管理學(xué)第二章工作分析課件

1、第二章 工作分析抽屜式管理 含義：抽屜式管理是世界上流行的一種新的管理方法。顧名思義，抽屜即辦公桌上的抽屜。抽屜式管理是一種通俗形象的管理術(shù)語，在現(xiàn)代化管理理論中，也叫做職務(wù)分析”。 抽屜式管理的步驟和方法： 第一步，由企業(yè)管理科牽頭，組織一個由各個部門組成的職務(wù)分析小組。 第二步，對職務(wù)分析小組進行短期培訓(xùn)，以掌握抽屜式管理的概念和內(nèi)涵。 第三步，圍繞企業(yè)的總體目標(biāo)，生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)，根據(jù)業(yè)務(wù)對口，編制業(yè)務(wù)科室職責(zé)權(quán)限范圍。 第四步，分層次進行管理人員。職務(wù)分析，按職、責(zé)、權(quán)、利四者的統(tǒng)一，制定管理人員職務(wù)說明或職務(wù)規(guī)范。 第五步，制定必要的考核獎懲制度，與職務(wù)分析”法配套執(zhí)行。 導(dǎo)入案例 一名

2、機床操作工不小心將大量液體灑在了機床周圍的地板上。車間主任叫他將液體清掃干凈，操作工拒絕執(zhí)行，理由是崗位說明書中沒有清掃的條文。車間主任顧不上查看崗位說明書原文，便找來一名服務(wù)工清掃。但服務(wù)工同樣拒絕，理由也和操作工一樣。車間主任威脅要將其解雇，服務(wù)工勉強同意，但干完話之后卻向公司進行了投訴。有關(guān)人員看了投訴之后，審閱了三類人員的崗位說明書：機床操作工、服務(wù)工、勤雜工。操作工的崗位說明書上明確規(guī)定：操作工有責(zé)任保持車床的清結(jié)，使之處于可操作狀態(tài)，但未提及清掃地板；服務(wù)工的崗位說明書規(guī)定：服務(wù)工有責(zé)任以各種方式協(xié)助操作工，如領(lǐng)取原料和工具，隨叫隨到，及時服務(wù) ，但沒有包括清掃工作；勤雜工的崗位說

3、明書中確實包含了各種清掃內(nèi)容，但他的工作時間是從正常的下班后開始的。引出問題 機床周圍地板的清潔工作誰來做？服務(wù)工機床操作工勤雜工崗位說明書中沒有清掃地板的條文 有清掃條文，但工作時間是從正常下班開始崗位說明書中沒有清掃的條文分析問題得出結(jié)論必須有工作分析工作分析是人力資源管理的基石工作分析是人力資源管理的基石人力資源規(guī)劃績效管理招聘錄用培訓(xùn)開發(fā)職業(yè)生涯規(guī)劃薪酬管理一、工作分析概念二、工作分析的方法三、工作說明書的編寫一、工作分析概述1、工作分析的含義 通過收集與分析多種相關(guān)信息，確定組織中各個工作職務(wù)的目的、任務(wù)、職責(zé)、權(quán)利、隸屬關(guān)系、工作條件、任職資格的過程。 其結(jié)果形成職務(wù)說明書：工作描

4、述（job description）工作規(guī)范（job specification）2、工作分析的主要問題第一個問題工作是什么？What職位的名稱、級別職位設(shè)置的目的職位的工作內(nèi)容、任務(wù)和職責(zé)職位的主要工作權(quán)利職位需要的工作條件職位與其他職位的關(guān)系職位在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中的位置第二個問題誰適合這份工作？Who基本學(xué)歷和專業(yè)要求在某一領(lǐng)域的工作經(jīng)驗必須具備的基本能力必須接受的培訓(xùn)項目培訓(xùn)時間年齡和性別要求性格和性向要求第四個問題誰來做工作分析？第三個問題誰最適合這個工作？第五個問題何時做工作分析？新組織投入運行時戰(zhàn)略調(diào)整、業(yè)務(wù)發(fā)展時工作內(nèi)容與性質(zhì)發(fā)生變化時兼并、擴充、增加生產(chǎn)線時改變編制，重新定崗定員

