國家秘書職業(yè)資格(會議管理)

1、秘書職業(yè)資格考試輔導(dǎo)四級秘書鑒定要點(diǎn)掌握會議議程、日程的擬定方法；熟悉會議議程與日程的區(qū)別；正確選擇會址，布置會場、安排座次；掌握會議期間信息的收集、傳遞、反饋，以及信息加工的形式；做好會議記錄、會議中的信息溝通和會議期間值班、保衛(wèi)工作以及會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作；第一章會議管理第一節(jié) 會前籌備擬訂會議議程、日程；提供會議地點(diǎn)備選方案；布置會場和安排座次；發(fā)布會議信息；安排會議食宿；邀請嘉賓；準(zhǔn)備會議資料、會議用品；安排會議禮儀服務(wù)；檢查會議常用視聽設(shè)備。1、會議議程會議議程是為完成議題而做出的順序計(jì)劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。 會議議程是會議具體的概略安排

2、，它通過會議日程顯示出來。 大中型會議的議程一般安排如下：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)做報(bào)告；分組討論；一、擬定會議議程、日程大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)，宣讀決議；閉幕式。一、擬定會議議程、日程2、會議日程會議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項(xiàng)活動和與會者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。 3、會議議程和會議日程的作用通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。會議議程更是一個(gè)溝通的平臺，一個(gè)高效的市場管理工具。示例分析一、擬定會議議程、日程工作程序1、會議議程的制定程序（1）明確目標(biāo)和參加者 （2）安排各議程事項(xiàng)的

3、時(shí)間 （3）確定每一項(xiàng)議程 （4）決定會議討論形式（5）決定會議決策的方式2、會議日程的編制方法（1) 應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。 （2）須明確會議活動的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。 （3）宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會議事務(wù)性的內(nèi)容，之后在安排討論的問題。 （4）盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會和退席。 （5）保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。 一、擬定會議議程、日程注意事項(xiàng)1、會議議程和日程的區(qū)別A、會議的日程表一般采用簡短文字或表格形式。 B、將會議時(shí)間按每天上午、下午、晚上三個(gè)單元

4、將議題具體化。（1）會議議程和會議日程的功能不同。 （2）會議議程的編制在前，一旦確定不應(yīng)再改變。會議日程如遇到一些變化可相應(yīng)調(diào)整。 （3）會議議程與日程必須吻合。 （4）會議議程和日程表制定后，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實(shí)施。 2、正確處理會議臨時(shí)動議會議議題模擬試題一單選一般會議議程的編制應(yīng)在（）。A.日程表編制之后B.日程表編制之前C.會議籌備方案調(diào)整之后D.會議籌備方案編制之前模擬試題一多選會議的日程表大多包括（）A.時(shí)間B.序號C.內(nèi)容D.地點(diǎn)二、提供會議地點(diǎn)的備選方案（一）會議地點(diǎn)選擇的要求 1、交通便利。 2、會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。 3、場地要有良好的設(shè)備配置。 4、場地應(yīng)不受外

5、界干擾。 5、選擇會議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所。 6、場地租借的成本必須合理。 （二）會議酒店的類型劃分示例分析二、提供會議地點(diǎn)的備選方案會議場地選擇的工作程序 1、 會議的目的與形態(tài) 2、 實(shí)質(zhì)上的需要、與會者的期望 3、 列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地 4、 對會議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)5、簽訂書面合同 實(shí)地考察會議地點(diǎn)的注意事項(xiàng) 1、會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。 2、只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。 3、不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店。 4、不要帶家屬同行參觀。 5、要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況。 6、要考慮另外一兩家酒店

6、作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動局面。 考試題型示例一多選1、要保證會議在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行就需要考慮以下哪些因素？（）A.會議擁有隔音設(shè)備B.謝絕訪客參觀C.關(guān)閉場內(nèi)的手機(jī)、呼機(jī)D.調(diào)整會場擴(kuò)音器的音量模擬試題一多選選擇恰當(dāng)?shù)臅h地點(diǎn)要綜合考慮以下因素（）A.交通便利B.會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符C.良好的設(shè)備配置D.場地租借的成本合理三、布置會場和安排座次1、會場整體布局的要求 （1）莊重、美觀、舒適 。 （2）會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。 （3）中大型會議要保證一個(gè)絕對的中心。 （4）小型會場要注意集中和方便。 三、布置會場和安排座次2、會場整體布局安排

