大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的優(yōu)化策略

1、PAGE 12 -大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的優(yōu)化策略摘要：當(dāng)今社會互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，對社會產(chǎn)生巨大影響，波及多個領(lǐng)域，改變?nèi)藗兊墓ぷ骱蜕?。與此同時，在各個領(lǐng)域中數(shù)據(jù)成為重要因素，這也表明大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨。作為高校管理決策工作順利開展的支撐力量，檔案管理滿足人們獲取檔案資源的實(shí)際需要。大數(shù)據(jù)時代為高校的檔案管理模式帶來多重挑戰(zhàn)，原有模式已經(jīng)無法滿足時代需求，基于此，對大數(shù)據(jù)時代背景下的高校檔案管理模式的優(yōu)化策略展開探討是很有必要的。關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;高校;檔案管理模式大數(shù)據(jù)時代背景下，多個領(lǐng)域都將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入了自身的發(fā)展中，為社會的發(fā)展和人民的生活帶來翻天覆地的變化。檔案管理工

2、作是高校提升發(fā)展水平的支撐力量，但就目前我國高校的檔案管理工作而言，現(xiàn)有的檔案管理模式還存在一定的缺陷，已經(jīng)與高校發(fā)展的實(shí)際需求不相符。因此，就要針對現(xiàn)存的問題展開討論，以此研究出一套可以切實(shí)改變現(xiàn)狀的優(yōu)化策略，幫助高校在后續(xù)的發(fā)展中建立出可行的檔案管理模式，提高管理效率。一、當(dāng)前高校檔案管理模式存在的問題1.不能有效利用檔案資源之所以要進(jìn)行檔案管理工作，是因?yàn)樗梢詫n案信息進(jìn)行開發(fā)再利用，將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝９芾砉ぷ髦械挠行畔?，幫助高校順利展開一系列的管理工作。目前，高校檔案管理模式對于檔案信息的合理整合和二次開發(fā)利用的能力仍舊不強(qiáng)。同時，隨著時間推移，高校內(nèi)的數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)日益增加的發(fā)展

3、趨勢，如果無法將這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行合理整合，無法從中開發(fā)有效價值，這些數(shù)據(jù)信息就會成為無用信息，不能在高校的管理中發(fā)揮其本來的作用。造成這一現(xiàn)象的原因主要是以下兩個方面：首先，從事檔案管理的工作人員缺乏專業(yè)知識和相應(yīng)技術(shù)，以及缺少可以用于檔案管理工作的設(shè)備;其次，高校檔案管理工作的觀念老化，造成一些有價值的數(shù)據(jù)信息沒有被高效利用。2.檔案資源的接收以被動為主如果想建立健全一套完善的檔案管理模式，檔案資源的接收方式是其中的一項重要環(huán)節(jié)。在大數(shù)據(jù)時代背景之下，高校的各個職能部門將其檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理之后，可以轉(zhuǎn)化為電子形式，再將其上交給高校專業(yè)的檔案管理部門，實(shí)行統(tǒng)一整合。但是，這種方式會產(chǎn)生一個

4、很大的缺陷，具體來說，檔案管理部門在接受檔案資源的方式上，處在被動狀態(tài)，為檔案管理工作造成了一定的局限性。為了改變這一現(xiàn)狀，從事檔案管理的工作人員可以變被動為主動，深入高校內(nèi)部的其他職能部門，主動搜集一些檔案數(shù)據(jù)信息，在整理檔案資源時，管理人員還應(yīng)當(dāng)摒棄一些陳舊的思想觀念，更好地發(fā)揮自身在檔案管理工作中的作用。3.檔案資源的保管以實(shí)物為主很長一段時間以來，在高校的檔案管理模式中，對于檔案數(shù)據(jù)信息的儲存方式，都是依靠實(shí)物進(jìn)行的，通俗地說，也就是利用紙質(zhì)材料對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行原始記錄。隨著時代的發(fā)展，紙質(zhì)材料越來越無法滿足檔案管理工作的需要。首先，隨著時間推移，高校的檔案數(shù)據(jù)信息只會越來越多，利用