5、時引進新設(shè)備、工藝、技術(shù)時建立相關(guān)制度時人力資源管理專家負責(zé)總體策劃和審定；主管人員結(jié)合企業(yè)實踐，參與或組織人員編寫；在崗員工結(jié)合個人實踐提供經(jīng)驗資料；人力資源部門做出規(guī)范、完整、系統(tǒng)的工作分析；哪些經(jīng)歷可以優(yōu)先；哪些專業(yè)可以優(yōu)先；怎樣的資格可以優(yōu)先；有過哪些培訓(xùn)可以優(yōu)先；1任務(wù)是為了達到一個特定目的所進行的一項活動。2職責(zé)是指一個人所擔(dān)負的由一項或多項任務(wù)組成的活動。4工作是由一組主要職責(zé)相似的職位所組成。3職位是在一定時間內(nèi)由特定的人及其所擔(dān)負的一個或多個職責(zé)所組成。6職業(yè)是由在一定時間內(nèi)不同的組織中的相似的工作所組成。5工作組（族）是由兩個或以上的工作組成。7職業(yè)生涯是一個人在其工作生活

6、中所經(jīng)歷的一系列職位、工作或職業(yè)。3、工作分析中的術(shù)語4、工作分析的程序準備階段調(diào)查階段分析階段完成階段發(fā)展趨勢反饋影響（1）、準備階段明確工作分析的意義、目的、方法、步驟；向有關(guān)人員宣傳、解釋；與工作分析有關(guān)工作的員工建立良好的人際關(guān)系，并使他們做好良好的心理準備；組成工作小組，以精簡、高效為原則；確定調(diào)查和分析對象的樣本，同時考慮樣本的代表性；把各項工作分解成若干工作元素和環(huán)節(jié)，確定工作的基本難度。（2）、調(diào)查階段編制各種調(diào)查問卷和提綱；靈活運用各種調(diào)查方法，如面談法、問卷法、 觀察法、參與法、實驗法、關(guān)鍵事件法等等；廣泛收集有關(guān)工作的特征以及需要的各種數(shù)據(jù)；重點收集工作人員必需的特征信息

7、；要求被調(diào)查的員工對各種工作特征和工作人員特征的重要性和發(fā)生頻率等作出等級評定。 （3）、分析階段仔細審核已收集到的各種信息；創(chuàng)造性地分析、發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作和工作人員的關(guān)鍵成分；歸納、總結(jié)出工作分析的必需材料和要素；編制工作描述、工作規(guī)范。（4）、完成階段根據(jù)對資料的分析，編寫工作說明書。對整個工作分析過程進行總結(jié)，找出其中成功的經(jīng)驗和存在的問題，以利于以后更好地進行工作分析。將工作分析的結(jié)果運用于人力資源管理以及企業(yè)管理的相關(guān)方面，真正發(fā)揮工作分析的作用。二、工作分析的方法問卷法 觀察法訪談法工作實踐法(參與法)關(guān)鍵事件法1、問卷法 利用已編制的問卷，要求被試者填寫，來獲取有關(guān)工作的信息，是一種

8、快速而有效的方法。一般崗位分析問卷1. 職務(wù)名稱 _。2. 比較適合任此職的性別是 _（請選擇，下同）。A. 男性 B. 女性 C . 男女均可。3. 最合適任此職的年齡是_。20歲以下 B. 2130歲 C. 3140歲 D. 4150歲 E. 51歲以上4. 能勝任此職的文化程度是_。 A.初中以下 B.高中、中專 C.大專 D.本科 E.研究生以上5. 此職的工作地點在_。 A.本地市區(qū) B.本地郊區(qū) C.外地市區(qū) D.外地郊區(qū) E.其他4. 能勝任此職的文化程度是_。 A.初中以下 B.高中、中專 C.大專 D.本科 E.研究生以上5. 此職的工作地點在_。 A.本地市區(qū) B.本地郊區(qū)

