會(huì)議管理會(huì)議管理課件

1、會(huì)議管理案例華風(fēng)集團(tuán)公司的總經(jīng)理秘書(shū)米蘭穿著得體的職業(yè)女裝，正站在公司即將舉行的“新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)”的會(huì)議大廳門(mén)口迎接來(lái)賓。門(mén)廳旁有一張簽到表，擺著簽到表和簽到筆。已有來(lái)賓到會(huì)，但管簽到工作的秘書(shū)還沒(méi)到崗，米蘭十分著急，正準(zhǔn)備催時(shí)，米秘書(shū)的手機(jī)響了，原來(lái)是今天大會(huì)上最重要的嘉賓、市里主管經(jīng)濟(jì)工作的副市長(zhǎng)的專(zhuān)車(chē)在路上出了故障。時(shí)間眼看來(lái)不及了，米秘書(shū)果斷決定讓公司正在去電視臺(tái)接記者的奧迪車(chē)掉頭去接副市長(zhǎng)，讓去接記者的秘書(shū)另打一輛出租車(chē)去電視臺(tái)，這樣，通過(guò)及時(shí)的協(xié)調(diào)，兩邊的事情都得到了妥善的處理。米秘書(shū)剛準(zhǔn)備喘口氣，手下的工作人員有來(lái)反映因預(yù)先估計(jì)不足，會(huì)議的禮品和宣傳品都不夠了，米秘書(shū)又趕緊派人

2、去與大廈的管理人員協(xié)調(diào)，盡可能地多提供一些車(chē)位，然后派下面工作人員迅速前去加印宣傳材料并購(gòu)買(mǎi)新的禮品。這時(shí)接副市長(zhǎng)的車(chē)子就快到大門(mén)口了，米秘書(shū)立即給總經(jīng)理打了電話(huà)，告訴他市長(zhǎng)已到，然后面帶微笑地迎向大門(mén)口。 在某地一次地方和駐軍聯(lián)合召開(kāi)的表彰會(huì)上，頒獎(jiǎng)儀式正在進(jìn)行。盛裝的禮儀小姐在熱烈的樂(lè)曲聲中魚(yú)貫出場(chǎng)，手棒獎(jiǎng)品交給在主席臺(tái)前排就座的領(lǐng)導(dǎo)同志準(zhǔn)備頒獎(jiǎng)。不知是太緊張還是太疏忽，有一位小姐竟然沒(méi)有緊跟上，把應(yīng)交給前面的一個(gè)部隊(duì)首長(zhǎng)的獎(jiǎng)品，卻遞給了下一個(gè)位置的地方領(lǐng)導(dǎo)。而排在隊(duì)伍未尾的禮儀小姐卻為送不出獎(jiǎng)品而驚慌失措，逃回后臺(tái)。手上沒(méi)有獎(jiǎng)品的部隊(duì)首長(zhǎng)左顧右盼，未見(jiàn)禮儀小姐再送獎(jiǎng)品，此時(shí)上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)的人又

3、已登臺(tái)，首長(zhǎng)急得面紅耳赤，最后干脆離席退場(chǎng)。由于少了一位頒獎(jiǎng)人，領(lǐng)獎(jiǎng)的人上臺(tái)后，發(fā)覺(jué)沒(méi)有給自己頒獎(jiǎng)，只好尷尬地跑下臺(tái)。而由于原定的頒獎(jiǎng)順序打亂，領(lǐng)導(dǎo)手拿獎(jiǎng)品卻找不到來(lái)領(lǐng)獎(jiǎng)的人。一時(shí)間，你問(wèn)我，我問(wèn)他，你跟我換位置，他跟我換獎(jiǎng)品，主席臺(tái)上一片混亂，表彰會(huì)應(yīng)有的莊嚴(yán)、隆重、熱烈的氣氛被這個(gè)小差錯(cuò)一掃而空，而且還造成了不良影響。雖然事后地方領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)務(wù)工作人員一再向那位部隊(duì)首長(zhǎng)賠禮道歉，但此事始終都給雙方心里留下了一個(gè)遺憾的陰影。簡(jiǎn)評(píng)此事給了我們一個(gè)深刻的教訓(xùn)。頒獎(jiǎng)，一個(gè)發(fā)，一個(gè)領(lǐng)，本是小一樁。但如果認(rèn)為事小不予重視，只滿(mǎn)足于布置過(guò)、安排過(guò)，而不認(rèn)真細(xì)致地組織實(shí)施，那么小事也會(huì)出錯(cuò)。并且還會(huì)小事變成了

