秘書管理第一章課件

1、文檔與文檔工作概述 1.文書的概念、特點(diǎn)與種類;文書的稿本;文書工作的組織形式、文書工作制度、內(nèi)容與原則。2.檔案的概念、種類與作用;檔案工作的內(nèi)容;檔案事業(yè)管理體制、檔案工作機(jī)構(gòu)、檔案工作的基本原則。3.文檔和文檔工作的理論基礎(chǔ);文書與檔案的關(guān)系;文書工作與檔案工作的關(guān)系。文書與文書工作檔案與檔案工作文檔與文檔工作的關(guān)系目錄 CONTENTS第一節(jié)第二節(jié)第三節(jié)文檔與文檔工作概述文書與文書工作一、文書的含義與作用“文書” ，即指人們在社會實(shí)踐中為了記載、憑證、公布和傳遞的需要，以文字方式在一定書寫材料上表達(dá)思想意圖的一種書面記錄。（一）文書的含義文書與文書工作一、文書的含義與作用文書包括：私務(wù)

2、文書公務(wù)文書文書與文書工作一、文書的含義與作用文書、公文、文件含義的聯(lián)系與區(qū)別：相同點(diǎn)是:不相同點(diǎn)是:在內(nèi)容上都反映社會活動，在文字表達(dá)上都具有一定的體式。 “文書”是包括文件、公務(wù)文書和私人文書在內(nèi)的各種文字材料的總稱，是個集合體，而不是指個別的、具體的文字材料。“公文”，即公務(wù)文書，是文書中的一大類別，是文書中除私人文書之外的所有文字材料的通稱。文件界定為“機(jī)構(gòu)或個人在履行其法定義務(wù)或業(yè)務(wù)事物活動過程中形成、收到并保管的作為證據(jù)和信息的記錄”。文書與文書工作一、文書的含義與作用文書與文書工作一、文書的含義與作用(二)文書的作用 4.記載憑證作用 1.指導(dǎo)作用 3.聯(lián)系作用 2.規(guī)范作用文書

3、與文書工作二、文書的種類與稿本按照文件載體的不同，可以把文件劃分為紙質(zhì)文件、感光介質(zhì)文件、磁介質(zhì)文件以及電子文件等;按照內(nèi)容性質(zhì)的不同，可以把文件劃分為規(guī)范類文件、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)類文件、報(bào)請類文件、知照類文件、契約類文件和會議文件等;按照文件內(nèi)容涉密程度的不同，可以把文件劃分為絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、限國內(nèi)公開和對外公開等不同等級;按照行文方向的不同，可以把文書劃分為上行文、平行文和下行文;按照文件處理時限的不同，可以把文件劃分為平件、急件和特急件;按照文件來源的不同，可以把文件劃分為收文、發(fā)文和內(nèi)部文件;按照文件處理方式的不同，可以把文件劃分為閱知件(閱件)和閱辦件(辦件);按照文件形成者和使用范

4、圍，可以把文件分為公務(wù)文書和私人文書。(一)文書的種類1.草稿 5.存本文書與文書工作二、文書的種類與稿本(二)文書的稿本2.定稿3.正本4.副本6.試行本7.修訂本8.各種文字文本文書與文書工作三、文書工作概述文書工作是指單位擬制、辦理和管理公文的各個環(huán)節(jié)及其中相銜接的各項(xiàng)程序和手續(xù)。其工作內(nèi)容包括:一是文書的制作工作。包括文書的起草、審核、簽發(fā)三個環(huán)節(jié)。二是文書的辦理工作。包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。三是文書的管理工作。包括文書的安全保管、科學(xué)利用、清退銷毀等。此外，還包括記錄整理工作。文書與文書工作四、文書工作的組織與管理我國各類各級機(jī)關(guān)的文書工作的領(lǐng)導(dǎo)體制如下:（1）中共中央辦公

5、廳和國務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作，通過召開有關(guān)的全國秘書長、辦公廳主任會議，頒發(fā)有關(guān)的條例、規(guī)定和辦法，作出有關(guān)的指示，對全國的文書工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)。（2）一個機(jī)關(guān)的文書工作，由本機(jī)關(guān)的秘書長或辦公廳(室)主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。秘書長或辦公廳(室)主任根據(jù)本機(jī)關(guān)文書工作的任務(wù)和組織，提出全面的工作計(jì)劃和實(shí)施方案;總結(jié)本機(jī)關(guān)及其所屬機(jī)關(guān)、單位的文書工作經(jīng)驗(yàn);組織印制機(jī)關(guān)文書規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化所需的公文版頭、文書處理表格，購置文書處理工作所需的設(shè)備;指導(dǎo)機(jī)關(guān)各部門專職、兼職文書工作人員的業(yè)務(wù);制定機(jī)關(guān)文書工作規(guī)范、規(guī)章制度，并對執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。（3）上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公廳(室)負(fù)責(zé)對

