友好和平基金會內部管理辦法

1、 友好和平基金會內部管理辦法友好和平基金會內部管理方法之相關制度和職責，友好和平基金會內部管理方法為認真落實基金會管理條例和中國友好和平進展基金會章程，使中國友好和平進展基金會內部管理工作規(guī)范化、制度化、科學化，特制定中國友好和平進展基金. 友好和平基金會內部管理方法 為認真落實基金會管理條例和中國友好和平進展基金會章程，使中國友好和平進展基金會內部管理工作規(guī)范化、制度化、科學化，特制定中國友好和平進展基金會內部管理方法。 本方法解釋權屬于中國友好和平進展基金會(以下簡稱基金會)。 第一章 會議制度 基金會實行理事會、監(jiān)事會議制度、專題會議和日常辦公例會制度。 (一)理事會會議 1.理事會會議

2、每年至少召開二次，原則上在上半年和下半年各開一次，特殊狀況下可提前、推遲或增加召開。 2.理事會會議須三分之二以上理事出席會議方能召開，如有重大事項或三分之一以上理事提議，也應召開理事會議。參加理事會的人員包括：名譽會長、名譽副會長、理事長、副理事長、秘書長、理事、監(jiān)事等。理事會會議決議須超過與會理事的半數(shù)通過方為有效。 3.理事會會議由理事長或理事長授權秘書長負責召集和主持。 4.理事會會議主要任務是： (1)制定、修改章程; (2)選舉、罷免理事長、副理事長、秘書長，爭辯通過新理事; (3)準備重大業(yè)務方案，包括基金募集、管理和使用方案; (4)審定年度收支預算及決算; (5)審議、修訂內

3、部管理制度; (6)準備設立基金會分支機構、代表機構; (7)聽取、審議理事長工作報告; (8)準備基金會的分立、合并或終止; (9)準備其他重大事項。 5.理事會會議應形成會議記錄、紀要并經(jīng)與會理事簽名，通曉全體理事。 6.理事會會議前，秘書處要做好供應會議爭辯內容的材料預備工作，重要議題應在會前征求理事的看法。 (二)監(jiān)事會會議 1.監(jiān)事會會議議原則上每年召開兩次，會議由監(jiān)事會主席主持，全體監(jiān)事參加，必要時邀請理事會有關人員參加。 2.監(jiān)事會會議的召開及其決議的通過實行兩個簡潔多數(shù)的原則。 3.監(jiān)事會會議主要依據(jù)基金會管理條例、中華人民共和國會計法等有關法律、法規(guī)和基金會章程規(guī)定的程序，審

4、核基金會財務和會計資料，監(jiān)督理事會遵守法律和章程的狀況，向理事會提出質詢和建議，聽取秘書處有關狀況的匯報，并向登記管理機關、業(yè)務主管單位以及稅務、會計主管部門反映狀況。 4.監(jiān)事會會議應形成會議紀要，必要時，應將爭辯和爭論的問題向基金會理事長或理事會及有關部門通報。 (三)專題會議 專題爭論、協(xié)調和解決有關部門在工作中涉及面較大的某個重要問題。會議主要內容包括：爭論本基金會專項工作的部署和落實;協(xié)調、及處理專項工作中的重要事務。 專題會議由理事長、秘書長或副秘書長召集和主持，相關業(yè)務部門和有關負責人參加。專題會議依據(jù)工作需要不定期召開。會議的組織、記錄、紀要由相關業(yè)務部門負責。會議紀要由秘書長

5、審核后作為檔案由相關業(yè)務部門負責人保管。 (四)日常辦公例會 日常辦公例會依據(jù)各部門工作需要，可隨時召開，但要確保每兩周至少召開一次，由秘書長或部門負責人召集和主持。主要內容為通報現(xiàn)有公益項目、其他事項進展狀況;通報即將開展的公益活動及重要事項;協(xié)調和解決相關問題。 其次章 秘書處工作制度 秘書處作為基金會常設辦事機構，為本會的行政和協(xié)調機構，在理事會閉會期間，在秘書長領導下承辦基金會日常工作，對理事會和理事長負責。 (一)機構設置 秘書處工作分五個部門管理：辦公室、財務部、法務部、項目部、信息宣揚部，分別由秘書長和副秘書長分工負責，分工不分家，大型活動需要時，不分崗位，全體參加。 1.辦公室