4、大錯(cuò)，影響整個(gè)會(huì)議的質(zhì)量。假如我們的會(huì)務(wù)工作人員，在頒獎(jiǎng)過(guò)程中，分工負(fù)責(zé)，分頭把好禮儀小姐送獎(jiǎng)品和領(lǐng)獎(jiǎng)人員的組織這兩個(gè)關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)協(xié)調(diào)補(bǔ)救，其結(jié)果就大不一樣了。第一節(jié) 會(huì)議的特性和種類(lèi) 定義：會(huì)議是為了達(dá)到一定的目的，把有關(guān)人員召集起來(lái)共同商議、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)的一種工作方式，是行政管理的重要手段。 會(huì)議流程圖學(xué)習(xí)政策 統(tǒng) 作 分互通情報(bào) 一 出 頭交流經(jīng)驗(yàn) 認(rèn) 決 貫交換意見(jiàn) 識(shí) 定 徹會(huì)議的要素形式內(nèi)容程序名稱(chēng)指導(dǎo)思想準(zhǔn)備工作時(shí)間目的開(kāi)始工作地點(diǎn)任務(wù)正式進(jìn)行主持者作用結(jié)束工作參加者決議的貫徹執(zhí)行議項(xiàng)結(jié)果會(huì)議的種類(lèi)三、會(huì)議的種類(lèi)教材（教材161）（考證196）1依據(jù)會(huì)議性質(zhì)和作用劃分組織類(lèi)型2

5、依據(jù)會(huì)議內(nèi)容劃分時(shí)間3依據(jù)會(huì)議形式劃分對(duì)象4依據(jù)與會(huì)對(duì)象劃分功能性質(zhì)5根據(jù)間隔時(shí)間劃分議題性質(zhì)6按層級(jí)和效力范圍劃分規(guī)模7按規(guī)模劃分方式手段8按階段劃分與會(huì)者的國(guó)籍與議題的范圍9國(guó)內(nèi)公司常見(jiàn)會(huì)議的種類(lèi)與作用 1、 經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議2、 部門(mén)員工例會(huì)3、 股東大會(huì)和董事會(huì)議4、 公司年會(huì)5、 客戶(hù)咨詢(xún)會(huì)6、 產(chǎn)品展銷(xiāo)定貨會(huì)7、 業(yè)務(wù)洽談會(huì)8、 新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)會(huì)議的作用 正面作用：交流信息，互通情況； 發(fā)揚(yáng)民主，集思廣益； 增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)； 統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)； 作出決策，部署貫徹。 負(fù)面作用：費(fèi)時(shí)間和精力 費(fèi)財(cái)力和物力 信息過(guò)多重復(fù) 滋長(zhǎng)不正之風(fēng)第二節(jié) 會(huì)務(wù)工作會(huì)務(wù)：是為提高會(huì)議的質(zhì)量所

6、進(jìn)行的準(zhǔn)備、組織、管理和服務(wù)工作的總稱(chēng)。三階段：一、會(huì)前工作 二、會(huì)中工作 三、會(huì)后工作會(huì)前準(zhǔn)備工作 （一）會(huì)議議題的安排和處理1、銷(xiāo)售二部經(jīng)理的人選2、東部地區(qū)銷(xiāo)售活動(dòng)的總結(jié)3、宣讀上次會(huì)議記錄4、銷(xiāo)售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問(wèn)題的發(fā)言5、下季度銷(xiāo)售目標(biāo)6、公司銷(xiāo)售人員的招聘和重組1銷(xiāo)售二部經(jīng)理的人選宣讀上次會(huì)議記錄2東部地區(qū)銷(xiāo)售活動(dòng)的總結(jié)東部地區(qū)銷(xiāo)售活動(dòng)的總結(jié)3宣讀上次會(huì)議記錄銷(xiāo)售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問(wèn)題的發(fā)言4銷(xiāo)售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問(wèn)題的發(fā)言下季度銷(xiāo)售目標(biāo)5下季度銷(xiāo)售目標(biāo)公司銷(xiāo)售人員的招聘和重組6公司銷(xiāo)售人員的招聘和重組銷(xiāo)售二部經(jīng)理的人選 相關(guān)知識(shí)1、各種事物的習(xí)慣性順序和本單位章程2、同類(lèi)性質(zhì)3、保