9、 C.外地市區(qū) D.外地郊區(qū) E.其他6. 此職的工作主要在_（指75以上的時間）。 A.在室內(nèi) B.在室外 C.室內(nèi)外各一半7. 任此職者的一般智力最好在_。 A.90分以上 B.7089分 C.3069分 D.1029分 E.9分以下8. 此職工作信息來源主要是_。 A.書面材料（文件，報告，書刊雜志，各種材料等等） B.數(shù)字材料（包含各種數(shù)據(jù)，圖表，財務(wù)數(shù)據(jù)的材料） C.圖片材料（設(shè)計草圖，照片，X照片，地圖等等） D.模型裝置（模型，模式，模板等等） E.視覺顯示（數(shù)學(xué)顯示，信號燈，儀器等等） F.測量裝置（氣壓表，氣溫表等各種表具） G.人員（消費者，客戶，顧客等等）案例：推銷員崗位

10、分析問卷 說明以下職責(zé)在你工作中的重要性（最重要的打10分，最不重要的打0分，標(biāo)在右側(cè)的橫線上）。1. 和客戶保持聯(lián)系_。2. 接待好每一個客戶_。3. 詳細介紹產(chǎn)品的性能_。4. 正確記住各種產(chǎn)品的價格_。5. 拒絕客戶不正當(dāng)?shù)乃投Y_。6. 掌握必要的銷售知識_。7. 善于微笑_。8. 送產(chǎn)品上門_。.9、參加在職培訓(xùn)_。10.把客戶有關(guān)質(zhì)量問題反饋給有關(guān)部門_。11.準備好各種推銷工具_。12.每天拜訪預(yù)定的客戶_。13.在各種場合推銷本企業(yè)產(chǎn)品_。14.講話口齒清楚_。15.思路清晰_。16.向經(jīng)理匯報工作_。17.每天總結(jié)自己的工作_。18.每天鍛煉身體_。19.和同事保持良好關(guān)系_。

11、20.自己設(shè)計一些小型促銷活動_。21.不怕吃苦_。2、關(guān)鍵事件法關(guān)鍵事件是指對實際工作中特別有效或無效的工作者行為的簡短描述。當(dāng)大量的這類小事例收集起來以后，按照他們所描述的工作領(lǐng)域進行歸納分類，最后就會對實際工作的要求有一個非常清楚的了解。 關(guān)鍵事件法的優(yōu)點是，能直接描述人們在工作中的具體活動，因此，可以揭示工作的動態(tài)性。由于所研究的行為可以觀察和衡量，所以，這種方法獲得的資料適用于大多數(shù)工作分析。 舉例：銷售工作的15種關(guān)鍵行為善于把握客戶定貨信息和市場信息；密切注意市場需求的瞬間變化；善于與銷售部門的管理人員交流信息；善于與生產(chǎn)部門的管理人員和執(zhí)行人員交流信息；對上級和客戶忠誠，講信用

12、；能夠說到做到；堅持為客戶服務(wù)，了解和滿足客戶的要求；積極收集產(chǎn)品的售后反饋信息；向客戶宣傳企業(yè)的其他產(chǎn)品；積極擴大企業(yè)的銷售額及市場占有率；不斷掌握新的銷售技術(shù)和方法；在新的銷售途徑方面有創(chuàng)新精神；維護公司形象，樹立企業(yè)良好聲譽；結(jié)清帳目；工作態(tài)度積極主動。3、觀察法 在工作現(xiàn)場運用感覺器官或其他工具、觀察員工的實際工作運作，用文字或圖表形式記錄下來，來收集工作信息的一種方法。操作原則觀察的工作應(yīng)相對靜止適用于大量標(biāo)準化的、周期短的體力活動為主的工作要注意工作行為樣本的代表性觀察人員不應(yīng)干擾被觀察者的工作不適用于以智力活動為主的工作觀察前要有詳細的觀察提綱和行為標(biāo)準觀察法的觀察提綱崗位分析觀

