外部來函管理標準

1、 外部來函管理標準1 范圍本標準規(guī)定了集團公司來函管理工作的處置原則、責任分工、接收回復程序及要求以及違反本標準需要承擔的相應責任。本標準適用于集團公司所有外部來函的管理2 規(guī)范性引用文件及術語和定義2.1 規(guī)范性引用文件下列文件對于本標準的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標準。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。無。2.2 術語和定義 下列術語和定義適用于本標準。2.2.1 來函本標準所稱來函，包括建設單位、分供單位、律師事務所、政府機關及其他單位針對合同履約等事宜發(fā)來的聯系函、催款函、律師函、公函等。2.2.2 小額純支付糾紛本

2、標準所稱小額純支付糾紛是指與分供單位已經完成最終結算，除到期欠款外，雙方對于合同履行再無其他爭議，且欠款總額小于50萬元的支付糾紛。3 職責3.1 集團/二級單位各部門分工3.1.2 工程部負責處理以工程管理（在建工程管理、竣工工程維保等）為主要內容的來函（包括律師函及其它形式來函），技術質量部、安全環(huán)保部等部門進行協助。3.1.3 安全環(huán)保部負責處理以工程安全責任事故為主要內容的來函（包括律師函及其它形式來函），工程部、技術質量部等部門進行協助。3.1.4 經濟管理部負責處理以結算及造價問題為主要內容的來函（包括律師函及其它形式來函），財務部、法律合規(guī)部、工程部等部門進行協助。3.1.5 法

3、律合規(guī)部負責處理以催要欠款為主要內容的律師函，財務部、經濟管理部等部門進行協助.3.1.6 以催要欠款為主要內容的其它形式來函：a)財務部負責處理已確權、債權債務明確的純支付糾紛，物資設備部、經濟管理部等部門進行協助；b)物資設備部負責處理未確權、我方對債務有爭議的物資租賃合同糾紛，財務部、法律合規(guī)部、經濟管理部等部門進行協助；c)經濟管理部負責處理未確權、我方對債務有爭議的勞務分包、專業(yè)分包合同糾紛，財務部、法律合規(guī)部等部門進行協助。3.1.7 其他來函由各業(yè)務主責部門依據來函所涉內容負責處理。3.2 集團/二級單位主責部門職責3.2.1 受理并向涉事單位、業(yè)務部門或其它分支機構轉送來函，核

4、實來函內容，及時回函并與對方溝通；3.2.2 協調其他部門處理來函事項，并對來函的處理結果進行跟蹤；3.2.3 督促檢查來函事項的處理；3.2.4 研究、分析來函情況，開展調查研究，及時提出改進工作的建議；3.2.5 建立臺賬，填寫外部來函臺帳（見附錄A），對來函的主要信息進行登記，包括來函單位、來函時間、涉及項目、來函主要事項、函件處理結果等內容；3.2.6 集團公司應對二級單位以及項目部的來函處理工作進行指導和檢查。4 外部來函管理的目的與風險4.1 集團公司外部來函管理的目的是防止小額純支付糾紛轉化為訴訟案件，促進企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展。4.2 集團公司外部來函管理包括以下原則：分級負

5、責的原則。縱向上，根據函件所涉二級單位及具體項目部實施分級負責制，項目部對涉及項目部的來函負責，并將來函處置結果向二級單位匯報并對二級單位負責，二級單位對涉及二級單位的來函負責，并將來函處置結果向集團年公司匯報并對集團公司負責；歸口管理的原則，即誰主管誰負責。橫向上，根據同級職能部門歸口管理。堅持誰主管、誰負責，以盡快解決來函中涉及的具體問題。4.3 集團公司外部來函管理的關鍵績效指標包括：來函臺賬記錄完整性；來函處置及時性。4.4 集團公司外部來函管理需應對的主要風險包括：部門間職責重疊或空白導致來函不能得到及時有效的處理。5 外部來函管理內容5.1 來函的接收及轉送5.1.1 各二級單位和

6、項目部收到來函之后，應在2日內將來函轉交至二級單位主責部門，由主責部門組織相關人員與來函單位接洽協商、解決問題、及時回函，并將來函的基本信息及處理結果上報至集團公司主責部門。5.1.2 集團公司收到來函之后，應在收函當日將來函轉交集團公司主責部門，由主責部門登記后，根據來函涉及工程，轉發(fā)至各二級單位的主責部門接洽協商、解決問題、及時回函，并跟蹤、登記處理過程及結果。5.2 催款類律師函管理5.2.1 回復及跟蹤5.2.1.1 集團公司各部門、二級單位各部門或項目部在收到催款類的律師函后，應立即轉交本單位法務部門及集團公司法律合規(guī)部，二級單位法務部門應在明確相關債權債務關系基礎上、核實來函中的基