7、密性較強(qiáng)練習(xí)：議題安排 抗非典工作的布置抗天災(zāi)（旱或澇）關(guān)于對(duì)某某內(nèi)部調(diào)查抗非典事跡的學(xué)習(xí)前期工作總結(jié)計(jì)劃生育出游活動(dòng)（二）編制會(huì)議預(yù)案（實(shí)物1）：一份詳細(xì)的會(huì)議預(yù)案 某某會(huì)議預(yù)案會(huì)議名稱(chēng)：主辦單位的名稱(chēng)+會(huì)議的主題+會(huì)議的類(lèi)型廣東技術(shù)師范學(xué)院教學(xué)工作會(huì)議可信公司技術(shù)訓(xùn)練專(zhuān)題研討會(huì)（籌備方案）一、會(huì)議主題：為增強(qiáng)本公司綜合競(jìng)爭(zhēng)力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開(kāi)此次技術(shù)訓(xùn)練專(zhuān)題研討會(huì)。會(huì)議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開(kāi)技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競(jìng)賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對(duì)策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。二、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)：擬定于3月5日上午9:00至下午4:00，在公司1號(hào)會(huì)議廳召開(kāi)。3月5日上午8:30報(bào)

8、到。三、參加會(huì)議人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門(mén)的技術(shù)骨干30人，總計(jì)50人。四、會(huì)議議程：會(huì)議由主管副總經(jīng)理主持。上午：總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問(wèn)題的工作報(bào)告。培訓(xùn)部總監(jiān)專(zhuān)題發(fā)言。生產(chǎn)部總監(jiān)專(zhuān)題發(fā)言。下午：分組討論；人力資源部總監(jiān)宣讀公司開(kāi)展技術(shù)競(jìng)賽評(píng)比的計(jì)劃草案。主管副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告。五、會(huì)議議題：技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合部分力。技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。六、會(huì)場(chǎng)設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會(huì)議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺(tái)秘書(shū)負(fù)責(zé)。七、會(huì)議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備?？偨?jīng)理的工作報(bào)告。

9、培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專(zhuān)題發(fā)言稿。公司開(kāi)展技術(shù)競(jìng)賽評(píng)比的計(jì)劃（草案）。副總經(jīng)理的總結(jié)報(bào)告。八、會(huì)議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。附：會(huì)議通知。會(huì)議日程表。會(huì)議籌備方案的內(nèi)容1、確定會(huì)議的主題與議題2、確定會(huì)議的名稱(chēng)3、確定會(huì)議的議程4、確定會(huì)議的時(shí)間與地點(diǎn)5、確定會(huì)議所需的設(shè)備和工具，要滿(mǎn)足會(huì)議的需要。6、確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作。7、確定會(huì)議與與會(huì)代表的組成8、確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算9、確定會(huì)議住宿和餐飲安排10、確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。（三）請(qǐng)示報(bào)批會(huì)議（四）成立會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu) 1、人數(shù)是與會(huì)人員的15%左右 2、人員素質(zhì)、專(zhuān)長(zhǎng)的搭配、分工 3、成立會(huì)

10、務(wù)機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組 后勤組 資料組 保衛(wèi)組（五）產(chǎn)生會(huì)議代表（六）發(fā)會(huì)議通知 （七）會(huì)議文件和用品的準(zhǔn)備 文件的準(zhǔn)備用品的準(zhǔn)備 1、 必備用品2、 特殊用品3、 姓名卡片和會(huì)議證件顏色：紅、藍(lán)、白、黃四色款式：粘性標(biāo)簽、系帶卡片、有夾子的卡片、臺(tái)簽式的卡片類(lèi)型：代表證、列席證、工作證、記者證、來(lái)賓證（八）會(huì)場(chǎng)選擇與布置1、選擇會(huì)場(chǎng)的技巧交通便利大小適中設(shè)備齊全適用環(huán)境適合停車(chē)場(chǎng)成本2、會(huì)場(chǎng)布置 (1）會(huì)場(chǎng)氣氛（2）會(huì)場(chǎng)形狀（3）主席臺(tái)座次排列（4）會(huì)場(chǎng)座位劃分（九）會(huì)議的后勤準(zhǔn)備（十）選舉、頒獎(jiǎng)工作的準(zhǔn)備 二、會(huì)中工作 （一） 落實(shí)報(bào)到工作接站報(bào)到工作簽到并領(lǐng)取文件領(lǐng)取文件1、文件袋2、 編號(hào)、登記

