2022年 崗位說明書編寫說明

1、Word - 9 -2022年 崗位說明書編寫說明 2022年崗位說明書編寫說明 一般來說，內容比較完整的工作說明書包括以下幾個詳細項目：職位概要; 履行職責; 業(yè)績標準; 工作關系; 使用設備; 工作的環(huán)境和工作條件; 任職資格; 其他信息。其中項屬于工作描述，第項屬于工作規(guī)范，下面將結合這些項目來詳細解釋應當如何編寫工作說明書。1. 職位概要就是用一句或幾句比較簡練的話來說明這一職位的主要工作職責，要讓一個對這個職位毫無了解的人一看職位概要就知道它大致要擔當哪些職責。例如人力資源部經理的職位概要可以這樣描述：制定、實施公司的人力資源戰(zhàn)略和年度規(guī)劃，主持制定、完善人力資源管理制度以及相關的政

2、策，指導解決公司人力資源管理中存在的問題，努力提高員工的績效水平和工作滿足度，塑造一支敬業(yè)、團結協(xié)作的員工隊伍，為實現(xiàn)公司的經營目標和戰(zhàn)略意圖供應人力資源支持。而公司前臺的職位概要則要這樣描述：擔當公司前臺服務工作，接待支配客戶的來電，來訪，負責員工午餐餐券以及報紙雜志的發(fā)放和管理等行政服務工作，維護公司的良好形象。2. 履行職責就是職位概要的詳細細化，要描述這一職位擔當的職責以及每項職責的主要任務和活動。在實踐過程中，這一部分是相對較難的，要經過反復的實踐才能精確地把握。首先，要將職位全部的工作活動劃分為幾項職責，然后再將每項職責進一步細化，分解為不同的任務。這一過程可以用圖1來表示。職位

3、主要職責 職責的分解4.0 1.03.0 2.0假如將老師看成是一個職位的話，下面看看這一職位的職責是如何分解的。首先，要將老師從事的活動劃分成幾項職責，可以劃分為教學、討論、同學指導和學校服務等幾項。然后，連續(xù)對每項職責進行細分。例如教學這項職責可以細分為課前備課、課堂講講授、課后批改作業(yè)和期末進行考試這四項任務;討論這項職責可以細分為在刊物上發(fā)表論文、編寫書籍和參與學術研討會三項任務。將職位的活動分解之后，就要針對每一項任務來進行描述。描述時一般要留意下面兩個問題。(1)要根據動賓短語的格式來描述，即根據動詞+賓語+目的狀語的格式來進行描述。動詞表明這項任務是怎樣進行的;賓語表明活動實施的

4、對象，可以是人也可以是事情，賓語有時也可以是雙賓語;目的狀語則表明這項任務要取得什么樣的結果。例如監(jiān)督和掌握部門年度預算，以保證開支符合業(yè)務方案要求，其中，監(jiān)督和掌握是動詞，部門年度預算是賓語，以保證開支符合業(yè)務方案要求是目的狀語;再比如，指導下屬制定聘請方案，以保證各部門的人員需求，在這里，指導是動詞，下屬和制定聘請方案就是一個雙賓語，以保證各部門的人員需求是目的狀語。(2)要精確使用動詞。使用動賓短語進行描述時，動詞的使用是最為關鍵的部分，肯定要能夠精確地表示員工是如何進行該項任務的，以及在這項任務上的權限，而不能過于籠統(tǒng)。先來看幾個例子。負責公司的預算工作、負責公司的培訓工作、負責公司的

5、保衛(wèi)工作，這是國內大多數企業(yè)在編寫工作說明書時常用的語句，雖然也使用了動賓短語的格式，但是由于動詞的使用不精確，因此沒有清晰地揭示任務應當如何來完成。負責這個動詞表面上看起來比較清晰，但是深究起來問題許多，拿負責公司的培訓工作來說，什么是負責，是指導別人來完成培訓叫負責呢，還是自己親自完成培訓叫負責呢，根本沒有說清晰，因此要盡量避開使用負責這類模糊不清的動詞，要依據實際狀況來精確地選擇和使用動詞。還拿這個例子來說，假如是人力資源經理，可以這樣描述：制定公司的培訓方案;假如是培訓主管，則可以這樣描述：詳細實施培訓方案。通過使用制定、實施這樣的動詞，就清晰地表明經理和主管分別是如何來完成培訓這項任

6、務的。在工作分析中，針對不同的任務和主體應當選擇不同的動詞。表1列舉了一些例子來供大家參考。表1 工作分析中常見的動詞舉例對象或主體動詞針對方案、制度針對信息、資料思索行為直接行動上級行為下級行為其他編制、制定、擬定、起草、審定、審查、轉呈、轉交、提交、呈報、存檔、提出看法調查、收集、整理、分析、歸納、總結、供應、匯報、通知、發(fā)布、維護管理討論、分析、評估、進展、建議、參加、推舉、方案組織、實行、執(zhí)行、指導、掌握、采納、生產、參加、供應、幫助主持、組織、指導、協(xié)調、指示、監(jiān)督、掌握、牽頭、審批、審定、批準核對、收集、獲得、提交、制作維持、保持、建立、開發(fā)、預備、處理、翻譯、操作、保證、預防、解

