公司公文管理辦法

1、公司公文管理辦法第一章 總 則第一條 為提高公司的公文質(zhì)量和辦事效率，實(shí)現(xiàn)公文管理工作的規(guī)范化、制度化及標(biāo)準(zhǔn)化，特制定公文管理辦法。第二條 公文是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹公司精神與政策，發(fā)布規(guī)章制度，實(shí)行管理措施，請(qǐng)示、答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況及交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。若使用OA等辦公軟件行文的，審批流程及辦文要求等均遵循本辦法規(guī)定。第三條 公文管理包括公文的擬發(fā)、收文、辦理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文必須堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。第五條 技術(shù)部資料室是公司公文處理的管

2、理機(jī)構(gòu)。負(fù)責(zé)收發(fā)、傳遞、歸檔各部門的公文、資料的管理工作。第六條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的保密法規(guī)及公司的有關(guān)規(guī)定，確保公司利益不受損害。 第二章 公文種類第七條 公司的公文種類主要有：報(bào)告、請(qǐng)示、函、命令（令）、決定、通報(bào)、通知、批復(fù)、意見、會(huì)議紀(jì)要等。一、報(bào)告：適用于向上級(jí)組織機(jī)構(gòu)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)組織機(jī)構(gòu)的詢問。二、請(qǐng)示：適用于向上級(jí)組織機(jī)構(gòu)就有關(guān)事項(xiàng)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。三、函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題。四、命令（令）：適用于頒布重要規(guī)章、制度和管理辦法；采取重大強(qiáng)制性行政措施；任免、獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤銷各部門不適當(dāng)?shù)臎Q定。五、決定：適用于

3、對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排；任免有關(guān)人員；獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；變更或者撤銷各部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。六、通報(bào)：適用于公司內(nèi)部表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或交流重要情況。七、通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)政府機(jī)關(guān)及公司股東大會(huì)、董事會(huì)的公文，批轉(zhuǎn)各部門的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求各部門辦理、周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)。八、批復(fù)：適用于答復(fù)施工單位或人員的請(qǐng)示事項(xiàng)。九、會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。十、其他。第八條 發(fā)文部門根據(jù)工作實(shí)際確定公文文種，不確定的可向技術(shù)部資料室咨詢。第三章 行文及格式第九條 詳見附件一、二。第四章 公文管理具體辦法第十條 管理內(nèi)容公文管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)來電、來文；公司上報(bào)

4、和下發(fā)的各種文件、資料；同級(jí)相關(guān)方函、電、來文等。第十一條 收文1外來文件、郵件和刊物，均由綜合辦公室簽收、拆封、登記和分發(fā)。凡是寫明公司部門名稱或個(gè)人收取的直接送至各部門或個(gè)人。2公司外出人員參加會(huì)議帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交技術(shù)部資料室進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。第十二條 文件的閱批與分轉(zhuǎn)1凡正式文件均需由技術(shù)部資料室負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由資料員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。2一般函、電、單據(jù)等，由技術(shù)部資料室資料員直接分轉(zhuǎn)處理。3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，技術(shù)部資料室資料員應(yīng)在當(dāng)天將文

5、件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。第十三條 文件的傳閱與催辦1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露任何內(nèi)容。2閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交技術(shù)部資料室，切忌橫傳。閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，相關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3技術(shù)部資料室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要

6、備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得技術(shù)部資料室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔，以防丟失。第十四條 發(fā)文的管理1公司上報(bào)下發(fā)正式文件由技術(shù)部資料室負(fù)責(zé)。2凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要等，均屬發(fā)文范圍。 3各部門若召開專題會(huì)議所作的決定，一般不發(fā)文，可以各部門名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。4各部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，由相關(guān)部門擬稿，部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由技術(shù)部資料室統(tǒng)一發(fā)文。第十五條 發(fā)文程序與要求1各部門需要發(fā)文，自行擬定發(fā)文稿件，并應(yīng)通過主管領(lǐng)導(dǎo)審核，完成簽字、蓋章手續(xù)，對(duì)發(fā)文內(nèi)容負(fù)責(zé)。2、資料室負(fù)責(zé)審查文稿格式、編撰文件編號(hào)，進(jìn)行文件傳遞、登記及歸

7、檔工作。3草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。4各部門主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿發(fā)文人重新擬稿。第十六條 文件的立卷與歸檔1文件的歸檔范圍：以公司名義形成的文件、市委市政府及職能部門的批復(fù)、回函等文件原件統(tǒng)一由技術(shù)部資料室負(fù)責(zé)歸檔，各業(yè)務(wù)對(duì)接部分將文件復(fù)印立卷歸檔、其他部門日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。2文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。3立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。4要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。5上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。第十七條 文件的銷毀對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，技術(shù)部資料室應(yīng)定期清理造冊(cè)，辦理