公司會議管理制度

1、公司會議管理制度1目的為規(guī)范公司會議管理，提高公司總體決策能力、辦事效率及會議質(zhì)量，明確有關(guān)會議召開程序。特制定本制度。2原則強(qiáng)調(diào)會前通知、會時簽到、會中記錄、會后落實四項原則。3適用范圍本制度適用于xx公司組織召開的各種會議。4管理權(quán)責(zé)3.1 綜合辦公室負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。3.2 會議提擬人或主辦部門（含各部門/車間）負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。5 會議管理要求5.1 會議分類5.1.1本制度所指的會議包括公司內(nèi)部召開的所有會議（指公司生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、安全管理、質(zhì)量管理、工程建設(shè)管理、設(shè)備管理、財務(wù)管理）等。5.1.2 公司會議暫定為兩種，

2、一是公司級會議，由公司領(lǐng)導(dǎo)組織召開，需公司所有車間、部門負(fù)責(zé)人參加（如無法參加需向會議組織領(lǐng)導(dǎo)請假）。二是專題會議，由主題單位負(fù)責(zé)人召開，參會人員由主題單位要求（如無法參加需向會議主持人請假），會議分類及相關(guān)要求詳見5.2。5.2會議時間5.2.1 經(jīng)營班子會：公司每周周一上午召開經(jīng)營班子會，在5號會議室，會議由綜合部負(fù)責(zé)召集，公司經(jīng)營班子成員參加會議；綜合部負(fù)責(zé)會議記錄。5.2.2 早調(diào)會：公司每一至周天早上8：40召開早調(diào)會，在公司生產(chǎn)調(diào)度會議室，會議由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)召集，公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門、車間主要負(fù)責(zé)人參加會議；會議由各相關(guān)部門通報前日工作檢查落實情況，公司領(lǐng)導(dǎo)提出要求和安排。會議由生產(chǎn)部起

3、草會議紀(jì)要，報公司生產(chǎn)部主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，生產(chǎn)部統(tǒng)一下發(fā)。5.2.3大型調(diào)度會：公司每周一下午召開大型調(diào)度會，在公司生產(chǎn)調(diào)度會議室，會議由運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)召集，公司經(jīng)營班子領(lǐng)導(dǎo)及各部門、車間主要負(fù)責(zé)人參加會議；會議由各車間、部門匯報生產(chǎn)情況及工作，公司領(lǐng)導(dǎo)對近期工作提出要求和安排。會議由運(yùn)營管理部起草會議紀(jì)要，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審核，由綜合部以紅頭文件下發(fā)。5.2.4月度經(jīng)濟(jì)分析會：公司每月10日召開月度經(jīng)濟(jì)分析會，在公司三樓多媒體會議室，會議由由運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)召集，對本月生產(chǎn)經(jīng)營狀況對比分析，公司領(lǐng)導(dǎo)提出要求和安排。5.2.5資金平衡會：公司每月26日召開資金平衡會，在公司三樓多媒體會議室，

4、會議由財務(wù)部負(fù)責(zé)召集，公司經(jīng)營班子領(lǐng)導(dǎo)及各部門、車間主要負(fù)責(zé)人參加會議；聽由財務(wù)部匯報公司生產(chǎn)經(jīng)營資金情況及確認(rèn)應(yīng)付款等，審議次月資金平衡工作。6 會議室使用管理6.1會議室用途：公司會議、部門會議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會議室舉辦的小型活動、競賽活動等的場所，不做其它用途。6.2 會議室使用規(guī)定 6.2.1 公司會議室，由綜合辦公室統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)安全以及對室內(nèi)設(shè)備物品的管理； 6.2.2 使用原則：先申請，后使用，部門需要使用會議室時，需提前一天向綜合辦公室提出申請并填寫會議室使用申請表，經(jīng)綜合辦公室準(zhǔn)許后方可使用。沒有經(jīng)過申請的部門，在沒有

