高校檔案管理工作中存在的問題與對策概要

1、高校檔案管理工作中存在的問題與對策大綱高校檔案管理工作中存在的問題與對策大綱8/8高校檔案管理工作中存在的問題與對策大綱高校檔案管理工作中存在的問題與對策解析大綱高校檔案管理工作特別重要，它真實(shí)地反響了學(xué)校各個時期的容顏，在學(xué)校行政管理、授課科研、編史修志等工作中發(fā)揮著不能取代的作用。近來幾年來，高校檔案在發(fā)展速度、規(guī)模、效益等方面表現(xiàn)出了日異月新的勢頭，檔案工作獲取了必然的成績，同時也存在很多問題。只有經(jīng)過加強(qiáng)檔案宣傳工作，提升檔案工作人員專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)，側(cè)重發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)手段，推行檔案信息化建設(shè)等措施，才能有效地推進(jìn)高校檔案管理工作進(jìn)度，為經(jīng)濟(jì)社會服務(wù)。要點(diǎn)詞高校；檔案管理；創(chuàng)新；對策檔案是

2、國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。隨著高等教育的普及發(fā)展，高校檔案工作的地位和作用日益突出。高校檔案管理是高校平常管理工作的重要內(nèi)容，其水平的高低不但代表著一個學(xué)校的管理學(xué)科和辦學(xué)特色，同時也能夠?yàn)閷W(xué)校的各項(xiàng)管理工作供應(yīng)檔案信息服務(wù)，進(jìn)而促進(jìn)高校的發(fā)展建設(shè)。高校檔案管理工作特別重要，它真實(shí)地反響了學(xué)校各個時期的容顏，在學(xué)校行政管理、教學(xué)科研、保護(hù)學(xué)?；驇熒毠さ睦?、編史修志等工作中發(fā)揮著不可取代的作用。筆者就當(dāng)前高校檔案管理的若干問題談?wù)勛约旱南敕ā８咝n案管理工作對高校發(fā)展的重要作用高校檔案本源于學(xué)校的授課、科研、管理等項(xiàng)活動中

3、，高校檔案管理工作對高校教育事業(yè)的發(fā)展擁有重要的促進(jìn)作用，它是保持高校管理、建設(shè)工作連續(xù)性的重要前提，能夠?yàn)楦咝｜h政管理工作提供觀察憑證，為高校授課改革和科學(xué)研究供應(yīng)參照依照，為授課評估工作供應(yīng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為宣傳教育供應(yīng)生動素材，為編史修志供應(yīng)資料資源。從某種意義上講，市場經(jīng)濟(jì)就是法制，法制社會要求無論為什么事都不能夠憑記憶隨意地、盲目地辦理問題，要依照事實(shí)、按章做事。學(xué)校檔案是學(xué)校依法治校最可靠的事實(shí)依照。它不但具有一般意義上的查考價值，而且擁有聲威性的憑證作用，其效力是其他事物所無法比較的，檔案為高校管理、建設(shè)、科研、評估等工作供應(yīng)強(qiáng)有力的信息儲備。高校管理工作中形成的文件資料質(zhì)量高低、規(guī)范

4、與否，歸檔可否科學(xué)，是高校檔案管理工作賴以生計(jì)和發(fā)展的基礎(chǔ)，沒有這樣一個基礎(chǔ)，高校檔案工作就無從做起，能夠說，高水平的高校管理工作能夠成就高水平的高校檔案管理工作，高水平的高校檔案管理工作能夠推進(jìn)高校管理工作的發(fā)展。高校檔案管理工作存在的問題解析近來幾年來，高校檔案在發(fā)展速度、規(guī)模、效益等方面表現(xiàn)出了突飛猛進(jìn)的勢頭，檔案在學(xué)校的各項(xiàng)工作中發(fā)揮了重要的作用，也獲取了必然的成績，同時也存在很多問題。檔案工作得不到充分重視當(dāng)前部分高校訂檔案工作的重要性認(rèn)識不足，以為單位的檔案工作干好干壞一個樣，干與不干一個樣，不是經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，又不出什么經(jīng)濟(jì)效益，沒有擺上應(yīng)有地址，沒有認(rèn)識到做好檔案工作會更好地促進(jìn)學(xué)校

