秘書(shū)寫(xiě)作的作用

1、 秘書(shū)寫(xiě)作的作用 秘書(shū)公文寫(xiě)作：公文的特點(diǎn)與作用二二、公文的作用 在機(jī)關(guān)的日常工作中，文件擬制與處理的工作量是相當(dāng)大的，它是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分。一個(gè)國(guó)家、一個(gè)政黨、一個(gè)部門(mén)或者社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位要行使職能，開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)，都離不開(kāi)文件。沒(méi)有文件，那簡(jiǎn)直是不可思議的?？偟恼f(shuō)來(lái)，機(jī)關(guān)公文的作用在于它是黨和國(guó)家具體領(lǐng)導(dǎo)和管理政務(wù)，機(jī)關(guān)之間相互進(jìn)行聯(lián)系和機(jī)關(guān)內(nèi)部處理工作事務(wù)的一種工具。有作用才有地位。公文之所以在機(jī)關(guān)中占有重要的地位，也主要是體現(xiàn)在公文對(duì)于機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)所起的作用上。認(rèn)識(shí)公文的作用是使用好公文這一工具的重要前提。具體地說(shuō)，其作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 1、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用。黨和國(guó)家的各

2、級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，可以經(jīng)常通過(guò)制發(fā)文件來(lái)部署各部工作，傳達(dá)自己的意見(jiàn)和決策，對(duì)下級(jí)的工作進(jìn)行具體的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)。例如，黨的中央領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)通過(guò)它所制定和發(fā)出的各項(xiàng)指示、決議等重要文件，闡明重大方針政策、戰(zhàn)略措施和工作步驟，用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)各條戰(zhàn)線，各個(gè)地區(qū)的工作。黨的領(lǐng)導(dǎo)是政治領(lǐng)導(dǎo)。黨對(duì)國(guó)家事務(wù)實(shí)行政治領(lǐng)導(dǎo)的主要方式，是使黨的主張經(jīng)過(guò)法定程序變成國(guó)家意志，通過(guò)黨組織的活動(dòng)和黨員的模范作用帶動(dòng)廣大人民群眾，實(shí)現(xiàn)黨的路線、方針和政策。黨發(fā)布的領(lǐng)導(dǎo)性文件不是國(guó)家法規(guī)，但我們國(guó)家的法規(guī)，包括法律，法令以及行政法規(guī)，都是黨的政策的具體化。因此，黨的政策性文件，代表黨的，人人都要貫徹執(zhí)行，并作為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)各項(xiàng)工作的依據(jù)。

3、國(guó)家各級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管部門(mén)則根據(jù)黨的政策性文件，制訂和發(fā)布各種指示、決定、計(jì)劃、意見(jiàn)、通知來(lái)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)和下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)的工作。上級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖與下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行相結(jié)合，就使文件成為紐帶，充分發(fā)揮其領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的作用。2、行為規(guī)范作用。文件的行為規(guī)范作用，是文件強(qiáng)烈政治性和法定的性等特點(diǎn)賦予的。這種行為規(guī)范作用又稱之為法規(guī)約束作用。黨和國(guó)家的各種法規(guī)和規(guī)章都是以文件的形式制定和發(fā)布的。這些法規(guī)性文件一經(jīng)發(fā)布，便成為全黨、全社會(huì)的行為規(guī)范，必須堅(jiān)持依照?qǐng)?zhí)行，不得違反。它對(duì)于維護(hù)正常的社會(huì)秩序、安定社會(huì)生活、保障人民的合法權(quán)益有著極其重要的作用。必須指出的是，法規(guī)文件的行為規(guī)范作用與

4、社會(huì)道德規(guī)范不同，違反社會(huì)公德將受到輿論的譴責(zé)，而文件的行為規(guī)范作用是帶有強(qiáng)制性的。國(guó)家以強(qiáng)制手段保證它的，誰(shuí)違反了法令或法規(guī)，就要受到法律制裁和行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰。例如中華人民共和國(guó)憲法是國(guó)家的根本大法。根據(jù)憲法又制定與頒布了民法、刑法、刑事訴訟法、婚姻法等基本法。對(duì)這些法律、法令，如有違反，國(guó)家的執(zhí)法機(jī)關(guān)就要“唯你是問(wèn)”。如違反了法規(guī)（如章程、條例、規(guī)定、守則等）雖不至于犯法，但要受到批評(píng)、警告、記過(guò)直至開(kāi)除等行政處分，有的還要處以罰款。這就說(shuō)明，這些法令、法規(guī)性文件在它的有效范圍內(nèi)，必須成為人們的行為規(guī)范，而且強(qiáng)制執(zhí)行，人人都得遵守。3、傳遞信息作用。文件是傳遞信息的重要渠道。黨和政府上