5、紙質(zhì)材料進(jìn)行記錄費(fèi)時費(fèi)力，并且占用的空間較多。其次，為了更好地完善高校檔案管理工作體系，還要對過去的實(shí)物檔案資源進(jìn)行電子化處理。由于以往存在著數(shù)量龐大的實(shí)物檔案資源，在將這些實(shí)物轉(zhuǎn)化為電子形式的過程中，需要耗費(fèi)的時間過長，相關(guān)工作人員處理起來也較為費(fèi)力，工作進(jìn)程相對緩慢，還存在許多紙質(zhì)檔案資源沒有轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问降默F(xiàn)象，為優(yōu)化檔案管理模式帶來阻礙。二、大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)1.大數(shù)據(jù)時代對檔案管理理念提出的挑戰(zhàn)以往的高校檔案管理模式中，在具體開展檔案管理工作時，主要是遵循較為死板的流程工序，一般來說，傳統(tǒng)的檔案管理實(shí)踐工作要按照數(shù)據(jù)信息收集、中間階段的合理整合與歸納、對

6、處理完畢的信息進(jìn)行存儲與備份，以及后續(xù)的查找與使用這四個階段的順序。同時，還要注意的是，在檔案管理工作中對于檔案資源的重要程度不同，對其管理周期的時間長度就不同。這是以往的檔案管理理念，但在大數(shù)據(jù)時代背景下，信息化技術(shù)處理手段和管理理念的革新，為高校傳統(tǒng)的檔案管理理念帶來一定的挑戰(zhàn)。信息化時代的來臨，幫助高校在其檔案管理模式中融入計算機(jī)信息處理技術(shù)，這項技術(shù)的運(yùn)用主要體現(xiàn)在檔案信息存儲和傳遞方面，并且已經(jīng)徹底替代了實(shí)物檔案數(shù)據(jù)信息的存儲方式，對傳統(tǒng)的檔案管理理念產(chǎn)生了沖擊。2.大數(shù)據(jù)時代對檔案管理技術(shù)提出的挑戰(zhàn)在傳統(tǒng)的高校檔案管理模式中，檔案管理技術(shù)基本以人力管理模式為主要形式。在工作過程中，

7、通常是將紙質(zhì)檔案以一定的標(biāo)準(zhǔn)劃分后，再進(jìn)行存儲，存儲的方式往往是將其放置在學(xué)校內(nèi)部的檔案室中。一些專業(yè)人士認(rèn)為，這種檔案管理技術(shù)屬于粗放型。在大數(shù)據(jù)時代背景下，這種方式顯然無法滿足檔案管理模式發(fā)展的需求，運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理技術(shù)才是新型檔案管理模式的重點(diǎn)。因此，大數(shù)據(jù)時代為檔案管理技術(shù)提出了挑戰(zhàn)。3.大數(shù)據(jù)時代為檔案數(shù)據(jù)安全提出的挑戰(zhàn)以往的檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案資源是檔案數(shù)據(jù)信息的主要存在形式。因此，對檔案數(shù)據(jù)信息安全的管理工作側(cè)重點(diǎn)在實(shí)物上，只要保證檔案信息不會受到火災(zāi)、潮濕、偷盜以及老鼠或蟲子的叮咬等外在因素的損害，檔案數(shù)據(jù)信息的安全就得到有效保障。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在的檔

8、案資源儲存形式都趨于電子化，在虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間中實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的存儲與傳輸，就容易受到網(wǎng)絡(luò)崩潰、黑客襲擊以及存儲設(shè)備的軟硬件損壞等因素影響，引發(fā)檔案數(shù)據(jù)信息的丟失，為檔案數(shù)據(jù)信息的安全性帶來了挑戰(zhàn)。三、大數(shù)據(jù)時代背景下優(yōu)化高校檔案管理措施的策略1.建立現(xiàn)代化的檔案管理觀念隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的來臨為各種自動化程序以及智能設(shè)備在各個領(lǐng)域中的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)。目前，在各行各業(yè)中新型的現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用，通過這些技術(shù)加快各個領(lǐng)域的發(fā)展速度，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的變革，檔案管理工作自然也不例外。在時代發(fā)展的浪潮中，高校檔案管理模式應(yīng)當(dāng)沿著現(xiàn)代化發(fā)展的腳步，優(yōu)化自身的管理模式，轉(zhuǎn)變以往老舊的管理觀念，