6、工作任務是： (1)負責文電處理、檔案管理; (2)擔當理事會等重要會議的組織籌備工作，起草有關報告和文件; (3)負責日常接待詢問工作; (4)各類證書、紀念品的制作及發(fā)放工作; (5)負責后勤保障、固定資產(chǎn)的使用管理和平安保密工作; (6)負責綜合協(xié)調日常事務性工作; (7)辦理理事、監(jiān)事人選的增補和協(xié)調事宜; (8)制定基金會工作人員培訓方案和組織實施; (9)其他臨時性工作。 2.財務部工作任務是： (1)負責財務管理、基金運作和資金平安增值工作; (2)負責編制年度預算、決算及其實施; (3)負責對現(xiàn)金收、付業(yè)務進行核算、檢查與監(jiān)督; (4)負責財政、金融信息和市場狀況的調研，為基金

7、平安增值供應決策參考; (5)依據(jù)監(jiān)事要求，供應相關資料; (6)負責接收捐贈和專項基金的使用工作，建立完整的捐贈和資金使用檔案，使每一項資金的捐贈與使用都有案可查。定期向捐資人供應協(xié)議執(zhí)行狀況，實行透亮管理，讓捐贈人滿意放心; (7)準時與民政部門、工商、稅務、銀行等部門聯(lián)絡，把握政策變化，向領導提出合理化建議; (8)領導交辦的其他工作。 3.法務部工作任務是： (1)負責各項協(xié)議的審查; (2)把控項目運作的法律風險; (3)與捐贈及合作方探討項目可行性分析; (4)其他一切涉及法律的事項; (5)領導交辦的其他工作。 4.項目部工作任務是： (1)負責項目開發(fā)和實施工作; (2)負責基

8、金會對國內外的宣揚工作，各類宣揚用品的制作和發(fā)放; (3)負責外事活動的協(xié)調工作; (4)負責合作協(xié)議的洽談和跟蹤辦理; (5)負責項目大事記收集、整理工作; (6)加強項目信息收集和資料積累，完善基金會工作檔案; (7)募資工作; (8)領導交辦的其他工作。 5.信息宣揚部工作任務是： (1)負責項目大事記的歸總、上傳工作; (2)負責項目活動的媒體聯(lián)系; (3)負責網(wǎng)站維護管理; (4)負責網(wǎng)站內容信息的搜集、整理，內容包括重大事務、外事活動、訪問考察活動、訪華團考察活動、重要出訪活動等信息; (5)準時對各部門供應的信息，進行統(tǒng)一分類、整理、匯總成發(fā)布稿件并依據(jù)程序審批后發(fā)布。對于登錄信

9、息，要準時存檔備查; (6)應依據(jù)規(guī)定準時對基金會網(wǎng)站進行管理、維護與更新，保證信息準時性、通達性、有效性。有關設備要定期巡檢，保證網(wǎng)站每天24小時正常開通運轉，以便利公眾訪問; (7)負責對服務器和網(wǎng)站進行定期檢測，并依據(jù)檢測結果實行相應的措施，以防黑客利用系統(tǒng)漏洞和弱點非法入侵; (8)其他臨時性工作。 (二)秘書處工作人員守則 1.愛崗敬業(yè)，恪盡職守，依據(jù)基金會管理條例和中國友好和平進展基金會章程及民間非營利組織的有關規(guī)定為理事會當好參謀。 2.樂觀參加政治學習，養(yǎng)成良好的自學習慣，努力提高政治、業(yè)務水平。 3.堅持以人為本，竭力為捐資單位、個人和友好和平進展事業(yè)服務。 4.嚴守工作紀律

10、，按時上下班，重大事項必需請示報告，個人不得擅自主見，不得任憑對外表態(tài)，嚴格遵守保密規(guī)定。 5.團結友愛，分工協(xié)作，本分做人，踏實做事;文明禮貌，廉潔自律。 (三)加強信息收集和資料積累，完善基金會工作檔案;發(fā)揮網(wǎng)絡作用，重大活動準時上網(wǎng)公布;加強與理事和新聞媒體的溝通。 (四)依據(jù)監(jiān)事要求，供應相關資料。 (五)辦理理事、監(jiān)事人選的增補和協(xié)調事宜。 (六)建立請示匯報制度。包括但不限于下列重大問題，須書面對理事長請示：基金募集、基金運作、項目資助、接待來訪、組團出訪、國內出差、年度贊助方案、年終工作總結、年度預算決算、非方案內單項重大支出、人事問題等。 (七)休假制度。 1.帶薪年休假(以下

11、簡稱年休假)?；饡栏駡?zhí)行國家年休假制度，年休假本著統(tǒng)籌支配兼顧職工意愿原則，可在1個年度內集中支配，也可以分段支配，但不跨年度支配。為保障工作有序開展，休年休假要提前10個工作日以書面表格形式向部門負責人提出并報秘書長同意后方可。具體年休假標準為： (1)入基金會累計工作已滿1年不滿10年的，年休假5天; (2)入基金會累計工作已滿10年不滿20年的，年休假10天; (3)入基金會累計工作已滿20年的，年休假15天。 (4)國家法定休假日、休息日不計入年休假的假期。 但有下列情形之一的，不享受當年的年休假： (1)休假天數(shù)多于年休假天數(shù)的; (2)請事假累計20天以上且單位依據(jù)規(guī)定不扣工資