5、下左右機(jī)關(guān)之同，其決策、方針、設(shè)想和意圖等政務(wù)信息，常常是通過(guò)文件的傳遞而取得的。例如，各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)同志的工作活動(dòng)情況，各地的突發(fā)事件，社會(huì)動(dòng)態(tài)，經(jīng)濟(jì)技術(shù)情況等信息的收集、傳遞和處理，工作情況的匯報(bào)，上級(jí)決策、指示的下達(dá)，下級(jí)貫徹落實(shí)上級(jí)指示的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和存在問(wèn)題的報(bào)告等，都離不開(kāi)文件這一工具。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)通過(guò)批閱下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的報(bào)告、請(qǐng)示、匯報(bào)、調(diào)查報(bào)告以及簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)等，就及時(shí)掌握了下級(jí)機(jī)關(guān)的信息動(dòng)態(tài)。這就為上級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作、解決問(wèn)題以及進(jìn)行各項(xiàng)決策提供了客觀依據(jù)。又如，下級(jí)機(jī)關(guān)通過(guò)閱讀上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、決定、通報(bào)、通知等文件，就能及時(shí)掌握從上級(jí)機(jī)關(guān)傳遞過(guò)來(lái)的信息動(dòng)態(tài)。根據(jù)這些信息動(dòng)態(tài)，下級(jí)機(jī)關(guān)就

6、可以及時(shí)開(kāi)展工作和完成規(guī)定的任務(wù)。至于平級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互使用的“函件”等文件，更多是用于直接溝通信息及聯(lián)系各種事務(wù)的。通過(guò)文書(shū)的這種信息傳遞作用，使得各級(jí)機(jī)關(guān)組成了一個(gè)四通八達(dá)的信息網(wǎng)絡(luò)，機(jī)關(guān)工作靠文件傳遞的信息得到處理和解決；上下左右之間的關(guān)系，靠文件傳遞的住處得到調(diào)整。從而保證了各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)組織的工作正常地、有秩序地運(yùn)轉(zhuǎn)。4、公務(wù)聯(lián)系作用。各機(jī)關(guān)單位在處理日常事務(wù)工作中，經(jīng)常要與上下左右有關(guān)的機(jī)關(guān)單位進(jìn)行聯(lián)系。隨著改革開(kāi)放的不斷深化，各機(jī)關(guān)單位之間的橫向聯(lián)系日趨頻繁。機(jī)關(guān)公務(wù)文書(shū)的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)作用就顯得越來(lái)越重要、越來(lái)越廣泛了。一個(gè)機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，不是孤立地進(jìn)行的，有時(shí)要向它的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)

7、機(jī)關(guān)報(bào)告情況、請(qǐng)示問(wèn)題；有時(shí)要與一般機(jī)關(guān)單位就工作業(yè)務(wù)進(jìn)行商洽、詢問(wèn)、回答或交流情況和經(jīng)驗(yàn)；有時(shí)要與有關(guān)企業(yè)、部門(mén)或單位簽訂合同、協(xié)議書(shū)等。文件在同一系統(tǒng)的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間、平級(jí)機(jī)關(guān)之間以及不相隸屬機(jī)關(guān)之間，都能起到溝通情況、商洽工作、協(xié)調(diào)關(guān)系、處理問(wèn)題的公務(wù)聯(lián)系作用。5、憑據(jù)記載作用。文件是機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)的文字記錄。一般來(lái)說(shuō)，絕大多數(shù)文件在傳達(dá)意圖、聯(lián)系公務(wù)的同時(shí)，也具有一定意義上的憑據(jù)作用。這是因?yàn)?，既然每一份文件都反映了制發(fā)機(jī)關(guān)的意圖，那么，對(duì)受文機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，就可將文件作為安排工作、處理問(wèn)題的依據(jù)。有些文件，則具有比較明顯的憑證作用。如經(jīng)過(guò)當(dāng)事人雙方共同簽訂的協(xié)議書(shū)、合同等文件，它的憑證作用是

8、作為證實(shí)簽約雙方曾經(jīng)許諾和承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)的依據(jù)。誰(shuí)違反了協(xié)議和合同的條款，就要追究誰(shuí)的責(zé)任?？梢哉f(shuō)，形成這類(lèi)條件的目的，就是為了作文字憑證的。還有一些文件具有明顯的記載作用。例如會(huì)議記錄、電話記錄、會(huì)議紀(jì)要、機(jī)關(guān)大事記、值班日記、各種登記等，它們都是機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有記載作用，可以供日后的利用查考。文件不僅在機(jī)關(guān)的現(xiàn)行工作中具有憑據(jù)記載作用。同時(shí)，對(duì)于過(guò)去的事情，它又成為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)的歷史記錄。是機(jī)關(guān)史料的積累，是解決矛盾、澄清是非的憑證，也是若干年后編史修志的重要依據(jù)。所以，文件在完成它的現(xiàn)實(shí)使命以后，都要立卷歸檔保存，是備查找利用。例如，制定一項(xiàng)新的政策，為了保持政策的連續(xù)性，還要參考過(guò)去的文件；機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、調(diào)解矛盾、落實(shí)政策等也需要參考過(guò)去的文件規(guī)定。因此，文件