13、察提綱 被觀察者姓名：_ 日期：_ 觀察者姓名：_ 觀察時間：_ 工作類型：_ 工作部門：_ 觀察內(nèi)容： 1.什么時候開始正式工作？_。 2.上午工作多少小時？_。 3.上午休息幾次？_。 4.第一次休息時間從_到_。 5.第二次休息時間從_到_。 6.上午完成產(chǎn)品多少件_。 7.平均多少時間完成一件產(chǎn)品_。 8.與同事交談幾次_。 9.每次交談約_分鐘。 10.室內(nèi)溫度_度。 11.抽了幾支香煙？_。 12.喝了幾次水？_。 13.什么時候開始午休？_。 14.出了多少次品？_。 15.搬了多少原材料？_。 16.噪音分貝是多少？ _。4、訪談法通過與員工和管理者的訪談，可以獲取更多的細節(jié)和

14、更準確的信息。一般有三種訪談的方式（1）與該工作的主管人員進行訪談（2）與從事該工作的每個員工交談（3）與從事相同工作的員工群體進行交談。訪談法的評價優(yōu)點：一是既可以獲得標(biāo)準化工作的信息，也可以獲得非標(biāo)準化工作的信息；二是既可以獲得體力工作的信息，也可以獲得腦力工作的信息；三是由于工作者本身也是自己行為的觀察者，因此，他可以提供外人不易觀察到的情況。缺陷：一方面，工作分析者要接受專門的有關(guān)面談技巧方面的訓(xùn)練，這種方法耗時也很多，因此，成本較高；另一方面，由于工作者的不肯合作和工作分析者問一些含糊不清的問題，往往導(dǎo)致收集到的信息失真。5、工作實踐法 工作實踐法也稱參與法，它是指工作分析人員通過直

15、接參與某項工作，從而細致地、深入地體驗、了解、分析工作的特點和要求。 工作實踐法的優(yōu)點：當(dāng)一些有經(jīng)驗的員工，由于不善于表達，或并不了解自己完成任務(wù)的方式等原因，無法提供有效的工作分析信息時，工作分析者的親自參與可以獲得第一手的工作分析信息。工作實踐法的缺點：比如對于一些危險的工作，就不適合用這種方法來收集信息；另外，對于現(xiàn)代企業(yè)中許多高度專業(yè)化的工作，工作分析者往往由于不具備從事某項工作的知識和技巧，因此無法參與實踐。 6、工作日志法（自我觀察）工作日志法（Participant Diary）：通過任職者在規(guī)定時限內(nèi)，按時間順序，實時、準確記錄工作中的每一項活動與任務(wù)的工作信息收集方法。從而提

16、供一幅非常完整的工作圖景.（1）優(yōu)點：若運用得好，能獲得大量的、更為準確的信息；前期直接成本小.（2）缺點：信息凌亂、難以準確把握，整理工作復(fù)雜，容易影響工作的正常進行，加大員工工作的負擔(dān)；也存在夸大自己工作重要性的傾向，不宜保證內(nèi)容的真實性。 適用范圍：在缺乏工作文獻和人手相對緊張時使用，能保留原是工作信息。對于核心關(guān)鍵崗位或穩(wěn)定性差的工作不宜使用。工作日志姓 名：年 齡：職務(wù)名稱：所屬部門：直接上級：從事業(yè)務(wù)工齡：填寫日期：自 月 日 至 月 日 1.請您在每天工作開始前將工作日志放在手邊，按工作活動發(fā)生的順序及時填寫，切勿在一天工作結(jié)束后一并填寫。 2.要嚴格按照表格要求進行填寫，不要遺

17、漏那些細小的工作活動，以保證信息的完整性。 3.請您提供真實的信息，以免損害您的利益。 4.請您注意保留，防止遺失。 感謝您的真誠合作！工作日志填寫實例5月29日 工作開始時間8：30 工作結(jié)束時間17：30三、工作說明書的編寫1、工作說明書的內(nèi)容工作描述工作規(guī)范職務(wù)說明書工作名稱工作內(nèi)容工作條件工作社會環(huán)境聘用條件一般要求生理要求心理要求(一）、工作描述 工作描述也稱崗位說明或工作說明，是指用書面形式對組織中各類崗位的工作性質(zhì)、工作任務(wù)、工作職責(zé)與工作環(huán)境等所做的統(tǒng)一要求。其主要功能： 1、讓員工了解工作概要； 2、建立工作程序與工作標(biāo)準 3、闡明工作任務(wù)、責(zé)任與職權(quán)； 4、為員工聘用、考核

