綜合辦公室管理辦法

1、綜合辦公室管理辦法一、公文管理辦法辦公室是行政公文處理的管理部門，主管本單位公文處理工作。辦公室應(yīng)明確專兼職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。包括簽收、登記、審核、擬辦、承 辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程序，辦公室主任應(yīng)及時提出擬辦意見送分管領(lǐng)導(dǎo)批示 或交有關(guān)部門辦理。需要傳閱的公文，不得在部門、個人之間橫傳。專兼職人員負(fù)責(zé)傳 遞、催辦，不得丟失，拖延。傳閱完成后及時歸卷，并且在卷內(nèi)目錄中填寫編號、文件 名稱清單。借閱文件應(yīng)及時，當(dāng)天文件不能超過次日中午時間，防止重要信息傳達(dá)不及時， 導(dǎo)致后患，同時各未班子成員及各部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真閱辦每一份傳閱文件，認(rèn)真填寫 公文閱辦箋。立卷分類可設(shè)立上級帶文號文件，上

2、級不帶文號資料，自發(fā)帶文號文件，自發(fā)不 帶文號資料，甲方帶文號文件，甲方不帶文號資料，監(jiān)理帶文號文件，監(jiān)理不帶文號資 料等文件盒，便于查找和管理。各部門發(fā)文應(yīng)由辦公室統(tǒng)一編號，發(fā)文底稿應(yīng)存放辦公室。二、受控文件管理辦法辦公室是“文件和資料控制程序”的主控部門，負(fù)責(zé)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全 管理體系相關(guān)文件的綜合管理。管理體系文件。包括管理手冊、程序文件；管理體系輔助性文件：包括施工組織、 項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書；技術(shù)性文件：包括國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)則，外來標(biāo) 準(zhǔn)圖紙圖樣等；涉及質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理的其他管理性文件、部門頒發(fā)的有 關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理專用文件；國家公布的涉

3、及質(zhì)量管理內(nèi)容方面的法律、 法規(guī)。辦公室有專兼職人員管理，相關(guān)部門也應(yīng)有專兼職人員管理受控文件，建立受控 文件臺帳，分門別類標(biāo)識清楚的建立受控文件檔案盒，盒內(nèi)有文件清單，發(fā)往其他部門 應(yīng)有發(fā)文清單。相關(guān)部門應(yīng)將質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系輔助性文件，技術(shù)性文件，涉及質(zhì) 量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理的其他管理性文件名稱列出清單，交辦公室留存一份。項(xiàng)目解體時，受控文件，資料應(yīng)按目錄清單上繳主管部門，辦理交接手續(xù)。三、公章、介紹信的管理辦法1印章必須由專人負(fù)責(zé)，建立“公章使用登記表” ，日常業(yè)務(wù)用印由辦公室主任審 批，對外生產(chǎn)經(jīng)營須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字方可用印。個人因工作，生活需要蓋印，必須填寫 “私人用印

4、審批表”，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽批后用印。印章保管人一律不準(zhǔn)私自用印。以單位名義開具的對外聯(lián)系工作介紹信， 需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽認(rèn)才能開具， 需公司開具 的介紹信，需持本單位介紹信到公司辦公室換領(lǐng)。項(xiàng)目因機(jī)構(gòu)變動或解體時， 應(yīng)將停用的印章密封好， 派專人交回制發(fā)單位封存或銷 毀。四、辦公及生活用品管理辦法1對于辦公及生活用品的購置，首先要按月列出計(jì)劃，由辦公室匯總報項(xiàng)目經(jīng)理審 批后，由辦公室負(fù)責(zé)采購、點(diǎn)收、 建卡， 做到帳物相符。單件在 2000元以上的固資采購， 首先要向公司對口部門報告購置計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，由責(zé)任成本中心下購置計(jì)劃、 固資購進(jìn)后，要填寫新建（購置）固定資產(chǎn)驗(yàn)收交接記錄，一式三份及固定

5、資產(chǎn)卡片一 式二份，由使用部門和使用人簽收后連記錄表一并交財(cái)務(wù)部門，組固入帳，財(cái)務(wù)部憑固 資卡片登記建帳。2對于 2000 元以內(nèi)的生活、辦公設(shè)備，其全部費(fèi)用進(jìn)單位成本，單位解體時，由 本單位（一般由經(jīng)理、書記、辦公室人員、財(cái)務(wù)主管）自行研究處理。 2000 元以上的物 品，由本單位向公司對口部門提交報告，寫明名稱、購置時間、數(shù)量、單價、已提折舊、 設(shè)備狀況，單位及財(cái)務(wù)蓋章后，由公司對口部門組織相關(guān)人員進(jìn)行評估，提交正式評估 報告一式四份（原單位一份，新單位一份，對口部門一份） ，由有關(guān)部門（單位）進(jìn)行帳 務(wù)處理。3辦公及生活用品的領(lǐng)用， 由辦公室指定人員負(fù)責(zé)登記， 根據(jù)實(shí)際情況， 本著合理、