12、的; (3)累計工作滿1年不滿10年，請病假累計2個月以上的; (4)累計工作滿10年不滿20年，請病假累計3個月以上的; (5)累計工作滿20年以上，請病假累計4個月以上的。 2.事假、病假制度。事假不得先斬后奏，休3天以內須經(jīng)分管副秘書長同意，7天須經(jīng)秘書長同意，7天以上須報理事長同意;病假須供應正規(guī)醫(yī)院出具的病假證明，特殊狀況可于病假中或病假后供應。 第三章 各級人員工作職責 (一)理事長職責 1.理事長是基金會的法人代表，領導基金會的全面工作。 2.召集和主持理事會會議。 3.檢查理事會決議的落實狀況。 4.代表基金會簽署重要文件。 5.審批限額以上及預算外的開支，檢查財務收支狀況。

13、6.章程和理事會賜予的其他職責。 (二)秘書長職責 1.秘書長在理事長領導下開展工作，依據(jù)章程規(guī)定行使權力,并經(jīng)理事長授權審批基金會財務收支工作(本方法經(jīng)黨組批準或理事會通過視為授權)。 2.主持基金會日常工作，組織實施理事會決議、準備。 3.參與基金會重大事項的決策。 4.關心理事長對基金會進行管理。 5.組織起草需提交理事會議的各項工作方案、方案、制度和工作總結。 6.依據(jù)基金會年度檢查方法，組織起草上一年度的年度工作報告。 7.籌備召開理事會的各項工作。 8.完成理事長交辦的其他工作。 (三)副秘書長職責 1.關心秘書長工作。 2.做好基金運作和項目開發(fā)實施工作。 3.做好本方法第五章(

14、一)、(二)款中的工作。 4.做好為理事會會議和年度工作報告供應分管工作的狀況素材工作。 5.完成秘書長交辦的其他工作。 (四)會計職責 1.認真學習和嚴格遵守中華人民共和國會計法和各種財經(jīng)政策、紀律和有關財務制度。 2.依據(jù)中華人民共和國會計法和民間非營利組織會計制度設置各種會計帳薄、科目，并依法進行會計核算。 3.依據(jù)年度收支預算，把握資金使用。 4.負責填制和審核收支憑證，監(jiān)督和抵制一切不符合財經(jīng)政策和紀律的收支憑證。 5.準時整理財務憑證，認真清理基金會的財務收支帳目，準時編制會計報表，月末向秘書長報告當月財務收支狀況。 6.建立會計憑證、帳薄表冊、財務文件、會計報表等檔案，資料分月裝

15、訂，年終建檔，妥當保管，未經(jīng)批準不得銷毀;妥當保管財務專用印章、法人代表名章，并按規(guī)定使用印章。 7.會計人員調離或因故離職，應將經(jīng)手會計憑證、帳冊、文件資料及未了事項照實移交，并由會計主管人員或主管領導負責監(jiān)交;移交人、接交人等均要在移交清冊上簽字。 8.財政、銀行、審計、稅務等部門及上級機關檢查基金會有關財務狀況，需抽查會計資料時，經(jīng)理事長或秘書長同意后，會計人員應照實反映有關狀況，供應有關資料。 9.留意了解國家財經(jīng)政策，觀看金融市場動向，跟蹤本基金會資金運作市場狀況，保證資金運作平安，并準時提出調整資金運作建議，供決策參考。 (五)出納員職責 1.認真學習并嚴格遵守國家的財經(jīng)政策、法規(guī)

16、和有關的財務制度，不斷提高政策和業(yè)務水平。 2.認真學習中華人民共和國會計法和民間非營利組織會計制度，認真審核報銷單據(jù)和支出原始憑證，必需有經(jīng)手人簽字和相關領導審批同意，并核對領導審批權限，對違反財經(jīng)規(guī)定的應拒絕辦理。 3.堅持原始憑證逐日登記入帳，并準時把握銀行存款數(shù)額，全部帳目必需數(shù)字精確、摘要清楚、填寫工整。 4.貫徹執(zhí)行銀行結算制度和貨幣管理制度，財務印鑒必需與會計分管，不得簽發(fā)空頭支票，簽發(fā)一切支票和現(xiàn)金借出，必需辦理審批手續(xù)。 5.嚴格執(zhí)行平安制度，認真管理好現(xiàn)金、空白支票、空白收據(jù)及其他有價證券，庫存現(xiàn)金超過銀行規(guī)定限額，應準時存入銀行，不得轉借和坐支，不得白條抵庫，更不得貪污挪