18、、培訓(xùn)、薪酬等提供依據(jù)。職務(wù)名稱社會環(huán)境工作活動和工作程序工作描述工作條件和物理環(huán)境聘用條件工廠設(shè)備科科長的工作描述 職位名稱：設(shè)備科科長直接上級：分管生產(chǎn)的副廠長崗位代碼：ME012(1)主要工作內(nèi)容：與生產(chǎn)部門合作，負責(zé)全廠設(shè)備的維護和保養(yǎng)；生產(chǎn)中出現(xiàn)各種事故或意外時，建議和批準用于各種搶修項目的預(yù)算支出和撥款；與其他管理部門合作，確認施工質(zhì)量和標(biāo)準檢修費用；根據(jù)工廠的有關(guān)規(guī)定，對本部門員工實施獎懲；根據(jù)工作需要，可隨時調(diào)用3噸和1噸的鏟車各一輛。 (2)工作條件：50以上的時間在室外工作；經(jīng)常受氣候的影響，現(xiàn)場工作條件比較差，有毒、有害氣體以及噪聲對身體健康有一定的影響。一年中有5的工作

19、日出差在外。工作地點：本市。(3)社會環(huán)境：設(shè)備科有副科長一名，科員三名。需要經(jīng)常交往的部門是生產(chǎn)部、財務(wù)部和工程部。 (4)聘用條件：每周工作40小時，國定假日放假；基本工資1 200元，職務(wù)津貼每月100元；本崗位為企業(yè)中的中層管理崗位，可晉升為副廠長或廠長。（二）工作規(guī)范工作規(guī)范也稱工作說明書，是指任職者要勝任該項工作必須具備的資格和條件，其主要內(nèi)容包括：一般要求：包括年齡、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗生理要求：包括健康狀況、力量與體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度心理要求：包括觀察能力、集中能力、記憶能力、理解能力、學(xué)習(xí)能力、解決問題能力、創(chuàng)造性、數(shù)學(xué)計算能力、語言表達能力、決策能力、交際能

20、力、性格、氣質(zhì)、興趣、愛好、態(tài)度、事業(yè)心、合作性、領(lǐng)導(dǎo)能力等等。 一般要求心理要求工作規(guī)范生理要求案例 企業(yè)銷售部經(jīng)理工作說明書 職務(wù)名稱：銷售部經(jīng)理 年齡：2640歲 性別：男女不限 學(xué)歷：大學(xué)本科以上 工作經(jīng)驗：從事銷售工作四年以上 生理要求： 無嚴重疾病；無傳染病；能勝任辦公室工作，舉重5公斤，有時需要走動和站立；平時以說、聽、看、寫為主。心理要求標(biāo)準： A全體員工中最優(yōu)秀的10%之內(nèi)。以總經(jīng)理為100分，即90分以上，下類同。 B7080分； C3069分； D1029分； E9分以下。心理要求： 一般智力： A 觀察能力： B 集中能力： B 記憶能力： A 理解能力： A 學(xué)習(xí)能力

21、： A 解決問題能力： A 創(chuàng)造力： A 知識域： A工作說明書范例部門：辦公室職等：7職位：辦事員職系：行政管理8、文體活動與員工福利事項辦理9、員工各種證明熟的核發(fā)10、文具、設(shè)備、事物用品的預(yù)算、采購、修善、管理11、辦公環(huán)境安全及衛(wèi)生管理工作12、公司文書、信件等的收發(fā)事宜13、書報雜志的訂購與管理14、接待來訪人員工作任務(wù)：負責(zé)公司人事及總務(wù)管理咨詢1、人員招聘與訓(xùn)練2、人事資料登記與整理3、人事資料的統(tǒng)計4、員工請假、考勤管理5、人事管理規(guī)章草擬6、人員任免、調(diào)動、獎懲、考勤、薪酬等事項辦理7、勞工保險加退保與理賠事宜任職資格：1、?？飘厴I(yè)，曾任人事及總務(wù)工作二年以上2、高中畢業(yè)，