7、（1）確定會場形式。（2）合理擺放桌椅。（3）布置附屬性設(shè)備。（4）布置裝飾。三、布置會場和安排座次3、主席臺的座次和場內(nèi)座次安排P15主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會議均應(yīng)該設(shè)主席臺。座談會和日常工作會議一般不設(shè)主席臺或主席桌。無論是否設(shè)置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現(xiàn)象。另外，一般會議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。 三、布置會場和安排座次（1）安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意以下慣例： 1）依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按

8、先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。 2）為工作便利起見，會議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。 3）主席臺座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。 4）在主席臺的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺簽。 1胡錦濤、2江澤民、3吳邦國、4溫家寶三、布置會場和安排座次（2）安排場內(nèi)其他人員的座次 1）小型會場內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠(yuǎn)、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對門的位置。 2）中大型會

9、場內(nèi)座次的安排。橫排法。豎排法。 左后排列法。4、會場整體布局的類型 （1）較大型會場的座次安排。 （2）中小型會議的座次安排。 考試題型示例一單選小型會場內(nèi)座位安排，常以離會議主持人或主席位置近的座位為上座，而會議的主持人或會議主席的位置應(yīng)置于（）A.接近入口處、正對門B.遠(yuǎn)離入口處、背對門C.接近入口處、背對門D.遠(yuǎn)離入口處、正對門四、發(fā)布會議信息（一）相關(guān)知識 1、會議信息的內(nèi)容 會議信息的內(nèi)容包括：會議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法；會務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會議報(bào)到及會議議程、日程；與會者的信息；會議報(bào)送的交流信息；會議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會議的宣傳報(bào)道內(nèi)容；會議的決議內(nèi)容。 2、會議信息的

10、類型 會議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。 示例分析四、發(fā)布會議信息（三）工作程序 1、傳遞會議通知信息 2、分發(fā)傳遞會議文件 3、溝通傳遞會議有關(guān)情況 （四）注意事項(xiàng) 1、發(fā)布會議信息前要進(jìn)行報(bào)審 2、要對媒體進(jìn)行選擇 *考試題型示例一多選2、提交會議討論的文件如涉及有關(guān)單位和部門事先要（）。A.進(jìn)行會商B.廣泛征求意見C.由各部門分別提出意見D.由牽頭部門提出主要意見四、安排會議食宿（一）相關(guān)知識 1、會議餐飲的常識 （1）餐飲安排的原則是：讓代表吃好、住好而又不浪費(fèi)。 （2）就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)

11、照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。 （3）秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。 （4）座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標(biāo)出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。 示例分析四、安排會議食宿2、會議住宿的常識 （1）要提前編制住房方案。 （2）長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。 （3）具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。 （4）有時(shí)還要按地區(qū)集中，便于討論。 （5）不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代

12、表具體情況列出住宿表。 （6）報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。 四、安排會議食宿1、安排會議餐飲 （1）根據(jù)會議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。 （2）就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。 （3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)。 （4）事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。 （5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。 （6）事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。 （7）給因開會或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。 （8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。四、安排會議食宿2、安排會議住宿 （1）安排方式的選擇。 （2）預(yù)定會議住宿的程序。 （3）確定會議住宿的程序

13、。 六、邀請會議嘉賓（一）相關(guān)知識 1、會議嘉賓的類型 （1）組織方的上級領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。 （2）企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。 （3）社會名流和電影明星。 （4）對實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。 2、嘉賓邀請的要求 （1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場。 （2）要發(fā)出正式邀請函。 （3）要做到有禮貌。 （4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。 （5）對于難以分辨是否應(yīng)該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則。 （6）嘉賓人數(shù)不宜過多。 示例分析六、邀請會議嘉賓（三）工作程序（1）在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工

14、作組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。 （2）擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美。 （3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會情況。 （4）在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。 會議嘉賓的致辭七、準(zhǔn)備會議資料、會議用品 （一）相關(guān)知識 1、會議資料的類型 （1）來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。 （2）會務(wù)資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。 （3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務(wù)組成員通訊錄。 2、會議用品的類型 （1）必備用品和設(shè)備是指各類會議都需要的用品和設(shè)備。 1）會議內(nèi)設(shè)備2）常用物資（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議所

15、需用品和設(shè)備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊(duì)、鮮花等。 示例分析七、準(zhǔn)備會議資料、會議用品三、工作程序1、準(zhǔn)備會議資料（1）來賓資料袋 （2）會務(wù)資料（3）溝通資料2、準(zhǔn)備會議用品 （1）檢查空調(diào)設(shè)備（2）檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。 （3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。（4）如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌。 2、準(zhǔn)備會議用品 （5）在每人座位前擺放紙筆。 （6）多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。 （7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎勵用品。 （8）

