如何書寫商業(yè)信函

1、如何書寫商務(wù)信函1商務(wù)信函 作為商務(wù)世界有效的溝通渠道，商務(wù)信函在商務(wù)活動(dòng)中起著越來越重要的作用。除了公司的開誠布公的坦心交流和禮貌性的登門拜訪外，信函也是必不可少的溝通方式，可以說每一筆交易的達(dá)成都少不了商務(wù)信函的往來。因此,如何最大限度地發(fā)揮商務(wù)信函的作用以便獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益就成了銷售人員所關(guān)注的大事之一了。23商務(wù)信函 同其它信函一樣，商業(yè)信函也是一種具有習(xí)慣格式的文體。信文又稱信箋。它記載商業(yè)業(yè)務(wù)的具體事宜，是商業(yè)信函的核心部分。信文內(nèi)容多種多樣，其表達(dá)既靈活，又有一定的格式。一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期、附件六個(gè)部分組成。34商務(wù)信函 第一部分 商業(yè)信函的基本組成部分及要求4

2、5商務(wù)信函 一、開頭 開頭寫收信人或收信單位的稱呼。 稱呼要單獨(dú)占行、頂格書寫，稱呼后用冒號(hào)。56商務(wù)信函 二、正文 信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題，通常包括： （一）、向收信人問候； （二）、寫信的事由，例如何時(shí)收到對(duì)方的來信，表示謝意，對(duì) 于來信中提到的問題答復(fù)等等； 67商務(wù)信函 二、正文 （三）、該信函要進(jìn)行的業(yè)務(wù)聯(lián)系，如詢問有關(guān)事宜，回答對(duì)方提出的問 題，闡明自己的想法或看法，向?qū)Ψ教岢鲆蟮取?如果既要向?qū)Ψ皆儐?，又要回答?duì)方的詢問，則先答后問，以示 尊重； （四）、提出進(jìn)一步聯(lián)系的希望、方式和要求。 78商務(wù)信函例 如：推銷產(chǎn)品： 我們從獲知貴公司的名

3、稱，不知貴公司對(duì)此類產(chǎn)品是否有興趣。寄發(fā)資料： 為使貴方對(duì)我方各種款式的產(chǎn)品有一初步了解，今航郵奉上我方目錄和一 些樣品資料，供您們參考。 附寄資料： 隨函附上本公司新出款式的樣品，請(qǐng)查收。 隨函附上合同第號(hào)兩份，希查收。請(qǐng)會(huì)簽并寄送我方一份備案自我介紹： 請(qǐng)容我們自我介紹，我們是首屈一指的公司。本公司經(jīng)營這項(xiàng)業(yè) 務(wù)已多年，并享有很高的信譽(yù)。 我們的產(chǎn)品質(zhì)量一流，我們的客戶一直把本公司視為最可信賴的公司。 89商務(wù)信函 三、結(jié)尾 結(jié)尾往往用簡(jiǎn)單的一兩句話，寫明希望對(duì)方答復(fù)的要求。 如 “特此函達(dá)，即希函復(fù)?！?同時(shí)寫表示祝愿或致敬的話，如 “此致敬禮”、“敬祝健康” 等。 祝語一般分為兩行書寫

4、，“此致”、“敬?！笨删o隨正文，也可和正文空開。 “敬禮”、“健康” 則轉(zhuǎn)行頂格書寫。 910商務(wù)信函 四、署名 署名即寫信人簽名，通常寫在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右 下方位置。 以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函，署名時(shí)可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門 名稱，也可同時(shí)署寫信人的姓名。 重要的商業(yè)信函，為鄭重起見，可加蓋公章。 1011商務(wù)信函 五、日期 寫信日期一般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商業(yè)信函的日期很重要，一定不能遺漏。 1112商務(wù)信函 六、附件 商業(yè)信函常見的附件有報(bào)價(jià)單、產(chǎn)品介紹或說明書、訂購合同、發(fā)貨通知單、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)書等，用以證實(shí)信文所寫的各種論點(diǎn)，或作為商業(yè)業(yè)務(wù)往