11、3、 清退目錄 4、特快專(zhuān)遞或傳真（三）分組討論編組的方法：一是按地區(qū)、單位編組；二是按行業(yè)編組（四）會(huì)議記錄內(nèi)容：第一部分：會(huì)議組織情況第二部分：會(huì)議主要內(nèi)容方法：1、 精詳記錄法2、 摘要記錄法（五）會(huì)場(chǎng)服務(wù) （六）選舉工作（七）頒獎(jiǎng)（八）信息溝通，編寫(xiě)簡(jiǎn)報(bào) （九）會(huì)議值班、保衛(wèi)工作（十）會(huì)議的生活及后勤管理工作 三、會(huì)后工作（一） 與會(huì)人員的離會(huì)工作（二） 會(huì)議文件的清退（三）新聞發(fā)布和報(bào)道工作（四）印發(fā)會(huì)議紀(jì)要（五）會(huì)議文件的匯編（六）會(huì)議組織工作的總結(jié) 會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作 （七）會(huì)后追蹤、反饋、落實(shí)第二節(jié) 會(huì)務(wù)工作 第一節(jié) 會(huì)務(wù)管理這里就是蓮花風(fēng)景區(qū)了，這次會(huì)議就要在這里召開(kāi)蓮花風(fēng)景區(qū)

12、會(huì)務(wù)組辦公室： 王俐：“各位同仁，明天與會(huì)代表就要陸續(xù)來(lái)了，我們今天提前入住，按照李總的指示，一定不能出任何差錯(cuò)，省市旅游部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)、宋董事長(zhǎng)和李總經(jīng)理明天就要到，大會(huì)后天正式開(kāi)始?，F(xiàn)在，會(huì)務(wù)組主要抓緊準(zhǔn)備會(huì)議資料，確定負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的人員；并擬好相應(yīng)的意向書(shū)格式，會(huì)后若有客戶(hù)要求洽談合作事宜，也好先簽一份意向書(shū)，為進(jìn)一步合作打基礎(chǔ)。后勤組要與他們風(fēng)景區(qū)的服務(wù)部門(mén)加緊配合，一一落實(shí)客戶(hù)的各項(xiàng)服務(wù)；特別是會(huì)議的值班與保衛(wèi)工作，那是絲毫差錯(cuò)也不能出的地方，一定要親自實(shí)地審查。下面我先發(fā)一份“會(huì)議事務(wù)處理規(guī)定”單，兩個(gè)組要一一對(duì)照落實(shí)，填好后交給我，若有什么落實(shí)不了的，我好趕緊上報(bào)處理?！?/p>

13、會(huì)議事務(wù)處理規(guī)定（一） 節(jié) 會(huì)議計(jì)劃?rùn)z查要點(diǎn)：項(xiàng)目審核備注會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議時(shí)間會(huì)議主題和議題與會(huì)單位和人員人數(shù)主持人及工作人員會(huì)議資料（一） 會(huì)議籌備及活動(dòng)審核要點(diǎn)：議程安排會(huì)議應(yīng)發(fā)資料會(huì)議記錄安排幻燈或錄影設(shè)備會(huì)場(chǎng)預(yù)訂制作來(lái)賓名冊(cè)紀(jì)念品的制作與發(fā)放預(yù)訂回程票會(huì)場(chǎng)布置宴會(huì)及座位順序安排新聞攝影酬謝金住宿安排胸章名牌看板和標(biāo)示板支付食宿費(fèi)用及出納會(huì)議值班及保衛(wèi)相關(guān)知識(shí)：（一）會(huì)場(chǎng)布置要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、性質(zhì)和需要來(lái)布置。不同的布置形式，體現(xiàn)的意義、氣氛和效果均不相同。（1）會(huì)場(chǎng)布置方式相對(duì)式：主席臺(tái)與代表席采取上下面對(duì)面方式，突出主席臺(tái)的位置。分為禮堂形、教室形、弦月形。教室形會(huì)場(chǎng)弦月形會(huì)場(chǎng)全圍式：不