16、會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。 （9）如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。 八、安排會議禮儀服務(wù) （一）相關(guān)知識 1、會議的通用禮儀 （1）會議文書禮儀。 （2）迎送禮儀。 （3）參會禮儀。 （4）服務(wù)禮儀。2、主持人的禮儀 3、會議發(fā)言者禮儀 4、會議參加者禮儀 示例分析八、安排會議禮儀服務(wù)（二）工作程序 1、選擇會議禮儀服務(wù)人員 （1）從組織內(nèi)部員工中選擇。 （2）聘請專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會議主要的禮儀服務(wù)。 2、分解工作程序 3、培訓(xùn)會議禮儀服務(wù)人員 （1）對會議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)。 （2）對會議禮儀知識和工作技能的培訓(xùn)。 （3）對會

17、議的設(shè)備和用品的使用常識培訓(xùn)。 4、準(zhǔn)備服裝用具 （1）禮儀服務(wù)人員的服裝應(yīng)統(tǒng)一并且與會場環(huán)境協(xié)調(diào)。 （2）迎接一般的與會者不需要獻(xiàn)花。 5、禮儀執(zhí)行 （1）接待禮儀及程序。 （2）引領(lǐng)。 （3）乘車的座次安排。 模擬試題一多選對會議主持人評估的要素包括（）A.領(lǐng)導(dǎo)能力B.業(yè)務(wù)水平C.對會議進(jìn)程的控制能力D.對會議時(shí)間的控制能力九、檢查會議常用視聽設(shè)備是否正常 （一）相關(guān)知識1、會議常用視聽設(shè)備的選用音響手段與視覺手段可以分開單獨(dú)使用，也可以合在一起使用。 常用的設(shè)備類型 對于會議使用的設(shè)備，應(yīng)設(shè)專人操作與維護(hù)。（三）工作程序 1、確定工作人員的職責(zé)。 2、預(yù)演和檢查會場視聽設(shè)備。示例分析考試

18、題型示例一多選（3級）對會議籌備方案進(jìn)行全面審核，審核的內(nèi)容應(yīng)包括（）A.審核會議的議程和內(nèi)容是否在法定權(quán)力或組織權(quán)力之內(nèi)。B.審核主持人的條件是否與會議要求相符。C.審核是否已有專人負(fù)責(zé)對特殊情況作緊急處理。D.審核是否有專人負(fù)責(zé)會議決議整理與處理。第二節(jié) 會中服務(wù)安排會議值班；接待新聞媒體；進(jìn)行會議記錄；收集與會人員對會議的意見和建議；印發(fā)會議簡報(bào)；安排與會人員的集體合影。一、 安排會議值班（一）相關(guān)知識1、會議值班工作的內(nèi)容 （1）值班電話記錄。 （2）值班接待記錄。 （3）值班日記。 （4）做好信息傳遞。 2、會議值班的意義 會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會議的

19、順利進(jìn)行。 示例分析一、 安排會議值班（二）工作程序 1、制定值班工作制度 2、明確值班工作任務(wù) 3、編制會議值班表 會議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容： （1） 會議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。 （2） 會議值班人員姓名。 （3） 會議值班的地點(diǎn)，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。 （4） 會議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。 （5） 用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容。 （6） 表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。 二、 接待采訪會議的新聞媒體 （一）相關(guān)知識 1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則 2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容 （二）工作程序 1、媒體人員登記 2、為媒體人員提供簡單的會議材料 3、安

20、排拍照和新聞發(fā)布會等傳統(tǒng)活動 4、安排媒體溝通會 （四）注意事項(xiàng)示例分析三、做好會議的記錄工作和簡報(bào)工作 （一）相關(guān)知識會議記錄的內(nèi)容（三）工作程序 會議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部 （1）標(biāo)題。一種是會議名稱+文種，另一種是文種。 （2）正文。首部+主體+結(jié)尾。 （3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。 模擬試題一多選會議記錄的要求包括（）A.有言必錄B.速度要快C.內(nèi)容真實(shí)D.資料性強(qiáng)四、收集會議信息（一）相關(guān)知識1、會議信息的分類 1-1、按照會議信息的作用劃分 （1）與會者信息。 （2）會議指導(dǎo)性、宣傳性信息。 （3）會議議題性信息。 （4）會議主題內(nèi)容信息