6、 節(jié)約的原則發(fā)放領(lǐng)用。超標(biāo)以及存在浪費(fèi)現(xiàn)象的一律不予領(lǐng)取。五、考勤、請銷假管理辦法項(xiàng)目部實(shí)行早點(diǎn)名制度。點(diǎn)名未到者罰款 50 元，由辦公室下單張貼公告欄并上交 財(cái)務(wù)部從工資里扣除。職工需要請假者， 應(yīng)先到辦公室核定假期、 領(lǐng)取并填寫職工請假單， 先由分管部門 或領(lǐng)導(dǎo)簽字后再報經(jīng)理、書記批準(zhǔn)后把請假單留存辦公室備案。請假到期后，應(yīng)及時向 辦公室銷假，超過請假時間不銷假的視為曠工。因故需要延長假期的應(yīng)該提前打電話向 辦公室說明情況續(xù)假，回來后再補(bǔ)辦續(xù)假手續(xù)。3職工所享受年休假、探親假、婚假、產(chǎn)假、喪假的假期規(guī)定，依據(jù)勞動法和國家 相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4工作時間因私事需脫離工作崗位的，應(yīng)按規(guī)定申請事假，填

7、寫事假書面申請，經(jīng) 批準(zhǔn)后方可離崗。特殊情況不能事前書面申請的，經(jīng)批準(zhǔn)后，事后上班第一天及時補(bǔ)辦 手續(xù)。5請病假者需持公費(fèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)指定醫(yī)院（急診除外）開具的病假證明，經(jīng)批準(zhǔn)后方 可。請事假時間累積達(dá)到應(yīng)享受年休假時間的，取消本年度年休假。6請假人員需在假條上留下家庭電話號碼，以備特殊情況下溝通聯(lián)系。請假期間手 機(jī)不能出現(xiàn)長時間（ 1-2 天）關(guān)停現(xiàn)象。六、后勤、衛(wèi)生管理辦法辦公室負(fù)責(zé)對項(xiàng)目部職工生活、環(huán)境衛(wèi)生、辦公及生活用品、小型機(jī)具進(jìn)行管理項(xiàng)目部成立伙委會，每月至少召開一次伙委會會議。開展“星級生活管理，健康文 體活動”競賽，為保證施工生產(chǎn)及各項(xiàng)工作創(chuàng)造一個良好環(huán)境。食堂服務(wù)人員要樹立為職工

8、滿腔服務(wù)的熱情， 增加主副食花色品種， 提高飯菜質(zhì)量， 盡量滿足職工的要求。要搞好伙食成本的核算，堅(jiān)持二人以上采購，堅(jiān)持過磅驗(yàn)收，堅(jiān)持日清月結(jié)，按月 公布伙食成本盈虧情況，盈虧情況控制在實(shí)際收入 5%范圍之內(nèi)。食堂衛(wèi)生必須執(zhí)行食品衛(wèi)生“五 ?四”制度，嚴(yán)禁采購和出售腐爛變質(zhì)食品，食堂 和炊管人員個人必須常年保持整潔衛(wèi)生，防止病從口入、杜絕食物中毒事件發(fā)生。6項(xiàng)目部實(shí)行環(huán)境衛(wèi)生包干制， 各部門辦公室門前室內(nèi)由各部門負(fù)責(zé)人指定人員排 班負(fù)責(zé)每日清掃。各宿舍門前室內(nèi)由各宿舍人員推選出責(zé)任人，由責(zé)任人指定人員排班 負(fù)責(zé)每日清掃，保持辦公和居住環(huán)境干凈衛(wèi)生。7辦公室協(xié)同工會， 每月一次對職工宿舍、辦公場