17、用。違反制度造成損失，追究當事人的責任。 6.負責固定資產(chǎn)的登記、立檔工作。 (六)辦公室人員職責 1.負責基金會文件保管，做好文件收發(fā)、催辦、歸檔等工作。 2.負責辦公用品、禮品的選購和管理，不得假公濟私。 3.負責接洽來人來訪，并做好上傳下達工作。 4.負責資料上報工作。 5.負責基金會的各種文字材料的整理、裝訂和保存。 6.負責基金會有關資料的網(wǎng)上操作。 7.負責基金會固定資產(chǎn)的使用、維護、管理工作. 8.負責辦公室其他日常行政工作。 9.完成領導布置的各項工作。 (七)業(yè)務人員職責 1.募資工作。 2.負責項目開發(fā)和實施工作。 3.負責外事活動的協(xié)調工作。 4.負責合作協(xié)議的洽談和跟蹤

18、辦理。 5.負責項目大事記收集、上傳工作。 6.網(wǎng)站維護管理。 7.各項協(xié)議的審核及項目運作的風險把控。 8.領導布置的其他工作任務。 第四章 公文管理制度 (一)收文管理 1.基金會收到公文、函件后，由專職人員統(tǒng)一登記并報送秘書長閱處，涉及重大問題的公文，由秘書長報送理事長審批。 2.報批文件應明確提出處理看法。 3.一份文件或一個項目的多份文件在處理完畢后，要準時收集齊全存檔。 (二)發(fā)文管理 1.以基金會名義發(fā)文，由理事長簽發(fā);以基金會名義發(fā)便函，由理事長或理事長授權秘書長簽發(fā)。 2.對外公文代表一個單位的形象，要求公文格式正確、文字精練、語言通順、打印整齊。 3.以基金會發(fā)出的全部文件

19、必需用印。 4.重要和涉密文件收文單位在本市的可以通過機要交換或直接送達，外省市的可通過機要交換或使用特快專遞郵寄，并電話跟蹤收件狀況。 5.全部發(fā)文的原始批件都要留存歸檔。 (三)公文處理方法 為進一步規(guī)范本基金會公文處理工作，依據(jù)黨政機關公文處理工作條例中辦發(fā)(2012)14號的有關規(guī)定及全國友協(xié)機關公文處理方法并結合本單位實際工作狀況，特制定本方法。方法中涉及的具體公文字體、字號、模版請參閱全國友協(xié)機關公文處理方法(2012版)中具體規(guī)定。 1.公文種類 本基金會公文種類有決議、準備、通知、報告、請示、函、接待方案、簡報、談話參考、電報、記錄、紀要。 (1)決議。適用于會議爭辯通過的重大

20、決策事項。 (2)準備。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臏蕚涫马棥?(3)通知。傳達需有關單位周知或者執(zhí)行的事項。 (4)報告。適用于向上級機關匯報工作、反映狀況，回復上級機關的詢問。 (5)請示。適用于向上級機關請求指示、批準。 (6)函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。函的格式同通知格式。 (7)接待方案。適用于對來訪團組各項接待事務進行合理支配。 (8)簡報。適用于對組織的公益活動有關狀況進行不同種類、不同重要程度、不同發(fā)放范圍的文字匯報。 (9)談話參考。適用于領導人會見重要人士、進行會談時的談話參

21、考資料。 (10)電報。分明電和密電。適用于向有關單位快速通報有關狀況、征求看法。 (11)記錄。適用于會議、會談、會見，照實詳盡反映會議狀況。 (12)紀要。適用于記載會議主要狀況和議定事項。 2.公文格式 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。 (1)份號。同一件公文印制若干份時每份公文的挨次編號，涉密公文確定要標注份號。用6位3號黑體阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第1行。發(fā)文時必需登記公文發(fā)往單位以及與其對應的號碼段。 (2)密級和保密期限。涉及國家隱秘的公文必需標明密級。非涉密公文在履行公布程序之前也要做好平安保密工作，禁止未經(jīng)批準就掛在網(wǎng)上。 本基金會公文最高密級為機密;保密期限一般不超過3年，特殊狀況例外。密級和保密期限用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第2行，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。密級和保密期限中間用隔開。 (3)緊急程度。緊急公文應當依據(jù)緊急程度分別標注特急加急，電報依據(jù)緊急程度分別標注特提特急加急平急。公文(不含電報)的緊急程度用3號黑體字，頂格編排在版心左上角，如需同時標