21、。 （5）記錄性、結(jié)果性文件信息。 （6）會議的程序性文件信息。 （7）會議交流性文件信息。 （8）會議參考性信息。 （9）會議管理性信息。 1-2、按照會議信息的保密性劃分 （1）保密性會議信息。 （2）內(nèi)部性會議信息。 （3）公開性會議信息。 1-3、按照會議信息傳遞方式劃分 （1）會議講話信息。 （2）會議書面信息。 （3）會議聲像信息。 四、收集會議信息2、收集會議信息的要求 （1）齊全。 （2）及時(shí)。 （3）準(zhǔn)確。 （4）有效。 責(zé)任到人 履行登記嚴(yán)格保密 明確范圍有針對性（三）工作程序 1、確定會議信息的搜集范圍。 2、選擇會議信息的搜集渠道。 3、確定搜集會議信息的方法。 （1）

22、召集開會。 （2）提供書面材料。 （3）個(gè)別約見。 （4）會議結(jié)束時(shí)及時(shí)搜集。 （5）個(gè)別催退。 （6）按清退目錄收集。 （7）限時(shí)交退。 模擬試題一單選清退會議文件資料時(shí)首先應(yīng)（）A.辦理清退手續(xù)B.確定清退文件資料的范圍C.整理清退文件資料D.填寫“文件清退登記表”五、反饋會議信息 （一）相關(guān)知識1、反饋會議信息的內(nèi)容 （1）反饋會前信息。 （2）反饋會中信息。 （3）反饋會后傳達(dá)落實(shí)的情況。 2、反饋會議信息的要求 （1）會議的信息反饋要注意點(diǎn)面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。 （2）會議信息反饋的目的要明確。 （3）充分重視會議的反饋信息溝通。 示例分析五、反饋會議信息（三）工作程序 1、布置會議

23、信息收集工作。 2、會議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。 3、建立定期的會議信息反饋制度。 4、做好會議信息的反饋匯報(bào)工作。 5、抓好會議反饋信息的落實(shí)工作。（四）注意事項(xiàng)1、會議信息的反饋時(shí)機(jī)2、選擇會議信息的反饋形式第三節(jié) 會后落實(shí)會議文件資料收集整理的要求會議紀(jì)要的內(nèi)容和要求；會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法；跟蹤反饋落實(shí)會議精神。一、會議文件資料收集整理的要求 （一）相關(guān)知識 1、收集會議文件資料的要求 （1）確定收集范圍。（2）收集要及時(shí)，確保文件資料在與會人員離會前全部收集齊全。 （3）選擇收集文件資料的渠道。 （4）履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。 （5）注意保密。 2、需收集的文件資料 （1）會前準(zhǔn)備并分發(fā)

24、的文件。 （2）會議期間產(chǎn)生的文件。 （3）會后產(chǎn)生的文件。 一、會議文件資料收集整理的要求2、會議文件的立卷歸檔 2-1、會議文件立卷歸檔的意義 （1）保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。 （2）保持歷史的真實(shí)面貌，反映工作的客觀進(jìn)程。 （3）保護(hù)會議文件的完整與安全，便于保存和保管。 （4）保證會議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。 2-2、會議文件立卷歸檔的范圍的范圍和分工。 （1）會議文件立卷歸檔范圍 （2）會議文件立卷歸檔分工2-3、會議文件立卷的基本原則和方法 （1）會議文件立卷的基本原則。 （2）會議文件立卷方法。 2-4、會議文件立卷工作程序。 （1）大中型會議文件立

25、卷 （2）日常工作會議文件資料立卷。 示例分析一、會議文件資料收集整理的要求（三）工作程序 將收集的文件資料進(jìn)行登記向上級總結(jié)、匯報(bào)情況甄別整理、分類歸卷卷內(nèi)文件的排列卷內(nèi)文件的編號、編目填寫卷內(nèi)文件的備考表案卷標(biāo)題的擬制填案卷封面移交給檔案室清理-銷毀不再利用的紙張。 （四）注意事項(xiàng)*考試題型示例一單選撰寫會議總結(jié)應(yīng)注意（）A.新穎B.及時(shí)C.效率D.前瞻性*考試題型示例一多選會議總結(jié)的目的是（）A.檢查會議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況B.檢查小組分工執(zhí)行情況C.對比分析自我總結(jié)與集體總結(jié)D.獎懲相關(guān)人員模擬試題一單選收集會議文件資料的要求有（）A.確定收集內(nèi)容B.確定收集人員C.確定是否歸檔D.確定收集范