14、設(shè)專(zhuān)門(mén)的主席臺(tái)，所有與會(huì)者均圍坐于一起。分為圓形、橢圓形、長(zhǎng)方形，多邊形。半圍式：介于相對(duì)式與全圍式之間，設(shè)有主席臺(tái)，但在其正面和兩側(cè)安排代表席，這樣即突出了主席臺(tái)的地位，又有融洽的氛圍，比較適合中小型工作會(huì)議。分為馬蹄形、T字形、鞏橋形。分散式：將會(huì)場(chǎng)分為若干個(gè)中心，每一中心都有一個(gè)主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又給與會(huì)者提供多個(gè)交流的機(jī)會(huì)，氣氛較為輕松和諧。分為圓桌形、方桌形、V字形。其中，主席臺(tái)是會(huì)場(chǎng)的中心，一般大中型會(huì)議都應(yīng)設(shè)主席臺(tái)。布置主席臺(tái)時(shí)，前排必須是通欄，后排可根據(jù)需要安排通欄或分欄式；主席臺(tái)上可設(shè)講臺(tái)、話(huà)筒，以突出發(fā)言的重要性；重要大會(huì)的主席臺(tái)邊還應(yīng)有休息室。

15、（2）會(huì)議座位安排提前安排好會(huì)議座位，有利于會(huì)議和各項(xiàng)活動(dòng)井井有條的進(jìn)行。主席臺(tái)座次的安排：主席臺(tái)座次安排，既是一項(xiàng)技術(shù)性工作，也是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治性工作，秘書(shū)人員一定要極其認(rèn)真負(fù)責(zé)地對(duì)待。首先，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)確定在主席臺(tái)就坐人員的準(zhǔn)確名單；其次，確定其中身份最高的人員就座于主席臺(tái)前排中央，其他人員按先左后右、一左一右順序排列，如下圖： （單數(shù)） （雙數(shù)） 會(huì)場(chǎng)人員座次安排：橫排法，即按照會(huì)議人員名單，以姓氏筆畫(huà)或單位名稱(chēng)筆畫(huà)為序，從左至右橫向依次排列；豎排法，即將橫排法中從左至右改為從前至后縱向排列；左右排列法，即將橫排法中從左至右改為以主席臺(tái)為中心，向左右兩邊交錯(cuò)排列。（3）會(huì)場(chǎng)氣氛布置會(huì)場(chǎng)氣氛直接

16、影響到與會(huì)者的情緒，這關(guān)系到會(huì)議的效果。營(yíng)造良好的會(huì)場(chǎng)氣氛，是秘書(shū)人員創(chuàng)造力和想像力的重要表現(xiàn)。會(huì)標(biāo) 將會(huì)議的全稱(chēng)以醒目的標(biāo)語(yǔ)形式懸掛于主席臺(tái)前上方，即為會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)能體現(xiàn)會(huì)議的莊嚴(yán)性，激發(fā)與會(huì)者的積極參與感。會(huì)徽 即能體現(xiàn)或象征會(huì)議精神的圖案標(biāo)志，一般懸掛于會(huì)場(chǎng)前上方中央位置。會(huì)徽可以是組織已定徽標(biāo)，如黨徽、國(guó)徽、團(tuán)徽、警徽等，也可以向社會(huì)公開(kāi)征集，如北京2008奧運(yùn)會(huì)會(huì)徽“中國(guó)印”。其他 燈光，要注意燈光的亮度，一般主席臺(tái)上的燈光要比臺(tái)下代表席燈光要亮；色調(diào)，要注意不同色調(diào)會(huì)給與會(huì)者不同的感官刺激，如紅、粉、黃、橙亮麗明快，給人感覺(jué)熱烈輝煌，適合慶典類(lèi)會(huì)議，藍(lán)、綠、紫莊重典雅，給人感覺(jué)嚴(yán)肅端