9、建立起現(xiàn)代化的檔案管理觀念，幫助高校融入現(xiàn)代化發(fā)展浪潮，實(shí)現(xiàn)高校的優(yōu)質(zhì)發(fā)展。B2846C56-CE5B-46B5-952C-4E3F85D413CD為了在高校的檔案管理模式中切實(shí)建立起一套現(xiàn)代化的檔案管理觀念，可以從以下幾方面入手：第一，要對建立起的新型檔案管理觀念進(jìn)行有效宣傳，讓這種觀念在高校中的多個群體之間實(shí)現(xiàn)推廣，促使人們意識到大數(shù)據(jù)時代背景下的科技發(fā)展為高校檔案管理模式帶來何種助力，檔案管理模式依托大數(shù)據(jù)時代背景發(fā)生怎樣的轉(zhuǎn)變;第二，要讓檔案管理工作的作用向多元化轉(zhuǎn)變，使其不僅具備原本單一的檔案存儲功能，還可以為高校的管理與發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);第三，豐富檔案管理功能，具體表現(xiàn)為檔案管理工

10、作由傳統(tǒng)的檔案歸檔和查詢功能轉(zhuǎn)變成為高校的每個學(xué)生以及每個部門提供相關(guān)的數(shù)據(jù)信息作為發(fā)展依據(jù)。2.推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)隨著大數(shù)據(jù)時代的不斷發(fā)展，越來越多的行業(yè)融入了信息化發(fā)展的浪潮，許多領(lǐng)域進(jìn)行自我革新的首要目的就是實(shí)現(xiàn)信息化。在發(fā)展過程中，高校的檔案管理工作也在逐漸向信息化邁進(jìn)，不斷優(yōu)化自身的檔案管理模式，以期借助良好的檔案管理模式來提升檔案管理水平。實(shí)際上，這種做法的最終目的是為其整體的管理水平提供助益，因此在革新的過程中實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的信息化是很有必要的。首先，應(yīng)當(dāng)對高校檔案管理工作中所用到的一系列設(shè)備、相關(guān)軟件等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化?？萍嫉娘w速發(fā)展為一些設(shè)備的使用帶來挑戰(zhàn)，許多設(shè)備的功

11、能往往跟不上時代發(fā)展的速度，無法滿足人們的實(shí)際需求。因此，在時代發(fā)展的浪潮中輕易被淘汰。基于上述情況，高校應(yīng)當(dāng)在其運(yùn)行過程中，預(yù)留出一部分資金，用于升級檔案管理工作的設(shè)備以及相關(guān)軟件功能，增加對基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)力度。其次，在檔案數(shù)據(jù)管理方面，高校管理部門應(yīng)當(dāng)加快對數(shù)字化建設(shè)的速度。高校內(nèi)部的每一個相關(guān)職能部門都是數(shù)據(jù)信息的來源，這些數(shù)據(jù)信息構(gòu)成了高校內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)信息。相對而言，由于這些檔案數(shù)據(jù)信息的來源較為繁雜，數(shù)量也較多，因此要對這些檔案數(shù)據(jù)信息實(shí)行數(shù)字化管理，加快建設(shè)自動化數(shù)據(jù)管理體系的步伐。必要時，可以聘請一些檔案管理方面的高級人才參與其中，提升數(shù)字化建設(shè)水平。最后，一些軟件或硬件可以幫

12、助高校在大數(shù)據(jù)時代背景下優(yōu)化檔案管理模式，因此要加強(qiáng)對這些軟件及硬件的研發(fā)力度，增強(qiáng)它在檔案管理工作中發(fā)揮的作用。需要注意的是，檔案管理工作很依賴軟硬件設(shè)備的性能，如在實(shí)際工作中，可以通過光盤、掃描、微縮技術(shù)等手段逐漸增強(qiáng)高校檔案管理的服務(wù)水平，同時還可以增強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)信息的深度挖掘力度，促使其可以被二次利用。3.推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)高校為了在大數(shù)據(jù)時代背景之下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，就要在建立檔案管理模式的過程中做到標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。標(biāo)準(zhǔn)化的含義是指在檔案管理工作進(jìn)行過程中，制定相關(guān)的制度以及標(biāo)準(zhǔn)時要做到有針對性、有目的、有計劃。這種方式可以避免在檔案管理的工作中出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息混亂，或者是檔

13、案數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)錯誤，并且可以提高整個檔案管理的工作效率。在實(shí)際工作中，可以借助計算機(jī)設(shè)備，運(yùn)用其強(qiáng)大的功能，將收集到的所有檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字化處理，主要是借助微縮技術(shù)、光盤掃描技術(shù)等將其存儲為電子化形式。除此之外，檔案管理的工作人員是檔案管理工作的實(shí)際操作者，因此還要提升檔案管理工作人員的知識水平，向其普及相關(guān)的專業(yè)技能，且隨著需求的變化進(jìn)行知識儲備的豐富與更新，為推進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。4.建立現(xiàn)代化的檔案安全保障系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)信息的安全是大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，對于檔案數(shù)據(jù)信息的安全保障工作主要是針對紙質(zhì)檔案的防火、防潮、防鼠蟲以

