大學公文處理實施細則

1、XXXX大學公文處理實施細則第一章 總 則第一條 為使我校的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文質(zhì)量和辦文效率，根據(jù)中共中央辦公廳國務院辦公廳關(guān)于印發(fā)黨政機關(guān)公文處理工作條例的通知（中辦發(fā)20XX14號）要求，結(jié)合我校實際情況，特制定本實施細則。第二條 黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。第三條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。第四條

2、全校各單位應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，指定專人負責公文處理工作。第五條 校辦公室是我校公文處理的管理機構(gòu)，并對各單位的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。第二章 公文種類第六條 我校常用的公文種類主要有：（一）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。（二）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。（三）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（四）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級單位執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（五）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。（六）

3、報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。（七）請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。（八）批復。適用于答復下級單位請示事項。（九）函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。（十）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。第三章 公文格式第七條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。涉密公文應

4、當標注份號。（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。發(fā)文的密級由學校保密委員會負責審定。（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。如需標注緊急程度，根據(jù)緊急程度，應當分別標注“特急”“加急”，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角。如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。（四）發(fā)文機關(guān)標志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機

5、關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。我校公文版頭的主要形式及適應范圍為：1、“中共XXXX大學委員會文件”和“XXXX大學文件”版頭用于向上級機關(guān)報告、請示工作，頒布學校重要規(guī)章，公布學期或?qū)W年工作計劃以及機構(gòu)設置，印發(fā)學校決定以及以學校名義下發(fā)的綜合性通知，干部任免，校級

6、表彰獎勵和懲處，批復校內(nèi)各單位的重要請示、報告、意見等；向不相隸屬的政府業(yè)務歸口管理部門詢問、商榷、答復、請求批準有關(guān)事項；向校外不相隸屬的單位詢問、商榷或答復有關(guān)具體事項等。校辦公室可根據(jù)授權(quán)，傳達黨委和行政的決定，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，印發(fā)上級領導和學校領導重要講話，印發(fā)學校領導的工作分工，啟用或廢止校屬職能機構(gòu)和單位的印章，就全校帶有綜合性的工作作出安排和布置，發(fā)布有關(guān)事項等，印發(fā)全校性會議通知和工作安排，全校性節(jié)假日安排，臨時性的工作調(diào)整，以辦公室名義出具的說明函件等。2、“中共XXXX大學紀律檢查委員會文件”、“XXXX大學工會文件”、“共青團XXXX大學委員會文件”版頭適用于以紀委、

7、工會、團委名義印發(fā)的文件。3、“中共XXXX大學委員會黨委會紀要”和“XXXX大學校長辦公會議紀要”版頭適用于發(fā)布學校黨委會和校長辦公會的紀要。（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。1、以校黨委、行政名義的發(fā)文，分別用如下發(fā)文字號：黨委公文：上行文，用“民大黨字”；下行文，用“校黨字”。一般情況

8、下，只有校黨委重要的獎懲、重要的規(guī)章制度和重要的、全局性工作的發(fā)文，才使用“校黨字”編號。行政公文：上行文，用“青民大字”；下行文，用“校字”。一般情況下，只有學校重要的獎懲、重要的規(guī)章制度和重要的、全局性工作的發(fā)文，才使用“校字”編號。校級常設機構(gòu)公文：校綜治字、校保密字、校維穩(wěn)字。其他如“校學工字”、“校關(guān)工字”等字號應統(tǒng)編入相應的部門字號中，不宜單獨編號。2、黨政機關(guān)各項工作及院系部的發(fā)文，其編號作如下規(guī)定：（1）黨群工作公文：全校性發(fā)文字號：校黨辦字、校紀檢字、校黨組字、校黨宣字、校工字、校團字。部門內(nèi)部發(fā)文字號：黨辦字、紀檢字、黨組字、黨宣字、工字、團字。（2）行政工作公文：全校性發(fā)

