2023年最新的酒店會議接待流程

1、第 PAGE16 頁 共 NUMPAGES16 頁2023年最新的酒店會議接待流程 酒店會議接待方案 (一)會前工作： 1、與會議主辦方洽談。 2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。 3、邀請會議主辦方實(shí)地考察會議舉辦場所。 4、與會議主辦方確認(rèn)會議接待方案。 5、與會議主辦方簽訂會議接待合同，順便要定金。 6、 準(zhǔn)備會議資料。 (含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。 (二)、跟進(jìn)工作： 1、機(jī)場、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。 2、會議酒店現(xiàn)場：會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。 3、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)

2、服務(wù)。 4、會議秘書在會議接待(報到)處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)vip用房及整理記錄有關(guān)信息。 協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。 5、確認(rèn)用餐時間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。 6、提前確認(rèn)會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。 7、確認(rèn)旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排)。 8、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。 9、確認(rèn)特殊客人(如偉大的領(lǐng)導(dǎo) 少數(shù)民族代表、vip、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。 10、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排

3、。 11、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。 (三)、會后工作： 1、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。 2、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。 3、與會議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。 4、歡送代表工作。 (四)、會議的籌備工作: 1、根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。 設(shè)定待規(guī)格。 2、發(fā)放會議通知和會議日程。 會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點(diǎn)、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。 通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準(zhǔn)備參加會議的是否有其他要求等。 對于外地的

4、會議參加者還要附上到達(dá)會議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。 這個路線圖避免了與會者問路的許多麻煩。 會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。 它的形式既可以是文字的也可以是表格的。 它可以隨會議通知一起發(fā)放。 3、會場的布置。 會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。 一般大型會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。 門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。 可在會場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴(yán)，會議桌上可懸掛或擺放國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。 桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。 坐席的配置要和會議的風(fēng)格和氣氛統(tǒng)一，講究禮賓次序，主要有以下幾種配

5、置方法： 圓桌型，如果是使用圓桌或橢圓形桌子。 這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。 另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。 座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。 同級別的對角線相對而坐。 因為為尊者享有優(yōu)先知情權(quán)。 教室型，這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。 這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。 主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。 主席的座位以第一排正中間的席位為尊

6、位。 (五)、會議的接待禮儀: 一是會前檢查。 這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。 比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。 二是提前進(jìn)入接待崗位。 接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。 一般的接待工作分以下幾個崗位。 酒店會議接待方案 一、自身禮儀 1、儀容儀表整潔大方儀容、儀表、儀態(tài)文雅，莊重文雅 2、舉止風(fēng)度： 站姿：男士身體直立，抬頭挺胸，兩膝并嚴(yán)，腳跟靠緊，腳掌呈v字，雙手放至褲縫處;女士抬頭挺胸，雙目平視，表情自然，腹部平收，手臂自然下垂，中指微貼褲縫。 坐姿：上體挺直，雙目平視，表情自然，兩手分別放在雙膝上，只坐椅面2/3。 男士雙

7、腿分開，不超肩寬;女士雙腿自然彎曲并攏，兩腳平放。 走姿：男士挺起胸膛，雙腳落地平穩(wěn)而有力，雙臂自然擺動;女士挺胸收腹，上身正直，雙臂自然下垂，協(xié)調(diào)地前后擺動，腳尖指向正前方，步幅要均勻，落腳的聲音不可太大。 穿短裙或旗袍時，走一條直線，穿褲裝時，宜走成二條直線 蹲姿：女式右腳在前，右小腿垂直于地面，左腿在后與右腿交叉重疊，左膝由后面伸向右側(cè)，左腳跟抬起，腳掌著地，兩腿前后靠緊，合力支撐身體。 臀部向下，上身稍向前傾 3、表情：眼神自然、柔和、親切;始終要面帶微笑 4、著裝男式著藏藍(lán)色或灰色的西裝套裝，白色襯衫，深色襪子，黑色皮鞋，要打領(lǐng)帶;女士穿單一色彩的西服套裙，內(nèi)穿白色襯衫，腳穿肉色長筒

8、絲襪和黑色高跟皮鞋。 5、交談禮儀：聲音輕柔，音調(diào)柔和，手勢得體，端莊禮貌，注意聆聽，學(xué)會贊美，幽默 6、了解各國、各宗教的禁忌 北美人忌食怪味、腥味的食物和動物內(nèi)臟，忌13和星期五。 中東地區(qū)的人們普遍信奉伊斯蘭教，在談吐和舉止上要注意不要觸犯他們的宗教禁忌，如穆斯林不吃豬肉。 東南亞地區(qū)視牛如神，搖頭或頭歪到一邊是表示yes，要雙手交出東西，不要用左手遞東西吃東西 二、各活動的禮儀 1、迎送禮儀(包括乘車禮儀) a、準(zhǔn)確掌握抵達(dá)及離開的時間及地點(diǎn)，安排相應(yīng)身份的人員前往迎送;b、了解正確的稱呼(姓名+職務(wù))。 并將我方迎接人員按職位高低介紹給與會客方。 c、在迎送過程中，迎候人員始終面帶微