6、其所屬的機(jī)關(guān)、單位的文書工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（4）機(jī)關(guān)檔案室負(fù)責(zé)對機(jī)關(guān)各部門的文書立卷和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（5）機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門，責(zé)成一名秘書負(fù)責(zé)本部門的文書工作。 (一)文書工作的領(lǐng)導(dǎo)體制文書與文書工作四、文書工作的組織與管理集中處理形式(二)文書工作的組織形式分散處理形式一、檔案的含義檔案與檔案工作(一)“檔案”一詞的由來與演化據(jù)史料記載，“檔案”一詞在我國最早出現(xiàn)于明末清初。據(jù)說在順治年間的官府文件中已出現(xiàn)了“檔案”一詞，例如順治十五年(1658年)浙江巡撫陳應(yīng)泰揭帖中就出現(xiàn)了“檔案”一詞?，F(xiàn)存清代檔案康熙十九年(168。年)的起居注上有云:“上問馬哈喇之父與叔父皆段于陣皆系松山等

7、處事，部中無檔案”。可見“檔案”一詞作為書面用語已經(jīng)在清代出現(xiàn)，作為口頭用語出現(xiàn)的時代尚待考證。許同萃在公犢學(xué)史中認(rèn)為唐虞以前已有“檔案”的說法。在“檔案”一詞未出現(xiàn)之前，與此相應(yīng)的名稱有“冊”“中”“典籍”“圖籍”“文獻(xiàn)”“文書”“文案”“案卷”“案犢”“簿犢”等。雖然各個時代的稱謂不同，但其內(nèi)涵基本相同，都具有現(xiàn)代檔案的特征和功能。一、檔案的含義檔案與檔案工作在國外，“檔案”一詞來源于希臘文，用拉丁字母可拼為“Archeion。隨著歷史的演變和各國的傳播，檔案一詞廣泛沿用迄今，所代表的概念、含義基本固定下來。在西方很多國家，“檔案”一詞具有相同的詞根，語音也十分相近。1984年，國際檔案理

8、事會組織出版的7種文字對照的國際檔案術(shù)語詞典中收錄的“檔案”一詞分別為:Archives(英文);des Archives(法文);das Archiv或Archives(德文);Archivio(意大利文);Archivo(西班牙文);Archief(荷蘭文);ApXhb(俄文)。一、檔案的含義檔案與檔案工作(二)對檔案的定義理解檔案是“國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄”。一、檔案的含義檔案與檔案工作檔案的特點(diǎn):1.檔案的來源廣泛2.檔案的內(nèi)容具有社會實(shí)踐性3.檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性4.檔案必須是有價(jià)值的5.檔案的形式多樣6.檔案是一種歷史記錄二、

9、檔案的種類檔案與檔案工作123依據(jù)產(chǎn)生和使用領(lǐng)域不同，可以將檔案分為公務(wù)檔案和私人檔案。依據(jù)形成時間不同，可以將檔案分為歷史檔案與現(xiàn)行檔案。以檔案內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，同時考慮較為明顯的不同的產(chǎn)生、使用領(lǐng)域，將檔案分為文書檔案、科技檔案、專門檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。三、檔案的價(jià)值檔案與檔案工作現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長遠(yuǎn)價(jià)值憑證價(jià)值和信息價(jià)值(核心價(jià)值)第一價(jià)值和第二價(jià)值（一）（二）（三）四、檔案的作用檔案與檔案工作(一)檔案是行政管理的憑據(jù)(二)檔案是生產(chǎn)活動的依據(jù)(三)檔案是政治斗爭的工具(四)檔案是科學(xué)研究的條件(五)檔案是宣傳教育的素材(六)檔案是維護(hù)權(quán)益的法律書證五、檔案工作概述檔案與檔案工作檔案工

10、作是指通過科學(xué)的管理，提供豐富的檔案材料，直接為社會政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的專門性管理工作。六、檔案工作的組織與管理檔案與檔案工作(一)檔案工作的基本原則統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則12維護(hù)檔案的完整與安全原則3便于社會各方面的利用原則六、檔案工作的組織與管理檔案與檔案工作(二)檔案事業(yè)管理體制 檔案事業(yè)管理體制是指檔案事業(yè)管理的體系和組織制度，包括檔案行政管理部門的設(shè)置及其隸屬關(guān)系、權(quán)限劃分等。從世界范圍看，按照中央、地方檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，檔案事業(yè)管理體制一般可分為分散式和集中式兩種基本類型。分散式檔案事業(yè)管理體制是指一些國家的地方檔案機(jī)構(gòu)不接受中央檔案機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督，采用

