WZ05 采購合同管理工作程序

1、 物資管理制度 版次/修訂碼：A/0 PAGE 13WZ05 采購合合同管理工工作程序合同的擬訂訂、簽署、分發(fā)與保保管評標(biāo)報告或或議標(biāo)報告告經(jīng)批準(zhǔn)后后，由采購購主管根據(jù)據(jù)招標(biāo)文件件和需供雙雙方往來函函件擬訂采采購合同，經(jīng)經(jīng)經(jīng)理審閱閱后由采購購主管傳送送至相關(guān)部部門評審。文員負(fù)責(zé)制制作裝訂合合同文件，采采購主管負(fù)負(fù)責(zé)傳送雙雙方簽署。簽署順序序原則上應(yīng)應(yīng)由對方先先簽署。對對方簽署后后，采購主主管應(yīng)核對對合同文件件有無改動動，簽署是是否具備效效力，確認(rèn)認(rèn)無誤后再再由我方主主管領(lǐng)導(dǎo)簽簽署。公司應(yīng)當(dāng)保保存采購合合同正本一一份，副本本兩份。正正本交財務(wù)務(wù)部存檔，副副本一份交交項目發(fā)展展部，另一一份由物資資

2、管理部保保管使用。分發(fā)合同同時應(yīng)由文文員填寫采購合同同分發(fā)登記記表。付款合同關(guān)系確確立后或合合同簽署后后方可辦理理付款手續(xù)續(xù)。采購主管負(fù)負(fù)責(zé)填制物資采購購付款證書書，按照照審批順序序傳送各部部門及公司司領(lǐng)導(dǎo)審批批簽署。物資采購購付款證書書應(yīng)附下下列文件或或憑據(jù)：支付定金或或預(yù)付款的的，附中標(biāo)標(biāo)通知書或或合同中付付款條件所所在頁。物資到達前前需支付貨貨款的，附附供應(yīng)商付付款申請書書及物資管管理部審核核意見。物資到達后后支付貨款款的，附物物資驗收憑憑據(jù)。另按按合同條件件扣回全部部或部分定定金或預(yù)付付款。質(zhì)量保證期期屆滿后支支付質(zhì)量保保證金的，附附供應(yīng)商付付款申請書書及物業(yè)管管理部門和和/或物資資管

3、理部審審核意見。原合同范圍圍以外增購購物資付款款的，附增增購協(xié)議或或補充協(xié)議議之主要內(nèi)內(nèi)容。物資采購購付款證書書審批完完成后，由由文員另復(fù)復(fù)印三份，物物資管理部部存一份復(fù)復(fù)印件，原原件及另兩兩份復(fù)印件件交財務(wù)部部按合同規(guī)規(guī)定的付款款期限辦理理支付手續(xù)續(xù)。貨期及物資資采辦管理理合同簽署后后至物資到到達前，采采購主管應(yīng)應(yīng)視具體情情況每隔一一定時間了了解一次物物資生產(chǎn)及及采辦進展展，發(fā)現(xiàn)異異常時應(yīng)及及時與對方方交涉。如有需要，采采購主管應(yīng)應(yīng)組織項目目發(fā)展部、設(shè)計管理理部和工程程技術(shù)部（視視物資種類類而定）赴赴供應(yīng)商或或其經(jīng)銷的的物資工廠廠核查生產(chǎn)產(chǎn)進度和加加工質(zhì)量，供供應(yīng)商為經(jīng)經(jīng)銷商的應(yīng)應(yīng)核查其物物

