excel在財務(wù)管理中的運用 第2章 EXCEL 2003基礎(chǔ)

1、Excel在財務(wù)管理中的應(yīng)用第2章 EXCEL 2003基礎(chǔ)學(xué)習(xí)目標2.1 EXCEL 2003的基本結(jié)構(gòu)2.2 EXCEL 2003的基本操作2.3 工作表的編輯及格式化2.4 工作簿文件及工作表使用本章小結(jié)主要概念和觀念目錄學(xué)習(xí)目標本章主要介紹Excel 2003的基礎(chǔ)知識。通過學(xué)習(xí)本章，學(xué)生應(yīng)當(dāng)了解Excel 2003電子表格的基本結(jié)構(gòu)，掌握Excel 2003的一些基本操作，學(xué)會創(chuàng)建所需要的工作簿和工作表，并對其進行格式化,為做好財務(wù)管理電算化掌握必需的基礎(chǔ)操作技能。2.1 EXCEL 2003的基本結(jié)構(gòu)2.1.1 EXCEL 2003的啟動與退出1）EXCEL 2003的啟動 【開始

2、】 【所有程序】 【Microsoft office】 【 Microsoft office Excel 2003】如果在桌面上設(shè)置了 Excel 2003 快捷方式，單擊其圖標啟動。選擇任意 Excel 文件，雙擊后系統(tǒng)就會自動啟動 Excel，同時自動加載該文件。2）EXCEL 2003的退出退出 Excel 2003選擇“文件”|“退出”命令。 單擊 Excel 2003窗口右上角的關(guān)閉按鈕。雙擊 Excel 2003窗口左上角的圖標。按 AltF4 組合鍵。2.1 EXCEL 2003的基本結(jié)構(gòu)2.1.2 EXCEL 2003的窗口結(jié)構(gòu)工作表標簽狀態(tài)欄標題欄菜單欄工作表編輯欄活動單元格

3、工具欄任務(wù)窗格1)標題欄顯示當(dāng)前工作簿文件的名字。2)菜單欄 在每組下拉菜單中包括了一組相關(guān)操作或命令，可以根據(jù)需要選取菜單中的選項，完成相關(guān)的操作。包括：文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、表格、窗口和幫助共菜單。3)工具欄 工具欄是一些圖標按鈕，每一個按鈕都代表了一個命令，這些命令都等價于菜單中相關(guān)的命令。窗口中顯示兩個工具欄：格式工具欄、常用工具欄。幫助顯示比例繪圖圖表向?qū)Ы敌蛏蜃詣忧蠛筒迦氤夋溄踊謴?fù)撤消新建打開保存權(quán)限電子郵件打印打印預(yù)覽拼寫檢查信息檢索格式刷復(fù)制粘貼剪切 字體顏色填充顏色邊框增加縮進量減少縮進量減少小數(shù)位數(shù)增加小數(shù)位數(shù)千位分隔式樣百分比貨幣式樣合并及居中右對齊字體

4、居中左對齊下劃線粗體斜體字號 格式工具欄4編輯欄 編輯欄是用來輸入或編輯單元格或圖表的值的區(qū)域。顯示活動窗口中的內(nèi)容。當(dāng)在活動單元格中鍵入數(shù)據(jù)、公式或函數(shù)時，輸入的內(nèi)容會同時顯示在單元格和編輯區(qū)中，既可以在單元格中修改數(shù)據(jù)，也可在編輯欄中修改數(shù)據(jù)。編輯欄最左邊的是名稱框，最右邊的是編輯欄。當(dāng)用戶向活動單元格輸入或編輯內(nèi)容時，編輯欄中將出現(xiàn)三個按鈕。編輯欄確認按鈕函數(shù)向?qū)О粹o取消按鈕名稱框5狀態(tài)欄 狀態(tài)欄即屏幕底端有關(guān)執(zhí)行過程中的選定命令或操作的信息。當(dāng)選定命令時 ，狀態(tài)欄左邊便會出現(xiàn)該命令的簡單描述。狀態(tài)欄左邊也可以指示操作過程，如打開或保存文件，復(fù)制單元格或記錄宏表等。6滾動條 使用滾動條可

