登記歸檔制度

1、登記歸檔一般規(guī)定.1.1登記事項登簿后，房地產(chǎn)登記機構(gòu)應(yīng)將登記申請材料、登記審核材料和具有保存價值的其他材料收集、整理、歸檔，定期或永久保存。除本規(guī)程第條中列入可銷毀范圍的登記檔案為定期保存外，均應(yīng)永久保存。.1.2房地產(chǎn)登記檔案存檔形式應(yīng)包括紙質(zhì)形式和電子形式。當(dāng)同時采用紙質(zhì)形式和電子形式存檔的，兩者內(nèi)容應(yīng)保持一致。.1.3房地產(chǎn)登記檔案宜由房地產(chǎn)登記機構(gòu)統(tǒng)一管理。.1.4房地產(chǎn)登記檔案庫房的設(shè)計和管理應(yīng)符合國家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，應(yīng)做好防火、防盜、防高溫、防塵、防光、防潮、防有害氣體和防有害生物工作。.1.5房地產(chǎn)登記機構(gòu)應(yīng)配備登記檔案、登記簿檢索工具，應(yīng)實現(xiàn)檔案目錄和登記簿之間的雙向查詢

2、、組合查詢、模糊查詢等功能，并應(yīng)根據(jù)要求實現(xiàn)身份驗證等功能。.2存檔范圍.2.1房地產(chǎn)登記檔案應(yīng)采用文字、圖表、聲像等形式，其載體可為紙介質(zhì)、電子介質(zhì)、磁介質(zhì)等。.2.2登記申請材料應(yīng)包括房地產(chǎn)登記申請書、身份證明、房地產(chǎn)權(quán)利來源證明材料、房地產(chǎn)自然狀況及登記簿記載的其他事項發(fā)生變化的證明材料等。.2.3登記審核材料和其他材料應(yīng)包括下列主要內(nèi)容：詢問筆錄；實地查看材料；登記審核結(jié)果材料；其他證明材料。.3紙質(zhì)檔案管理.3.1紙質(zhì)檔案歸檔應(yīng)包括接收、立卷、編號、裝訂、入庫、上架等工作。.3.2紙質(zhì)檔案歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：登記工作完成后，應(yīng)將列入歸檔范圍的材料收集齊全，并應(yīng)按本規(guī)程的有關(guān)要求及時歸

3、檔、檢查驗收、保管利用；歸檔的材料應(yīng)為原件或為經(jīng)比對確認的復(fù)制件；對不符合要求的，不得接收。.3.3紙質(zhì)檔案宜采用每辦理1 件登記所形成的材料立1 個卷；合并辦理的登記材料宜合并立卷。.3.4紙質(zhì)檔案的立卷應(yīng)包括：卷內(nèi)材料的排列與編號、卷內(nèi)目錄和備考表的編制、 卷皮和檔案盒或檔案袋的編寫工作， 并應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)材料應(yīng)按下列順序排列：1）目錄；2）結(jié)論性審核材料；3）過程性審核材料；4）當(dāng)事人提供的登記申請材料；5）圖紙；6）其他；7）備考表。卷內(nèi)材料應(yīng)每 1 頁材料編寫 1 個頁號。單面書寫的材料應(yīng)在右上角編寫頁號；雙面書寫的材料，應(yīng)在正面右上角、背面左上角編寫頁號。圖表、 照片可編在與

4、此相應(yīng)位置的空白處或其背面；卷內(nèi)目錄、備考表可不編頁號。 編寫頁號應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字， 起始號碼從“1”開始。卷內(nèi)目錄編制應(yīng)符合下列規(guī)定 :1）順序號應(yīng)按卷內(nèi)材料的排列順序，每份材料應(yīng)編1 個順序號，不得重復(fù)、遺漏；2）材料題名應(yīng)為材料自身的標(biāo)題，不得隨意更改和省略。如材料沒有標(biāo)題，應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容擬寫一個標(biāo)題；3）頁次應(yīng)填寫該材料所在的起始頁，最后頁應(yīng)填起止頁號；4）備注應(yīng)填寫需注明的內(nèi)容。備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1）立卷人應(yīng)為負責(zé)歸檔材料立卷裝訂的人員；2）檢查人應(yīng)為負責(zé)檢查歸檔材料立卷裝訂質(zhì)量的人員；3）日期應(yīng)為歸檔材料立卷裝訂完畢的日期。卷皮與檔案盒或檔案袋項目的填寫可采用計算機打印或