14、及防偷盜等方面所展開。但在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代背景下，高校的檔案數(shù)據(jù)信息都已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)系統(tǒng)中的電子化形式，這為檔案管理工作的數(shù)據(jù)信息安全帶來一定的難度。（1）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全在科學(xué)技術(shù)水平飛速發(fā)展的今天，高校檔案管理工作已經(jīng)呈現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢。為保障檔案管理的安全，高校檔案管理部門需要在工作中引入專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，為檔案管理工作以及檔案數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)陌踩蕴峁┍Ｕ?。同時，還要對其進(jìn)行及時更新、升級，在應(yīng)用過程中，對軟件的性能進(jìn)行合理維護(hù)，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全性。（2）檔案服務(wù)客戶端的網(wǎng)絡(luò)安全在高校的檔案管理模式運(yùn)行中，對于應(yīng)用到檔案管理工作中的服務(wù)客戶端，高校

15、相關(guān)管理部門要將其進(jìn)行及時更新?lián)Q代，以滿足發(fā)展需求，維護(hù)服務(wù)客戶端的網(wǎng)絡(luò)安全。對于檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保障工作，高校要在其中傾注較多的關(guān)注度，并使用專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，聘請專業(yè)的管理人員對客戶端進(jìn)行專業(yè)運(yùn)行與維護(hù)，保障檔案服務(wù)客戶端的網(wǎng)絡(luò)安全。5.加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)基于大數(shù)據(jù)背景的高校檔案管理模式在開展工作過程中，較為依賴網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)技術(shù)。而作為檔案管理工作的實(shí)際操作者，相關(guān)檔案管理工作人員的能力也就成為檔案管理工作質(zhì)量的決定性因素。當(dāng)前的檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)之一，是缺乏可以滿足現(xiàn)代化檔案管理模式要求的工作人員。大數(shù)據(jù)時代背景下建立的檔案管理模式，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求，以

16、往運(yùn)用到檔案管理工作中的方法已經(jīng)無法滿足新的工作要求。為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，工作人員具備高水平的專業(yè)性是必要前提。基于此，高校在招聘檔案管理工作人員時，要對其信息技術(shù)的應(yīng)用處理能力進(jìn)行審查，盡可能吸納一些專業(yè)性的技術(shù)人員。另外，還要對檔案管理部門現(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，向其普及檔案管理的信息化標(biāo)準(zhǔn)，豐富其知識儲備，促使現(xiàn)有人員提升自身的技術(shù)水平。要著重增強(qiáng)工作人員的全方位技能，如果一個技術(shù)人才具備多方面的能力，就可以提升檔案管理工作的效率，在突發(fā)事件發(fā)生時，可以妥善處理。6.完善檔案管理服務(wù)體系在大數(shù)據(jù)時代背景下，人們對于檔案數(shù)據(jù)信息的需求逐漸增多，為了滿足人們的需求，高校應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大檔案資源的開

17、放程度，提高檔案資源的開放速度。當(dāng)今社會瞬息萬變，與以往相比已經(jīng)產(chǎn)生了許多新的變革，促使人們想要從眾多的檔案數(shù)據(jù)中獲取更多有價值的信息，因此開始要求信息的公開化。高校的檔案管理部門要在工作中不斷優(yōu)化檔案管理模式，構(gòu)建一個完善的檔案管理服務(wù)體系，以滿足人們對檔案數(shù)據(jù)信息日益增長的需求。四、總結(jié)綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作已經(jīng)成為高校內(nèi)部所有管理工作的一項重要組成部分，檔案管理工作的順利開展，是高校各項管理性工作得以正常開展的基本前提。但在實(shí)際的檔案管理工作中，由于多種條件制約，在我國的許多高校中，還沒有建立起一個完善的檔案管理模式，或者是現(xiàn)存的檔案管理模式無法與大數(shù)據(jù)時代提出的管理要求相契合，因此高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)緊跟時代發(fā)展的腳步，通過信息技術(shù)整合、維護(hù)、管理檔案數(shù)據(jù)信息，保證高校檔案管理模式的優(yōu)化，促進(jìn)檔案資源的高效利用。參考文獻(xiàn)：1郭穎.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化J.信息