9、笑，以表示歡迎之意;d、在為外賓送行時，臨上飛機(jī)之前，按順序同外賓一一握手告別，飛機(jī)在視野中消失方可離去;e、(陪車禮儀)請外賓從右側(cè)車門上車，坐于后排座位右側(cè)，接待人從左側(cè)車門上車，譯員坐在司機(jī)旁邊。 代表團(tuán)9人以上乘大轎車時，低位者先上車，下車順序相反;f、迎接人員陪來賓一同前往下榻處。 通知賓館在食宿方面對一些有宗教和民族禁忌的代表予以特殊安排。 并把準(zhǔn)備好的有關(guān)材料，如會議日程和議程、會議其他有關(guān)文件、代表證等交給會議代表(可以放在一個會議皮包里)。 對于在會議上安排發(fā)言的代表,事先明確的通知。 并奉上歡迎晚宴的宴會邀請函。 2、會議 會場布置在會場門口，掛 歡迎 之類的橫幅，并在會場

10、附近設(shè)立路標(biāo);在會議主會場的正前方掛有中英兩種文字的會議標(biāo)記;將會議室布置得如同教室，是每一個與會者面向講臺一排就坐，會議主持人和本市上級領(lǐng)導(dǎo)坐在講臺一側(cè)，在每一個與會者的座位上擺放姓名牌(中英文都有)。 一般與會人員按職位高低從前之后安排座位，各國領(lǐng)導(dǎo)按照國家首字母順序落座主席臺一側(cè);會場的燈光音響、桌椅、茶具、陳設(shè)、文具等都要一一落實(shí)。 會議結(jié)束，安排與會人員返回酒店后，進(jìn)行會議文件的清退和歸檔，最后整理會議室 預(yù)備會：事先預(yù)約一間會議室，通知各代表團(tuán)秘書長和聯(lián)絡(luò)員預(yù)備會的時間、地點(diǎn)。 會議室布置應(yīng)與主會場大致相同，準(zhǔn)備好會議議程、日程等資料的復(fù)印與發(fā)放。 與會：在會議進(jìn)行中，隨時保持待命

11、，準(zhǔn)確及時地做好會議修改后文件的復(fù)印、發(fā)放，為與會者提供方便，注意要安靜禮貌，不可影響會議的討論 主題演講：代表演講時，要確保話筒的音效，禮貌引導(dǎo)演講者上講臺發(fā)表演講 簽約：在會場里擺一張鋪墨綠色的臺呢的長桌，桌上放置文具文稿，并擺一張椅子。 桌后樹起與會國的國旗，由主持人宣布代表團(tuán)團(tuán)長，按國家首字母順序，輪流上去簽名。 這是一個嚴(yán)肅莊重的場合，要請新聞媒介對此進(jìn)行報道。 合影：事先安排好合影圈、人員位置圖，準(zhǔn)備階梯架。 合影時，主人和客人居中，以主人右側(cè)為上，按禮賓次序，主客雙方間隔排列。 第一排通常安排主方人員站在兩端 開閉幕式及交接：安排sy市領(lǐng)導(dǎo)致開幕、閉幕詞，與會主賓致歡迎詞，會議代

12、表發(fā)言，有關(guān)負(fù)責(zé)人致性陳詞，下屆會議的主辦國代表發(fā)言等。 3、宴會(可以將特殊信仰的客人如穆斯林單獨(dú)分開一桌，總桌數(shù)忌13桌，每桌忌13人)中餐禮儀 a、熟悉中餐餐具及餐具的用法，如筷子、勺、餐巾等 b、用餐的禮節(jié)。 菜肴上席，如有公筷，則該以公筷取食，而且應(yīng)由席上主賓先取用，再按順時針方向依次取食。 取菜時，筷子不要在盤中翻動，盡量取自己面前的菜，不要站起來取食，也不要把手伸到別人面前取菜。 在進(jìn)餐過程中吃到魚刺、骨頭之類的東西，可用餐巾或手掩口，用筷子取出放在碟內(nèi)，盡量不要直接吐出來;不要直接在餐桌上使用牙簽。 不要把筷子當(dāng)叉子使用或用舌頭舔筷子 國際會議接待方案3篇國際會議接待方案3篇

13、斟酒、敬酒禮儀 斟酒：由每一桌的主人向客人斟，從主賓開始，順時針方向依次為每位客人斟上，自己的酒杯最后。 當(dāng)客人婉拒時，不要勉強(qiáng)他人 敬酒：先由每一桌主人向大家敬酒，大家應(yīng)站起來，可以舉杯示意，不必碰杯，再象征性喝一口。 然后可以由其他人敬酒。 敬酒者應(yīng)把自己的酒喝干，但不能勉強(qiáng)對方。 可適當(dāng)加之簡短的祝福。 在主人主賓敬酒時，應(yīng)停止用餐、停止交流。 工作餐(早餐會)禮儀(事先定好餐廳，再電話或口頭邀請) 提前10分鐘抵達(dá)用餐地點(diǎn)，迎接各代表團(tuán)長的到來。 座位往往不分主次，可自由就餐就坐。 餐點(diǎn)不必過于豐盛，但要主動回避對方的飲食禁忌。 最好采取 分餐式 的就餐方式。 另外為不耽誤工作，工作餐