7、本事實、經濟數據，并及時回函。對于核實無誤的，應在回函中說明欠款形成原因，得到來函單位的充分諒解；對于來函中記載錯誤的數據、事項，應在回函中進行說明。集團公司法律合規(guī)部對來函的處理過程及結果進行跟蹤、監(jiān)督。5.2.1.2 回函應在來函規(guī)定的時限內進行，來函中未提及回函時間或者要求的回函時間不合理的，應在收到來函5日內回函。5.2.1.3 二級單位法務部應對回函內容進行審核，審核之后方可申請用印?；睾杓由w二級單位或集團公司印章，不得加蓋項目部印章。5.2.1.4 送達回函時，需要取得有效簽收，簽收人應具備相應授權。對方拒絕簽收的，可采取郵寄方式送達，需清楚填寫收件單位、收件人及職務、地址、聯系

8、電話，并妥善保存郵寄底單。重要函件須采取公證送達方式。5.2.1.5 法務部門應持續(xù)跟蹤來函處理全部過程，記錄重要事件、時間或節(jié)點，直至來函反映問題全部解決完畢并登記最終結果。5.2.1.6 二級單位法務部應在處理來函完畢后2日內以書面形式向集團公司法律合規(guī)部上報來函背景情況、發(fā)函原因、處理過程、處理結果等。由集團公司轉交二級單位法務部處理的來函，二級單位法務部應在5日內或集團公司規(guī)定的時限內，以書面形式上報來函背景情況、發(fā)函原因、處理過程、處理結果等。5.2.2 保存及整理5.2.2.1 來函的原件原則上由二級單位法務部門妥善保管，同時，處理來函過程中形成的以及結果性文件均應歸檔保存。5.2

9、.2.2 集團公司及二級單位法務部門負責本級范圍內來函的收集、整理、匯總和歸檔。法務部門應建立臺賬，填寫外部來函臺帳（見附錄A），對來函的主要信息進行登記，包括來函單位、來函時間、涉及項目、來函主要事項、函件處理結果等內容。5.3 其他類來函管理其他類來函按本標準3規(guī)定的部門分工及部分職責，由業(yè)務主責部門按已有標準處理。沒有明確標準或已有標準與本標準不一致的，應按照本標準內容進行管理。5.4 責任追究5.4.1 有以下情形之一的，對直接責任人、主要領導責任人進行警示約談、通報批評：a)雖已建立臺賬但更新不及時或登記內容不完整的；b)來函原件或相關處理資料未歸檔的；c)未及時上報來函處理結果的；

10、d)其他輕微違反本辦法行為。5.4.2 有以下情形之一的，對直接責任人給予通報批評、經濟處罰10002000元，情節(jié)嚴重的可并處降職、調離工作崗位。主要領導、重要領導責任人給予警示約談、通報批評、經濟處罰5001000元：a)未建立臺賬的；b)未及時回函、未及時與對方溝通處理導致事態(tài)擴大的；c)對于來函接收、處理，上推下卸、互相推諉的；d)其他違反本辦法行為。5.4.3 有下列情形之一的，對直接責任人給予通報批評、經濟處罰20003000元、根據情節(jié)并處降職、免職、調離工作崗位。主要領導、重要領導責任人給予警示約談、通報批評、經濟處罰10002000元：a)處理來函不當或不及時，導致法律糾紛案

11、件發(fā)生的或導致小額純支付糾紛轉化為訴訟或仲裁案件的；b)對于業(yè)務主管部門制定的解決方案拒不執(zhí)行，導致法律糾紛案件發(fā)生的；c)其他嚴重違反本辦法行為。5.4.4 除以上責任追究外，集團公司及下屬各單位人員因玩忽職守或濫用職權，未按照規(guī)定程序處臵來函，給集團公司造成損失的，依照事件的性質、造成損失和影響的大小，根據法律事務責任追究管理標準，追究其相應責任。5.4.5 對違反國家有關法律法規(guī)規(guī)定的，除對相關責任人進行責任追究外，還應當依法承擔法律責任，涉嫌犯罪的，移送司法機關處理。5.4.5 各二級單位應建立來函管理細則，項目經理部應建立自查和檢查制度，對涉及欠款糾紛、債權債務糾紛來函管理工作進行定期或者不定期的自查和檢查，及時發(fā)現缺陷并予以改進。6 報告和記錄及支持性文件6.1