9、所環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行檢查，對衛(wèi)生工 作，防火、防盜工作達(dá)不到要求的要提出批評，并且監(jiān)督、檢查進(jìn)行整改，直至達(dá)到要 求。七、通訊費(fèi)管理辦法手機(jī)費(fèi)的管理由辦公室負(fù)責(zé)，項(xiàng)目部班子成員手機(jī)話費(fèi)使用標(biāo)準(zhǔn)按中鐵四七辦 （2011）8 號文件規(guī)定執(zhí)行。正科級每月話費(fèi) 600元，總工、總經(jīng)、安全總監(jiān)及副經(jīng)理每 月話費(fèi) 400 元，攪拌站負(fù)責(zé)人每月話費(fèi) 260 元，各部門負(fù)責(zé)人每月話費(fèi) 200元，技術(shù)主管 每月話費(fèi) 150 元，技術(shù)員每月話費(fèi) 100元，司機(jī)每月話費(fèi) 100元 （注：食堂、保潔等非直 接參與生產(chǎn)人員不按照此規(guī)定執(zhí)行 ）。2傳真放在辦公室，但必須保證有專人負(fù)責(zé)管理，所有傳真件須經(jīng)各部門分管領(lǐng)導(dǎo) 審批同意

10、后，方可進(jìn)行傳真。八、信息調(diào)研管理辦法根據(jù)公司信息評比辦法，工程造價在一億元以上的項(xiàng)目經(jīng)理部每月應(yīng)上報 5 條， 億元以下的項(xiàng)目經(jīng)理部每月應(yīng)上報 3 條，辦公室應(yīng)完成或超額完成規(guī)定的信息上報數(shù)量。急、重大信息在兩個小時內(nèi)必須上報公司辦公室。完成公司辦公室下達(dá)的調(diào)研計(jì)劃。九、生產(chǎn)指揮車輛管理辦法項(xiàng)目部的小車是為項(xiàng)目指揮生產(chǎn)、為有關(guān)部門服務(wù)現(xiàn)場和解決急、難、險等情況服 務(wù)的，由辦公室統(tǒng)一管理使用，各部門用車必須通過辦公室，嚴(yán)禁司機(jī)本人和他人私自 出車。專職司機(jī)必須每天填寫車輛運(yùn)轉(zhuǎn)記錄，記錄每天誰用車、去哪里、行駛里程、維 修、加油時間及加油量等情況。缺少車輛運(yùn)轉(zhuǎn)記錄的，當(dāng)月工資一律不予發(fā)放。2.車

11、輛管理實(shí)行定車定人制， 非專職司機(jī)一律不準(zhǔn)開車， 同時嚴(yán)禁項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子成員 私自駕車，如有違反，發(fā)現(xiàn)后對專職司機(jī)罰款一千元。由辦公室辦理一車一卡制， 加油時由專車司機(jī)到辦公室領(lǐng)去卡加完油及時上交油卡 和加油打印小票，并在小票上寫上該車輛行車公里數(shù)，辦公室統(tǒng)一登記，而且必須按月 按里程核算單車油耗情況，實(shí)行節(jié)獎超罰，對過路過橋費(fèi)，小型維修費(fèi)等費(fèi)用，辦公室 主任必須把好第一道審核關(guān)口，盡量做到降低項(xiàng)目部管理費(fèi)用，同時每月在公示欄張貼。加強(qiáng)對司機(jī)安全行車的教育， 違章處罰由司機(jī)個人自理， 項(xiàng)目部概負(fù)責(zé)， 同時嚴(yán)禁 酒后開車，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，杜絕發(fā)生重大行車事故。發(fā)現(xiàn)酒后開車的一律開除或退 回公司，

12、由此所造成的后果自行負(fù)責(zé)。5為了節(jié)約成本，能乘公共汽車的、有火車及其它交通工具的一般不派專車，能夠 同一方向共用一輛車的盡量合并用車。6認(rèn)真填寫機(jī)動車輛登記表 ，掌握車輛養(yǎng)路費(fèi)、運(yùn)管費(fèi)、貨物附加費(fèi)、車輛使 用稅、車輛保險費(fèi)和車輛、司機(jī)年檢等工作，及時將有關(guān)手續(xù)交到公司安質(zhì)部辦理，督 促有關(guān)費(fèi)用的交納。過期未辦給單位帶來損失的要追究辦公室主任的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。十、業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理辦法業(yè)務(wù)招待費(fèi)是企業(yè)對外經(jīng)營活動的需要。為有效地使用業(yè)務(wù)招待費(fèi)用，使其更好地 發(fā)揮應(yīng)有的作用，特作如下規(guī)定。（一）業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用原則、范圍業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用應(yīng)本著“內(nèi)外有別、解決問題”和總額控制的原則。使用范圍是指在本項(xiàng)目部從事對外

