決定不搞“ 形象工程”，在質(zhì)量和進(jìn)度之間優(yōu)先考慮質(zhì)量。同時(shí)，考慮到這個(gè)項(xiàng)目的采用了增量開(kāi)發(fā)模型和模塊化的設(shè)計(jì)方法，我把項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行了分解，涉及到業(yè)務(wù)經(jīng)辦的部分優(yōu)先完成，保證系統(tǒng)在規(guī)定的時(shí)間上線(xiàn)運(yùn)行，其它不影響業(yè)務(wù)經(jīng)辦的、輔助性的功能適當(dāng)延期。這樣雖然整體工期有所延長(zhǎng)，但沒(méi)有影響系統(tǒng)及時(shí)上線(xiàn)。這種做法同時(shí)照顧到各方的利益，把整體風(fēng)險(xiǎn)降到了最低。四、重視需求變化的客觀(guān)性，強(qiáng)化測(cè)試，保證功能完整、正確、高效。質(zhì)量是的生命，功能完整、正確、高效是質(zhì)量的重要組成部分，

9、也是用戶(hù)最關(guān)心的內(nèi)容。為了保證質(zhì)量,需要從多方面努力,進(jìn)行整體規(guī)劃,在本項(xiàng)目中,我從技術(shù)架構(gòu)和測(cè)試兩個(gè)方面出發(fā)對(duì)質(zhì)量進(jìn)行分析：（1）在技術(shù)架構(gòu)方面，使用漸增式的增量模型，注重滿(mǎn)足用戶(hù)需求和需求的變化。由于教育行業(yè)沒(méi)有的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)施過(guò)程中常常出現(xiàn)客戶(hù)增加需求的情況，為保證滿(mǎn)足應(yīng)用需要，規(guī)定：在整個(gè)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，凡是用戶(hù)、經(jīng)情況屬實(shí)、經(jīng)技術(shù)可行性論證可行的，全部予以響應(yīng)。同時(shí)，采取措施避免需求的反復(fù)和無(wú)意義、不合理的變更。對(duì)較大的 變更和比較關(guān)鍵的變更，要經(jīng)各方會(huì)議論證通過(guò)，參與簽字負(fù)責(zé)，并由提出變更的單位加蓋公章確認(rèn)。由于不合理或技術(shù)上不可行而沒(méi)有通過(guò)的需求變更， 要提出替代的解決辦法，

10、并與用戶(hù)協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)后予以解決。（2）測(cè)試是保證質(zhì)量的重要，也是讓用戶(hù)直觀(guān)地了解質(zhì)量和熟悉作的有效途徑。我有計(jì)劃地強(qiáng)化測(cè)試環(huán)節(jié)，讓用戶(hù)由始至終地參與測(cè)試工作。主要采取黑盒法進(jìn)試，把工作重點(diǎn)放在測(cè)試用例的準(zhǔn)備上，嚴(yán)格定義測(cè)試索引、測(cè)試環(huán)境、測(cè)試輸入、預(yù)期結(jié)果、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，盡可能的把各種業(yè)務(wù)的不同情況都表現(xiàn)出來(lái)。通過(guò)這些辦法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)了和解決了許多問(wèn)題。經(jīng)過(guò)努力，該系次上線(xiàn)運(yùn)行成功，并在 7 個(gè)月后通過(guò)了驗(yàn)收?；仡欗?xiàng)目的整體管理工作過(guò)程中，雖然沒(méi)有大的事故發(fā)生，但仍然存在許多問(wèn)題，主要有以下 3 點(diǎn)：1、測(cè)試不系統(tǒng)，用例準(zhǔn)備仍不夠充分，忽視了壓力測(cè)試。系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行后隨著學(xué)校接入點(diǎn)數(shù)以及點(diǎn)播數(shù)量的增加，運(yùn)行速度下降很快，達(dá)不到設(shè)計(jì)要求。雖然通過(guò)升級(jí)網(wǎng)絡(luò)帶寬緩解了這個(gè)問(wèn)題，但造成了的額外投入。2、在需求分析過(guò)程中對(duì)各方目標(biāo)的權(quán)衡不夠充分，導(dǎo)致課件分類(lèi)的功能較弱，提供的系統(tǒng)接口又不夠強(qiáng)大，給課件分類(lèi)存儲(chǔ)管理帶來(lái)不便，一些必要的查詢(xún)功能難以實(shí)現(xiàn)。3、對(duì)開(kāi)發(fā)與操作對(duì)系統(tǒng)的要求差異認(rèn)識(shí)，兩者的直接溝通不夠，造成一些對(duì)操作員而言很重要在開(kāi)發(fā)那里得不到重視，產(chǎn)生了一些，給項(xiàng)目帶來(lái)不利影響，特別是影響到用戶(hù)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目的整體印象。綜上所述，良好的項(xiàng)目溝通管理；合理的人力資源配置