9、文字號：校辦字、校監(jiān)字、校人字、校學字、校研字、校教字、?？谱?、校后字、校財字、校發(fā)字、校保字、校招字、校圖字、校學報字、校國教字、校實設字、校后服字。部門內(nèi)部發(fā)文字號：辦字、監(jiān)字、人字、學字、研字、教字、科字、后字、財字、發(fā)字、保字、招字、圖字、學報字、國教字、實設字、后服字。院系部發(fā)文字號：法學字、公管字、工商字、經(jīng)濟字、民社字、文學字、外語字、藏學字、政治字、化生字、計算機字、數(shù)學字、物電字、師范字、繼教字、交通字、蒙文字、體育字、藝術(shù)字、思政字、預科字。（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置?！昂灠l(fā)

10、人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。（七）標題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布?；匦袝r，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。（八）主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。編排于標題下空一行位置，居

11、左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關(guān)名稱移至版記。（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1、”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1、xxxxx”）。附件名稱后

12、不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。（十一）發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位。黨委系統(tǒng)發(fā)文日期用阿拉伯數(shù)字標注，行政系統(tǒng)發(fā)文日期用漢字標注。公文最后一頁不得只出現(xiàn)成文日期和印章，也不得標識“此頁無正文”，應通過調(diào)整行距加以解決。（十三）印章。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。1、加蓋印章的公文。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關(guān)行文時

13、，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。2、不加蓋印章的公文。單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)

14、署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。當公文排版后所剩空白處不能容下印章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。請示性公文應在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行，附件標題居中編排在版心第三行，附件順序號

15、和附件標題應當與附件說明的表述一致。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。附件格式要求同正文。（十六）抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應當將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間

16、不加分隔線。（十七）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位，后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，

17、數(shù)字左右各放一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。第八條 公文的特定格式：（一）信函格式。發(fā)文機關(guān)標志使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)標志。發(fā)文機關(guān)標志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，居中排布。如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊

18、急程度的順序自上而下分行排列。發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下。標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、分隔線。（二）紀要格式。紀要標志由“xxxxx紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。（三）公文中的橫排表格。a4紙型的表格橫排

19、時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。第九條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關(guān)國家標準和規(guī)定執(zhí)行。公文用紙幅面采用國際標準a4型，特殊形式的公文用紙幅面根據(jù)實際需要確定。第四章 行文規(guī)則第十條 行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。第十一條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。校黨委、行政可以對上、對下行文，也可以向不相隸屬的單位行文。除校辦公室、紀委、工會、團委可以各自版頭和字號行文外，其他單位不得自行制作帶“文件”的版頭。各單位向全校范圍行文時，共同使用“中共XXXX大學委員會文件”和“XXXX大學文件”版

20、頭，發(fā)文字號按各自順序確定。如黨委組織部、教務處向全校行文時，版頭為“中共XXXX大學委員會文件”、“XXXX大學文件”，發(fā)文字號分別為校黨組字xxxxxx號、校教字xxxxxx號。確因工作需要，各單位可印制內(nèi)部使用的不帶“文件”二字的紅字版頭，使用此類版頭行文由各單位主要負責人簽發(fā)，文責自負，自行管理。如黨委組織部需印制有關(guān)公文，其版頭為“中共XXXX大學委員會組織部”，文學院為“XXXX大學文學院”，其發(fā)文字號分別是黨組字xxxxxx號、文學字xxxxxx號。其適用范圍是：就本單位職責范圍內(nèi)的工作和有關(guān)事項作出安排，本單位的表彰獎勵和懲處，發(fā)布本單位的有關(guān)規(guī)定，向?qū)W校請示、報告工作等。各單

21、位不得擅自下發(fā)有關(guān)方針、政策、規(guī)章制度類的公文。第十二條 行文應當貫徹黨政分開的原則。一般情況下，不使用黨政聯(lián)合發(fā)文。凡屬黨務方面的工作，由黨委發(fā)文，若涉及行政有關(guān)部門，可抄送。凡屬政務方面的工作，由行政發(fā)文，若涉及黨委有關(guān)部門，可抄送。第十三條 校辦公室經(jīng)授權(quán)可以對外行文，黨政各職能部門和各院系部未經(jīng)學校批準，不得對外行文。第十四條 正確確定公文的主送和抄送單位。向上級機關(guān)的請示，應當主送一個單位，確有必要時，可抄送有關(guān)單位。向下級單位或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關(guān)。第十五條 凡是請示或報告工作，一般不要越級行文。因緊急、特殊情況必須越級請示和報告時，應說明情況并抄送越過的上