5、以在長工作表中來回移動。7工作表標簽 標簽欄位于狀態(tài)欄上面，顯示當(dāng)前工作簿中所有工作表的名稱，如圖6-6所示。當(dāng)前工作表標簽標簽隊列列表標簽隊列切換按鈕 圖6-6 工作表標簽 8任務(wù)窗格 每次啟動Excel 2003時會自動出現(xiàn)新建任務(wù)欄，用戶可以很方便地新建工作簿, 打開已有的工作簿、利用模板等常用的功能。任務(wù)欄在使用時特別方便。 工作簿工作表單元格工作簿、工作表、單元格的關(guān)系2.1.3 Excel 2003 相關(guān)名稱工作簿(Book)：Excel的基本文件，后綴名為.xls,每個工作簿可包含多張工作表。并且最多可以包含 255 個工作表。工作表(Sheet)：工作表就類似賬簿中的賬頁。Ex

6、cel存儲和處理數(shù)據(jù)最主要的文檔，它由行和列構(gòu)成，因此又稱為電子表格。每一張工作表由 25665536個單元格組成的，每張工作表都有一個相應(yīng)的工作表標簽，工作表標簽上顯示的就是該工作表的名稱。 工作表標簽可以對工作表進行管理，如選擇、添加、刪除、插入等操作。單元格：單元格是工作表中的最基本單位，是行和列交叉處形成的白色長方格。縱向的稱為列，列標用字母 A 到 IV 表示，共 256 列；橫向的稱為行，行號用數(shù)字1到65536表示，共65536 行。單元格位置用列標和行號來表示?；顒訂卧瘢寒?dāng)前被選取的單元格。單元格地址：在當(dāng)前工作表中用行和列的值來表示，其中 列名：A、B、C、D、E、F、 行

7、名：1、2、3、4、5、6、 如：A1、E60 等。2.2 EXCEL 2003的基本操作2.2.1 單元格及單元格區(qū)域的選取和定位(1) 活動單元格的選定(2) 單元格區(qū)域的選定連續(xù)區(qū)域選擇 拖動，或者按著Shift鍵選擇不相鄰區(qū)域的選擇 按著Ctrl鍵選擇行、列選擇 點擊行號或列號整個工作表選擇 點擊行號與列號相交處精確選擇 直接在名稱框中輸入需要選擇的區(qū)域2.2.2 單元格數(shù)據(jù)輸入1）輸入文本字符型數(shù)據(jù)是指首字符為字母、漢字或其他符號組成的字符串，字符數(shù)可達32000多個，在單元格中默認是左對齊。只要不被系統(tǒng)解釋成數(shù)字、公式、日期、時間、邏輯值，則 Excel 一律將其視為文字。數(shù)字串作

8、為字符型數(shù)據(jù)輸入在輸入項前面添加撇號或者是=”數(shù)字串” 如 62574832、=”100872”2）輸入數(shù)字有效的數(shù)字可以包含下列字符：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （ ） / $ ￥ % . ，E e 等多數(shù)數(shù)據(jù)可以直接在單元格或編輯欄中輸入 數(shù)值型數(shù)據(jù)最多顯示15位文本輸入 事先將單元格數(shù)字格式設(shè)置為文本，再輸入數(shù)據(jù)先輸入一個半角單引號，再輸入數(shù)據(jù) 輸入身份證等較長的數(shù)據(jù)時 輸入以0開頭的數(shù)字型數(shù)據(jù) 其他直接輸入格式會發(fā)生變化的數(shù)據(jù)換行符的輸入：Alt+Enter文本格式輸入3）輸入日期和時間日期型數(shù)據(jù)的常用格式：年/月/日或年-月-日，可以省略年份插入當(dāng)前系統(tǒng)日期：按Ctrl+

9、 分號。時間型數(shù)據(jù)的常用格式：小時分：秒插入當(dāng)前系統(tǒng)時間：按Ctrl+Shift+ ；(分號)Excel 支持 24 小時制與 12 小時制可以用“A、a、am、P、p、pm”時間與字母之間必須加上一個空格，否則系統(tǒng)將識別其為文本。如未加上字母后綴，系統(tǒng)將使用 24 小時制顯示時間。 4) 輸入邏輯值型數(shù)據(jù) 可以直接輸入邏輯值TRUE(真)或FALSE(假)。數(shù)據(jù)之間進行比較運算時，Excel判斷之后，在單元格中自動產(chǎn)生的運算結(jié)果TRUE或FALSE居中顯示 2.2 EXCEL 2003的基本操作2.2.3 單元格內(nèi)數(shù)據(jù)的編輯1）修改單元格數(shù)據(jù) 方法一：單元格修改 方法二：編輯欄修改2）移動單