14、上的飲料應(yīng)將烈性酒除外。 三、其他活動的禮儀 1、剪彩 a、用具準(zhǔn)備。 長約3米的細(xì)窄紅色綢帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。 b、會場準(zhǔn)備。 剪彩儀式會場設(shè)在圖書館門口。 會表上可寫 警民共建圖書館開館典禮。 c、確定剪彩人員。 各國和國內(nèi)各單位的較高一級長官。 按照國家首字母順序排列站齊。 d、挑選禮儀小姐。 要求儀態(tài)文雅、大方莊重.著中式禮服 紅色旗袍，穿高跟鞋，配長筒絲襪，化淡妝，并以盤起發(fā)髻的發(fā)型為佳。 e、進(jìn)行必要的分工和演練。 酒店會議接待方案 1、VIP客人抵達(dá)前的準(zhǔn)備工作： (1)預(yù)定部： 負(fù)責(zé)核查李宇春的到達(dá)的具體班次和到店時間; 如果沒有具體班次時間，應(yīng)聯(lián)系其經(jīng)紀(jì)

15、人及有關(guān)人員，盡快通知酒店客人抵達(dá)的時間和班次; 核查客人抵達(dá)是否有接機(jī)或接車要求，以及其他特別要求。 (2)前臺接待處： 提前兩天預(yù)分房間，并請大堂副理批準(zhǔn); 分房時注意，客房必須是清潔過的空房，盡量不要預(yù)分尚未離店的客房; 夜班前臺員工準(zhǔn)備好客人的 入住登記表 和 入住歡迎卡 ，用VIP專用接待夾放好; 第二天早上，由前臺主管負(fù)責(zé)核對VIP客人抵達(dá)通知單，以及 入住登記表 和 入住歡迎卡 ，確保所有內(nèi)容正確無誤后派發(fā)各相關(guān)部門; 前臺主管根據(jù)所分配的房號，制作房間鑰匙(所有鑰匙必須比在住時間多做一天)。 (3)大堂副理： 根據(jù)預(yù)定要求，確認(rèn)VIP客房的布置規(guī)格： 審閱當(dāng)天VIP客人預(yù)定單，

16、確認(rèn)客房的房型、抵店日期、房價、抵達(dá)時間、以及其他特殊要求是否落實(shí)、無誤。 (4)前廳經(jīng)理： 前廳經(jīng)理、行政管家須親自檢查VIP客人的房間; 與銷售經(jīng)理或相關(guān)部門密切聯(lián)系，落實(shí)確認(rèn)VIP房間的安排。 (5)保安部： 提前做好安全工作; 客人抵店前和住店及離店時，要保護(hù)好客人的一切隱私生活。 (6)VIP房間布置： 房間的整體布局以簡單安靜為主 床單被套均為藍(lán)色 貴賓水果籃一個(8種時令水果); 貴賓花籃(藝術(shù)插花一束，臺花兩籃); 書架上放置李宇春的剪報; 床頭柜處放置歡迎卡; 免費(fèi)使用明星酒廊的下午茶; 總經(jīng)理簽發(fā)的貴賓歡迎信和總經(jīng)理名片; 房內(nèi)設(shè)置配套健身器材; (7)夜床服務(wù)設(shè)計： 在床

17、頭柜上放置早餐牌、晚安卡; 被角處放置玫瑰花; 床上用玫瑰花瓣拼出 goodnight 床頭柜上放置加濕器及粉絲贈送禮物和酒店贈送的禮物。 2、VIP客人抵達(dá)時的迎接工作： (1)在客人抵達(dá)20分鐘前通知有關(guān)主持接待人員前往大堂等候，保安部人員需密切注意; (2)大堂副理需保證門口車道暢通無阻，大廳門童、行李員根據(jù)接待規(guī)格要求都已經(jīng)準(zhǔn)備好待命; (3)當(dāng)客人抵達(dá)酒店時，由門童開車門并用酒店標(biāo)準(zhǔn)語言歡迎客人光臨本酒店，行李員主動幫其拿行李; (4)大堂副理負(fù)責(zé)保證VIP客人的行李正確無誤地送至客房; (5)VIP客人入住后要通知客房部及保安部24小時當(dāng)值于樓層或給予密切關(guān)注; 3、VIP客人入住期間的工作： (1)前廳經(jīng)理、大堂副理須每天在合適的時間，給住店的VIP客人撥打禮儀性電話，以表示酒店對VIP客人的特別關(guān)