22、級機關(guān)。第十六條 向上請示問題和報告工作要分開，“請示”應當一文一事，“報告”不得夾帶請示事項，不得將“請示”、“報告”混用，不得出現(xiàn)“關(guān)于(某內(nèi)容)的請示報告”、“關(guān)于申請(或請求)(某內(nèi)容)的報告”。第十七條 各單位必要時可以聯(lián)合行文。第五章 公文擬制第十八條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。第十九條 公文起草應當注意：（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖。（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策、措施和辦法切實可行。（三）深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。（四）公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)部門意見，力求達成

23、一致。（五）文種正確、格式規(guī)范，主題突出、觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹、表述準確，條理清晰、層次分明，內(nèi)容簡潔、文字精煉。（六）使用人名、地名、數(shù)字和有關(guān)材料時，要核對準確。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)、層次序數(shù)和作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它應當使用阿拉伯數(shù)字。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號；引用外文應當注明中文含義。（七）單位負責人應當主持、指導重要公文起草工作。第二十條 以校黨委和校行政名義發(fā)出的綜合性工作報告、全校性工作總結(jié)、工作規(guī)劃、匯報材料、講話稿、備忘錄、意向書、協(xié)議書、賀詞、新聞稿等由校辦公室負責起草，或會同有關(guān)部門共同起草。凡屬各部門業(yè)務性、專業(yè)性公文，由主辦部門擬稿。擬

24、稿完畢，擬稿人應當規(guī)范填寫“XXXX大學發(fā)文稿紙”中的標題、主送機關(guān)、抄送單位、擬稿單位、擬稿人、附件等有關(guān)要素，由單位主要負責人審核。第二十一條 凡是以校黨委、行政名義印發(fā)的公文，由擬稿單位初核,校辦公室復核，最后送校領導簽發(fā)。若所擬公文內(nèi)容涉及有關(guān)職能部門的職權(quán)，擬稿單位須請有關(guān)單位會簽，意見一致后方可送校辦公室審核。審核的重點是：（一）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；所提政策措施和辦法是否切實可行。（二）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。（三）涉及有關(guān)者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。（四）文種是否正確；主送及抄送單位、密級

25、是否恰當；文字表達及人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；格式及文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。（五）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。第二十二條 經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。第二十三條 公文一經(jīng)簽發(fā)，即成為定稿，并據(jù)此生效。綜合性的、重大的問題，由校黨委書記、校長簽發(fā)，或由黨委會、校長辦公會集體討論決定后由主持人簽發(fā)；業(yè)務性的專項問題，由主管校領導簽發(fā)；屬于日常例行性的工作，可由校辦公室負責人根據(jù)授權(quán)簽發(fā)；各單位自行印制的公文，由所在單位負責人簽發(fā)。緊急公文，簽發(fā)人如果不

26、在校內(nèi)，可通過電話聯(lián)系，經(jīng)請示同意后，可先發(fā)文，再補辦簽發(fā)手續(xù)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署單位的負責人會簽。第六章 公文辦理第二十四條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。第二十五條 校辦公室機要室負責學校收文辦理。收文辦理的主要程序是：（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。凡學校的收文，除個人親啟件交收件人外，由校辦公室機要室拆封、登記和分辦。個人出差、開會帶回的文件和各部門收到的外來文件，均應及時交校辦公室機要室統(tǒng)一登記、編號和管