5、沖突的情況下，必須經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人同意方可使用，但如有沖突，必須禮讓已申請使用會議室的部門。6.2.3 按申請的先后順序使用。特殊情況下，相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。6.2.4 遇公司層級的緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門，在不能調(diào)換的情況下，部門或個人應(yīng)首先保證公司層級會議的使用。6.2.5 部門應(yīng)在預(yù)約的時間到達(dá)會議室，并開始使用。超過10分鐘未到達(dá)會議室的，綜合辦公室有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作安排。6.2.6 部門應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢，不許超時使用。如需延長使用時間，請及時通知綜合辦公室，如在后續(xù)的時間段內(nèi)已安排了給其他部門或個人使用，超時使用的部門必須離開該會議室，終止

6、使用該會議室。6.2.7 會議室使用期間，使用部門自行負(fù)責(zé)會議的模式安排，人員接待，會議記錄等會議需求。6.2.8 會議室使用期間，使用部門必須保持會議室的整潔和衛(wèi)生，使用完畢后，務(wù)必將所有移動過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原并清理完衛(wèi)生，離開時關(guān)閉電源、空調(diào)。6.2.9 任何部門在使用會議室期間，必須愛護(hù)會議室的設(shè)備設(shè)施，安全使用，嚴(yán)禁私自接拉電源，私自移動設(shè)備，所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不能帶出會議室，如因個人原因造成設(shè)施設(shè)備損失、損壞，須照價賠償。如部門臨時取消申請，再使用時需重新申請。 6.3 申請流程 6.3.1 部門、車間到綜合辦公室查詢會議室的使用狀況。 6.3.2 部門、車間向綜合

7、辦公室申請并提出使用會議室的要求。 6.3.3 綜合辦公室根據(jù)部門、車間的申請需求作出安排，并記錄在會議室使用登記表。6.3.4 綜合辦公室將會議室使用登記表放在綜合辦公室指定人員處。 6.3.5 部門、車間按時間使用會議室。6.4 交還流程 部門、車間使用完畢后，綜合辦公室檢查會議室，發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的，及時要求部門、車間改正； 如部門、車間不改正，綜合辦公室將出處罰通告，對部門、車間進(jìn)行處罰。7管理內(nèi)容7.1 會議安排的原則為小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。7.2 由會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提

8、案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作和會務(wù)安排等。7.3 已列入月度會議計劃的會議，無調(diào)整的，不再另行通知，由單位按相關(guān)會議直接通知與會人。7.4 涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計劃通知相關(guān)部門。7.5 會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等。8會議要求8.1 應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在會議簽到表上簽到。8.2 會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。8.3 遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，

9、請離開會場。8.4 原則上不允許請假，請假必須獲得主管領(lǐng)導(dǎo)同意。9會議記錄9.1公司各類會議，參會人員均應(yīng)以專用會議記錄本進(jìn)行會議記錄。9.2 公司各類會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則。10會議記錄員職責(zé)10.1 以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。10.2 會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。10.3 對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。10.4 會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。10.5 做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。11會議

10、紀(jì)要整理原則11.1 公司各類臨時行政會議。11.2 須會后對會議精神貫徹落實進(jìn)行跟進(jìn)的會議。11.3 其它主持人要求整理會議紀(jì)要的會議。11.4會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。12獎懲12.1遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到，每次處500元的罰款。12.2早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計為早退，每次處500元的罰款。12.3缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，計為缺席，每次處500元的罰款。13、附則13.1本制度由公司負(fù)責(zé)解釋。13.2本制度由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行。14附件會議簽到表會議使用申請表 附件1會議簽到表序號部 門姓 名會議日期備 注附件2xx公司會議室使用申請表申請單位使用時間使用事由使用會議室一樓2號會議室 三樓多媒體會議室 三樓5號會議室 三樓6號會議室 二樓接待會議室 五樓報告廳 其他申 請 人電 話申請單位意見綜合辦意見