word郵件合并快速制作詢證函

1、word郵件合并快速制作詢證函 一、制作明細表首先按照圖1的格式制作“往來賬項明細表.xls”。筆者使用office 2003，在其他版本的office中操作略有不同，請朋友們注意。二、詢證函的格式為了敘述清楚，我們假設詢證函的格式如圖2所示（實際的詢證函長達3頁，編號中的最后一位數(shù)字即表示該詢證函有3頁內容），該文件名稱為“詢證函.doc”。在這張詢證函中有5處內容取自“往來賬項明細表.xls”，即圖2中標注的、處。三、進行“郵件合并”1.啟動word，打開“詢證函.doc”，執(zhí)行“工具信函與郵件郵件合并”命令，打開“郵件合并”任務窗格。2.選擇“信函”項，單擊“下一步”；選擇“使用當前文檔

2、”項，單擊“下一步?選取收件人”；選擇“使用現(xiàn)有列表”項，單擊“下一步?撰寫信函”。 3.進入“選取數(shù)據(jù)源”對話框，在“文件類型”框中選擇“excel文件”，然后在文件列表框中，雙擊“往來賬項明細表.xls”。 4.在“選擇表格”對話框中，單擊所需要的工作表，勾選“數(shù)據(jù)首行包含列標題”復選框，單擊“確定”按鈕。 5.在“郵件合并收件人”對話框中，對數(shù)據(jù)進行編輯后，單擊“確定”按鈕。 6.執(zhí)行“工具信函與郵件顯示郵件合并工具欄”命令，打開“郵件合并”工具欄。單擊“詢證函.doc”文檔中的處，然后在“郵件合并”工具欄中單擊“插入域”按鈕，進入“插入合并域”窗口；選擇“數(shù)據(jù)庫域”，然后在“域”欄中單

3、擊“順序號”，依次單擊“插入”和“關閉”按鈕。同理，將文檔中的、處分別指定為“公司名稱”、“項目”、“貴公司欠”和“欠貴公司”。至此，“詢證函.doc”文檔顯示如圖3所示。文檔中書名號及里面的部分就對應著“往來賬項明細表.xls”文件的相關項目。四、完成“郵件合并”在“郵件合并”任務窗格中，單擊“下一步?撰寫信函”，然后單擊“下一步? 預覽信函”，再單擊“下一步? 完成合并”，至此郵件合并完成。想看看合并后的結果嗎?在“郵件合并”窗格中單擊“編輯個人信函”，此時word將彈出“合并到新文檔”對話框，選擇“全部”，點擊“確定”按鈕后就可以看到合并后的信函文檔了。編后：上例使用word的“郵件合并

4、”功能把word文檔和excel二維表格完美地合并到一處，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的批量處理，有效減輕了工作量。在財務工作中經(jīng)常遇到類似情況，朋友們不妨一試。關于excel到word郵件合并時的一個心得剛悟出的這個心得，實在太開心了，找不到合適的板塊發(fā)這個心得，就放在這里吧，希望對廣大的office工作人員有所幫助這個心得要解決的問題是：提問：由excel到word郵件合并時如何保留原數(shù)據(jù)源中的千分位分隔符？例：一個通知文件，為word格式，其中包含這樣一段話： 引用:單位一月產(chǎn)出為*萬元，二月產(chǎn)出為*萬元。十二月產(chǎn)出為*萬元。要求*為保留兩位小數(shù)的，帶千分位分隔符的數(shù)：*,*,*.*回答：保留兩位小數(shù)這個

5、問題，我們可以在郵件合并目標文件中切換域代碼，添加# 0.00來實現(xiàn)，很輕松但是word所有功能中都沒有給數(shù)字添加千分位分隔符。所以我們要從數(shù)據(jù)源文件入手，這里的數(shù)據(jù)源以excel為例。1，在原表格下方（注意是下方而不是右方，為什么呢？因為excel默認列數(shù)為256，你如果有一個129列的表格就不能實現(xiàn)這個功能了）或者sheet2中，建立原表格框架2，在新表格中粘貼公式：=TEXT(引用的單元格,#,#0.00)，用ctrld復制公式至全表3，在word中修改數(shù)據(jù)源合并郵件過程中，需要對于小數(shù)點位數(shù)進行相關的調整，其數(shù)值的格式與excel中的數(shù)值格式有相同支出，可以參照其。#的多少根據(jù)企業(yè)往來帳款余額的位數(shù)確定，即#,#,#00.00 為企業(yè)余額中最大的為億元?？梢愿鶕?jù)情況調整打開域的快