10、元格方法一：選中剪切，右鍵【插入已剪切的單元格】方法二：選取，鼠標指向所選區(qū)域的黑色邊框，鼠標左鍵+shift3）復(fù)制單元格方法一：【復(fù)制】【粘貼】方法二:選取，鼠標指向所選區(qū)域的黑色邊框，鼠標左鍵+ctrl4）插入單元格插入或刪除的單元格、行、列數(shù)，與選中的單元格區(qū)域有關(guān)。插入/刪除單元格時會彈出相應(yīng)的對話框5）刪除單元格或單元格區(qū)域6）清除單元格內(nèi)容方法一：【delete】鍵方法二：【編輯】-【清除】（【全部】；【格式】；【內(nèi)容】；【批注】）7）查找和替換8）為單元格添加批注 方法一： 【插入】-【批注】 方法二：【右鍵】- 【編輯批注】、【刪除批注】、【隱藏批注】 或【顯示批注】2.2

11、EXCEL 2003的基本操作2.2.4在相鄰單元格自動填充數(shù)據(jù)1）利用填充柄填充單元格填充柄填充柄應(yīng)用實例數(shù)字的填充直接填充，簡單復(fù)制相鄰兩個單元格，如2,5，8,11,14,17,20,23按著Ctrl鍵向下拖動填充柄遞加1的序列以數(shù)字結(jié)尾的字符串直接填充結(jié)尾數(shù)字遞加1相鄰兩單元格填充按結(jié)尾數(shù)字間的差產(chǎn)生等差序列按著Ctrl鍵填充簡單復(fù)制2）填充特殊的序列自定義序列(高級功能）工具選項，自定義序列在“自定義序列”列表中，選擇“新序列”，在輸入序列框中輸入自定義的序列，各元素間用半角逗號分隔。在“從單元格導(dǎo)入序列”框中，輸入已存在序列的單元格，再點擊“導(dǎo)入”。在任意單元格輸入自定義序列中的任

12、一元素，用填充柄填充。2.3 工作表的編輯及格式化2.3.1設(shè)置工作表的行高和列寬1）設(shè)置工作表的行高2）設(shè)置工作表的列寬在列標或行號上拖動可改變列寬與行高。自動調(diào)整行高、列寬格式行最適合的行高格式列最適合的列寬多行、多列調(diào)整同時選中多行或多列，再用拖動法調(diào)整行高或列寬。2.3.2設(shè)置工作表的格式1）利用工具欄按鈕設(shè)置字符格式2）利用“單元格格式”對話框設(shè)置字符格式 2.3.3 使用EXCEL 的自動套用格式Excel內(nèi)置了一些表格修飾方案，對表格的組成部分定義了一些特定的格式。套用這些格式，既可美化工作表，也可省去設(shè)置和操作過程。2.3 工作表的編輯及格式化2.3.4 給單元格和單元格區(qū)域命

13、名1）命名規(guī)則2）命名方法3）命名應(yīng)用2.3.5使用條件格式 條件格式是指當(dāng)給定條件為真時，Excel自動應(yīng)用于單元格的格式。添加條件格式預(yù)覽格式設(shè)置按鈕條件格式實例要求成績大于等于90分的填充綠色成績大于等于80、小于90分的填充藍色成績大于等于60分的填充黃色成績小于60分的填充紅色解決思路Excel 2003只能設(shè)置三種條件格式由于所設(shè)條件是全排列，可以將其中一種條件設(shè)置成默認格式，其他三種條件設(shè)置成條件格式。2.3.6使用模板1）創(chuàng)建模板2）使用模板2.4 工作簿文件及工作表使用2.4.1工作簿及工作表的概念1）工作簿2）工作表2.4.2工作簿的基本操作1）新建空白工作簿2） 利用模板新建工作簿3）利用網(wǎng)站上的模板2.4 工作簿文件及工作表使用2.4.3 輸入工作表數(shù)據(jù)2.4.4保存工作薄1）保存新建的工作簿2）保存已有的工作簿3）自動保存工作簿2.4.5關(guān)閉工作簿本章小結(jié)本章全面系統(tǒng)的介紹了Excel 2003基礎(chǔ)知識，其中重點介紹了Excel 2003單元格、工作表、工作簿的基本操作。工作簿文件是Excel存儲數(shù)據(jù)的基本單位，用戶在Excel中建立的各種數(shù)據(jù)最終都是以工作簿文件的形式存儲在磁盤上。工作簿的操作包括新建、打開、保存、保護工作表、設(shè)置