5、手工填寫。手工填寫時應(yīng)使用黑色墨水或墨汁填寫， 字體工整，不得涂改。.3.5紙質(zhì)檔案可采用按歸檔流水號制定編號規(guī)則。.3.6紙質(zhì)檔案裝訂應(yīng)符合下列規(guī)定:材料上的金屬物應(yīng)全部剔除干凈，操作時不得損壞材料，不得對材料進行剪裁；破損的或幅面過小的材料應(yīng)采用 A4 白襯紙托裱， 1 頁白襯紙應(yīng)托裱 1 張材料，不得托裱2 張及以上材料；字跡擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一起存檔，原件在前，復(fù)制件在后；幅面大于 A4 的材料，應(yīng)按 A4 大小折疊整齊，并應(yīng)預(yù)留出裝訂邊際；卷內(nèi)目錄題名與卷內(nèi)材料題名、卷皮姓名或名稱與卷內(nèi)材料姓名或名稱應(yīng)保持一致。姓名或名稱不得用同音字或隨意簡化字代替；卷內(nèi)材料應(yīng)向左下角對齊，裝訂孔

6、中心線距材料左邊際應(yīng)為12.5mm ；應(yīng)在材料左側(cè)采用線繩裝訂；材料折疊后過厚的，應(yīng)在裝訂線位置加入墊片保持其平整；卷內(nèi)材料與卷皮裝訂在一起的，應(yīng)整齊美觀，不得壓字、掉頁，不得妨礙翻閱。.3.7紙質(zhì)檔案整理裝訂完畢，宜消毒除塵后入庫、上架。.3.8房地產(chǎn)登記檔案保管應(yīng)符合下列規(guī)定：檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度記錄儀、 配備空調(diào)及去濕、 增濕設(shè)備，并應(yīng)定期進行檢修、保養(yǎng)；庫房的溫度應(yīng)控制在 14 24 ,相對濕度應(yīng)控制在 45% 60% ；檔案庫房應(yīng)配備消防器材， 并應(yīng)按要求定期進行檢查和更換；應(yīng)安全使用電器設(shè)備， 并應(yīng)定期檢查電器線路； 庫房內(nèi)嚴禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品； 庫房內(nèi)應(yīng)安裝防

7、火及防盜自動報警裝置，并應(yīng)定期檢查；檔案庫房人工照明光源宜選用白熾燈， 照度不宜超過 100Lx ；當(dāng)采用熒光燈時，應(yīng)對紫外線進行過濾；不宜采用自然光源，當(dāng)有外窗時應(yīng)采取遮陽措施，檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽光直射；檔案密集架應(yīng)與地面保持 80mm 以上距離，其排列應(yīng)便于通風(fēng)降濕；應(yīng)檢查蟲霉、鼠害。當(dāng)發(fā)現(xiàn)蟲霉、鼠害時，應(yīng)及時投放藥劑，滅菌殺蟲；應(yīng)配備吸塵器，加裝密封門。有條件的可設(shè)置空氣過濾裝置。.3.9下列紙質(zhì)檔案可列入銷毀范圍：抵押權(quán)登記已注銷滿 5 年；查封登記已解除滿 5 年；地役權(quán)登記已注銷滿 2 年；預(yù)告登記已注銷滿 2 年；異議登記已注銷滿 2 年。.3.10銷毀保管期屆滿的紙質(zhì)檔