26、圍模擬試題一多選需要收集的會議期間產(chǎn)生的文件有（）A.通告B.決定C.議案D.會議記錄二、 會議紀(jì)要的內(nèi)容和要求 （一）相關(guān)知識1、會議紀(jì)要的種類 （1）辦公關(guān)于紀(jì)要。 （2）工作會議紀(jì)要。 （3）協(xié)調(diào)會議紀(jì)要。 （4）研討會議紀(jì)要。 2、會議紀(jì)要的內(nèi)容 （1）會議情況簡述。 （2）對會議精神的闡發(fā)。 3、會議紀(jì)要的擬寫要求 （1）實(shí)事求是，忠于會議實(shí)際。 （2）內(nèi)容要集中概括。 （3）要有條理。 整理、編寫會議紀(jì)要，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后及時(shí)打印成文。二、 會議紀(jì)要的內(nèi)容和要求印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存 會議紀(jì)要按印發(fā)范圍和查看等級分發(fā) （1）確定印發(fā)范圍。 （2）確認(rèn)接收者。 （3）簽

27、發(fā)會議執(zhí)行。 （三）工作程序 完善會議記錄起草、編寫會議紀(jì)要確定印發(fā)范圍接收者確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)簽字打印成文印制、分發(fā)或歸檔保存。（四）注意事項(xiàng)三、 會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法 （一）相關(guān)知識1、會議的收費(fèi)與付費(fèi)方法 （1）收款的方法與時(shí)機(jī)。 （2）付款的方法和時(shí)間表。 2、會議付費(fèi)的要求 （1）會議經(jīng)費(fèi)的名稱要規(guī)范。 （2）遵守公司零用現(xiàn)金、消費(fèi)價(jià)格及用品報(bào)銷的各種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定。 三、 會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法（三）工作程序 通知與會人員結(jié)算時(shí)間地點(diǎn)清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票核實(shí)發(fā)票填寫報(bào)銷單、將發(fā)票貼于報(bào)銷單背面請領(lǐng)導(dǎo)者簽字到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷與相關(guān)部門及人員結(jié)清費(fèi)用。 （四）注意事項(xiàng)（1）開具會議住宿費(fèi)發(fā)票時(shí)，需要向賓館酒店

28、索取蓋有酒店章的正式發(fā)票，保證開立的發(fā)票與收取的會務(wù)費(fèi)相等。 （2）住宿費(fèi)一般不包括使用房間的長途電話費(fèi)、客房小酒吧、在酒店簽單的費(fèi)用。會議成本 四、跟蹤反饋落實(shí)會議精神 （一）相關(guān)知識1、會議決定事項(xiàng)的傳達(dá) （1）傳達(dá)會議決定事項(xiàng)必須準(zhǔn)確，必須原原本本傳達(dá)。 （2）傳達(dá)會議決定事項(xiàng)必須及時(shí)。 （3）傳達(dá)會議決定事項(xiàng)必須到位。 傳達(dá)方式2、會議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度3、會議決定事項(xiàng)的反饋（1）反饋的原則。 （2）反饋的重點(diǎn)。 （2）綜合反饋。 四、跟蹤反饋落實(shí)會議精神（三）工作程序 會議決定事項(xiàng)的傳達(dá)會議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度會議決定事項(xiàng)的反饋。 （四）注意事項(xiàng) （1）綜合性的須由多部門共

29、同辦理的工作事項(xiàng)。 （2）部門責(zé)任分工邊緣的、交錯的工作事項(xiàng)。模擬試題一單選會議決定事項(xiàng)的傳達(dá)要求是（）A.實(shí)用B.審核C.建立催辦制度D.及時(shí)到位考試題型示例一錄像題2005年5月秘書四級考試錄像二對1、能夠提前10分鐘到會議地點(diǎn)檢查會議的準(zhǔn)備情況。2、能夠事先準(zhǔn)備好與會人員的文件和茶水。3、能夠做好會議記錄前的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備好了記錄本和錄音機(jī)、錄音磁帶。4、知道在會議桌上擺放人名臺簽，以便與會者正確落座和做好記錄。5、在對公司情況不熟的前提下，能夠?yàn)闀h事先備好座次表。6、在檢查會議地點(diǎn)時(shí)注意了溫度的控制，能夠指導(dǎo)下屬將室溫控制在適度的范圍內(nèi)。7、在進(jìn)行會議記錄時(shí)，為了保證記錄的準(zhǔn)確性，能夠同時(shí)運(yùn)用手工記錄和錄音機(jī)記錄。17、注意到辦公環(huán)境的管理，能夠及時(shí)將擋在通道上的箱子移開。錯6、在指導(dǎo)下屬工作中，態(tài)度比較生硬，不注意語言溝通的技巧。9、情況簡報(bào)的文頭不正確，情況簡報(bào)四字應(yīng)在單位名稱下居中。10、簡報(bào)的印發(fā)日期應(yīng)寫在間隔線