5、來的確認(rèn)手續(xù)。1213商務(wù)信函 第二單元 書寫信函應(yīng)注意的事項(xiàng)和要求 注意1314商務(wù)信函 商業(yè)信函不同于文學(xué)創(chuàng)作。文學(xué)作品忌顯不忌隱，忌直不忌曲，而商業(yè)信函應(yīng)清楚明確，不隱不曲。 商業(yè)信函的寫作要求和注意事項(xiàng)共有七條，以下分別介紹： 14 商業(yè)信函一、主題突出，觀點(diǎn)明確 商業(yè)信函是為開展某項(xiàng)商業(yè)業(yè)務(wù)而寫的，具有明顯的目標(biāo)。信文內(nèi)容應(yīng)緊緊圍繞這一目標(biāo)展開，不要涉及無關(guān)緊要的事情，以免沖淡主題；也不必象私人一般信函那樣，寫入問候、寒喧一類詞語。 向?qū)Ψ教岢龅膯栴}要明確，回答對(duì)方的詢問也要有針對(duì)性，不能答非所問，或故意繞彎子，回避要害。 鑒于商業(yè)信函往來涉及經(jīng)濟(jì)責(zé)任，所談事項(xiàng)必須觀點(diǎn)明確，交待清楚

6、。例如答復(fù)對(duì)方訂貨要求時(shí)，必須將供應(yīng)商品的規(guī)格、性能、供貨日期、價(jià)格與折扣條件、交貨方式、經(jīng)濟(jì)責(zé)任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后糾紛。 1516 商業(yè)信函二、面向?qū)Ψ?，態(tài)度誠懇 在寫信之前，要設(shè)身處地想一想：對(duì)方的需要：對(duì)方的處境、利益與困難；如何在互惠互利的前提下盡可能考慮對(duì)方的需求，還要考慮對(duì)方的地位、身份、專業(yè)知識(shí)、文化程度，接受能力等，使對(duì)方正確理解信中所談內(nèi)容。 態(tài)度誠懇是指信文內(nèi)容應(yīng)實(shí)事求是，不要夸夸其談，弄虛作假。同時(shí)即使對(duì)方提出的要求不能接受，也應(yīng)用委婉地語氣加以解釋，以求保持良好關(guān)系，不致?lián)p害以后的買賣來往。 1617 商業(yè)信函三、實(shí)事求是，謙恭有禮 經(jīng)商往來要求實(shí)

7、事求是，遵守職業(yè)道德，維護(hù)企業(yè)與個(gè)人的信譽(yù)，不得蓄意欺騙對(duì)方或設(shè)下圈套誘使對(duì)方上鉤，以謀求不正當(dāng)利益。謙恭有禮不是僅說幾句客套話，而是要尊重對(duì)方，講究文明禮貌。例如，收到對(duì)方來函，應(yīng)盡快給以答復(fù)，拖延回信的做法是不禮貌的。 1718 商業(yè)信函四、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、首尾圓合 結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，要做到這一點(diǎn)應(yīng)在動(dòng)筆之前，首先把所要寫的內(nèi)容有條不紊地組織起來，列成提綱或打草稿，以免結(jié)構(gòu)松散，首尾脫節(jié)。 商業(yè)信函的特點(diǎn)是開門見山?？稍谛诺拈_頭直接進(jìn)入主題而不落俗套。在信的結(jié)尾可提出各種希望等。 1819 商業(yè)信函五、語氣平和，用詞準(zhǔn)確 為了達(dá)到買賣往來的目的，注意寫信的口吻與語氣是很重要的。商業(yè)信函的語氣要平和，要平