8、案應(yīng)按下列程序進行：應(yīng)由房地產(chǎn)登記檔案管理人員、登記官和紀(jì)檢、監(jiān)察部門人員組成鑒定小組；鑒定小組應(yīng)對保管期屆滿的檔案逐件進行審查，提出存毀意見。經(jīng)鑒定有保存價值的檔案， 應(yīng)重新整理編號， 劃定新的保管期限，妥善保管；不再保存的檔案，應(yīng)逐件編造清冊，報本級房地產(chǎn)行政主管部門審批后銷毀；鑒定小組應(yīng)指定 2 名以上鑒定小組人員監(jiān)督銷毀。監(jiān)督銷毀人員應(yīng)根據(jù)銷毀清冊， 對將要銷毀的檔案材料進行核對， 確認無誤后，方可進行銷毀。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽名，并應(yīng)注明焚毀或打漿的銷毀方式和日期。.4電子檔案管理.4.1電子檔案的范圍應(yīng)包括電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理成果。.4.

9、2電子檔案應(yīng)以1 次登記為 1 件，按件建立電子檔案目錄。.4.3電子登記簿應(yīng)按房屋登記基本單元建立并應(yīng)與電子檔案目錄形成關(guān)聯(lián)。.4.4房地產(chǎn)登記紙質(zhì)檔案宜進行數(shù)字化處理。.4.5數(shù)字化處理基本流程應(yīng)包括案卷整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份與異地保存。.4.6數(shù)字化處理過程中應(yīng)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進行詳細的登記， 并應(yīng)及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時形成完整、規(guī)范的記錄。.4.7數(shù)字化掃描處理應(yīng)符合下列規(guī)定：掃描應(yīng)根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描設(shè)備，大幅面檔案可采用大幅面掃描儀，

10、 也可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理；對頁面為黑白二色且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描； 對頁面為黑白二色， 但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描；對頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進行掃描；當(dāng)采用黑白二值、灰度、彩色等模式對檔案進行掃描時，其分辨率宜選擇大于或等于 100dpi ；在文字偏小、密集、清晰度較差等特殊情況下，可適當(dāng)提高分辨率；對粘貼折頁，可采用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描， 采用局部深化

11、技術(shù)解決； 對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決； 對頁面中有黑白或彩色照片的材料，可采用 JPEG、TIF 等格式儲存，應(yīng)確保照片清晰度。數(shù)字化圖像處理應(yīng)符合下列規(guī)定：對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理；對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原；對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)， 應(yīng)進行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則；對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整的圖像；彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除多余的白邊。.4.9數(shù)字化圖像存儲應(yīng)符合下列規(guī)定：1采用黑白二值模式掃描的圖像材料，宜采用TIF 格式存儲；采用灰度模式和

12、彩色模式掃描的材料，宜采用 JPEG 格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇， 應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀為前提。 提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為 CEB、PDF 或其他格式；圖像材料的命名應(yīng)確保其唯一性，并應(yīng)與電子檔案目錄形成對應(yīng)。.4.10檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的電子檔案目錄與數(shù)字化圖像，應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)及時加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總，并應(yīng)實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索，數(shù)字圖像的排列順序與紙質(zhì)檔案相符。.4.11電子檔案數(shù)據(jù)驗收應(yīng)符合下列規(guī)定：對錄入的目錄數(shù)據(jù)和登記簿數(shù)據(jù)應(yīng)進行抽查，抽查率不得低于 10% ，錯誤率不得高于 3? ；對紙質(zhì)材料掃描后形成的圖像材料應(yīng)進行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等圖像質(zhì)量問題的控制；3 對圖像和目錄數(shù)據(jù)掛接應(yīng)進行抽查，抽查率不得低于10% ，錯誤率不得高于3?。.4.12電子檔案備份和異地保存應(yīng)符合下列規(guī)定：電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理成果均應(yīng)進行備份；可選擇在線增量備份、定時完全備份以及異地容災(zāi)備份的備份方式；應(yīng)至少每天 1 次做好增量數(shù)據(jù)和材料備份；應(yīng)至少每周 1 次定時做好完全備份，并應(yīng)根據(jù)自身條件，應(yīng)至少每年 1 次離線存放。存放地點應(yīng)符合防火、 防盜、防高溫、防塵、防光、防潮