波導(dǎo)客戶管理系統(tǒng)介紹

1、辦公室波導(dǎo)員工和合作伙伴波導(dǎo)客戶管理系統(tǒng)辦公室波導(dǎo)員工和合作伙伴波導(dǎo)客戶管理系統(tǒng) 目的 介紹從車間開始 整理 整頓清掃 清潔 素養(yǎng)與文件歸檔與電腦與存檔與辦公區(qū)域與公共區(qū)域與展示 目的(,).的原則:目的都是相同的.顯示積極的形象。一個整潔的辦公環(huán)境會給所接觸的人留下良好的印象；雜亂的辦公環(huán)境則會暗示無組織性或者表明你不能勝任當(dāng)前的工作。., .辦公室包括實際的改組。保持方法肯定會改進紙張文件和電腦資料、抽屜和柜子的組織。,.沒有辦公室,就沒有管理過程的簡化不論什么樣的工作場所，以下的步驟都是一樣的。這個指南將不會詳細(xì)地介紹每一個步驟，但是專注于那些特別與辦公室效率有關(guān)之處。整理整頓清掃清潔素

2、養(yǎng)持續(xù)地做得更好 顯而易見最大的誤區(qū)是僅僅象春節(jié)大掃除一樣,而從沒達(dá)到第三個步驟“清掃”。真正的改進依靠標(biāo)準(zhǔn)化和遵守日常管理保養(yǎng)制度。:參與者 屬于同一個部門或同一辦公區(qū)域 . 在期間，部門領(lǐng)導(dǎo)和其他每個人員都要積極參與。能夠?qū)k公室運行情況有個全新的、客觀的看法。是中立的，因此可以自由地詢問已制定的工作規(guī)范 車間領(lǐng)導(dǎo)按照組織結(jié)構(gòu)和會議計劃,他她與教練保持緊密聯(lián)系，開展工作。培訓(xùn),“” ().完全地執(zhí)行這五個階段（幾次）要求兩到三個月的時間限制，這對于成員們達(dá)到設(shè)定的目標(biāo)已足夠。更長的時間則會使人泄氣。.任何在這段時期沒有包含進去的，可以留到下一個周期去做。會議時間,.在初次培訓(xùn)結(jié)束時,要和小

3、組一起制定會議時間.這些會議一定要.至少每周兩個小時或每天半個小時.(舉例來說一個個人部門的新文件系統(tǒng)) 可以成為召開會議的好機會.（即每周的支持功能會議） .如人員超過一個小組的規(guī)定人數(shù)，要將辦公室劃分區(qū)域. 為什么,為團隊建立一個較好的環(huán)境.我們總是沒有認(rèn)識到這些：我們?nèi)菀状娣乓恍]真正需要的東西以至而浪費空間,如在柜子里有舊的文件和已遺忘的附件或在硬盤里有不需要的資料。堆積的垃圾越多，越難找到真正需要的東西，并且重要的文檔可能被丟失。經(jīng)常的，我們的柜子看起來空間不夠，在購買新柜子之前，首先要清理舊的柜子。選定一個區(qū)域，并且通過清除垃圾，盡可能地騰出空間。.”區(qū)分有用的與無用的。決定哪些需

4、要保留哪些需要清除掉。注釋：”清除”不一定就是要扔掉。?誰使用的?多久使用一次?這東西是否真的適合在工作中使用?在最近一年里，這個資料或文件共使用多少次?指標(biāo),. 已清理的柜子,抽屜和架子的數(shù)量.不要忘記去檢查柜子和檔案柜的上面和下方?？词裁凑吃谧肋吅腿釉谧赖紫?仔細(xì)檢查窗臺和顯示面板.為什么然后把經(jīng)常被同一個人或同一群人使用的文件歸在一起.在前階段整理出來的空間里，看看有什么能夠被儲存(.)選擇公共區(qū)域(如:公共書架)盡可能地簡單在文件夾或裝訂夾之間留下一點空隙。如果擠得緊緊的，不僅在你需要時很難取出，而且很難放回原處。為什么.一直以來，這是一個經(jīng)常被忽略的階段,一般而言，這階段是日常管理保