4、資訂購方方面的文件件，供應(yīng)商商代理進口口物資的，核核查其物資資訂購憑證證、加工委委托書、運運輸、提單單、進關(guān)、存貯等文文件。合同規(guī)定中中間驗貨作作為付款條條件的，采采購主管驗驗貨后，應(yīng)應(yīng)出具證明明文件，并并作為物物資采購付付款證書的附件。合同履行與與變更涉及合同履履行中的一一般事項，供供應(yīng)商來函函由經(jīng)理審審核認(rèn)可；致供應(yīng)商商函件由經(jīng)經(jīng)理簽發(fā)。往來函件件存檔作為為合同履行行的補充文文件。涉及合同一一般性條款款變更的，由由經(jīng)理與采采購主管討討論決定；涉及產(chǎn)品品替代的，應(yīng)應(yīng)經(jīng)設(shè)計管管理部審批批，超越部部門審批權(quán)權(quán)限的，由由部門上報報主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審批。不論供需雙雙方中何方方提出，涉涉及重大合合同條款變變

5、更的，物物資管理部部應(yīng)知會項項目發(fā)展部部、設(shè)計管管理部或財財務(wù)部（付付款條件變變更），并并向主管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)經(jīng)理報告，征征得初步認(rèn)認(rèn)可后，擬擬訂補充協(xié)協(xié)議，履行行合同會簽簽程序。補補充協(xié)議經(jīng)經(jīng)雙方簽署署后按1.3款發(fā)至至原合同保保有部門。合同簽訂后后，采購物物資發(fā)生數(shù)數(shù)量增減的的，設(shè)計管管理部應(yīng)向向物資管理理部發(fā)出指指示。如數(shù)數(shù)量增減較較大或原物物資屬定制制的，物資資管理部應(yīng)應(yīng)盡快擬訂訂補充協(xié)議議，安排供供應(yīng)商組織織生產(chǎn)或采采辦；數(shù)量量較少的，由由物資管理理部向供應(yīng)應(yīng)商發(fā)出供供貨通知。該通知作作為合同結(jié)結(jié)算的依據(jù)據(jù)。合同支出臺臺帳每月末采購購主管應(yīng)分分項目搜集集整理各采采購合同的的支付情況況編

6、制物物資采購合合同支出明明細(xì)表，供供項目發(fā)展展部編制項項目月報。合同結(jié)算裝飾性材料料、設(shè)備采采購合同在在供貨完成成后兩個月月內(nèi)辦理結(jié)結(jié)算手續(xù)，計計算出供貨貨數(shù)量、合合同金額、使用單位位（分包商商）領(lǐng)用數(shù)數(shù)量，并向向供應(yīng)商、分包商分分別發(fā)出數(shù)數(shù)量和/或或價款確認(rèn)認(rèn)函。確認(rèn)認(rèn)函由總經(jīng)經(jīng)理簽發(fā)。確認(rèn)函經(jīng)經(jīng)對方確認(rèn)認(rèn)后抄送合合約管理部部。結(jié)算手續(xù)完完成后，采采購主管應(yīng)應(yīng)擬訂裝裝飾性材料料、設(shè)備采采購合同結(jié)結(jié)算報告，經(jīng)理審審核后簽發(fā)發(fā)，抄報總總經(jīng)理、主主管領(lǐng)導(dǎo)，抄抄送設(shè)計管管理部、項項目發(fā)展部部。結(jié)算報報告僅起知知會作用，供供領(lǐng)導(dǎo)和有有關(guān)部門監(jiān)監(jiān)督物資管管理部合同同管理職責(zé)責(zé)及作成本本分析與工工作檢討之之用。結(jié)余物資管管理每項合同完完成后的結(jié)結(jié)余物資應(yīng)應(yīng)及時填入入物資管管理部結(jié)余余物資明細(xì)細(xì)表。該該表每季度度末更新一一次。更新新的明細(xì)表表由經(jīng)理審審核簽署后后存檔備查查。結(jié)余物資的的領(lǐng)用應(yīng)填填寫物資資領(lǐng)用審批批表。屬屬公司和公公共用途的的，由經(jīng)理理審核，采采購主管發(fā)發(fā)放；屬私私人用途的的，由總經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。附錄：采購合同分分發(fā)登記表表（WZ005-011）物資采購付付款證書（WWZ05