某公司檔案管理操作手冊

1、 可修改 歡送下載 精品 Word 可修改 歡送下載 精品 Word 可修改 歡送下載 精品 Word弘盛(hn shn)檔案管理操作手冊目 錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc270929575 一、檔案管理平臺(pngti)綜述 PAGEREF _Toc270929575 h 2 HYPERLINK l _Toc270929576 二、檔案案卷(njun)管理 PAGEREF _Toc270929576 h 3 HYPERLINK l _Toc270929577 三、檔案文件管理(gunl)平臺 PAGEREF _Toc270929577 h 6 HYPER

2、LINK l _Toc270929578 四、檔案文件的列表(li bio)導入 PAGEREF _Toc270929578 h 10 HYPERLINK l _Toc270929579 五、檔案借閱管理 PAGEREF _Toc270929579 h 12檔案管理操作手冊一、檔案管理平臺(pngti)綜述檔案管理分為文書檔案(dng n)和工程檔案。操作(cozu)路徑為：工作管理(gunl)檔案管理分類檔案管理文書(wnsh)檔案/工程檔案如右面圖1所示。雙擊翻開進入檔案管理平臺界面，如下面圖2所示以文書檔案為例 圖1圖2組織(zzh)目錄(ml)樹：顯示的是當前操作員擁有(yngyu)的

3、登陸組織列表，選擇相應的組織，在其下建立檔案目錄分類文書檔案以年份分類(fn li)，工程檔案以工程工程(gngchng)分類；二、檔案案卷管理1、文書檔案 圖3如上面(shng min)圖3所示，在檔案管理平臺組織目錄(ml)樹中，選中相應的檔案目錄，點擊(din j)“新增，出現(xiàn)案卷管理(gunl)平臺，如下面圖4所示：圖4文書檔案案卷管理(gunl)平臺字段說明：編號數(shù)據(jù)名稱來源說明其他說明1檔 號自動生成組織號.年+流水2位2保管期限選擇錄入永久、長期、短期3密 級選擇錄入絕密、機密、秘密、普通4件 數(shù)自動生成本卷內文件總份數(shù)5頁 數(shù)自動生成本卷內文件總頁數(shù)6案卷題名手工錄入卷名7立卷

4、單位選擇錄入8存放位置手工錄入實體檔案存放地點9起始日期自動生成卷內文件最早成文日期10終止日期自動生成卷內文件成文日期工程(gngchng)檔案案卷管理平臺字段說明：編號數(shù)據(jù)名稱來源說明其他說明1檔 號自動生成工程編號.流水2位2工程工程選擇錄入該操作員擁有權限的工程3保管期限選擇錄入永久、長期、短期4密 級選擇錄入絕密、機密、秘密、普通5件 數(shù)自動生成本卷內文件總份數(shù)6頁 數(shù)自動生成本卷內文件總頁數(shù)7案卷題名手工錄入卷名8立卷單位選擇錄入9存放位置手工錄入實體檔案存放地點10起始日期自動生成卷內文件最早成文日期11終止日期自動生成卷內文件成文日期錄入完畢(wnb)后，點擊“保存即可。注意：

5、在對工程檔案(dng n)進行建卷時，一定需要先進行工程(gngchng)切換(qi hun)文書檔案案卷分類要求：1.文書檔案每年以保管期限立卷，將文件以卷內目錄形式進行歸檔。2.檔號：以公司總部為例，檔號01.202201代表總部2022年永久卷；檔號01.202202代表總部2022年長期卷；檔號01.202203代表總部2022年短期卷；檔號01.202202代表(dibio)總部2022年長期(chngq)卷；2、工程(gngchng)檔案建卷工程檔案案卷分類(fn li)要求：01基建(jjin)文件卷； 02監(jiān)理資料卷；03施工管理資料卷； 04施工技術資料卷；05施工測量記錄卷

6、； 06施工物資資料卷；07施工記錄卷； 08施工試驗資料卷；09過程驗收資料卷； 10竣工驗收資料卷；11竣工(jngng)圖卷； 12聲像資料(zlio)卷；13榮譽(rngy)資料卷各區(qū)域(qy)假設(jish)對工程檔案案卷分類有特殊要求，可進行相應調整，以滿足地區(qū)檔案館或區(qū)域公司自身的相關要求規(guī)定。檔案文件字段說明：編號數(shù)據(jù)名稱來源說明其他說明1文件標題手工錄入/自動生成2保管期限選擇錄入/自動生成永久、長期、短期3文件編號自動生成規(guī)那么：工程編號.年+流水3位4檔 號自動生成所屬卷的檔號5材料屬性選擇錄入原件、復印件6頁 數(shù)手工錄入本文件頁數(shù)7份 數(shù)手工錄入8責 任 者手工錄入9順

7、 序 號自動生成卷內文件的順序號，可修改10單據(jù)編號自動生成原業(yè)務單據(jù)編號11文件日期手工錄入成文日期12項 目選擇錄入/自動生成該操作員擁有權限的工程13存放地點手工錄入14竣工資料選擇錄入是、否15備 注手工錄入錄入完畢后，點擊保存。方式為：在上述圖6“文件歸檔選擇對話框中，選好檔案類型和檔案目錄后，點擊“歸文件，即出現(xiàn)上述圖8“檔案文件維護平臺。錄入完畢后，點擊保存，文件就會自動歸至該檔案目錄下的未歸卷平臺內，如下面圖9所示圖9 圖15單據(jù)(dnj)編號規(guī)那么(n me)：組織(zzh)號+固定(gdng)前綴“.+年(4)+月(2)+流水(lishu)碼(2)。錄入完畢后，點擊保存，并核準。系統(tǒng)按年度在公司總部和區(qū)域公司分別形成檔案借閱登記一覽表。