13、業(yè)務(wù)往來的人員，招待范圍為與項(xiàng)目部有業(yè)務(wù) 往來的單位或個人。3業(yè)務(wù)招待視情況能在本項(xiàng)目部食堂解決的要盡可能在食堂解決。（二）業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用程序凡使用業(yè)務(wù)招待費(fèi)的人員必須事先向領(lǐng)導(dǎo)請示并規(guī)定限額，待得到同意后方能進(jìn) 行。業(yè)務(wù)招待費(fèi)一次使用在 200 元以下的，由分管領(lǐng)導(dǎo)同意后辦理；超過 200元的，須 經(jīng)經(jīng)理或書記同意后，方可辦理。2.業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報銷實(shí)行經(jīng)理“一支筆”審批，黨政會簽。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)發(fā)生后三日內(nèi)必須辦理報批手續(xù)， 做到一事一報、 誰事誰報。 即先填寫 “業(yè)務(wù)招待費(fèi)清單”，經(jīng)項(xiàng)目部經(jīng)理審批、書記會簽后，辦公室辦理登記，方能報銷。嚴(yán)格日常對外聯(lián)系工作臨時用品（煙、酒、礦泉水、飲料等）

14、的控制，對外招待需 填寫“招待煙、酒、礦泉水、飲料申請單”并注明所辦事宜，經(jīng)項(xiàng)目部經(jīng)理批示后，辦 公室才能發(fā)放。凡能在內(nèi)部食堂就餐的， 一律在內(nèi)部食堂辦理， 由經(jīng)辦人員填寫 “外來人員就餐批 準(zhǔn)單”，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交辦公室安排工作餐，辦公室每月匯總送項(xiàng)目部經(jīng)理審批， 到財(cái)務(wù)報銷，進(jìn)入食堂成本，并有炊事員和經(jīng)辦人員簽字。工作餐的標(biāo)準(zhǔn)原則上公司領(lǐng) 導(dǎo)每人每餐 100元，科級干部每人每餐 50元，一般工作人員每人每餐 20 元。（三）業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用中注意事項(xiàng)：1.嚴(yán)格禁止長期積壓或多次招待一次報批現(xiàn)象。2.禁止不打招呼， 先斬后奏或超標(biāo)準(zhǔn)招待。 嚴(yán)格控制陪餐人員的數(shù)量， 做到誰事誰辦3.格控制招

15、待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和非生產(chǎn)性、經(jīng)營性支出。禁止招待人員進(jìn)舞廳、桑拿等高級娛樂場所進(jìn)行消費(fèi)。禁止內(nèi)部招待，杜絕招待過程中的浪費(fèi)現(xiàn)象。十一、附則1.本辦法自即日起生效。2.本辦法由項(xiàng)目部辦公室負(fù)責(zé)解釋。附表 1收文登記簿日期編號來文編號標(biāo)題份數(shù)備注附表 2發(fā)文編號登記簿發(fā)文標(biāo)題主題詞簽發(fā)日期編號附表 3受控文件一覽表序號主管部門受控文件編號受控文件分發(fā)號受 控 文 件 標(biāo) 題受控文件份數(shù)受控文件簽發(fā)人備注附表 4文件發(fā)放范圍清單序號名稱份數(shù)分發(fā)號簽收序號名稱份數(shù)分發(fā)號簽收發(fā)文部門： 收發(fā)室接收人：附表 5請示報告登記簿日期編號來文編號標(biāo)題處理結(jié)果附表 6電傳通知登記簿日期編號來文編號內(nèi) 容 搞 要處理結(jié)果附

16、表 7業(yè)務(wù)招待費(fèi)登記表時間事由報銷金額經(jīng)辦部門報銷人領(lǐng)導(dǎo)審批附表 8公章使用登記表日期使用人經(jīng)辦人用途批準(zhǔn)人備注附表 9介紹信使用登記表日期單位經(jīng)辦人內(nèi)容摘要批準(zhǔn)人備注附表 10手機(jī)話費(fèi)登記本序號姓名月標(biāo)準(zhǔn)（元）實(shí)際發(fā)生 額（元）超標(biāo)額（元）月份報銷時間附表 11工作情況簡報登記本編號標(biāo)題份數(shù)上報部門備注附表 12上報信息登記本編號摘要份數(shù)上報部門備注附表 13文件審批表受控狀態(tài)（ ） 緩急）簽發(fā)：主管部門核稿：主管部門：擬稿人：電話：會簽：標(biāo)題：主題詞：附件（ 份）主送：抄報：抄送：共印：份存檔：份打字：校對：發(fā)文編號：號年月 日封發(fā)附表 14員工因公出差審批表部門申請人姓名前往單位預(yù)計(jì)時間