5、的授課、科研工作，將高校檔案工作隸屬化。由于管理者檔案意識冷淡，造成了檔案工作松弛和檔案流失嚴(yán)重，各種基礎(chǔ)材料殘缺，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)失準(zhǔn)等各種弊端。在推行基層部門文件資料立卷歸檔過程中，有的部門領(lǐng)導(dǎo)將部門立卷視為額外負(fù)擔(dān)，各部門常常由于歸檔立卷不及時而造成資料積壓，有些文件因保存不善己經(jīng)殘缺不全；一些兼職檔案員采集的檔案玉石不分，有的資料殘缺不全，有正件缺附件，有批復(fù)無請示，有的同一份資料重復(fù)采集等等，也有個別學(xué)校的檔案竟接連幾年沒有采集整理，更別說依照檔案法的規(guī)定移交檔案館了，還有的單位檔案室變成了積蓄室，致使學(xué)校的檔案工作發(fā)展緩慢，不能夠很好地適應(yīng)學(xué)校建設(shè)的發(fā)展。檔案管理手段落后，檔案信息利用率不

6、高隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校辦學(xué)條件越來越好，計(jì)算機(jī)技術(shù)也獲取廣泛推行和應(yīng)用，好多高校檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，購置了檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化管理。即便這樣，與現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)比較，檔案管理工作還是比較滯后，從系統(tǒng)的數(shù)據(jù)辦理形式、管理對象、功能實(shí)現(xiàn)程序等方面看，很多學(xué)校是將計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)功能目標(biāo)和運(yùn)行體系確立在對本檔案館內(nèi)部模卷級和文件級的目錄編制。統(tǒng)計(jì)與檢索等基礎(chǔ)性管理上，檔案數(shù)據(jù)庫大多是條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，比方光盤、錄音、縮微、照片等載體的檔案僅占小部分，很多檔案館聲像檔案還表現(xiàn)空白，極大地限制了檔案辦理和有效利用。隨著現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的推行與應(yīng)用，這種情況無法滿足用戶的多

7、種需求，也不能夠很好地適應(yīng)高等教育事業(yè)的發(fā)展。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高檔案管理工作不但是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性要求很高的工作，檔案人員不但要有優(yōu)異的思想道德涵養(yǎng)，而且還要具備較強(qiáng)地專業(yè)素質(zhì)，只有這樣才能勝任檔案管理工作。由于好多高校訂檔案管理工作的重視程度不高，在檔案人員的裝備上較為隨意。沒有經(jīng)過檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，專業(yè)水平不高。當(dāng)前，高校檔案管理隊(duì)伍中寬泛存在著知識結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不甚合理的現(xiàn)象，使得這個隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)不適應(yīng)新時期睜開檔案工作的需要，特別是進(jìn)入世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分困窮，致使現(xiàn)在的檔案工作

8、人職工作服務(wù)缺少活力，工作效率和服務(wù)質(zhì)量不能夠盡如人意，檔案的作用得不到充分的發(fā)揮，造成檔案資源和工作時間的極大浪費(fèi)。檔案宣傳和開放力度不夠隨著社會的發(fā)展，知識經(jīng)濟(jì)和信息化社會的到來，人們對高科技信息的需求量急劇增加，必然形成高校檔案信息資源利用的新高潮。可是，由于檔案部門封閉保守，市場意識不強(qiáng)，對館（室）藏檔案的內(nèi)容、成分以及查檔的路子、方法宣傳報(bào)道較少，加上檔案工作者“保密保險(xiǎn)”、“利用危險(xiǎn)”等迂腐看法還未根本改變，常常堅(jiān)保守檔案機(jī)密與開放、開發(fā)利用檔案信息資源對峙起來，使保密擴(kuò)大化、絕對化，這在很大程度上限制了檔案事業(yè)的發(fā)展。其他，檔案工作管理中還存在檔案管理規(guī)范、檔案工作者管理意識較差

9、、檔案檢索效率不高以及檔案使用范圍和利用主體限制很多等諸多問題。提升高校檔案管理效率的對策加強(qiáng)檔案宣傳工作經(jīng)過多種形式宣傳檔案工作，經(jīng)過舉辦展覽、召開會議、撰寫文章以及舉辦文藝晚會等形式，向廣大教職工及學(xué)生宣傳國家相關(guān)檔案工作的法律法規(guī)及檔案工作的相關(guān)知識。利用簡報(bào)和目錄索引，通知檔案室所藏檔案內(nèi)容，介紹多種檢索路子和編撰研究成果。選編檔案利用收效實(shí)例，向大家顯現(xiàn)利用檔案所獲取的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益等等，以加強(qiáng)者們的檔案意識，成立利用檔案的看法。提升檔案工作人員專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)檔案管理的利害，在很大程度上取決于檔案工作人員。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案工作的質(zhì)量，為使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔

10、案管理工作的需要，檔案管理人員就必定具備更高的素質(zhì)。提升檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的要點(diǎn)。第一要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技術(shù)的人才充分檔案隊(duì)伍。同時，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的連續(xù)教育，讓它們不僅需學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，還要努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代新技術(shù)。當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)生活處于迅速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要乞降挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，認(rèn)識所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動向，提升自己素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變，扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。成立健全檔案

11、管理制度，創(chuàng)新檔案管理模式第一，成立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。學(xué)校結(jié)合本校的實(shí)質(zhì)情況，以中華人民共和國檔案法和中華人民共和國檔案法推行方法為指導(dǎo)，依照高等學(xué)校檔案管理方法的相關(guān)要求，擬定適合自己的檔案管理方法和推行細(xì)則，這是做好學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)和保證，并依照形勢發(fā)展的需要不斷健全和完滿。別的，在擬定檔案工作規(guī)章制度和相應(yīng)的配套核查制度的同時，要把檔案工作任務(wù)分解落實(shí)到人。其次，創(chuàng)新檔案管理模式。隨著社會的進(jìn)步和高校的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)滯后，為了適應(yīng)新的需要，有必要對舊有的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。如檔案工作管理環(huán)節(jié)和一些詳盡操作手段的創(chuàng)新，包括立卷改革，工作手段的改進(jìn)，縮短立卷歸檔周期，推行部門立

12、卷等等。如采用條形碼來取代檔案號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提升借閱、歸還檔案的速度，最大限度地發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢，提升檔案管理效率。重視原始資料的采集整理，加大檔案信息資源開發(fā)應(yīng)做到檔案接收齊全完滿。實(shí)踐證明檔案利用可否滿足各方面的需求，首要的問題是檔案可否齊全完滿，只有檔案采集齊全，才能為廣大利用者供應(yīng)可貴的檔案資料。為此，應(yīng)推行立卷部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案館共同把負(fù)責(zé)的責(zé)任制，保證當(dāng)年檔案能采集齊全；在此基礎(chǔ)上為了保證信息的完滿性，高校對付館藏中一些重要類其他檔案進(jìn)行評估，如科研、基建等檔案；發(fā)現(xiàn)問題，采用各種措施進(jìn)行挽救。加大檔案信息資源開發(fā)力度。檔案是最能生動形象地描述人類社會史實(shí)的信息載

13、體，是人類社會精神財(cái)富積累的直接表現(xiàn)，擁有很強(qiáng)的憑證性和法律效力。檔案這種信息載體最能集中表現(xiàn)信息共享的價值。為此，檔案業(yè)務(wù)人員對信息的看法要有深刻的理解，對信息化的意義要有充分的認(rèn)識，對檔案的信息化工作有一個正確的掌握。檔案的采集、整理和利用是檔案工作的3個主要環(huán)節(jié)。采集是主導(dǎo)，管理是手段，利用是目的。我們不能夠滿足于“坐堂會診”，要主動出擊。經(jīng)過開發(fā)利用可發(fā)揮其巨大功能，如把經(jīng)過開發(fā)加工的檔案信息及時傳達(dá)給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)職能部門，為領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)決策供應(yīng)依照；把檔案信息及時傳達(dá)給授課科研人員可促進(jìn)授課質(zhì)量和科研水平的提升等。檔案編研是實(shí)現(xiàn)檔案管理可連續(xù)發(fā)展的最有效措施。用編寫的參照資料和匯編

14、的檔案史料供應(yīng)利用，既可減少檔案原件的重復(fù)利用，又可為后代留下齊全的文化財(cái)富。側(cè)重發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)手段，推行檔案信息化建設(shè)現(xiàn)代社會已進(jìn)入信息化、數(shù)字化發(fā)展時期，迅速、高效是現(xiàn)代社會的重要特色之一，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已寬泛應(yīng)用于各部門的平常管理工作中。隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的寬泛應(yīng)用，檔案管理工作的手段也應(yīng)千錘百煉，為適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)和電子信息技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢，保證高校檔案工作為高校改革與發(fā)展和社會建設(shè)供應(yīng)高質(zhì)量的服務(wù)，高校檔案管理也要應(yīng)用各種高新技術(shù)，為檔案利用與發(fā)展供應(yīng)全面的技術(shù)支持?？蓪⑿酒夹g(shù)、光纖和數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與監(jiān)控技術(shù)等有效地用于檔案信息積蓄、保存、開發(fā)利用各工作環(huán)節(jié)，提升檔案信息的儲藏能力、流傳速度，達(dá)到檔