17、正，適合一般工作會(huì)議； 旗幟，重要的會(huì)議宜在會(huì)場(chǎng)內(nèi)外插一些旗幟以烘托氣氛；標(biāo)語(yǔ)，簡(jiǎn)潔明快的標(biāo)語(yǔ)口號(hào)能振奮與會(huì)者精神，強(qiáng)化會(huì)議主題；花卉，適當(dāng)?shù)幕ɑ苣芙o人清新活潑之感，既能點(diǎn)綴會(huì)議氛圍，又能減輕與會(huì)者長(zhǎng)時(shí)間的疲勞。 （二）會(huì)議的值班與保衛(wèi)工作會(huì)議要有嚴(yán)密的值班和保衛(wèi)工作，中大型會(huì)議，秘書(shū)要有24小時(shí)值守，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。奧運(yùn)會(huì)安保16億美元（1）值班工作堅(jiān)守崗位；會(huì)中協(xié)助搜集有關(guān)信息和資料；控制與會(huì)無(wú)關(guān)人員隨便出入會(huì)場(chǎng)；督導(dǎo)專(zhuān)職服務(wù)人員的具體服務(wù)工作；備有公司及各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、后勤服務(wù)主管人員的電話(huà)通訊錄；協(xié)調(diào)會(huì)中各種矛盾等。波茨坦會(huì)議（2）保衛(wèi)工作重要人員的人身安全；重

18、要文件；會(huì)場(chǎng)和駐地；會(huì)議設(shè)備；與會(huì)者私人貴重物品等。實(shí)訓(xùn)題： 王俐這次受李總委托，作為會(huì)務(wù)組和后勤組的召集人，責(zé)任重大。如會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議座位安排、會(huì)議氣氛布置之類(lèi)的事，最好不要讓她分心，請(qǐng)你代她處理這三件事，主要是： 1，選擇什么樣的會(huì)場(chǎng)布置方式最為恰當(dāng)？說(shuō)出理由，并畫(huà)出你所布置的草圖。 2，座位如何安排，說(shuō)出理由一并畫(huà)出草圖。 3，并說(shuō)說(shuō)你打算如何將這次懇談會(huì)的氣氛布置到最好效果。第二節(jié) 會(huì)議記錄和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)蓮花風(fēng)景區(qū)主會(huì)場(chǎng)：大會(huì)即將開(kāi)始，上百人的會(huì)場(chǎng)氣氛熱烈。 按照安排，王俐主要負(fù)責(zé)這次會(huì)議記錄。下面是她隨著會(huì)議進(jìn)程的記錄：風(fēng)光旅游有限責(zé)任公司2005年業(yè)務(wù)懇談會(huì)會(huì)議記錄時(shí)間：2005年2月

19、15日上午9時(shí)地點(diǎn)：蓮花風(fēng)景區(qū)一號(hào)會(huì)議室出席人：省市旅游部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)；風(fēng)光旅游有限公司主要領(lǐng)導(dǎo)與各部門(mén)經(jīng)理；客戶(hù)代表。主持人：陳大鵬（公司副總經(jīng)理）記錄人：王俐（總經(jīng)理辦公室秘書(shū)）一、主持人講話(huà)：今天，是我公司值得紀(jì)念的日子，能夠邀請(qǐng)到這么多領(lǐng)導(dǎo)和佳賓，濟(jì)濟(jì)一堂，參加我公司2005年業(yè)務(wù)懇談會(huì)，實(shí)在是我公司的莫大榮耀。下面，請(qǐng)讓我介紹在主席臺(tái)就坐的各位領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓，他們是二、宋董事長(zhǎng)致歡迎辭。三、省旅游局張副局長(zhǎng)講話(huà)：風(fēng)光旅游公司是我省旅游業(yè)的骨干企業(yè)，也是我省旅游方面的納稅大戶(hù)，在維護(hù)旅游業(yè)信譽(yù)，宣傳行業(yè)誠(chéng)信方面都做出了良好的榜樣，今后四、李總經(jīng)理講話(huà)：我公司自1988年成立以來(lái)，一直以誠(chéng)信為

