關(guān)于高校財會檔案管理的思考

1、PAGE PAGE - 3 -關(guān)于高校財會檔案管理的思考高校財會檔案是記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是高校檔案的重要組成部分，也是國家檔案不可缺少的部分之一。因此，高校的財會檔案是否真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確、完整，也就直接影響到高校財會檔案管理的質(zhì)量以及高等教育事業(yè)的發(fā)展。如何管理好財會檔案，顯得尤為重要。一、高校財會檔案的內(nèi)容根據(jù)1993年國家教育委員會頒布的高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法、高等學(xué)校檔案工作規(guī)范規(guī)定，高校財會檔案的主要內(nèi)容包括綜合管理、會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表、工資清冊等方面，具體如下：（1）綜合管理類：主要是上級及學(xué)校有關(guān)財務(wù)會計(jì)工作的文件，本校的財務(wù)管理規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、請

2、示、批復(fù)等文件，會計(jì)移交清冊、財會檔案移交保管清冊、財會檔案銷毀清冊等等；（2）會計(jì)報表類：主要是決算報表、預(yù)算會計(jì)報表、年報表、季報表及月報表等等。（3）會計(jì)賬簿類：主要是涉及外事會計(jì)帳簿、總賬、預(yù)算內(nèi)外明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳及其它輔助帳等等。（4）會計(jì)憑證類：主要是涉及外事的會計(jì)憑證、預(yù)算內(nèi)外各種原始憑證、記賬憑證、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對外賬單、會計(jì)撥款憑證及其他會計(jì)憑證，還有涉及債權(quán)、債務(wù)及未清理完畢的憑證等等。（5）工資清冊類：主要是工資發(fā)放名冊、卡片，工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根等。此外，會計(jì)電算化資料也應(yīng)屬于財會檔案的歸檔內(nèi)容，這一內(nèi)容在高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法、高等學(xué)校檔案工作

3、規(guī)范中雖然沒有提及，但也是歸檔不可或缺的重要內(nèi)容。二、高校財會檔案管理存在的問題隨著高校的不斷發(fā)展，各種先進(jìn)理念如人本理念、風(fēng)險理念的推廣及先進(jìn)技術(shù)如專門財務(wù)管理軟件的不斷應(yīng)用，高校在財會檔案的管理方面積累了較為豐富的經(jīng)驗(yàn)，取得了一定的成績，但由于發(fā)展水平不一，東西部高校差距較大，大多高校還存在著不少的問題，有待進(jìn)一步加強(qiáng)和改善。1、法規(guī)制度的滯后?，F(xiàn)在高校整理財會檔案主要是依據(jù)1993年頒布的高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法、高等學(xué)校檔案工作規(guī)范中有關(guān)財會檔案的規(guī)定，以及財政部、國家檔案局1998年下發(fā)的會計(jì)檔案管理辦法，很多高校都沒有制定專門的財會檔案管理辦法。這兩個管理規(guī)定的制定時間跨度將近二十年

4、，二十年來社會環(huán)境不斷變化，高校也在不斷發(fā)展，所產(chǎn)生的財會檔案也有了新的形式及內(nèi)容，例如學(xué)校與銀行及其它機(jī)構(gòu)簽訂的貸款合同、會計(jì)電算化檔案、學(xué)生助學(xué)貸款合同等等，這些內(nèi)容在原有的財會檔案管理辦法中都沒有體現(xiàn)，但這些又屬于歸檔的重要材料。因此，法規(guī)制度的滯后已嚴(yán)重約束財會檔案的發(fā)展。2、沒有實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。在高校財務(wù)部門及獨(dú)立核算的二級單位中普遍都未設(shè)專人負(fù)責(zé)財會檔案，由不同人員兼職，如檔案裝訂由會計(jì)人員完成，檔案的歸檔由其它人員完成，檔案的查詢由資料的形成人員負(fù)責(zé)等，他們大多沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識的專門培訓(xùn),缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對財會檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，不掌握檔案的基本操作規(guī)程，檔案整

5、理起來不規(guī)范，出現(xiàn)了很多問題，比如在整理會計(jì)憑證時有些附件材料沒有保留原件，而是使用復(fù)印件，有些沒有拆除金屬裝訂物，重要材料沒有蓋章及領(lǐng)導(dǎo)簽字等。3、歸檔不夠完整、及時。高校產(chǎn)生財會檔案的部門一是財務(wù)部門二是具有獨(dú)立核算功能的二級機(jī)構(gòu)如校辦企業(yè)、后勤部門等等，有一些高校只要求財務(wù)部門移交檔案，對二級機(jī)構(gòu)則不做要求，由其自行保管，而且移交時只注重收集紙質(zhì)檔案，忽視了對電算化會計(jì)檔案的收集。另外，根據(jù)規(guī)定，財會檔案在會計(jì)年度終了后可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后的次年6月底前由財務(wù)部門的專（兼）職檔案員將整理好的財會檔案向檔案部門移交。但在實(shí)際工作中，財會部門都會以種種理由為借口，不按時移交檔案，經(jīng)檔案部門多次催討，才不得不移交，造成了歸檔的不完整、不及時。4、鑒定銷毀不按時。財會檔案的保管期限一般分為三種：短期、長期、永久。短期一般保管不超過15年，長期不超過5