會議管理制度

1、會議管理制度為規(guī)范會議程序和管理，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地協(xié)調(diào)工作，研究落實重大事項的對策措施和尋求解決有關問題的方法，預防和糾正工作中存在的問題，并保證公司各項管理工作規(guī)范、高效、有序。一、會議要求一、定義：會議是指在開展相關業(yè)務時出于各自相同或不同的目的，圍繞一個共同的主題，解決相關的問題，進行信息交流、商討的活動。二、職責：人力資源及培訓組是會議管理的歸口部門，各專項模塊為會議管理執(zhí)行部門。三、管理要求（一）會議規(guī)劃：各運營體系應提前做好會議規(guī)劃。（二）會議通知：會議通知必須提前2個工作日通過郵件系統(tǒng)發(fā)布，會議組織模塊應提前確認參會人員名單，同時注意不得與會議參加人員的

2、其它會議安排沖突，會議通知應明確會議目的、確定會議議程，并組織相關部門準備會議所需資料，發(fā)與會人員預習，會議安排應嚴格遵循“問題導向”，以解決問題為原則，避免議而不決。（三）培訓資源（會議室）預定要求1、會議室須提前預訂，遵循“先申請，后使用”的總原則，必須在使用前2-3天內(nèi)申請；2、自助申請，遵循“誰使用，誰申請”基礎原則，在申請資源時不能他人代申請，資源使用后申請人需確認設備歸還完整性，按培訓室內(nèi)桌面指引書整理好現(xiàn)場；對于申請使用資源不規(guī)范部門及申請人，將按月通報；3、申請用戶中心內(nèi)部會議室資源時，需登陸用戶中心呼叫系統(tǒng)，進入培訓考試培訓資源申請?zhí)顚懢唧w資源使用的時間和會議室進行申請。（四

3、）會議進程管理1、會議主持人應負責會議進程引導和把握，應使會議按計劃議程進行，避免會議“跑題”。2、會議時長應與會議室預定時長匹配，不得隨意延長會議時間，占用會議室資源，各類會議的時間原則上不超過2小時，會議主持人應根據(jù)會議安排嚴格控制時間，如稽查發(fā)現(xiàn)超時現(xiàn)象，對會議組織部門進行通報處理（半年度總結(jié)會、年度總結(jié)會等重大會議除外）。3、會議期間，與會人員應嚴格遵守會議的各項紀律要求。4、與會人員應做好發(fā)言準備，抓住主題、觀點明確、長話短說、多談問題和需協(xié)助事項。5、會議結(jié)束時，會議主持人必須根據(jù)會議議程及結(jié)果簡單總結(jié)會議達成的決議或共識。（五）會議后續(xù)工作1、組織方應指定專人進行會議記錄，并在會

4、后2個工作日內(nèi)形成會議紀要發(fā)布給與會人。2、紀要內(nèi)容要反映出會議上提出的主要問題、會議針對相關問題的決議、會議的整體目標達成情況等。3、組織方應將會議部署的各項重點工作分解轉(zhuǎn)化為工作計劃、落實到相關模塊或責任人，并安排專人進行跟進和考核會議重點工作執(zhí)行情況。（六）會議紀律要求1、開會不準遲到、早退和無故缺席；如不能參加會議或不能準時出席，必須事先向主持人（或會議組織方）請假，主持人應向與會人員說明。2、會議室一律不準擺放煙灰缸，不準吸煙。3、會議期間，手機必須關機或調(diào)為震動/靜音狀態(tài)。接聽電話，必須離開會議室，可在休會時間處理電話事宜。4、會議期間不準隨便打斷他人發(fā)言，正式發(fā)言應提前做好準備，

5、非討論時間不準交頭接耳、開“小會”。保持會議室衛(wèi)生、整潔，愛護會議室物品、電腦、設備資源及辦公家具。二、會議類型會議類型一般分為常規(guī)會議、員工大會及臨時會議。一、常規(guī)會議這類型會議一般是按例行要求召開的，有一定的規(guī)范性和程序性。主要有：（一）工作總結(jié)會議：半年度或年度由各模塊針對工作完成情況及工作規(guī)劃按半年或年度召開，分析總結(jié)工作，分享成果及思路。（二）月度例會：由各模塊根據(jù)業(yè)務需求按月召開的工作例會，如：運營例會、質(zhì)培例會等，通過例會通報當月數(shù)據(jù)，提出改進計劃并實施計劃。（三）管理人員會議：這類型會議形式多種，一般為部門主管及骨干人員，這種會議一般由部門長主持召開，時間不定，由部門自定。會議內(nèi)容：傳達上級部門的工作部署及重要決策，討論研究未來發(fā)展及運營狀況。二、員工大會這類型會議一般是指部門要求全體員工參加的各種會議，一年一次或者半年一次，由行政部門或相關職能模塊歸口管理的會議。（一）滿意度調(diào)查會。（二）旺季動員大會