22、曾任人事、總務(wù)工作六年以上3、現(xiàn)任分類職務(wù)7職等以上4、具有服務(wù)精神與善于處理人際關(guān)系者5、男性為佳，女性亦可工作說明書工作說明書范例工作說明書 案例引入 北京有一家外國跨國公司的辦事處，來往談業(yè)務(wù)、談生意的客人和該公司駐其他國家的經(jīng)理、業(yè)務(wù)人員絡(luò)繹不絕。公司急需招聘一名接待員，其工作任務(wù)和職責(zé)是：負責(zé)公司來往客人的接待工作。為此，公司人事部門在一家報紙上刊登了招聘廣告：“經(jīng)市人才勞務(wù)管理部門批準，本公司擬招聘一名接待員。要求：年齡28歲以下；女性；具有大學(xué)本科以上學(xué)歷，英語能力六級以上；身高165米以上；有本市戶口。應(yīng)聘者請將個人簡歷、學(xué)歷、戶口等有關(guān)證件的復(fù)印件寄到公司人事部。具體面試時間

23、另行通知?！睆囊陨锨闆r來看，該公司需要一名女接待員。職責(zé)、任務(wù)明確，對人選的要求明確。盡管在廣告中對相貌沒有明確的要求，但是估計在面試時肯定會有標(biāo)準。 問題1：員工招聘的原則有哪些？你對該公司的招聘策劃有什么看法？ 公司人事部經(jīng)過篩選從最后三個人中選出了一人。劉XX，女，年齡26歲，身高166米，身材較好，相貌也不錯；畢業(yè)于北京某名牌大學(xué)，本科學(xué)歷，英語六級。經(jīng)過面試后開始上班。劉XX的接受能力較強，一學(xué)就會。幾個月后，人們發(fā)現(xiàn)她非常喜歡和公司的外方職員以及往來的外國客人用英語交談，工作踏實，平時愛看書，尤其是英語書籍。公司人事部認為，劉xx的公關(guān)能力較強，形象不錯，而且能力較強，于是準備將她

24、調(diào)到辦公室工作，工資由800元增至1000元。因此，特將原辦公室的職員調(diào)走。但是正當(dāng)人事部準備找劉談話時，她突然提出要辭職。 問題2：你認為劉辭職的原因是什么？ 往下讀，看看結(jié)果是否和你的想法一樣？因為劉畢業(yè)于北京名牌大學(xué)，她的同學(xué)大都是外企高級職員、國家公務(wù)員、出國留學(xué)生和外派出國工作。劉早已將自己的目標(biāo)定在出國留學(xué)上。第一次考托福時，口語沒有通過。她希望找一個能夠有機會練習(xí)口語的地方，最好能和老外一起練口語。因此當(dāng)她看到公司的招聘廣告時。認為這是一個極好的機會，而根本沒有將接待員的工作當(dāng)做一回事。她充分利用了這寶貴的幾個月時間，完成了自己設(shè)定的目標(biāo)，大幅度地提高了英語口語能力，并且順利通過

25、了第二次托福考試。 問題3：如果你的該公司的人力資源部負責(zé)人，近期你需做什么？ 總結(jié)失誤原因：主要是因為人事部門對接待員這個崗位定的選人標(biāo)準不太符合人力資源管理的原則。接待員的工作難度不大，關(guān)鍵是看誰可以做得更好，更長久。這項工作當(dāng)然要有語言和身材上的要求，但是在學(xué)歷、年齡等方面的要求卻有些高了。劉XX確實具備了招聘的條件，有些方面還高于條件。但沒有人考慮過她是否能將接待員的工作做得長久。所以在公司內(nèi)部人員安排方面操及過急。公司再招一名接待員和物色一個人去頂替辦公室的那個位置。 由于招聘條件的變化，這一次的應(yīng)聘者相當(dāng)多。經(jīng)過認真篩選后，選中了一名紡織廠下崗女工。此人年齡36歲，身高164米，相貌不錯。高中畢業(yè)，英語會話能力較強。由于原企業(yè)解散，已下崗4個多月。這位女工來到公司后，許多事情都要從頭學(xué)起，由于她學(xué)習(xí)非常努力，做得非常認真，3個月后她幾乎能夠盡善盡美地完成自己的職責(zé)。她除了做好本職工作外，還主動給各個辦公室打開水。老板