5、養(yǎng)的工作，擦地板、擦桌子和倒垃圾。但是走近細(xì)看,.移動地面上的所有電纜,檢查并卷起后掛在辦公桌下面，用彩色標(biāo)貼在每根纜線兩頭做好標(biāo)記,以便你需要拆開一個設(shè)備,不需要解開每根線纜。為什么用幻燈片來顯示出我們儲存或文件保管混亂的差異.柜子的內(nèi)外做好標(biāo)識.,. 寫下程序且制訂計劃有關(guān)書桌、柜子以及它們的目錄。每個區(qū)域做好適當(dāng)?shù)臉?biāo)識是保證實施的最好方式。這樣，不管什么時候，都能很明顯地看到哪些東本不在規(guī)定位置了。 核實前面制定的管理制度是否被執(zhí)行。確保日常管理保潔工作仍在持續(xù)和車間在進一步改善之中。. “”:)審查分?jǐn)?shù)小組人員的出席（必要的話，這個指標(biāo)可以在早期引入），小組人員的出席和的成功開展有直接

6、的關(guān)聯(lián)。每個人在秒內(nèi)能找到文檔（電子文檔或紙張版文檔） 歸檔僅允許兩種情況： 上面的文件要和中間及底層的是一樣的不常用且定期清除的資料（例如 雜志或回執(zhí)），按年代歸檔? 裝訂或歸卷.裝訂或歸卷取決于你擁有的文件的數(shù)量以及你選擇是由很多小的文件還是由幾個大的組成。無論如何，裝釘或歸卷的目錄必須標(biāo)準(zhǔn)化。正面效應(yīng)負(fù)面效應(yīng)裝訂 整個文件易于傳輸,通過標(biāo)簽區(qū)分來簡單的標(biāo)準(zhǔn)化歸卷在一給定的文件里，很難標(biāo)準(zhǔn)化:.任何事情都無例外裝訂、歸檔抽屜、架子、柜櫥，都必需被識別：辦公平面圖正確地顯示每個東西所放置的位置，這是證明文件系統(tǒng)是否有效的一個好方法。這也是開始審查的一個起點，并且事實證明對新來者是很有幫助的。

7、和電腦.,只要經(jīng)常地有效使用這個工作就會使你看到文件沒被簡單和清晰方式保存。未分類整理的文件清單文件目錄 文件名要處理電腦文件，答案，再重復(fù)一次，就是一直做.微軟的“資源管理器”可輕松完成這個工作。紙張文件系統(tǒng)需要幾個周去檢查，而的工作只需要幾個小時即可完成。.電腦文件可以根據(jù)日期自動分類。這將使平時用的最少的文件放在最下面。不必猶豫地去打開你自己也不清楚的文檔。如果文檔仍然有用，重新命名。記住要用比較長的文件名以便于清晰地描述文件。,.正像紙張文件，確保每個人能自由地共享文件如表格，電話目錄和文字格式等和電腦 整頓“”.“”. 清潔命名文件和目錄： 組織文件結(jié)構(gòu)無滾動條.指標(biāo)存檔是所有正規(guī)文

8、件系統(tǒng)的正常延續(xù)。一個好的存檔文件，可以在十年或十五年后，能很容易地查找到。需要緊記的是那些查找文檔的人員并非是歸類保存文檔的人員，因此他們并不熟悉文件的主題。存檔并非意味著盲目地轉(zhuǎn)移文件到檔案盒里。不是每個東西都需要被存檔的。首先是清除那些不需要保存幾年的文件。如果你的正規(guī)的文件系統(tǒng)一直被很好地維護，那么你應(yīng)該已經(jīng)在正常工作中，清除了大多數(shù)不需要的文件。并且存檔前期的分類工作將會做的很快。 在檔案室如果存檔管理系統(tǒng)清楚明確或者你知道主題和內(nèi)容的話，你將很容易地通過檢查檔案盒上的日期清理出不需要的文件。,.如果存檔管理系統(tǒng)不清晰，并且你對主題不了解，可能你不知道什么是什么，你要試著去理解什么是

9、要清除的，這樣的話，這是既費時又無效果的。如果你需要騰出一個房間作保存用，你可以讓一個文檔保管人員來替你挑選出檔案盒并保存。查看某一類給定的資料是否已被另一個部門所保存。 整頓.當(dāng)你清除完垃圾后，將文件整潔地放置入檔案盒，并且標(biāo)上標(biāo)識。在檔案室里， 遵從原則按年代保存先出原則。,如果檔案室太臟了，使你不能自已打掃的話，你可以叫清潔工來幫助清理。在必要的地方，增加或改善照明設(shè)備。 清潔詳細(xì)描述存檔程序（按 的要求）。對于每一個文檔，我們都需要詢問為什么要歸卷到這里？（例如：法律要求，正在進行的訴訟）“”.,草擬一個需要被保存的文檔清單，指明每個文檔必須被保存多長時間。在可能的地方標(biāo)注好每個文件的