17、（天）要解決的具體問題審批人解決問題的落實(shí)情況（不夠填寫可附頁）實(shí)際工作時間以下在出差、住勤費(fèi)報銷單背后粘貼）領(lǐng)導(dǎo)審批意見出差人姓名天數(shù)領(lǐng)導(dǎo)簽名落款日期附表 15駕駛員登記表序號姓名性別年齡駕證號身份證號初次領(lǐng)證日期準(zhǔn)駕車型戶籍單位備注附表 16公司機(jī)動車輛登記表單位：序號牌照號管理號車型廠牌發(fā)動機(jī)號車架號顏色噸/ 座戶籍養(yǎng)路費(fèi)車船稅保險運(yùn)管費(fèi)備注1234567891011附表 17已婚育齡職工花名冊序號姓名出生 年 月家庭住址婚姻 狀 況現(xiàn)有子女采取何種 節(jié)育 措施配偶備注男女是否 領(lǐng) 證姓名單位住址附表 18未婚青年登記表序號姓名性別出生年月戶口所在地備注附表 19計(jì)劃生育宣傳情況記錄開展

18、宣傳月時間：宣傳月題目：學(xué)學(xué)習(xí)習(xí)情內(nèi)況容學(xué)習(xí)次數(shù)：參加人數(shù)：領(lǐng)導(dǎo)參加數(shù)：備注：活動橫幅標(biāo)語答卷播放錄像展版櫥窗板報播放碟片座談會情況（幅）（條）（人次）（場次）（塊）（期）（期）（次）（次）塡表單位：制表人：填表時間： 年 月 日附表 20領(lǐng)發(fā)計(jì)劃生育光榮證登記表編號領(lǐng)證夫婦姓名性別年齡工作單位兒童姓名性別出生年月日保健費(fèi)發(fā)放時間光榮證發(fā)放時間光榮證號獎勵金額備注附表 21年避孕藥具發(fā)放、隨訪花名冊附件（一）填表單位：發(fā)放情況隨訪情況姓名藥具品種規(guī)格數(shù)量日期領(lǐng)藥人簽名隨訪日期有何副作用失敗原因發(fā)藥人簽名備注漏服破損其它附表 22獨(dú)生子女保健費(fèi)發(fā)放登記表單位：姓名性別年齡獎 勵 項(xiàng) 目獎勵標(biāo)準(zhǔn)金

19、額簽章附表 23隨隊(duì)家屬登記表序號姓名出生 年 月結(jié)婚 年 月原戶口所在地現(xiàn)住址現(xiàn)在 子 女 數(shù)采取何種節(jié)育措施來隊(duì) 時 間懷孕、生育男方備注懷孕 年 月胎次生育 年 月姓名單位附表 24生活辦公固資登記臺帳序號品名規(guī)格型號購置日期單位數(shù)量設(shè)備原值備注附表 25低值易耗品登記臺帳序號品名單位數(shù)量單價金額備注固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)類卡 片 號：別：資產(chǎn)名稱型 號、規(guī) 格 及 技 術(shù) 特征管理編號計(jì)量單位數(shù)量建造年月建造單位技術(shù)證書出廠編號動態(tài)記錄原價或評 估 價 值使用日期日期保管使用單位已提折舊新建（購置）固定資產(chǎn)驗(yàn)收交接記錄中鐵四局集團(tuán)財(cái)固7）固定資產(chǎn)名稱計(jì)量單位數(shù)量管理編號規(guī)格型號或結(jié)構(gòu)建造單位建造年月年月出廠編號登記對象原內(nèi)含設(shè)備內(nèi)含安裝價費(fèi)費(fèi)構(gòu)筑地點(diǎn)或保管使用單位折舊年限殘值率本 固 定 資 產(chǎn) 由 下 列 單 項(xiàng) 資 產(chǎn) 組成資產(chǎn)名稱規(guī)格型號建造單位及年月計(jì)量單位數(shù)量單價金額單位主管單位主管單位主管單位主管驗(yàn)收意見及驗(yàn)收人員簽字：附屬技術(shù)資料：投資款源：接收單位 :（公章）移交單位： （公章 ）使用部門經(jīng)辦部門財(cái)務(wù)