11、分散制的大多為聯(lián)邦制國家。集中式檔案事業(yè)管理體制是指一些國家的地方檔案機(jī)構(gòu)接受中央檔案機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督。六、檔案工作的組織與管理檔案與檔案工作(三)我國檔案工作機(jī)構(gòu)1.公共檔案館（1）國家檔案館。 （2）專業(yè)檔案館。一是特殊載體檔案館。二是城市建設(shè)檔案館。三是部門檔案館。2.內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)（1）企事業(yè)檔案館。（2）檔案室。3.檔案行政管理機(jī)構(gòu)4.新型檔案機(jī)構(gòu)（1）文件中心。（2）檔案寄存中心。（3）檔案事務(wù)所。一、文檔與文檔工作的理搶基礎(chǔ)文件生命周期理搶文檔與文檔工作的關(guān)系文件生命周期理論是研究文件從最初形成到因喪失作用而被銷毀或永久保存的整個運(yùn)動過程、研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系

12、的一種理論，是對文件一檔案運(yùn)動過程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。一、文檔與文檔工作的理搶基礎(chǔ)文件生命周期理搶文檔與文檔工作的關(guān)系文件作為世界各國普遍存在的事物，其運(yùn)動規(guī)律也是一種普遍的客觀存在，揭示文件運(yùn)動過程和規(guī)律的文件生命周期理論具有普遍的適用性。文件生命周期理論是在20世紀(jì)文件數(shù)量急劇增長的專業(yè)背景下提出的。20世紀(jì)30年代以來，文件數(shù)量的激增、提高政府行政效能、提高文件工作效率、對文件進(jìn)行專門化管理的內(nèi)在要求，成為對文件工作進(jìn)行專門研究的導(dǎo)火線和催化劑。20世紀(jì)二三十年代，我國學(xué)者殷鐘麟、甘乃光分別在其代表性論著文書檔案連鎖辦法之試驗(yàn)和中國檔案管理新論從運(yùn)動和聯(lián)系的角度描述了文件與檔案時

13、間的關(guān)系:文書與檔案原屬一物，所謂文書，所謂檔案僅用以表示同一物之不同過程，萌發(fā)了文件生命周期理論的思想火花。194。年，美國檔案學(xué)者菲利普布魯克斯最早提出了“文件生命周期”概念。(一)文件生命周期理論的產(chǎn)生背景一、文檔與文檔工作的理搶基礎(chǔ)文件生命周期理搶文檔與文檔工作的關(guān)系 (二)文件生命周期理論的形成和發(fā)展文件生命周期理論的形成與文件中心的出現(xiàn)有特定的聯(lián)系。文件中心最早起源于美國，所以文件生命周期概念誕生于美國。之后，各國檔案學(xué)者開始將這項(xiàng)研究不斷推向深人，從對文件中心的理論解釋起步，進(jìn)而擴(kuò)展至文件的整個運(yùn)動過程及對這一過程的全面管理，催生出文件生命周期理論。一、文檔與文檔工作的理搶基礎(chǔ)文

14、件生命周期理搶文檔與文檔工作的關(guān)系(三)文件生命周期理論的主要內(nèi)容第 一第 二第 三文件從形成到銷毀或永久保存，是一個完整的運(yùn)動過程。由于文件價(jià)值形態(tài)的規(guī)律性變化，這一完整過程可劃分為若干階段。文件在每一階段引起特定的價(jià)值形態(tài)與其服務(wù)對象、保存場所、管理形式之間存在一種內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。一、文檔與文檔工作的理搶基礎(chǔ)文件生命周期理搶文檔與文檔工作的關(guān)系(四)文件生命周期理論的意義 第 一 第 二 第 三 第 四文件生命周期理論準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動的整體性和內(nèi)在聯(lián)系，為文件的全過程管理奠定了理論基礎(chǔ)。文件生命周期理論準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動的階段變化，為文件的階段式管理提供了實(shí)踐原則。文件生命周期理論準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動過程的前后銜接和各階段的相互影響，為實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案的一體化管理，為檔案部門或人員對文件進(jìn)行前端控制提供了理論依據(jù)和實(shí)踐指導(dǎo)。文件生命周期理論在電子文件時代具有重要的指導(dǎo)價(jià)值，可以充當(dāng)電子文件全過程管理的理論基礎(chǔ)。二、文書與文檔的關(guān)系文檔與文檔工作的關(guān)系文書是國家機(jī)關(guān)、社會組織及個人在