8、等相符，不得用命令或變相威脅的語氣，要做到不卑不亢。 1920 商業(yè)信函五、語氣平和，用詞準(zhǔn)確 用詞要準(zhǔn)確，不要用一些晦澀的或易于引起歧義的詞語。用詞不當(dāng)或不準(zhǔn)確，常常會(huì)使對(duì)方引起誤解，甚至被人利用而導(dǎo)致一方經(jīng)濟(jì)損失。例如提請(qǐng)對(duì)方供貨時(shí)，不要用“大量”、“許多”一類詞語，應(yīng)具體說明數(shù)量。同樣，報(bào)價(jià)不能籠統(tǒng)地說“合理價(jià)格”或“市場(chǎng)價(jià)格”，而應(yīng)說明具體價(jià)格為多少，用何種貨幣，怎樣結(jié)算，有沒有各種附加收費(fèi)，盡量避免使用“大約”、“左右”一類詞語。 答復(fù)對(duì)方的來信，最好說明那封來信的日期、內(nèi)容、編號(hào)，不要籠統(tǒng)地說“來信收到”或“上月來信”等，因?yàn)閬硇趴赡懿恢挂环狻?2021 商業(yè)信函六、清楚簡(jiǎn)潔，注意

9、修辭 信文內(nèi)容與形式要清楚簡(jiǎn)潔。做生意講求效率與節(jié)省時(shí)間。要避免使用長句冗詞以及不必要的修辭詞。 商業(yè)信函以實(shí)用為宗旨，它不象文學(xué)作品那樣講究修辭，簡(jiǎn)單即可。不通順或邏輯混亂的語句，就會(huì)影響意思的表達(dá)和信息的交流。 2122 商業(yè)信函七、其他方面 信文用字應(yīng)規(guī)范化，還要正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 最后要養(yǎng)成寄信前至少檢查一遍的習(xí)慣。除核實(shí)內(nèi)容是否完整、事實(shí)是否準(zhǔn)確外，還要檢查語句是否有毛病，以及檢查信件是否能為對(duì)方理解和接受，經(jīng)過檢查認(rèn)為滿意后，再簽名寄出。 2223 商業(yè)信函 第三單元 信 封 2324 商業(yè)信函一、信封的種類 信封有橫式和豎式兩種。 用橫式信封時(shí)，將收信人地址寫在信封的上方； 用豎

10、式信封時(shí)，將收信人地址寫在信封的右側(cè)，如果位置顛倒了，就會(huì)導(dǎo)致投遞錯(cuò)誤，發(fā)信人寄出的信又會(huì)給投遞回來。 2425 商業(yè)信函二、信封的內(nèi)容 （一）、收信人地址。 用橫式信封時(shí)，收信人地址居上書寫；用豎式信封時(shí)居右書寫。這部分內(nèi)容包括：郵政編碼，省、市(縣)、城區(qū)、街道、門牌號(hào)碼，以及單位全稱和業(yè)務(wù)部門名稱。收信人的地址要寫得詳細(xì)具體、準(zhǔn)確工整。注意不要只寫單位名稱而不寫詳細(xì)地址，也不要簡(jiǎn)化單位名稱，以免誤投。 2526 商業(yè)信函二、信封的內(nèi)容 （二）、收信人姓名。 一般寫在中間位置，字稍大。姓名后接寫稱呼等，如“同志收”、“先生啟”。 初次聯(lián)系工作時(shí)，如不知對(duì)方姓名，或有時(shí)為避免因?qū)Ψ綐I(yè)務(wù)人員調(diào)動(dòng)工作(或出差)而延誤書信的處理，也可把具體業(yè)務(wù)部門作為收信人，如某廠“銷售科收”等。 2627 商業(yè)信函二、信封的內(nèi)容 （三）、寄信人寄信人地址及姓名。 用橫式信封時(shí)居下書寫；用豎式信封時(shí)居左書寫。 根據(jù)郵政部門的規(guī)定，郵票一般貼在橫式信封的右上角或貼在豎式信 封的左上角