27、理。所有公文須填寫“收文登記本”、“收文處理表”并將收文日期、收文序號、發(fā)文字號、密級、發(fā)文機關(guān)、公文標題（內(nèi)容摘要）、份數(shù)等逐項填寫清楚。（三）初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本單位辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。（四）承辦。校辦公室機要室應將收文送校辦公室主任簽批。一般的例行公文，由辦公室主任簽批，轉(zhuǎn)業(yè)務部門承辦；閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定閱知范圍后分送；內(nèi)容重要的公文，由辦公室主任提出擬辦意見，呈送有關(guān)校領導批辦，根據(jù)批辦意見轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理，需要兩個以上

28、部門辦理的，應當明確主辦部門。各級領導閱批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。（五）傳閱。根據(jù)領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。公文傳遞必須做到及時、準確、安全，應隨到隨送、隨到隨閱，閱后及時退還。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。密級文件除校領導外一律到校辦機要室閱讀，不得在其他辦公室過夜。“文件處理表”中閱文者應為校領導或單位負責人。若承辦單位其他人員需要閱文，應辦理借閱手續(xù)，可復印或組織內(nèi)部閱文，用后及時銷退。（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦

29、部門按期辦結(jié)。任何單位和個人對承辦的公文，必須認真負責，迅速辦理，不得互相推諉，拖延積壓；對因某種原因一時不能完成的公文，應向?qū)W校和來文單位說明情況。（七）答復。公文的辦理結(jié)果應當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。公文承辦完畢，應注明辦理情況和結(jié)果，將公文及時退回校辦公室機要室。第二十六條 發(fā)文辦理的主要程序是：（一）復核。已簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核；需作實質(zhì)性修改的，應當報原簽批人復審。（二）登記。對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。公文一般由主辦單位登記編號。以校黨委、行政名義制發(fā)的公文由校辦公室機要室統(tǒng)一編號；

30、各單位自行印制的正式公文按規(guī)定登記編號。（三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。以校黨委、行政名義發(fā)出的公文，由校辦公室印制；以各單位名義發(fā)出的公文，由各單位按照公文格式的有關(guān)規(guī)定印制。公文校對工作一律由擬稿單位負責，校對人員不得擅自更改已經(jīng)簽發(fā)的原稿。公文經(jīng)打印和校對修改，要求文字準確率100，編排美觀，印刷字跡清晰，裝訂整齊。公文印制好后，由擬稿單位按規(guī)定用印。以校黨委、行政名義的發(fā)文在校辦機要室用印，各單位的公文在本單位用印，所蓋印章必須與發(fā)文字號的單位名稱相一致。（四）核發(fā)。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。校黨委、校行

31、政、校級虛設機構(gòu)、校辦公室的發(fā)文由校辦分發(fā)，其他如校紀檢字、校黨組字、校人字、校教字、校學字等發(fā)文由各單位自行負責按規(guī)定份數(shù)和發(fā)送范圍分送。重要的和有辦理時限的校內(nèi)發(fā)文必須一一送交并簽收，送往校外的請示、重要報告必須用掛號信發(fā)出或送交簽收。公開印發(fā)的公文，可以張貼、掛網(wǎng)，也可以復（翻）印。利用計算機、傳真機傳輸秘密公文，必須采取加密措施，絕密文件不得用計算機、傳真機傳輸。第二十七條 涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進行傳遞。第二十八條 需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應當根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及學校檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上單位聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位歸檔，相關(guān)單位保存復制件。單位負責人兼任其他單位職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職單位歸檔。第七章 公文管理第二十九條 各單位應當建立健全公文管理制度，制定專人統(tǒng)一管理，確保管理嚴格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。第三十條 以校黨委、行政名義印制的公文，在公文辦理完畢后，將文稿簽發(fā)單、公文原件以及正本三份交校辦公室機要室保存?zhèn)洳椤Ｍ鈦砦脑谖募啴吇蜣k理完畢后交校辦公室機要室保存?zhèn)洳?。?lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理歸檔，其他單位保存復制件或者其他形式的公文副本。每年五月底前，各單位公文管理人員會同校辦公室機要人員及檔案人員將上年度應整理(立卷)、歸檔的公