7、決在選擇動詞時還應留意，假如有專業(yè)術語，要使用這些術語，例如雕刻木制品和制作木制品這兩個描述，雖然制作是一個比較詳細的動詞，但是沒有雕刻這個專業(yè)術語表達的意思清晰。為了讓大家能更直觀地理解上面所講的內容，下面來看一個詳細的例子，見表2表2 履行職責描述的示例職責任務設備保養(yǎng)(1) 依據保養(yǎng)時間要求更換零部件以及添加潤滑劑(2) 保持對機器設備所做保養(yǎng)的全部記錄(3) 定期檢查機器設備上的量器和負荷指示器，以發(fā)覺可能表明設備消失問題的不正?，F(xiàn)象(4) 依據要求完成特別規(guī)性保養(yǎng)任務(5) 擔當對執(zhí)行維護任務的操作工進行有效監(jiān)督和培訓的任務設備修理(1) 對設備進行檢查并提出報廢或修理某一零部件的建

8、議(2) 假如設備需要修理，則實行任何必要的措施來使該零部件恢復正常工作，其中包括使用各種手工工具和設備來對該零部件進行部分或者全部的重組，最主要的是內燃機和水壓機的全面大修以及故障排解測試與批準(1) 確保全部要求完成的保養(yǎng)和修理工作均已完成，并且必需是根據設備生產商供應的說明書來進行的保養(yǎng)和修理(2) 批準或拒絕某設備已經達到在某工作中被使用的條件庫存保持(1) 保持設備保養(yǎng)和修理所需要的庫存零部件(2) 以最低的成本選購令人滿足的零部件其他職責上級安排的其他臨時性任務在履行職責部分，有個問題需要留意，假如某職位是由多項職責組成的，那么要將這些職責根據肯定的挨次進行排列，而不能胡亂堆砌。在

9、排列職責時有兩個原則：(1)根據這些職責的內在規(guī)律挨次進行排列，也就是說假如某職位的職責具有規(guī)律上的先后挨次，那么要根據這一挨次進行排列。例如人力資源部培訓主管，這一職位由擬訂培訓方案、實施培訓方案、評估培訓效果和總結培訓閱歷等幾項職責組成，這些職責在時間上有個先后挨次，因此在排列時就要依次進行。(2)根據各項職責所占用時間的多少進行排列。有些職位的職責并沒有規(guī)律的挨次，就要根據完成各項職責所用的時間多少來排列。當然這一時間比例并不需要特別精確，只是一個也許的估量，一般來說以5%作為最小單位。在實踐中，對各項職責所占用的實踐進行估量，還有助于衡量職位的工作量是否飽滿。假如某一職位的大量時間都安

10、排給了特別簡潔的職責，就說明白其工作量是飽滿的;相反，一些原來應當占用許多時間的職責在某一職位那里只被安排了很少的時間，說明工作量有些超負荷。例如，對于人力資源的聘請主管，擬訂聘請方案這項職責占到全部工作時間的40%，說明這一職位的工作量是不飽滿的，由于根據正常的狀況，擬訂聘請方案根本用不了那么多時間。再比如財務會計，編制會計報表這項職責只占用全部時間的10%，在其他職責的時間安排比較合理的狀況下，說明這一職位的工作量超負荷了，由于根據正常的狀況，編制會計報表這一職責不應當只占用那么少的時間，這說明安排給這一職位的其他職責太多了。通過職責占用的時間進行工作量的衡量，必需對這些指責特別了解才可以

11、。規(guī)律挨次和時間挨次相比較，排列職責時應當優(yōu)先考慮規(guī)律挨次，其次再考慮時間挨次。4.業(yè)績標準就是職位上每項職責的工作業(yè)績衡量要素和衡量標準。衡量要素指對于每項職責，應當從哪些方面來衡量它是完成得好還是完成得不好;衡量標準則指這些要素必需達到的最低要求，這一標準可以是詳細的數字，也可以是百分比。例如對于銷售經理這一職位，工作完成得好壞主要表現(xiàn)在銷售收入、銷售成本兩方面，因此其業(yè)績衡量要素就是銷售收入和銷售成本;收入要達到多少、成本要掌握在多少就屬于衡量標準的范疇了，可以再規(guī)定銷售收入每月100萬元，銷售成本每月30萬元。5.工作關系指某職位在正常工作狀況下，主要與企業(yè)內部哪些部門和職位發(fā)生工作關

12、系，以及需要與企業(yè)外部哪些部門和人員發(fā)生工作關系。這個問題比較簡潔，需要留意的問題是，間或發(fā)生聯(lián)系的部門和職位一般不列入工作關系的范圍之內。6.使用設備就是工作過程中需要使用的各種儀器、工具、設備等。7.工作的環(huán)境和工作條件包括工作的時間要求、工作的地點要求以及工作的物理環(huán)境條件等。以上內容屬于工作描述的范疇。工作描述是否清晰明白，可以用一個簡潔的方法來測試。編寫工作描述的分析人員可以問自己：一個從來沒有接觸過這一職位的人看了工作描述之后，假如讓他來從事這一職位，他是否知道自己要干什么以及如何去干?假如不能得到確定的回答，說明這份工作描述還需要連續(xù)修改。8.任職資格這屬于工作規(guī)范的范疇。七項基本內容：體貌特征(健康狀況和外表等);成就(教育、資格證書和經受);一般智力;特別力量(動手力量、數學運算力量和溝通力量);愛好(文化、體育等);性格(友善、牢靠和忍耐等);特別的工作環(huán)境(大量的出差等)。一般來說，任職資格應包括以下幾項內容：所學的專業(yè)、學歷水平、資格證書、工作閱歷、必要的學問和力量以及身體狀況。需要強調的是，不管任職資格包括什么內容，其要