10、保存年限。在每個檔案盒上標(biāo)注“銷毀”日期。這樣，以后每個人都可以豪不猶豫地清除檔案盒。: 檔案室繪制出一個檔案保存平面圖，標(biāo)注清楚各部門或各主題的區(qū)域.每次在你存檔，審核、檢查目錄，注意檔案室里的文件組織方式是否遵從和你的保存平面圖。“”.如果你需要多個檔案盒來存儲一個文件，標(biāo)識它們?yōu)椋?、。記得在每個箱子上標(biāo)注“銷毀”日期。與辦公區(qū)域任何工作場所，包括你的辦公桌，都可以被組織得像生產(chǎn)流水線一樣，從一邊進，在另一邊出。如果一個辦公桌上堆滿文件紙張等，你不能再區(qū)別工作中的文件；你就不能輕易地區(qū)分工作的優(yōu)先次序，你使文件混淆、。并且你將會因為失去信息而緊張。,:實施“清理辦公桌”：在工作日里，除了你

11、的電腦和電話外，在你的辦公桌上只有一個東西，這東西應(yīng)該是：()一個工作文件（你現(xiàn)有的工作任務(wù)）一件或兩個緊急商業(yè)文件（如有更多的文件則表示你不知道怎么去區(qū)分它們的輕重緩急）當(dāng)下班回家時，清除你的辦公桌就會用不著分鐘的時間。辦公桌上不能留下任何文件。要把文件拿走放到正確的地方。 文件格我們可以每小時用上幾次，收發(fā)的信件、便簽紙或電話清單。無論如何，絕不能把它們用來存放工作文件；否則將會導(dǎo)致混亂（請看歸檔）。記事貼.我們中的有些人喜歡在自己電腦上粘貼一些漂亮的黃色小記事條。有粘貼記事貼條來提醒我們?nèi)ヌ幚硪恍┚o急要處理的事，確實是個好辦法。（象俗話所說的，手指頭上系根繩），但是只需一兩個就可以了。如

12、果你需要去草草記錄兩個以上事情的話，就不要用記事貼，要用便簽薄或筆記本上的任務(wù)表來編輯信息。規(guī)則：在每一張粘貼式便簽上標(biāo)注好日期和時間，每張記事貼不許超過半天時間。，記事貼可能會掉落或者遺失。任務(wù)表也可作為你已完成工作的一個記錄。,”,這個列表可以手寫，最好使用或”紙張，這樣可以很容易翻看。你可以在重要的事情下面畫橫線，可以使用一些速記符號（例如：箭頭表示延期或者大多用星號表示你應(yīng)該去監(jiān)控跟蹤的情形。 抽屜和櫥柜辦公桌的抽屜應(yīng)該用來放置我們每天必需用的文件和文件夾，特別是手頭工作所需的文檔。另一方面，辦公用品最好放在單獨的容器（筆筒）里，如：鋼筆，鉛筆，回形針等。距辦公桌較近的抽屜柜應(yīng)該來放被

13、經(jīng)常使用的文件，這些文件一般是每周使用幾次，是已裝釘?shù)幕蚴菤w卷的。與公共區(qū)域.安排一個人負(fù)責(zé)以確保每個公共區(qū)域都是井然有序。,當(dāng)你在會議中開始處理辦公用品時，你通常會注意到每個人都象是有少許的個人儲備。如果把這些所有的個人儲備物品放在一起時，你會發(fā)現(xiàn)在辦公室里，或多或少總有一些辦公用品，實際上已經(jīng)累積了額外的庫存。卡片體系。當(dāng)庫存水平下降到需要再訂購水平時，將綠色的卡片放入盒子里面。當(dāng)這個庫存水平到一個達(dá)危險極限時，將紅色的卡片放入盒子。安排一個人單獨負(fù)責(zé)拾撿這些卡片，下采購定單并且補充庫存。 產(chǎn)品名稱最小庫存數(shù)量（作為補充庫存的時間判斷） 書架,.書架可放置一些參考書，報刊雜志，定期刊物和辦公用品目錄。在每本書借出時，在架子上插入一個卡片，在卡片上記錄借用者的姓名和借用日期。表格和標(biāo)準(zhǔn)文件所有需要共享的文件（例如：表格，電話清單）必須設(shè)置為只讀狀態(tài)，只有負(fù)責(zé)更新文件的人員除外。與展示.也應(yīng)用于