20、本，十幾年來(lái)沒(méi)有發(fā)生一次嚴(yán)重的顧客投訴案件，具有良好的社會(huì)信譽(yù)，因此業(yè)務(wù)量穩(wěn)居全省旅游業(yè)第一。今天請(qǐng)各位新老客戶(hù)共聚一堂，主要是表達(dá)我公司業(yè)務(wù)拓展方面的意愿，并希望能聽(tīng)到各位佳賓對(duì)我公司發(fā)展提出金子般的箴言，我們會(huì)洗耳恭聽(tīng)。下面，請(qǐng)?jiān)试S我代表我公司全體同仁，向各位介紹一下剛剛過(guò)去的2004年我公司的業(yè)務(wù)情況五、客戶(hù)代表發(fā)言：六、 李總經(jīng)理的總結(jié)：七、 散會(huì)（上午12時(shí)） 主持人：陳大鵬（簽名） 記錄人：王 俐（簽名）中午飯后：李總：“小王，上午的會(huì)開(kāi)得較為順利，按照安排，下午是兩位旅游業(yè)專(zhuān)家的講話(huà)，明天上午分組討論，你要全程參與，做好記錄，爭(zhēng)取明天下午總結(jié)會(huì)前來(lái)賓們都能拿到這次會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)，今晚

21、你要加班才行的哦！”王俐：“沒(méi)問(wèn)題，您放心吧，李總！”相關(guān)知識(shí)1，會(huì)議記錄（1）概念：會(huì)議記錄是開(kāi)會(huì)時(shí)當(dāng)場(chǎng)將會(huì)議基本情況和會(huì)議報(bào)告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容如實(shí)記錄下來(lái)的文書(shū)。（2）特點(diǎn)：一是真實(shí)性；二是資料性，可作為研究、編發(fā)、查找會(huì)議的重要原始資料長(zhǎng)期保存。（3）注意事項(xiàng)：內(nèi)容真；速度快；整理快。（4）為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備：紙筆、錄音機(jī)和磁帶、會(huì)議相關(guān)文件、提前到達(dá)、了解座次便于識(shí)別發(fā)言者、要有手工記錄；（5）會(huì)議記錄過(guò)程：內(nèi)容完整、詳略得當(dāng)、最后簽名并不得再加任何改動(dòng)；（6）記錄要求：準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔。2，會(huì)中信息（1）收集、傳遞和反饋；（2）對(duì)外宣傳同時(shí)注意保密；（3）加工：綜合、提煉、推

22、導(dǎo)；（4）傳遞方式：口頭、影像、電子、專(zhuān)人。（5）要求：力求全面、真實(shí)、及時(shí)、適用、重點(diǎn)突出。3，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（1）概念：簡(jiǎn)明扼要地對(duì)會(huì)議的簡(jiǎn)要報(bào)告。（2）特點(diǎn)：簡(jiǎn)明扼要；迅速快捷；內(nèi)容新穎；真實(shí)準(zhǔn)確。（3）結(jié)構(gòu)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾（4）注意：一般不超過(guò)1000字，最長(zhǎng)不超過(guò)2000字；內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、典型。實(shí)訓(xùn)題根據(jù)王俐所記的會(huì)議記錄，并發(fā)揮自己想像，結(jié)合下午的專(zhuān)家演講和第二天上午的大會(huì)討論發(fā)言，寫(xiě)一份會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。格式盡量規(guī)范，內(nèi)容想像豐富，1000字左右。第三節(jié) 會(huì)議的善后工作下午，是這次會(huì)議結(jié)束的時(shí)候，王俐心想，可以松一口氣了吧？但是，這不，電話(huà)又響了李總：“小王，現(xiàn)在這個(gè)會(huì)快開(kāi)完了，提醒你一下，你現(xiàn)在趕緊去要會(huì)務(wù)組的同志把上午發(fā)下去的咱們公司的今年業(yè)務(wù)拓展方案給收回來(lái)，討論完了，千萬(wàn)不要讓人給帶走了。另外，明天回去之后你要把這次會(huì)議的費(fèi)用結(jié)算清楚，董事會(huì)要查帳的，要認(rèn)真做好，開(kāi)支一定要有發(fā)票，否則稅務(wù)局