記錄及檔案管理程序

1、資產(chǎn)管理程序編號：ZGYC-QP-DC001版號：A/0頁碼： 第 PAGE 1 頁 共 NUMPAGES 5 頁PAGE PAGE 5記錄及檔案管理程序編制楊文昌日期1227審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人 記錄及檔案管理程序編號：ZGYC-QP-DC001版號： A/0頁碼： 第 PAGE 5 頁 共 NUMPAGES 5 頁目的 加強公司記錄及檔案的管理監(jiān)督，落實管理責(zé)任人，明確責(zé)任人的管理責(zé)任，切實達到增強公司記錄檔案的安全性、實用性和有效性。適用范圍適用于公司所有記錄及檔案管理（有另行規(guī)定的從其規(guī)定）。2.1 證照與批復(fù)類:：營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、稅務(wù)

2、登記證、各類許可證、資質(zhì)證書、產(chǎn)權(quán)證、政府批文等。2.2 公司治理類：股東會、董事會文件、公司章程。2.3 規(guī)章制度類：公司發(fā)布實施的規(guī)章制度、作業(yè)流程等。2.4 公文類：公司對內(nèi)對外發(fā)布的各類通知、決定、申請、報告、會議記錄等公文。2.5 合同類：各類合同、協(xié)議、合作意向書等。2.6 項目資料：包括可行性報告，圖紙（含設(shè)備圖紙）等與項目相關(guān)的資料。有另行規(guī)定的從其規(guī)定。2.7 財務(wù)審計類檔案：包括會計檔案和財務(wù)報表、審計檔案和審計報告等。2.8 人事類：人事檔案、工資資料、圖書等術(shù)語和定義（無）職責(zé)各部門：4.1.1.確保本部門所管理記錄及檔案的安全、完好。各項目指定專人負責(zé)(稱為資料管理員

3、)，各責(zé)任部門和責(zé)任人對使用記錄及檔案妥善保管、安全使用的責(zé)任，并接受公司管理部門的監(jiān)控和管理。負責(zé)協(xié)助公司定期進行的記錄及檔案資料整理及歸檔工作。4.2.總經(jīng)辦：4.2.1.總經(jīng)辦是公司記錄和檔案資料管理的主管部門，負責(zé)對公司相關(guān)記錄及檔案資料的歸檔、整理、借閱、檢查等管理。工作程序5.1.記錄及檔案收集歸檔5.1.1.證照與批復(fù)類、公司治理類檔案由總經(jīng)辦檔案管理員保管。5.1.2.規(guī)章制度類、公文類檔案由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)布、分發(fā)，原稿和原件留檔一份。發(fā)放到各個部門的規(guī)章制度，由各個部門負責(zé)人歸檔保管。5.1.3.合同類檔案，原件統(tǒng)一歸檔到總經(jīng)辦檔案管理員保管，如需要相關(guān)部門可留存副本或復(fù)印件。

4、5.1.4 項目資料類檔案由各項目行政秘書收集定期（每月10日、20日、30日）報送總經(jīng)辦檔案管理員存檔。5.1.5.財務(wù)審計類檔案由財務(wù)部按相關(guān)財務(wù)管理規(guī)定收集歸檔。5.1.6.人事工資類檔案由總經(jīng)辦收集歸檔。5.2 記錄及檔案收集歸檔要求5.2.1所有檔案管理員的歸檔材料應(yīng)以原件存檔，當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時，可用復(fù)印件替代，但須附頁說明原件去向，并有保管人或使用人簽字確認。5.2.2. 所有的歸檔材料要歸檔及時、齊全，并分門別類按照一定規(guī)則編號登記和存放；5.2.3.所有檔案管理員的歸檔材料應(yīng)當(dāng)編制目錄，標(biāo)明每個資料的份數(shù)、使用去向，尤其是證照、合同、股東會與董事會決議、公

5、司章程、政府批文等重要資料；5.2.4.每年初對歸檔資料進行檢查整理，對公文類進行立卷裝訂成冊；5.2.5.公司治理類、發(fā)布的規(guī)章制度、公文、技術(shù)資料、以及公司起草的合約，都必須由總經(jīng)辦或檔案管理員相應(yīng)保存電子文件；5.2.6.注意做好保密工作。5.3記錄及檔案的借閱5.3.1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)等高管借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。5.3.2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理借閱檔案申請表送總經(jīng)辦主任核批。5.3.3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.3.4.記錄及檔案借閱要求：愛護檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。5.4.記錄及檔案的銷毀5.4.1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。5.4.2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交總經(jīng)辦主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.4.3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)辦主任批準(zhǔn)后方可銷毀。5.4.4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準(zhǔn)的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并